1. Hàm VLOOKUP
VLOOKUP là hàm phổ biến nhất trong Kế toán, Kiểm toán. VLOOKUP chính là Vertical Lookup, tìm kiếm theo chiều dọc.
Công dụng của hàm VLOOKUP
- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng kê Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
- Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Bảng chi tiết danh mục hàng hóa về Bảng Nhập Xuất Tồn.
- Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1.
- Tìm số “Khấu hao [Phân bổ] luỹ kế từ kỳ trước” của Bảng khấu hao [bảng phân phối chi phí trả trước ] căn cứ vào Giá trị khấu hao [phân bổ] luỹ kế của tháng N-1.
- Tìm kiếm số dư của chi tiết từng khách hàng phải thu, phải trả cuối năm dựa trên báo cáo tuổi nợ và Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.
Câu lệnh
=Vlookup [lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]]
Giải thích
- lookup_value: Giá trị để tìm kiếm chỉ là một Ô và phải có Tên trong Vùng dữ liệu tìm kiếm [là Ô mã hàng hoá, Mã tài khoản, Mã tài sản, Mã Công Cụ dụng cụ….].
- table_array: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị để tìm kiếm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Để bắt đầu của vùng được tính từ dãy số có chứa “Giá trị để tìm kiếm”. [Cụ thể: là bảng dữ liệu của tháng trước hoặc dữ liệu của Sheet khác].
- col_index_num: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang vủa vùng dữ liệu tìm kiếm [Bạn đếm từ bên trái của vùng sang đến cột cần lấy dữ liệu xem là cột thứ mấy].
- range_lookup: thường để giá trị là 0, nghĩa là không thực hiện sắp xếp theo thứ tự nào.
~> Bài tập luyện tập hàm VLOOKUP
~> 3 lỗi thường gặp của hàm VLOOKUP
2. Hàm IF
Công dụng
Hàm IF là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Kế toán, Kiểm toán. Hầu như trong trường hợp nào bạn cũng có thể sử dụng hàm IF. Thông thường, hàm được sử dụng để: kiểm tra sự chính xác của HTK, so sánh các giá trị, tính lương,v.v
Câu lệnh
= IF[Logical_test, value_if_true, value_if_false]
Giải thích
- Logical_test: Biểu thức điều kiện
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện
~> Bài tập luyện tập hàm IF
3. Hàm SUMIF
Công dụng
- Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
- Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu [BNL] lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả cho khách hàng v.v
- Các bảng tính có liên quan.
Câu lệnh
=SUMIF [range, criteria, [sum_range]]
Giải thích
- range: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Ví dụ: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên BNL, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho…
- criteria: Phải có “Tên“ trong dãy ô điều kiện. Cụ thể trong bài: Là Tài khoản cần tính trên BNL hoặc mã hàng trên kho [bảng Nhập Xuất Tồn] hoặc TK cần tổng hợp trên bảng Cân đối phát sinh…. [Điều kiện cần tính chỉ là một ô].
- sum_range: Là dãy ô chưa giá trị tương ứng liên quan đến điều kiện cần tính. Cụ thể trong bài: là cột phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên BNL…. Chú ý: Điểm đầu và điểm cuối của dãy ô tính tổng và dãy ô điều kiện phải tương ứng nhau.
~> Bài tập tổng hợp hàm VLOOKUP, SUMIF
4. Hàm SUBTOTAL
Công dụng
SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Hàm SUBTOTAL thường dùng để: Tính tổng phát sinh trong kỳ, tính tổng tiền tồn cuối ngày, tính tổng cho từng tài khoản kế toán.
Câu lệnh
=SUBTOTAL[function_num,ref1,ref2,…]
Giải thích
- Function_num là các con số từ 1 đến 11 [hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007] qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong SUBTOTAL.
- Ref1, ref2 là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.
Ghi chú
- Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần.
10 Hàm Excel mà kế toán thường dùng dưới đây bao gồm những hàm cơ bản nhất mà bất cứ kế toán nào cũng cần nắm vững. Excel là công cụ làm việc không thể thiếu với những người phải tính toán, làm việc nhiều với con số như Kế toán. Vì vậy, Kế toán cần chắc chắn rằng đã thuộc nằm lòng những hàm Excel cơ bản này.
10 hàm Excel mà kế toán thường dùng và cần phải thành thạo.
1. Hàm đếm [COUNT]
Trong số 10 hàm Excel cơ bản mà kế toán thường dùng thì hàm đếm [COUNT] được xem là hàm cơ bản, được sử dụng thường xuyên. Hàm COUNT sử dụng để đếm các ô trong một vùng hoặc trên toàn bộ bảng tính.
Công thức hàm COUNT = COUNT [Value1, [Value2],...].
Trong đó:
- Value 1: Tham số bắt buộc, là giá trị đầu tiên trong vùng tham chiếu để đếm các giá trị.
- Value 2: Tùy chọn và không bắt buộc, tối đa là 255 mục, là ô tham chiếu hoặc vùng chọn bổ sung để đếm giá trị.
Lưu ý:
- COUNT chỉ chấp nhận các tham số cần đếm dưới dạng số, ngày tháng hoặc văn bản của số.
- Các tham số có thể chứa nhiều kiểu dữ liệu, nhưng COUNT sẽ chỉ đếm giá trị số.
>> Tham khảo: Sử dụng Excel trong quản lý văn bản khoa học.
2. Hàm tính tổng trong Excel [SUM]
SUM là hàm tính tổng trong Excel, cũng là hàm mà kế toán cần sử dụng nhiều nhất. Tính lương, tính thuế, tính giá trị hàng hóa,... là một trong những công việc cần dùng hàm SUM thường xuyên.
Hàm SUM chính là một phép tính tổng tất cả các số trong dãy ô. SUM có nhiệm vụ tính tổng những số và tham số trong ô và dãy ô.
Cấu trúc của hàm SUM = SUM[Num1,num2,num3,...,num_1]. Trong đó: Num 1,..,Num N chính là các số cần tính tổng.
3. Hàm đếm có điều kiện [COUNTIF]
COUNTIF là một trong những hàm đếm số lượng ô đáp ứng một điều kiện, một tiêu chí cụ thể. Ví dụ: Kế toán cần đếm số nhân viên có thâm niên trên 1 năm, số lần bán hàng của một khách hàng,...
Công thức của hàm COUNTIF = COUNTIF[range;criteria].
Trong đó:
- Range: là phần vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm dữ liệu, có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu chứa số.
- Criteria: Điều kiện bắt buộc sử dụng để đếm các giá trị trong range, có thể ở dạng số, biểu thức, chuỗi văn bản hoặc tham chiếu ô.
Lưu ý:
- COUNTIF chỉ đếm và trả về kết quả với các chuỗi ký tự hơn 255 ký tự.
- Criteria cần được đặt trong dấu ngoặc kép, không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.
4. Hàm đếm có điều kiện COUNTIF
Hàm COUNTIF là hàm Excel sử dụng để tính tổng những ô thỏa mãn một số điều kiện nhất định. Sử dụng hàm COUNTIF, kế toán sẽ dễ dàng tính toán được tổng các giá trị theo một tiêu chí điều kiện.
Công thức hàm SUMIF = SUMIF [range, criteria, [sum_range]]
Trong đó:
- Range là vùng điều kiện cần tính tổng các giá trị đạt yêu cầu.
- Criteria: Điều kiện đặt ra để tính tổng các giá trị.
- Sum_range: Các ô dùng để tính tổng.
Hàm SUMIF dùng để tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
Lưu ý: Criteria là điều kiện cần được viết trong dấu ngoặc kép.
5. Hàm Min, Max trong Excel
Hai hàm Min, Max cũng là hai hàm cơ bản nhất trong 10 hàm excel mà kế toán thường dùng. Hai hàm này sẽ giúp kế toán tìm kiếm các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong vùng dữ liệu hoặc cả bảng tính.
Công thức dùng hàm Min, Max:
- Hàm Min = Min [Number 1, Number 2,..]: Sẽ trả về kết quả là giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.
- Hàm Max = Max [Number 1, Number 2,...]: Sẽ trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu chỉ định hoặc bảng tính.
6. Hàm AVERAGE
Hàm AVERAGE được sử dụng phổ biến để tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính, hỗ trợ tính toán thuận tiện nhanh chóng hơn. Trong một số trường hợp, kế toán cần tính giá hàng hóa trung bình, mức lương trung bình,... thì đây sẽ là hàm hỗ trợ tính toán rất thuận tiện.
Cú pháp dùng hàm AVERAGE = AVERAGE [number1, number2,...].
Lưu ý:
- Hàm AVERAGE có tối đa là 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô.
- Nếu đối số ở dạng văn bản hoặc giá trị không thể chuyển đổi thành dạng số thì kết quả trả về sẽ báo lỗi.
Hàm AVERAGE tính trung bình cộng.
7. Hàm LEFT, RIGHT
Hàm LEFT, RIGHT giúp kế toán có thể tách ra một hoặc nhiều ký tự trong chuỗi text dễ dàng. Ví dụ: Tách tên ra khỏi họ tên đầy đủ, tách lấy mã hàng hóa, mã nhân viên,...
Cú pháp sử dụng hàm LEFT, RIGHT:
- Hàm LEFT = LEFT[text, num_chars].
- Hàm RIGHT = RIGHT[text, num_chars].
Trong đó:
- Text là biểu thức thứ tự.
- Num_chars là số lượng ký tự cần lấy ra từ phía bên trái hoặc bên phải của dãy text.
8. Hàm VLOOKUP
VLOOKUP là một trong những hàm quan trọng nhất trong 10 hàm Excel mà kế toán thường dùng. VLOOKUP là một trong những công cụ hữu ích nhất nhưng không phải kế toán nào cũng nắm vững.
VLOOKUP là một trong những hàm hữu ích nhất với Kế toán.
VLOOKUP giúp Kế toán có thể tìm kiếm mọi thứ trong bảng hoặc theo một phạm vi. Bằng cách sử dụng Excel, kế toán có thể thống kê và dò tìm dữ liệu theo cột chính xác.
Công thức = [VLOOKUP[lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]].
- lookup_value: Giá trị đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu cần dò tìm.
- table_array: Bảng chứa giá trị dữ liệu cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối bằng cách đặt ‘$” ở trước như: $A$2:$C$4.
- col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
- [range_lookup]: Phạm vi dùng để tìm kiếm, không bắt buộc: TRUE ứng với 1, FALSE ứng với 0.
9. Hàm HLOOKUP
Hàm HLOOKUP được sử dụng với phương thức tương tự như VLOOKUP. Tuy nhiên, HLOOKUP sẽ tìm kiếm một giá trị trong hàng trên cùng của bảng hoặc vùng giá trị và sẽ trả về giá trị trong cùng cột từ hàng mà bạn chỉ định hoặc trong vùng.
Công thức = HLOOKUP[lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]].
- lookup_value: Giá trị đối chiếu với hàng đầu tiên của bảng tham chiếu cần dò tìm.
- table_array: Bảng chứa giá trị dữ liệu cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối bằng cách đặt ‘$” ở trước như: $A$5:$D$1.
- col_index_num: Thứ tự của hàng chứa giá trị dò tìm trên table_array.
- [range_lookup]: Phạm vi dùng để tìm kiếm, không bắt buộc: TRUE ứng với 1, FALSE ứng với 0.
>> Có thể bạn quan tâm: Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản.
10. Hàm IF
Là hàm trả về giá trị thứ nhất nếu điều kiện đúng, trả về giá trị thứ hai nếu điều kiện sai. Công thức:
Hàm IF = IF [logical_test, [value_if_true], [value_if_false]].
Trong đó:
- logical_test: Giá trị hoặc biểu thức có giá trị TRUE - đúng hoặc FALSE - sai.
- value_if_true: Kết quả mà hàm trả về nếu logical_test đúng.
- value_if_false]: Kết quả mà hàm trả về nếu logical_test sai.
Trên đây là 10 hàm Excel mà kế toán thường dùng. Kế toán có thể lưu lại và sử dụng để hỗ trợ cho công việc được thuận lợi, nhanh chóng hơn.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: