Các ví dụ làm check sheets

Hiểu đơn giản, Check Sheet là 1 trong những công cụ chính sử dụng để thu thập dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và kịp thời, nhằm cung cấp những thông tin quan trọng trong quản lý chất lượng. 

Thực sự, một số check sheet được thiết kế như một biểu đồ tần suất [histogram] dạng đơn giản.

Đây là một công cụ cải tiến quy trình và giải quyết vấn đề hiệu quả. 

Mục đích sử dụng Check Sheet, sử dụng khi nào?

Check Sheet có hai mục đích chủ yếu, đó là:

• Để thu thập dữ liệu một cách dễ dàng nhất
• Sau khi thu thập, có thể đưa vào sử dụng ngay mà không phân tích hay sắp xếp lại.

Công cụ này thường được sử dụng để nắm bắt vấn đề, hiện trạng một cách rõ ràng:

• Kiểm tra hiện trạng có đang được tiến hành theo đúng tiêu chuẩn hay không.
• Sắp xếp kết quả kiểm tra vào check sheet, giúp nắm bắt nhanh chóng tiêu chuẩn chất lượng.

Chọn ra trước các hạn mục cần kiểm tra và check lại lần lượt các hạng mục, để ngăn chặn trước những vấn đề có thể xảy ra.

Các loại Check Sheet thường được sử dụng

Có những loại check sheet thường được sử dụng phổ biến như sau:

1. Bảng kiểm tra phân loại [Classification check sheet]
2. Bảng kiểm tra định vị [Defect location check sheet]
3. Bảng kiểm tra tần suất [Frequency check sheet]
4. Bảng kiểm tra thang đo [Measurement scale check sheet]
5. Danh sách kiểm tra [Check list]

Cách thức thiết lập Check Sheet

Để thiết lập 1 check sheet tốt chúng ta thực hiện 4 bước sau

B1: Lập kế hoạch thu thập dữ liệu

  Bước này ta cần xác định rõ cần trả lời là gì? Càng rõ rang càng tốt, ví dụ Muốn biết trong 8 nhóm lỗi thường có của ngành lỗi nào phát sinh nhiều nhất trong tuần

  Sau đó ta xác định dữ liệu cần thu thập, thu thập như thế nào? Ở đâu, khi nào, ai thu thập

B2: Thiết kế Check sheet

  Bước này ta xem xét Với thông tin cần thu thập, dạng Bảng kiểm tra nào là phù hợp? Đảm bảo nhanh, dễ, phù hợp và giảm việc xử lý lại dữ liệu

B3: Tiến hành thu thập dữ liệu

  Hướng dẫn cách thức thu thập dữ liệu cho nhân viên

  Ghi nhận phản hồi quá trình thu thập dữ liệu của họ

B4: Xem xét và điều chỉnh

  Rà soát thông tin thu được và quá trình thu thập -> có khó khăn, hạn chế nào không

  Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để thu thập được dữ liệu chính xác và nhanh chóng

Lưu ý khi lập và sử dụng Check Sheet

• Chú ý tránh trường hợp “nhiều dữ liệu nhưng rất ít thông tin” [DRIP- data rich and information poor] và những bảng thu thập dữ liệu chỉ mang tính ghi chép và khó nhìn được thông tin hữu ích.
• Khi thiết kế một check sheet cần phải suy nghĩ mục đích của nó.
• Sử dụng Bảng kiểm tra là bước đầu tiên trong kiểm soát chất lượng hoặc giải quyết vấn đề, nhờ đó mô tả 1 vài khía cạnh của quá trình, giảm chủ quan, nắm rõ hơn bức tranh biến đổi của quá trình
• Khi diễn dịch kết quả từ thông tin thu thập được, tránh các loại sai lầm thường để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng như: 1] Sai lệch do thiếu sót dữ liệu; 2] Sai lệnh do tương tác lẫn nhau; 3] Sai lệch do.

Vậy, trên đây là các kiến thức tổng quan, kết hợp những kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chuyên gia IMT qua các lần tư vấn tối ưu hóa vận hành tại các doanh nghiệp lớn, với quy mô nhà máy lớn và quy trình sản xuất phức tạp. Hy vọng rằng, các thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hình dung và hiểu biết hữu ích trong công việc có liên quan. Chúc anh chị thành công

Xem thêm thông tin chi tiết về Check Sheet qua phần trình bày của chuyên gia IMT tại đây và tìm hiểu thêm về các dịch vụ tư vấn, đào tạo của Viện IMT tại đây

Thắm Bùi, PMO Manager
IMT