Dưới đây, chúng ta xem xét kỹ hơn cách định dạng ô trong bảng Excel bằng cách sử dụng sáu tab có trong hộp thoại Định dạng Ô, tiếp theo là một số phím tắt định dạng Excel.
Định dạng ô trong Excel có nghĩa là gì?
Microsoft Excel cung cấp một số điều khiển cho phép người dùng thay đổi cách hiển thị dữ liệu của họ. Và có lý do chính đáng để làm như vậy—việc định dạng các ô trong excel có thể thu hút sự chú ý đến dữ liệu quan trọng hoặc hiển thị chính xác hơn nội dung hiện có [ví dụ: thêm $ vào các ô chứa các giá trị liên quan đến giá cả hoặc định cấu hình các ô biểu thị ngày thành màn hình tiêu chuẩn .
Định dạng ô trong excel là một bước tùy chọn sau khi chuẩn bị dữ liệu hoặc tất cả các bước làm sạch, làm phong phú, cấu trúc và chuẩn hóa dữ liệu. .
Dữ liệu mới hiếm khi xuất hiện mà không có những thách thức riêng; . Điều này có thể bao gồm việc tách các cột, xóa các hàng thiếu dữ liệu hoặc chuẩn hóa theo một tên nhất định [e. g. “CA” hoặc “California. ” trở thành “California”].
Sau khi hoàn thành, định dạng Excel sẽ bổ sung các bước hoàn thiện để dữ liệu được chuẩn bị chính xác và được trình bày.
Sáu Tab trong Hộp thoại Định dạng Ô là gì?
Sáu tab trong hộp thoại Định dạng ô bao gồm. Số, Căn chỉnh, Phông chữ, Đường viền, Mẫu và Bảo vệ.
Thẻ số
Tab Số cho phép bạn định dạng cách các số của bạn sẽ được hiển thị. Bạn có thể chọn từ các tùy chọn như tỷ lệ phần trăm, ngày tháng, tiền tệ, thời gian, v.v.
- Bắt đầu bằng cách chọn các ô bạn muốn sửa đổi.
- Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng > Định dạng Ô, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô.
- Tab đầu tiên được liệt kê là tab Số. Danh sách Danh mục trong tab Số cho phép bạn chọn định dạng bạn muốn sử dụng, chẳng hạn như Ngày, Giờ, Phần trăm, Tiền tệ, v.v. Bạn cũng sẽ có tùy chọn để tùy chỉnh thêm lựa chọn của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn một cách cụ thể mà bạn muốn thể hiện các giá trị tiền tệ âm [xem hình ảnh bên dưới].
Nguồn.
Tab căn chỉnh
Tự động, Excel định dạng bất kỳ văn bản nào ở dưới cùng bên trái của một ô và các số ở dưới cùng bên phải. Tab Căn chỉnh trong hộp thoại Định dạng Ô cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn muốn các giá trị của mình được căn chỉnh, theo cả Chiều dọc hoặc Chiều ngang.
Nếu bạn yêu cầu căn chỉnh văn bản ấn tượng hơn, trường Độ cho phép văn bản được định hướng 90 độ theo hướng lên hoặc xuống.
Kiểm soát văn bản cho phép bạn kiểm soát cách Excel định dạng thông tin trong một ô. Có ba loại điều khiển văn bản. văn bản được bao bọc, thu nhỏ cho vừa và hợp nhất các ô.
Và cuối cùng, Hướng văn bản chuyển hướng của trang tính—nói cách khác, cột A có thể bắt đầu từ phía trên bên phải thay vì phía trên bên trái.
- Để thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong số này, trước tiên hãy chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
- Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng > Định dạng Ô, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô.
- Nhấp vào tab Căn chỉnh. Từ đó, bạn sẽ thấy Căn chỉnh văn bản [Ngang; Dọc], Điều khiển văn bản [Ngăn văn bản, Thu nhỏ cho vừa, Hợp nhất các ô] và Hướng văn bản [Ngữ cảnh; Từ trái sang phải; Từ phải sang trái]
Nét chữ
Thay đổi Phông chữ Nhanh có thể được thực hiện trực tiếp từ tab Trang chủ, nhưng đối với các thay đổi hàng loạt, sẽ hiệu quả hơn khi sử dụng hộp thoại Định dạng Ô. Từ đó, thật dễ dàng để thay đổi kiểu chữ, kích thước điểm, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân và màu trên toàn bộ vùng chọn ô.
- Để thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong số này, trước tiên hãy chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
- Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng > Định dạng Ô, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô
- Nhấp vào tab Phông chữ sẽ nhắc các lựa chọn có thể có, cũng như xem trước các thay đổi của bạn.
Ranh giới
Excel cho phép bạn tạo đường viền xung quanh một ô hoặc một dải ô. Bạn có thể xác định vị trí các đường sẽ được vẽ [ví dụ: chỉ trên cùng của ô hoặc trên tất cả các cạnh ngang] và điều chỉnh độ dày, màu sắc và kiểu đường của chúng.
- Để thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong số này, trước tiên hãy chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
- Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng > Định dạng Ô, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô
- Nhấp vào tab Border sẽ nhắc các lựa chọn có thể. Nếu bạn muốn xóa một đường viền cụ thể, hãy nhấp vào nút cho đường viền đó lần thứ hai. Nếu bạn muốn thay đổi màu hoặc kiểu đường kẻ, hãy bấm vào kiểu hoặc màu mà bạn muốn, rồi bấm lại vào nút cho đường viền.
Lấp đầy
Tab Điền trong hộp thoại Định dạng ô cho phép người dùng đặt màu nền của tất cả các ô đã chọn, có thể bao gồm việc áp dụng các mẫu hai màu hoặc bóng từ tùy chọn Mẫu. Đây là cách tô bóng các ô bằng Mẫu.
- Bắt đầu bằng cách chọn văn bản mà bạn muốn sửa đổi.
- Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng > Định dạng Ô, thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô
- Nhấp vào tab Điền, sau đó chọn Kiểu mẫu bạn muốn đặt làm nền cho các ô của mình. Là một bổ sung tùy chọn, bạn cũng có thể chọn đặt Màu mẫu để đi kèm với Kiểu mẫu của mình.
- Bất cứ lúc nào, bạn có thể quay lại trạng thái mặc định của các ô đã chọn bằng cách chọn Không có màu ở đầu lựa chọn màu.
Sự bảo vệ
Tab Bảo vệ không áp dụng trừ khi bạn đã bảo vệ trang tính của mình. Để làm như vậy, hãy bấm vào Bảo vệ trong menu Công cụ, chọn Bảo vệ Trang tính, sau đó chọn [các] hộp kiểm Nội dung để xác định chính xác cách thức trang tính sẽ được bảo vệ.
Khi tùy chọn Đã khóa được chọn, bạn bị cấm thực hiện các thao tác sau.
- Thay đổi dữ liệu ô hoặc công thức
- Nhập dữ liệu vào ô trống
- Di chuyển ô
- Thay đổi kích thước ô
- Xóa ô hoặc nội dung của nó
Khi tùy chọn Ẩn được chọn, điều đó có nghĩa là tất cả các công thức được sử dụng để tính giá trị sẽ không còn xem được trong thanh công thức nữa [tuy nhiên, bạn vẫn có thể thấy kết quả cuối cùng của công thức đó].
Tái chế định dạng tệp Excel
Sau khi bạn đã định dạng chính xác trang tính Excel của mình theo cách bạn muốn bằng cách sử dụng sáu định dạng tệp Excel chính, rất có thể bạn sẽ không muốn tiếp tục lặp lại công việc đó. Dưới đây là một số cách mà người dùng có thể tái chế quá trình định dạng Excel của họ.
Sao chép kiểu giữa các sổ làm việc
Với mỗi trang tính mới, có một cách để sao chép các định dạng tệp Excel trước đó từ một trang tính gốc.
- Trước tiên, hãy mở sổ làm việc có định dạng Excel gốc của bạn và sổ làm việc mới
- Từ sổ làm việc gốc, hãy bấm vào Kiểu ô trong nhóm Kiểu trên tab Trang chủ.
- Chọn Hợp nhất các kiểu ở cuối thư viện
- Trong hộp thoại kết quả, hãy chọn sổ làm việc đang mở có chứa các kiểu bạn muốn sao chép.
- Bấm OK hai lần
Sao chép qua các định dạng
Đôi khi bạn chỉ muốn sao chép định dạng từ cột này sang cột khác [không có giá trị]. Trong trường hợp đó, thật dễ dàng để sao chép chỉ định dạng.
- Trước tiên, hãy bắt đầu bằng cách chọn ô đích hoặc phạm vi ô.
- Sau đó, bấm chuột phải vào đường viền của ô có định dạng ưa thích của bạn và kéo nó vào ô đích hoặc phạm vi ô.
- Khi bạn nhả chuột, Excel sẽ hiển thị một menu con nơi bạn có thể chọn “Sao chép tại đây”, “Chỉ sao chép tại đây dưới dạng giá trị” hoặc “Chỉ sao chép tại đây dưới dạng định dạng. ” Trong trường hợp này, bạn muốn chọn tùy chọn thứ ba, để trống các ô nhưng định dạng đúng
Sử dụng Dán để sao chép định dạng
Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng chức năng Dán để sao chép định dạng từ cột này sang cột khác.
- Bạn sẽ bắt đầu bằng cách chọn và sao chép [Ctrl]+C ô hoặc dải ô ban đầu của mình
- Sau đó, nhấp vào bất kỳ đâu thay vì ô đích hoặc dải ô của bạn. Nhấn [Ctrl]+[Phím cách] để chọn toàn bộ cột hoặc [Shift]+[Phím cách] để chọn toàn bộ hàng.
- Khi bạn đã sẵn sàng dán qua định dạng, hãy chọn Định dạng từ trình đơn thả xuống Dán.
- Live Preview sẽ cho bạn thấy các định dạng được áp dụng sẽ trông như thế nào và bạn có thể nhấp vào OK nếu mọi thứ đều ổn.
Cái gì tiếp theo
Biết cách định dạng ô trong excel là một nhiệm vụ cần thiết để đảm bảo rằng dữ liệu nhất quán và có thể trình bày được. Nhưng định dạng dữ liệu sẽ chẳng là gì nếu không chuẩn bị dữ liệu thích hợp; .
Nền tảng chuẩn bị dữ liệu Designer Cloud cung cấp giải pháp thay thế mạnh mẽ để chuẩn bị dữ liệu trong Excel. Thay vì chuyển đổi thủ công, nền tảng Designer Cloud được hướng dẫn bằng máy học; . Tất cả những điều đó và hơn thế nữa đã cho phép khách hàng của Designer Cloud giảm tới 90% thời gian dành cho việc chuẩn bị dữ liệu.