Làm hành chính nhân sự nhất định phải biết lập bảng mô tả công việc. Đây là mẫu biểu quan trọng đối với nghiệp vụ tuyển dụng. Vậy lập bảng mô tả công việc đúng chuẩn như thế nào, cấu trúc bảng mô tả phù hợp phải ra sao mời bạn đọc tham khảo bài viết chi tiết, bài viết hướng dẫn cách viết bảng mô tả công việc do trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain trình bày.
1, Bảng mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là chứng từ mô tả chi tiết về các đề mục như: nội dung công việc, trách nhiệm,quyền lợi và cac môt tả khác liên quan tới một vị trí công việc nào đó trong tổ chức.
Biểu mẫu này thường được sử dụng trong trường hợp: tuyển dụng, đào tạo nhân sự, bàn giao hoặc đánh giá công việc. Làm hành chính nhấn sự nhất định phải biết lập bảng mô tả công việc.
2, Lợi ích của bản mô tả công việc
Bảng mô tả công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức như:
- Tuyển dụng đúng người đúng việc
- Hoạch định nguồn nhân lực, định biên nhân sự.
- Đào tạo và phát triển nhân viên.
- Quy hoạch nhân viên kế thừa, phát triển đội ngũ lãnh đạo.
- Quản lý hiệu suất công việc.
- Quản lý lương thưởng.
- Định giá trị công việc.
- Thiết kế và quản lý tổ chức
Hướng dẫn viết bản mô tả công việc đầy đủ
3, Hướng dẫn viết bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc để tuyện dụng được đúng người, đúng yêu cầu cần bao gồm các phần sau:
- Phần 1: Tiêu đề tin tuyển dụng
- Phần 2: Vai trò của vị trí cần tuyển dụng
- Phần 3: Mô tả yêu cầu công việc
- Phần 4: Các yêu cầu khác [nếu có]
- Phần 5: Quyền lợi
- Phần 06:Thời hạn nhận hồ sơ
- Phần 07: Thông tin liên hệ
Phân tích chi tiết cấu trúc lập bảng mô tả công việc
Phần 1: Tiêu đề tin tuyển dụng
Mục đích làm rõ nội dung cần tuyển, gây sự chú ý từ khách hàng, không được dài dòng phải tối ưu và ngắn gọn. Tiêu đề giật tít càng tốt:
Cấu trúc: Từ khóa + từ giật tít giúp tối ưu công cụ tìm kiếm
Ví dụ: Công ty A muốn tuyển 2 nhân viên kế toán tổng hợp không cần nhiều kinh nghiệm, có thể mới bắt đầu cũng được có thể tham khảo với tiêu đề như sau:
[TUYỂN GẤP] 02 KẾ TOÁN TỔNG HỢP ĐI LÀM NGAY, DƯỚI 1 NĂM KINH NGHIỆM
Từ khóa là: 02 kế toán tổng hợp , từ giật tít là TUYỂN GẤP – ĐI LÀM NGAY và DƯỚI 01 NĂM KINH NGHIỆM. khi đăng tin tuyển dụng như vậy người đọc sẽ chú ý nhiều hơn với các tin tuyển dụng khác.
Phần 2: Phần mở đầu – vai trò của vị trí
Đây là phần giới thiệu về các thông tin như: số lượng cần tuyển, đơn vi tổ chức, các yếu tố khác, tên đơn vị
Ví dụ:
- Đơn vị: Công ty TNHH VinaTrain Việt Nam
- Vị trí: Kê toán tổng hợp
- Số lượng: 02 người
- Tình trạng: đi làm ngay
Phần 3: Mô tả công việc [yêu cầu công việc]
Lưu ý: Mô tả công việc cần cụ thể, chi tiết. Tuy nhiên, cần diều chỉnh phù hợp với vị trí tuyển dụng ví dụ: nhân sự tầm trung ở mức độ nhân viên yêu cầu tuyển dụng nhân viên yeu cầu ít kinh nghiệm không nên liệt kê quá nhiều yêu cầu công việc. Nhưng với các vị trí quản lý, nhân sự cao cấp cần trình bày đầy đủ trong bảng mô tả công việc.
Sai lầm của người làm nhân sự là khi có yêu cầu tuyển dụng tự làm bảng mô tả công việc mà không thông qua phiếu yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Điều này khiến bản mô tả công việc không đảm bảo yêu cầu và sai về quy trình.
Ví dụ về mục yêu cầu công việc: Yêu cầu tuyển dụng kế toán [ vị trí kế toán tổng hợp trên 2 năm kinh nghiệm] –Lương đăng tuyển: 15.000.000 vnđ- 18.000.000 vnđ
- Hàng ngày:
– Thu thập, lưu trữ, xử lý các dữ liệu kế toán trên các chứng từ kế toán phát sinh.
– Lập các phiếu thu, chi, xuất hàng, nhập kho, hóa đơn bán hàng,… tại các thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
– Vào dữ liệu sổ quỹ, sổ tiền gửi và các sổ liên quan khác.
- Hàng tháng:
– Theo dõi công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
– Lập bảng tính lương, bảng lương làm thêm giờ, bảo hiểm, các khoản lương thưởng, phụ cấp khác để chi trả cho người lao động.
– Theo dõi, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ,…
- Hàng quý:
– Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ.
– Rà soát lại các hóa đơn, chứng từ ghi nhận trên sổ sách kế toán để lên tờ khai GTGT hàng quý, tạm tính thuế TNCN và TNDN. Nộp tờ khai thuế và nộp thuế.
– Lập báo cáo quản trị hàng quý, các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Hàng năm:
– Kê khai, nộp thuế môn bài đầu năm.
– Kiểm kê, đối chiếu sổ quỹ và quỹ tồn thực tế, kiểm kê kho, TSCĐ, đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
– Lập báo cáo quản trị năm và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
– Lập và nộp báo cáo tài chính, tờ khai thuế TNDN, TNCN của năm.
Như vậy, nếu bạn đăng tuyển vị trí kế toán tổng hợp tương tự với mức lương đề xuất: 6.000.000 vnđ – 8.000.000 vnđ nên hạn chế các yêu cầu tuyển dụng dưới 10 đề mục là hợp lý.
Phần 4: Yêu cầu khác nếu có
Nội dung này nhân sự sẽ dự vào yêu cầu đề xuât từ các phòng ban như: trình độ học vấn, giới tính, kinh nghiệm, ngoại ngữ, kỹ năng khác nếu có… tại mục này cần nêu cụ thể các yêu cầu để ứng viên hiểu được tránh tình trạng gửi CV không phù hợp:
Tham khảo:
- Tốt nghiệp đại học; chuyên ngành tài chính ngân hàng, kế toán, kiểm toán, tài chính doanh nghiệp;
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm về kế toán;
- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng;
- Biết tiếng Anh, tiếng Nhật là một lợi thế;
- Tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình và chủ động với công việc được giao.
Bảng mô tả công việc cần được trình bày phù hợp với kênh đăng tin tuyển dụng
Phần 5: Quyền lợi được hưởng
Đây là đề mục nhân sự sẽ dựa vào quy định tại công ty để để them vào, lưu ý đây là mục hút ứng viên nên càng có nhiều quyền lợi tốt tỉ lệ thu hồ sơ càng cao. Sẽ có những phần cố định, triển vọng công việc, đào tạo nghiệp vụ… Lương, thưởng, đãi ngộ. Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên. Cơ hội học tập, huấn luyện.
- Thu nhập sau tập sự từ 10 – 18 Triệu [Có thể thỏa thuận với trường hợp ứng viên vượt trội về năng lực/ kinh nghiệm];
- Lương tháng thứ 13 và thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty;
- Được hưởng đầy đủ các chế độ theo Luật lao động Việt Nam: BHXH, BHYT, ngày nghỉ phép năm, lễ tết…;
- Khám sức khỏe định kì hàng năm tại các cơ sở bệnh viện uy tín;
- Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và năng động; nhiều cơ hội và không gian để phát triển, thăng tiến.
- Lưu ý: Tại mục này không nên liệt kê những điều doanh nghiệp không làm được để tránh hiểu nhầm từ nhân sự sau này.
Phần 6: Thời hạn nhận hồ sơ
Đây là mục rất quan trong, nhân sự cần note cụ thể thời gian nhận hồ sơ đẻ ứng viên biết. Có các thời gian cụ thể như tới ngày bao nhiêu, hoặc trong tháng. Cần cân đối với các vị trí thường xuyên tuyển dụng có thể để thời gian dài hơn hoặc ghi liên tục nhận hồ sơ.
Tham khảo: Thời gian nhận hồ sơ: từ ngày 1/10/2021 đế hết ngày 15/11/2021
Phần 7: Thông tin liên hệ
Tại mục này cần ghi cụ thể các thông tin để ứng viên có thể liên hệ với doanh nghiệp gồm có: Tên người phụ trách, email, số điện thoại người tiếp nhận, địa chỉ công ty,thời gian tiếp nhận phản hồi [nếu có]. Hình thức nhận đơn xin việc.
- Địa chỉ làm việc: Office 07, T10, TTTM Times City, số 458 Minh Khai, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Bộ phận tiếp nhận: Mrs Liên
- Số điện thoại: 024.23456789
- Gmail: thanhtung.cnqp.xxvt@gmail.com
- Nêu rõ từng bước / từng vòng đăng tuyển.
- Hình thức phỏng vấn Online hay Offline?
4. Trình tự xây dựng bảng mô tả công việc
Để xây dựng được bản mô tả công việc chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí sau:
4.1 Xác định mục đích
Cần làm rõ mục đích để tất cả nhân viên trong tổ chức hiểu được tại sao phải thực hiện xây dựng bảng mô tả công việc, nếu không nói rõ, chưa sự đồng thuận từ tất cả nhân viên thì việc xây dựng bảng mô tả gặp phải sự phản kháng vô cùng lớn từ nhân viên, khi có sự phản đối lớn thì cấp quản lý cũng sẽ không đồng ý cho tiến hành xây dựng.
Lời khuyên là nên tổ chức họp bàn thống nhất về kế hoạch, phương pháp thực hiện và mẫu bảng mô tả công việc chung của tổ chức có như vậy thì việc tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc mới có hiệu quả, thành công.
4.2 Thu thập thông tin có sẵn
Việc xây dựng bảng mô tả trở nên đơn giản nếu chúng ta thực hiện đi thu thập trước các thông tin có sẵn, những thông tin có sẵn là từ nội bộ [các bảng mô tả công việc cũ, sơ đồ tổ chức công ty,…], internet [như các mẫu tin tuyển dụng, các web chuyên về phân tích công việc của Mỹ,..]. Sau khi thu thập được các thông tin có sẵn này chúng ta đã đi được nửa chặng đường, cũng đã có cách nhìn chung về các công việc trong tổ chức.
4.3 Chọn lựa nhân viên then chốt, công việc đặc trưng
Mục đích của việc này để giảm thiểu thời gian vì cùng một vị trí có thể có rất nhiều nhân viên, rất nhiều công việc khác nhau, nếu thực hiện phân tích với tất cả mọi nhân viên, công việc thì sẽ rất khó trong việc tổng hợp.
Do bảng mô tả công việc là nơi tập hợp những hình mẫu nhân viên lý tưởng mà tổ chức đang mong muốn có được vì vậy cần phải chọn những người đạt được hiệu quả để xây dựng có như vậy tổ chức mới phát triển được.
4.4 Thu thập thông tin
Để xây dựng bảng mô tả công việc thì cần phải thu thập thông tin từ các nhân viên hiện tại. Chúng ta có các phương pháp sau đây:
Bảng câu hỏi: Dùng một bảng câu hỏi có sẵn để thực hiện phỏng vấn những người đang làm công việc đó. Ưu điểm của phương pháp này là có thể thu thập được một lượng lớn thông tin, dễ thực hiện tổng hợp, phân tích.
Quan sát: Việc này cung cấp cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày, đặc biệt có thể cung cấp cho bạn các thông tin giá trị khác mà các hình thức thu thập khác không thể mang lại. Nhược điểm là tốn nhiều thời gian, gây ra sự nghi ngờ của nhân viên thực hiện dẫn tới ảnh hưởng tới kết quả quan sát.
Nhật ký làm việc: Yêu cầu nhân viên phải ghi lại công việc và thời gian hoàn thành công việc. Nhược điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được rất khó phân tích vì nhân viên ghi chép không thống nhất, không đầy đủ.
Các câu hỏi dùng để thu thập thông tin công việc:
- Liệt kê các trách nhiệm của bạn theo mức độ quan trọng, tại sao những trách nhiệm này quan trọng đối với công việc của bạn.
- Bạn sử dụng các thiết bị, công cụ nào trong công việc.
- Liệt kê các nhiệm vụ, công việc bạn thực hiện và số lần thực hiện các công việc đó.
- Bạn cần những kiến thức nào, phẩm chất nào để thực hiện công việc này có hiệu quả.
- Trình độ học vấn, đào tạo hoặc chứng nhận nào là cần thiết để thực hiện công việc này.
- Và còn nhiều câu hỏi khác các bạn có thể nghĩ ra để thu thập thông tin về công việc mà đang muốn xây dựng bảng mô tả công việc.
4.5 Kiểm tra tính chính xác các thông tin
Bạn có thể thực hiện đối chiếu thông tin thu thập được từ nhân viên với thông tin thu thập có sẵn từ ban đầu, sau đó tiếp tục đối chiếu với các cấp quản lý, người giám sát để nhận xét, tổng hợp.
4.6 Xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc không mang tính bắt buộc cho các tổ chức, không kiểu mẫu chung nào cả, tuy nhiên một bảng mô tả công việc cần phải có các nội dung cơ bản sau đây:
- Chức danh công việc.
- Người quản lý/giám sát.
- Vị trí địa lý nơi làm việc.
- Ngày lập.
- Tóm tắt: cho biết mục đích của công việc, kết quả đạt được,..
- Trách nhiệm, công việc
- Kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết: trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm,…
- Yêu cầu về thể chất và môi trường làm việc.
Nội dung Bản mô tả công việc cần phải đầy đủ các thông tin
5. Gợi ý xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn
Ngoài những đề mục theo 07 bước nêu trên bạn có thể thiết kế những ban mô tả công việc hấp dẫn người xem phù hợp với kênh đăng tin tuyển dụng. Để làm được điều này bạn cần:
Xác định rõ tâm lý và nhu cầu của người tìm việc và kênh đăng tuyển ra sao:
Ví dụ: Các ví trí công việc phổ thông như: bảo vệ, lao động may, thực tập sinh, học việc: không cần phải bảng mô tả công việc chi tiết, chi cần các tin tuyển dụng giật tít và có tính thôi thúc người tìm việc là nhận được rất nhiều hồ sơ. Nhấn mạnh vào quyền lợi được hưởng hoặc các điểm nhấn không quan tâm đang là điểm yếu của họ. Như một người chưa có kinh nghiệm thì họ sẽ thích các tin tuyển dụng như: Tuyển nhân viên kế toán không cần kinh nghiệm hay thực tập sinh học việc có phụ cấp.
Nếu đăng tin tuyển dụng trên các hội nhóm mạng xã hội thì yếu tố giật tít rất quan trọng, chú trọng vào cảm nhận người dùng, họ không có nhiều thời gian chủ yếu là “LƯƠT FACE” nên phải show ngay những thứ họ cần ra
Tin tuyển dụng bảo vệ: Tuyển 5 Bảo vệ Tại HỒ Chí Minh, Lương làm 6,5 – 7,5Tr/ tháng làm ca 12h. Có nhà đội. Làm tại các quận, Nhận đến 50 tuổi.
Hình ảnh chuyên nghiệp, hấp dẫn: Hơn 80% người dùng click vào tin của bạn vì nhình thấy hình ảnh hấp dẫn điều này chứng tỏ thiết kế được hình ảnh phù hợp với nội dung tuyển dụng là điều rất cần thiết. Các ứng dụng thiết kế hình ảnh miễn phí như:
- //www.flickr.com/
- //pixabay.com/
- //www.canva.com/
- //designbold.com/
Tối ưu từ khóa cho công cụ tìm kiếm: Bạn viết có hay tới mấy nhưng không tiếp cận được với người dùng thì cũng không có giá trị, vì thế tối ưu từ khóa đăng tin tuyển dụng là việc làm cực kỳ quan trọng. Tối ưu trong bài viết và tiêu đề là điều cần thiết. Công thức: Từ khóa – từ giật tít sẽ giúp tin bài được lên top và cũng thu hút người dùng nhiều hơn.
Ví dụ: “nhân viên kinh doanh” có thể thêm là: Nhân viên kinh doanh lương 30 triệu, hoặc nhân viên kinh doanh không áp doanh số, hoặc nhân viên kinh doanh đi làm ngay, nhân viên kinh doanh lương cao kèm hoa hồng … Từ khóa càng khái quát, độ cạnh tranh càng cao và các doanh nghiệp nhỏ sẽ muốn tránh càng nhiều càng tốt.
Ví dụ: headline tuyển dụng của công ty là “Tuyển dụng nhân viên kinh doanh” của một công ty bán đồ mỹ phẩm, từ khóa “tuyển dụng nhân viên” hay “tuyển dụng” được đánh dấu là từ khóa chính, công ty không thể tuyển được nhân viên. Sau khi thay đổi mẫu thành “Tuyên gấp nhân viên kinh doanh ngành mỹ phẩm” ngay lập tức đã có thông cv ứng tuyển cho vị trí đó.
Lưu ý từ tiêu đề cần ngắn gọn, đúng nhu cầu của người tìm việc. ví dụ: bạn cần tìm nhân viên kế toán
Nhưng bạn viết: Cần Tuyển Nhân Viên Kế Toán Cần Thận, Trung Thực
Rõ ràng đây không phải yếu tố gây sự chú ý của ứng viên vì đây là một tính cách vị trí nào cũng cần. Nên dùng từ giật tít thế này là không chuẩn, phản tác dụng
Không nên liệt kê hết chính xác: Các thông tin không cần show chính xác bạn cần biết như: mô tả công việc, chỉ cần liệt kê như yêu cầu cơ bản, còn lại sẽ trao đổi khi thỏa thuận, hoặc lương: nên để trong khoảng từ bao nhiêu tới bao nhiêu [8.000.000 vnđ – 14.000.000 vnđ] không nên để chính xác. Hoặc lương thỏa thuận, hoặc lương trả theo năng lực. Nếu muốn thu hút ứng viên có thể để mức lương cao nhất có thể đạt được nếu làm tốt, điều này thường áp dụng với các vị trí sale, quan lý. Tuy vào vị trí để chọn phù hợp.
Nhiều nhân sự, liệt kê quá chi tết khiến người tìm việc e ngại khả năng của mình không phù hợp, như vậy công ty đã bỏ lỡ một nhân viên có khả năng học tập tốt, chỉ là tại thời điểm phỏng vấn, họ chưa có kỹ năng mà bạn đòi hỏi.
Bố cục rõ ràng đủ ý: Tôi rất khó chịu với những tin tuyển dụng viết không có tiêu điểm, phân chia thành từng đoạn.Nếu bạn viết như vậy người đọc sẽ rất dễ lướt qua những nội dun trong bảng mô tả công việc, hoặc không muốn xem hết vì “quá nhiều chữ, hoặc quá khó hiểu.” Cần phân thành các đoạn như một bài văn có 3 phần: mở – thân – kết
Dung lượng từ phù hợp: Nếu từng đăng tin tuyển dụng trên các kênh mất phí bạn sẽ thấy tin bài bị giới hạn số từ. Trung bình 1 bảng mô tả công việc cho mục đích tuyển dụng chỉ nên từ 500 từ đổ về là hợp lý.
Với những phần chưa cụ thể có thể thay thế bằng các cụm từ như: thỏa thuận khi phỏng vấn, trao đổi tại buổi phỏng vấn, các công việc khác theo yêu cầu từ công ty….
Lên check list các đề mục: Để chắc chắn bạn không thiếu bất kỳ phần nào trong một bảng mô tả công việc. Hãy tự tạo cho mình một Checklist riêng dựa theo phong cách viết mô tả công việc của công ty bạn, hãy sử dụng checklist sau:
- Thông tin về vị trí làm việc.
- Thông tin công ty.
- Kỹ năng và yêu cầu.
- Địa điểm làm việc.
- Khoảng lương và các lợi ích.
- Chi tiết liên hệ. …
- Tham khảo bảng mô tả công việc mẫu
Như vậy, bảng mô tả công việc nếu được trình bày đúng chuẩn và phù hợp với mục đích sử dụng, kênh đăng tuyển sẽ làm tang hiệu quả công việc rất nhiều. Nội dung tuyển dụng đào tạo là chuyên đề được VinaTrain đưa vào giảng dạy thực tế trong các khóa đào tạo nghề ngắn hạn về nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu, học tập mỗi ngày để trở thành chuyên viên tuyển dụng pro và “Xây dựng thương hiệu tuyển dụng” cho riêng bạn và doanh nghiệp.
Nội dung đào tạo thuế thu nhập doanh nghiệp đã được đưa vào giảng dạy tại các khóa học nghiệp vụ kế toán tổng hợp và hành chính nhân sự tại VinaTrain.
Ngoài ra, Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain cũng là đơn vị cung ứng dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, xuất nhập khẩu và nhân sự uy tín. Bạn đọc cần tư vẫn miễn phí vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 093.170.5774 / Mrs Nguyễn Mai