Cách đánh giá năng lực của nhân viên

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng đến sự hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự, việc đánh giá năng lực nhân viên trở nên cực kỳ quan trọng. Để giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu suất làm việc được tối ưu, đội ngũ chuyên gia nhân sự MISA AMIS HRM sẽ giới thiệu 12 mẫu form đánh giá năng lực nhân viên mới và chuẩn quy định năm 2023 trong bài viết dưới đây.

1. Form đánh giá năng lực nhân viên là gì?

Năng lực cá nhân là tổng hợp các đặc điểm về thể chất, tâm lý và kỹ năng, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động và công việc cụ thể.

Để đánh giá và đo lường hiệu suất làm việc và năng lực của nhân viên, các tổ chức sử dụng form đánh giá năng lực nhân viên. Đây là một công cụ được thiết kế để đo lường mức độ đạt được các mục tiêu công việc, kỹ năng và phẩm chất cá nhân dựa trên bộ tiêu chí đã được thiết lập trước đó.

Mục tiêu chính của bảng đánh giá năng lực nhân viên là cung cấp thông tin chi tiết và phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ trong công việc. Qua đó, giúp họ xác định cơ hội phát triển, đồng thời thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao năng lực chuyên môn nhân viên tương xứng với mục tiêu tổ chức.

Form đánh giá năng lực nhân viên là gì?

Ngoài ra, bảng đánh giá năng lực cũng được sử dụng để đưa ra quyết định về tăng lương, thăng tiến, phát triển sự nghiệp và phân bổ nguồn lực trong tổ chức. Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm: Thành tích công việc, kỹ năng chuyên môn, khả năng làm việc nhóm, sự đóng góp cá nhân và đáng tin cậy.

Các hình thức đánh giá có thể bao gồm:

• Cuộc họp đánh giá.
• Bảng điểm.
• Phiếu đánh giá từ cấp trên, đồng nghiệp hoặc thậm chí cả tự đánh giá từ phía nhân viên.

2. Ba nhóm năng lực chính nên có trong Form đánh giá năng lực nhân viên

Mặc dù mỗi vị trí công việc đòi hỏi các năng lực đặc thù riêng biệt, tuy nhiên về cơ bản, bảng đánh giá năng lực nhân viên cần bao gồm ba nhóm năng lực chính sau:

Ba nhóm năng lực chính nên có trong Form đánh giá năng lực nhân viên

(1) Phẩm chất và thái độ:

Yếu tố này liên quan đến khía cạnh cảm xúc và tính cách của mỗi cá nhân. Mỗi người có cá tính, phẩm chất và thái độ khác nhau.

Những nhân viên hướng nội thường ưa thích làm việc độc lập, trong khi người lao động hướng ngoại lại thích làm việc nhóm hơn. Phẩm chất và thái độ này ảnh hưởng lớn đến động lực và khả năng vượt qua khó khăn trong công việc. Nhà quản trị nên nắm vững phẩm chất và thái độ của từng nhân viên để tạo môi trường làm việc phù hợp và tận dụng tốt những đặc điểm này.

(2) Yếu tố kỹ năng:

Yếu tố thể hiện mức độ thành thạo và tinh thông trong việc thực hiện nhiệm vụ, xử lý tình huống của nhân viên tại vị trí công việc đó.

Ví dụ, một nhân sự fresher chưa có kinh nghiệm có thể mất 2 đến 3 ngày để hoàn thành một nhiệm vụ. Trong khi đó, một nhân viên Senior có kinh nghiệm sẽ hoàn thành công việc tương tự nhanh hơn và đạt hiệu quả tốt hơn từ 60-70%. Quản lý nên cung cấp cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và hỗ trợ họ trong việc làm việc hiệu quả hơn.

(3) Yếu tố kiến thức:

Khía cạnh này liên quan đến khả năng tư duy và kiến thức chuyên môn của mỗi cá nhân. Kiến thức thường được tiếp thu qua quá trình đào tạo và tự học.

Nhà quản lý có thể đánh giá kiến thức của nhân viên để đảm bảo rằng họ đáp ứng đủ tiêu chí cho vị trí công việc, đồng thời có khả năng học hỏi và tiếp thu kiến thức mới. Sự phát triển liên tục là điều quan trọng, vì kiến thức của một nhân viên thể hiện khả năng duy trì hiệu suất làm việc và năng lực làm việc tổng thể của họ.

3. Lãnh đạo cần làm gì để xây dựng form đánh giá năng lực nhân viên chính xác, hiệu quả?

Khi xây dựng Form đánh giá năng lực nhân viên, nhà quản trị cần lưu ý những vấn đề sau để đánh giá sao cho chính xác và hiệu quả:

3.1.Theo dõi sát sao cả quá trình làm việc của nhân viên

Để đánh giá nhân viên một cách chính xác, cần hiểu rằng điều này không thể xảy ra chỉ trong một hoặc hai ngày, mà đòi hỏi sự theo dõi kỹ lưỡng trong suốt quá trình làm việc.

Ban lãnh đạo và quản lý HR cần thực hiện việc theo dõi tiến độ công việc theo từng ngày và từng tuần để có cái nhìn toàn diện và đưa ra nhận xét chính xác về năng lực của nhân viên.

Quản lý cần theo dõi sát sao cả quá trình làm việc của nhân viên

3.2. Điều chỉnh bảng đánh giá cho phù hợp với từng vị trí, phòng ban

Để đảm bảo đánh giá năng lực nhân viên có tính phù hợp, nhà quản trị cần điều chỉnh bảng đánh giá theo sát công việc chuyên môn của từng vị trí, phòng ban và đặc điểm riêng của công ty.

Không nên áp dụng một bảng đánh giá năng lực tổng quát để đo lường năng lực nhân viên tại tất cả các ngành nghề, doanh nghiệp và vị trí công việc.

Ví dụ: nhân viên ở bộ phận marketing và nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ cần những năng lực và kỹ năng khác nhau. Không thể sử dụng cùng một bảng đánh giá năng lực cho cả hai vị trí này. Điều này giúp quản lý đánh giá năng lực nhân viên một cách chính xác và phản ánh đúng bản chất công việc của họ.

3.3. Xây dựng tiêu chí đánh giá với định lượng rõ ràng, khách quan

Quá trình đánh giá năng lực nhân viên chỉ thực sự hiệu quả khi các yếu tố đánh giá được liên kết với tiêu chuẩn cụ thể và có khả năng đo lường.

Đối với một nhân viên phát triển phần mềm, tiêu chuẩn đánh giá có thể liên quan đến tỷ lệ hoàn thành dự án phần mềm. Nhà quản lý có thể đặt một tiêu chí cụ thể hơn, như “phần mềm mới hoàn thanh phải đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật và được triển khai mà không gặp sự cố lớn”. Mỗi dự án hoàn thành theo tiêu chuẩn này sẽ quy đổi thành điểm số cụ thể, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên.

Điều này cũng giúp nhân viên biết mình đang làm việc dưới sự đánh giá cụ thể và có cơ hội cải thiện kỹ năng và hiệu suất làm việc để đáp ứng tiêu chuẩn.

3.4. Thiết lập kỳ vọng dựa trên cơ sở thực tế

Để xác định kỳ vọng dành cho người lao động, nhà quản lý có thể dựa vào một số cơ sở như sau:

• Năng lực và kinh nghiệm của nhân viên.
• Thành tựu và thành quả trong công việc đã đạt được trong quá khứ.
• Biến động của tình hình thị trường và yếu tố khó khăn trong ngữ cảnh công việc.

Khi đặt ra kỳ vọng dành cho công việc của nhân viên, nhà quản lý có thể tham khảo mô hình SMART để xác định mục tiêu một cách hiệu quả và chính xác hơn, trong đó:

Nhà quản lý có thể tham khảo mô hình SMART để đặt ra mục tiêu và kỳ vọng cho nhân viên

• Cụ thể (Specific): Định rõ và rõ ràng về mục tiêu cụ thể.
• Đo lường được (Measurable): Xác định cách để đo và đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu.
• Có thể đạt được (Achievable): Đảm bảo mục tiêu được thiết lập trong tầm tay và khả năng của nhân viên.
• Liên quan (Relevant): Mục tiêu phải liên quan trực tiếp đến sự phát triển cá nhân và mục tiêu công việc.
• Có thời gian cụ thể (Time-based): Xác định thời gian hoàn thành mục tiêu để tạo áp lực và kế hoạch.

Những tiêu chí này giúp nhà quản lý xây dựng kỳ vọng công việc một cách khách quan và có cơ sở, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu và cách đạt được chúng.

3.5. Khảo sát ý kiến và trao đổi trực tiếp với nhân viên

Trong quá trình đánh giá năng lực của nhân viên, việc tiến hành cuộc khảo sát, thu thập ý kiến, và thực hiện trao đổi với họ là rất quan trọng.

Sự tương tác hai chiều và giao tiếp rõ ràng giúp đảm bảo rằng quá trình đánh giá này không chỉ phải là một hoạt động đơn thuần ép buộc. Đây là cơ hội để tạo ra một môi trường trò chuyện chất lượng, trong đó nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, đặt câu hỏi và cùng thảo luận về cách nâng cao hiệu suất làm việc cũng như phát triển cá nhân.

Thông qua việc lắng nghe và trao đổi thông tin, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu, mục tiêu, và khó khăn của từng nhân viên. Điều này giúp tạo ra giải pháp và kế hoạch hiệu quả để phát triển cá nhân, đồng thời tăng cường tinh thần làm việc và sự cam kết của người lao động.

3.6. Ứng dụng công cụ đánh giá trong doanh nghiệp

Khi đặt tính khách quan làm tiêu chí đánh giá trọng tâm, nhiều tổ chức đã bắt đầu áp dụng công nghệ để giảm thiểu các sai sót tiềm ẩn trong quá trình đánh giá. Thực tế chứng minh rằng, việc đánh giá thông qua các biểu mẫu truyền thống thường phụ thuộc quá nhiều vào quyết định của con người.

Trong quá trình tổng hợp, phòng Nhân sự sẽ gặp một số rắc rối như: Form đánh giá thất lạc, gửi form đánh giá sai vị trí, nhân sự quên làm đánh giá, tự ý sửa bảng đánh giá, … Những khó khăn này tạo điều kiện thúc đẩy sự xuất hiện của nhiều công cụ đánh giá năng lực nhằm giải quyết tình hình này một cách hiệu quả hơn.

ỨNG DỤNG AMIS ĐÁNH GIÁ VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN TÀI TẠI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

AMIS Đánh giá là thuộc top phần mềm đánh giá uy tín nhất hiện nay. Sản phẩm đến từ Công ty cổ phần MISA – 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và quản trị doanh nghiệp. AMIS Đánh giá giải quyết triệt để những bất cấp trong hoạt động đánh giá thủ công như:

(1) Đánh giá minh bạch, khách quan hơn dựa trên Chức năng phân quyền. HR tổ chức đánh giá và kiểm soát toàn bộ quy trình trên hệ thống.

(2) Đánh giá được cùng lúc nhiều phương pháp khác nhau tương ứng với các phòng ban: Đánh giá năng lực (ASK, Khung năng lực), Đánh giá năng suất (KPI, Performance Review)

(3) Chức năng Báo cáo cho lãnh đạo tự động tổng hợp đánh giá theo năng lực (Level, xếp hạng…) làm cơ sở để quy hoạch, tổ chức đội nhóm nhân sự hợp lý.

(4) Giúp xây dựng chính sách lương, thưởng công bằng, giữ chân được nhân sự, tạo động lực làm việc.

Dùng ngay miễn phí

Phần mềm đánh giá AMIS – Sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA (1994)

4. Nội dung của mẫu form đánh giá năng lực nhân viên

Mẫu đánh giá năng lực nhân viên cần bao gồm đầy đủ những thông tin sau:

• Thông tin về nhân viên và người đánh giá: Biểu mẫu phải chứa thông tin cơ bản của cả hai bên liên quan, bao gồm tên nhân viên, phòng ban, mã số nhân viên (nếu có), vị trí công việc, tên người đánh giá và chức danh của người đánh giá.
• Thời gian đánh giá: Các biểu mẫu đánh giá năng lực của nhân viên cần nêu rõ thời điểm xem xét và ngày tổ chức đánh giá. Điều này giúp xác định sự tiến bộ của nhân viên kể từ lần đánh giá trước đó.
• Hệ thống đánh giá dễ hiểu: Điểm quan trọng là phải làm cho hệ thống xếp hạng của bạn trở nên rõ ràng để nhân viên có thể hiểu rõ lý do tại sao họ nhận được một điểm cụ thể. Hệ thống đánh giá hiệu suất thường sử dụng điểm từ 1 đến 10 và từ “không đạt yêu cầu” đến “xuất sắc”.
• Bảng điểm đánh giá: Nếu bạn đang đánh giá các kỹ năng hoặc khía cạnh cụ thể của công việc, bạn có thể tạo một bảng để dễ dàng xếp hạng chúng.
• Phần nhận xét: Bao gồm thông tin bổ sung, cho phép bạn chia sẻ các nhận xét chi tiết để cải thiện hiệu suất hoặc đưa ra khuyến nghị, ghi nhận những thách thức và thành tựu của nhân viên.
• Chữ ký: Cần có chữ ký để đảm bảo cả người đánh giá và nhân viên đều hiểu quy trình đánh giá và nội dung của biểu mẫu.

5. 12 mẫu form đánh giá năng lực nhân viên dành cho doanh nghiệp

5.1 Form đánh giá năng lực nhân viên mẫu

Bao gồm 2 mẫu đánh giá năng lực cơ bản nhất cho nhân viên. Doanh nghiệp có thể sử dụng để đánh giá tổng quan nhân viên về thái độ, mức độ chấp hành kỷ luật doanh nghiệp.

Form đánh giá năng lực nhân viên 2 mẫu

5.2 Form đánh giá năng lực nhân viên theo phòng ban

Phụ thuộc vào từng ngành nghề cụ thể, bảng đánh giá năng lực của nhân viên sẽ có những điều chỉnh riêng biệt và phù hợp. Dưới đây là một số tiêu chí mà nhà quản trị có thể tham khảo trong bảng đánh giá năng lực nhân viên theo từng ngành nghề.

Form đánh giá năng lực nhân viên theo phòng ban

5.3 Form đánh giá năng lực nhân viên theo thời điểm

Bao gồm 4 biểu mẫu là Phiếu đánh giá năng lực nhân viên định kỳ: Mỗi năm / lần, nửa năm /lần, đánh giá thời gian đầu sau khi ký hợp đồng lao động và đánh giá quản lý thường niên theo kỳ.

Form đánh giá năng lực nhân viên theo thời điểm

6. Kết luận

Trong bài viết, MISA AMIS HRM đã giới thiệu đến nhà quản trị 12 mẫu form đánh giá năng lực nhân viên mới và chuẩn nhất. Các mẫu formđược thiết kế để phù hợp với nhiều lĩnh vực và phòng ban khác nhau. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng chúng để tạo ra quy trình đánh giá hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên trong tổ chức.