Giải pháp số hóa tài liệu của infoconnect năm 2024

Trong vài năm qua, sự cần thiết cho một hệ thống doanh nghiệp trong quy trình quản lý tài liệu đã nhảy lên đầu trong hầu hết chương trình nghị sự kinh doanh. Tăng quy định, quản lý rủi ro, thực hành quy trình làm việc mới, hiệu quả kinh doanh và sự tăng trưởng theo cấp số nhân là những yếu tố chính gây ra thay đổi này.

Hơn 80% thông tin của một tổ chức được tổ chức theo hình thức không có cấu trúc như các file văn bản, hình ảnh, email và các bản cứng giấy tờ tài liệu. Tuy nhiên, những thông tin này lại là nguồn thông tin cung cấp cơ sở giao tiếp kinh doanh và đưa ra quyết định mang tính chiến lược ảnh hưởng đến khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nếu thông tin này không được kiểm soát, chia sẻ đúng lúc, và phê duyệt kịp thời, nó chính là nguồn gốc gây ra mất mát và sụp đổ của hầu hết doanh nghiệp, và cũng có thể là lí do dẫn đến hình phạt tài chính nghiêm trọng, thiệt hại đến hình ảnh công ty và doanh thu giảm. Nếu được quản lý tốt, thông tin được cung cấp kịp thời đúng lúc; đó chính là cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng năng suất.

Đó chính là xu hướng mới của một quy trình hoạt động kinh doanh trong xu thế hội nhập đầy cạnh tranh, và chia sẻ thông tin của tổ chức doanh nghiệp – Xu hướng số hóa tài liệu và quản lí văn bản trên nền Web Application.

Các nền văn hóa kinh doanh mới với sự minh bạch thông tin, kiểm soát chặt chẽ và bảo mật; việc quản lí các quy trình kinh doanh, đang gây áp lực trong hầu hết các tổ chức để cải thiện quy trình công việc của họ và làm cho thông tin kinh doanh luôn mang tính sẵn sàng cao trong hệ thống doanh nghiệp với nhu cầu luôn sẵn có bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Trên thực tế, hoạt động của các tổ chức từ chính phủ / khu vực tư nhân sẽ được hưởng lợi từ việc tiết kiệm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và lợi nhuận do: - Cải thiện quản lý các tài liệu kinh doanh chính - Chia sẻ thông tin - Cải thiện các quy trình nội bộ - Cải thiện năng suất lao động bằng cách giảm thời gian cần thiết để tìm kiếm thông tin - Tăng cường sự hợp tác bằng cách bảo đảm rằng người dùng làm việc trên các thông tin chính xác - Cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho khách hàng / người dân - Dịch vụ chuyển giao thông tin một cách thân thiện hơn - Kinh doanh liên tục và lập ra các quy trình làm tăng năng suất và hiệu quả công việc trong tổ chức

9. Giải pháp DOCUFLO DMS

Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo (Docuflo DMS) là một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp với khả năng quản lý được tất cả các loại nội dung, bao gồm tài liệu kinh doanh, hình ảnh, video, hình ảnh y tế, e-mail, báo cáo … Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp. Quản lý truy cập vào các thông tin phi cấu trúc được lưu trữ trong kho bảo đảm. Docuflo DMS cung cấp một bộ các tính năng trong đó bao gồm quản lý tài liệu, phân loại thư viện tài liệu, tìm kiếm, phân loại nội dung, quét và quản lý sao chụp, quản lý quy trình, tuân thủ, quản lý báo cáo và lưu trữ.

*Các chức năng chính

1. CAPTURE & PROCESS - SAO CHỤP & XỬ LÝ

• Hình ảnh hóa tài liệu
• Xử lý Batch
• Phương thức đánh chỉ mục linh hoạt: nhận dạng ký tự theo vùng (Zone OCR), nhận dạng ký tự thông minh (ICR), mã vạch, tra cứu theo bảng dữ liệu (Table lookup), tra cứu theo cơ sở dữ liệu (Database lookup) và nhập chỉ mục nhanh (Single Click Entry)
• Khả năng sao chụp tại nguồn

2. SEARCHING - TÌM KIẾM

• Phương pháp tìm kiếm đơn giản, thân thiện với người dùng
• Tìm kiếm mở rộng (Advanced search): Tìm kiếm theo Profile, Tìm kiếm theo nội dung, Tìm kiếm theo phạm vi giới hạn, Tìm kiếm theo ký tự đại diện

3. DOCUMENT MANAGEMENT - QUẢN LÝ TÀI LIỆU

• Không giới hạn tạo thư mục tài liệu (Document Folder)
• Không giới hạn tạo Profile cho tài liệu
• Điều tuyến tài liệu
• Thư mục tài liệu ảo
• Tài liệu đính kèm

4. SECURITY & CONTROL – BẢO MẬT & KIỂM SOÁT

• Kiểm soát phiên bản tài liệu
• Chú thích tài liệu
• Bảo mật cấp độ thư mục
• Bảo mật cấp độ tài liệu
• Hỗ trợ Single Sign On (SSO)
• Kiểm định để báo cáo và theo dõi

5. COLLABORATION – CỘNG TÁC

• Thông báo qua Email
• Phân phối qua đĩa CD/DVD
• Quản lý tài liệu và vòng đời của thông tin: Tạo, xem xét, phê duyệt, phân phối, lưu trữ và xử lý
• Theo dõi quy trình: Theo dõi tổng quát, hành động kịp thời với các tác vụ không hoạt động hoặc bị tắc nghẽn
• Thiết kế quy trình: Dễ dàng thiết kế quy trình mà không cần am hiểu lập trình
• Tạo biểu mẫu điện tử, quy trình điện tử và điều tuyến văn bản có điều kiện
• Quản lý các tác vụ chờ

6. INTEGRATION – TÍCH HỢP

• Lưu tài liệu Word trực tiếp thông qua kết nối ODMA
• Hỗ trợ LDAP / Single Sign On
• Dễ dàng tích hợp với dịch vụ Web

* Các lợi ích chính

• Loại bỏ các vấn đề tồn tại cố hữu của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối
• Đạt được lợi ích tương tự như email: ngay lập tức có thể chuyển giao và lấy từ bất cứ nơi nào
• Chia sẻ nhanh, an toàn, truy vấn nhanh chóng,phạm vi rộng và thời gian chờ bằng không thông qua việc sắp xếp tài liệu điện tử
• Kết nối mọi người, quy trình và thông tin trên toàn doanh nghiệp
• Cải thiện quan hệ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác
• Đảm bảo kế hoạch kinh doanh liên tục
• Đáng tin cậy, ngay lập tức truy cập vào tài liệu / thông tin và đưa ra hành động kịp thời
• Giảm chi phí hoạt động
• Giảm thời gian nhàn rỗi: thông tin luôn luôn sẵn sàng
• Giảm thiểu rủi ro thông qua việc giảm xác suất của tài liệu bị mất / thất lạc
• Thực thi tốt nhất và tuân thủ quy định

II. Giải pháp DOCUFLO RMS

Docuflo Records Management System (Docuflo RMS) là là một hệ thống dựa trên nền web để kiểm soát việc tạo ra, tổ chức, sử dụng, lưu giữ, xử lý và bảo quản có chọn lọc các hồ sơ. Giải pháp Docuflo RMS bổ sung thêm chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống quản lý nội dung của doanh nghiệp (Docuflo Enterprise Management System – ECM) và được thiết kế để xác định và theo dõi hồ sơ vật lý được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định. Quản lý hồ sơ là việc thực hiện các hành động xác định, phân loại, lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ.

* Các chức năng chính

1. GENERAL – CHỨC NĂNG CHUNG

• Chạy trên nền web
• Sao chụp, phân loại, lưu trữ, chỉnh sửa, lưu hành, tìm kiếm và lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu hoạt động và không hoạt động
• Hỗ trợ đối tượng hữu hình và các hồ sơ thông tin kỹ thuật số (tức là các tập tin, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ, giấy tờ làm việc, cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và e-mail, vv)
• Hỗ trợ các máy quét mã vạch
• Xử lý mã vạch thông qua các máy quét mã vạch
• Tạo các thuộc tính siêu dữ liệu cho các hồ sơ
• Tạo lập, phê duyệt và thực thi chính sách hồ sơ
• Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng khi hồ sơ được check-in/check-out
• Hỗ trợ yêu cầu / trả lại hồ sơ

2. ARCHIVAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ LƯU TRỮ

• Lưu trữ tài liệu hồ sơ
• Xác định các hồ sơ hiện có và hồ sơ mới được tạo ra, phân loại hồ sơ và sau đó lưu trữ các hồ sơ đến vị trí lưu trữ tương ứng

3. RECORDS TRACKING – THEO DÕI HỒ SƠ

• "Check-In" và "Check-Out" hồ sơ bất cứ khi nào hồ sơ được lấy ra trả lại cho cơ quan quản lý hồ sơ
• Quản lý hồ sơ tại kho, kệ, hộp, thư mục, thư mục con hoặc theo cấp độ tài liệu do đó các hồ sơ hiện hưũ, vị trí hồ sơ, và nội dung có thể tìm đến một cách dễ dàng và ngay lập tức.
• Phối hợp truy cập và lưu thông các hồ sơ trong và ngoài tổ chức
• Theo dõi hồ sơ vật lý đối với địa điểm lưu trữ on-site và off-site
• Xác định được hồ sơ nào thuộc sở hữu của người sử dụng nào
• Chuyển đổi vị trí của hồ sơ
• Theo dõi các yêu cầu / chuyển đổi / cho mượn và hồ sơ quá hạn
• Xem tất cả các hoạt động trên các hồ sơ được lựa chọn. (lịch sử và hiện tại)

4. DOCUMENT REQUEST – TÀI LIỆU YÊU CẦU

• Người dùng có thể kiểm tra tính sẵn sàng của tài liệu và yêu cầu sửu dụng
• Đăng ký viên có thể xử lý các yêu cầu trực tuyến

5. SECURITY – BẢO MẬT

• Hồ sơ được bảo vệ bằng cách sử dụng các cấp độ bảo mật ứng dụng.
• Mỗi hồ sơ có thể được profiled hóa để đảm bảo mức độ bảo mật
• Hệ thống tự động kiểm tra mức độ bảo mật của người dùng và ngăn chặn hoặc cho phép truy cập hồ sơ theo cấp độ truy cập.

6. RETENTION MANAGEMENT – QUẢN LÝ DUY TRÌ

• Duy trì chính sách phù hợp trên hồ sơ vật lý, hồ sơ điện tử và e-mail. Các chính sách có liên quan dựa trên nơi hồ sơ được lưu trữ.
• Quản lý tập trung các chính sách duy trì
• Tạo và quản lý thời gian, chính sách và định nghĩa các quy tắc cho kế hoạch lưu trữ tập trung
• Phân công lịch trình lưu trữ hồ sơ dựa trên việc phân loại hồ sơ

7. DISPOSAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ VIỆC XỬ LÝ

• Thông tin hồ sơ có thể được cập nhật bất cứ khi nào các hồ sơ xử lý.
• Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng trước khi xử lý và sau khi hoàn thành thời gian lưu trữ.
• Người quản lý hồ sơ có thể xem lại những danh sách các hồ sơ, kế hoạch để xử lý và phê duyệt trước khi hồ sơ xử lý có thể được thực hiện.
• Xóa các hồ sơ điện tử và nội dung của nó trước khi xử lý các hồ sơ từ các khu vực lưu trữ.
• Xuất thông tin siêu dữ liệu ra khỏi hệ thống trước khi xử lý cho các hồ sơ.

8. SEARCHING CAPABILITIES – KHẢ NĂNG TÌM KIẾM

• Tìm kiếm hồ sơ hoạt động và không hoạt động.
• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, đó là có thể xác định vị trí các hồ sơ nhanh chóng bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm sau đây: Tìm kiếm siêu dữ liệu, Tìm kiếm đơn giản, Tìm kiếm nâng cao, Giới hạn phạm vi tìm kiếm, …

9. REPORTS – BÁO CÁO

• Tạo các báo cáo để cung cấp thông tin quan trọng Các loại báo cáo bao gồm: Check-In và Check-Out, Hồ sơ quá hạn, Hồ sơ bị di chuyển, Vị trí hồ sơ (On-site và Off-site), Hồ sơ được xử lý bởi người dùng nào, Việc lưu giữ hồ sơ, Việc xử lý hồ sơ.