Cách đồng bộ file Excel với Google Drive

Nếu bạn đã lưu bảng tính trên nhiều tài khoản Google Drive hoặc người dùng mà bạn muốn kết nối với trang tổng quan của mình, hãy nhấp vào + Thêm tài khoản sau khi chọn Google Drive từ bảng Chọn tệp

Để tìm hiểu cách tạo các tiện ích bảng tính được cung cấp bởi tệp Excel của bạn, hãy chọn từ các loại trực quan hóa sau

Microsoft Excel là ứng dụng kinh doanh hàng đầu thế giới trong hơn 3 thập kỷ. Quả thực với nhiều người, cái tên Excel đồng nghĩa với từ bảng tính. Theo Microsoft, ước tính cứ 5 người trưởng thành thì có 1 người trên hành tinh sử dụng Excel và không có dấu hiệu nào cho thấy điều đó sẽ sớm thay đổi. Khi nói đến tính linh hoạt và khả năng truy cập, không có gì vượt qua bảng tính để quản lý và phân tích dữ liệu

Với hàng trăm hàm nâng cao, Excel vẫn là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhưng Google Sheets là một giải pháp thay thế tốt. Vì là nền tảng đám mây nên Google Trang tính và các ứng dụng khác của Google Workspace [trước đây gọi là G Suite] rất dễ sử dụng, có thể truy cập từ mọi nơi và rất phù hợp để cộng tác. Bạn truy cập Google Trang tính qua trình duyệt web, vì vậy bạn không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào — tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet

Mặc dù nó cơ bản hơn một chút so với Excel, nhưng Google Trang tính miễn phí và nó cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc mua giấy phép Microsoft Office

Bất kỳ ai cũng có thể truy cập tệp Google Trang tính thông qua trình duyệt của họ, nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời trên cùng một trang tính và các thay đổi được lưu tự động. Trên hết, bạn có thể xem điều gì đang xảy ra với dữ liệu của mình trong thời gian thực

Cả hai công cụ đều có ưu và nhược điểm. Điều này có nghĩa là các công ty hiện nay thường sử dụng cả hai định dạng bảng tính. Do đó, nhiều người sẽ cần một cách chuyển Excel sang Google Sheets và ngược lại. Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là sử dụng tiện ích bổ sung của Sheetgo cho Excel và Google Trang tính

Mặc dù một người có thể sử dụng nhiều bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến và được cung cấp miễn phí hoặc dưới dạng dịch vụ SaaS, nhưng một số người vẫn thích các ứng dụng văn phòng cũ tốt trên máy tính để bàn. Một ứng dụng bảng tính phổ biến như vậy là Microsoft Excel. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường yêu cầu chia sẻ bảng tính Excel của mình với người khác, thì một trong những cách tốt nhất để thực hiện việc này là đồng bộ hóa bảng tính đó với tệp Google Trang tính được kết nối. Có một số cách để làm điều đó. Một số phương pháp tương đối dễ dàng, trong khi những phương pháp khác liên quan đến một lượng lớn mã. Tôi sẽ cố gắng tránh kịch bản thứ hai để cho phép bạn thiết lập quy trình đồng bộ hóa một cách dễ dàng. Ở đây tôi phải nói với bạn rằng các phương pháp hiển thị bên dưới có thể không thiết lập đồng bộ hóa tự động. Bạn có thể cần nhấn nút trong ứng dụng Excel của mình để hoàn tất quy trình đồng bộ hóa. Các phương pháp này có thể không hoạt động với bộ ứng dụng văn phòng Office 365 trực tuyến. Nó được nhắm mục tiêu vào phần mềm excel trên máy tính để bàn và Google Trang tính. Hãy tìm hiểu cách định cấu hình hệ thống đồng bộ hóa tệp này.


Bạn có thể thử và triển khai kỹ thuật đồng bộ hóa một cách an toàn với các tệp bảng tính mẫu ở cả hai đầu. Đừng thử nó trên các tệp làm việc của bạn trong lần thử đầu tiên vì nó có thể vô tình thay đổi hoặc sửa đổi dữ liệu.

Đọc thêm.
Ứng dụng năng suất văn phòng tốt nhất dành cho người làm nghề tự do và chuyên gia

Trong khi định cấu hình quy trình đồng bộ hóa, nếu mọi thứ không hoạt động như dự định, hãy xóa các tệp và bắt đầu lại từ đầu. Hãy bắt đầu và tìm hiểu cách nhanh chóng kết nối và đồng bộ hóa bảng tính Excel với tệp Google Trang tính.

Đồng bộ hóa một chiều từ Google Trang tính sang tệp Excel

Phương pháp đầu tiên chúng ta sẽ thảo luận là đồng bộ hóa một chiều Google Trang tính với tệp Excel trên máy tính để bàn của chúng ta. Mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tệp Google Trang tính trực tuyến sẽ phản ánh trong tệp Microsoft Excel trên máy tính của bạn.

Nhưng điều ngược lại là không thể. Nếu bạn thêm một số dữ liệu trong tệp excel, nó sẽ không chuyển sang tệp Google Trang tính theo cách khác. Hãy xem cách thực hiện thiết lập này.

Tôi đang sử dụng Office 2019 cho hướng dẫn này nên bạn có thể nhận được lời nhắc hoặc cửa sổ hơi khác nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft office cũ hơn. Bắt đầu với việc chọn và mở tệp Google Trang tính trong trình duyệt web mà bạn muốn đồng bộ hóa với tệp excel cục bộ.

Giả sử bạn đã có một số dữ liệu trong đó và muốn đồng bộ hóa với tệp Excel của mình. Bây giờ, hãy chuyển đến tùy chọn Tệp → Xuất bản lên web để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa.


Bạn sẽ nhận được hộp thoại như hình bên dưới. Đảm bảo toàn bộ tài liệu được chọn làm tùy chọn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tùy chọn tự động xuất bản lại cũng đã được chọn. Nó sẽ đảm bảo rằng bất cứ khi nào bạn thêm nội dung vào tệp trang tính, nội dung đó sẽ được cung cấp cho phiên bản đã xuất bản của tệp đó.


Sau đó, lấy liên kết tệp đã xuất bản như được chỉ ra bên dưới. Liên kết này sẽ được sử dụng để tìm nạp dữ liệu từ Google Trang tính. Bạn có thể giữ liên kết này trong khay nhớ tạm của mình hoặc có thể lưu nó vào một tệp văn bản.


Bây giờ, hãy mở Excel trên máy tính để bàn nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu tệp Google Trang tính. Chọn tab Dữ liệu và chuyển đến tùy chọn Lấy dữ liệu → Từ các nguồn khác → Từ trang web.


Dán URL Google Trang tính đã sao chép vào trường nhập của hộp thoại và nhấp vào nút OK.


Tiếp theo, bạn sẽ thấy hộp thoại Bộ điều hướng nơi bạn phải chọn tùy chọn Bảng 0 như minh họa bên dưới.


Sau đó, nhấp vào nút Chuyển đổi dữ liệu để mở cửa sổ Power Query Editor. Tại đây, nhấp vào tùy chọn Chọn cột và bỏ chọn cột đầu tiên và cột thứ hai.


Cuối cùng, nhấp vào nút Đóng và Tải. Nó sẽ tìm nạp và nhập dữ liệu từ tệp Google Trang tính được kết nối. Bây giờ, nhấp chuột phải vào mục Table 0 trên thanh bên phải và chọn Thuộc tính. quyền mua.

Nó sẽ mở hộp thoại Thuộc tính truy vấn nơi bạn có thể điều chỉnh tốc độ làm mới và các tùy chọn tìm nạp dữ liệu khác như minh họa bên dưới. Hãy tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.


Sau khi cập nhật nội dung trong tệp Google Trang tính, tệp Excel được kết nối của bạn có thể được cập nhật theo hai cách khác nhau. Nó sẽ tự động làm mới bất cứ khi nào đến thời gian làm mới tiếp theo hoặc bạn có thể nhấn tùy chọn Dữ liệu → Làm mới tất cả để kích hoạt thao tác tìm nạp dữ liệu—ngay lập tức.


Vì vậy, đó là cách bạn định cấu hình đồng bộ hóa một chiều từ Google Trang tính sang Excel trong một vài bước đơn giản. Xin lưu ý rằng mọi cập nhật trong tệp Excel được thực hiện cục bộ sẽ không tồn tại trong thao tác làm mới dữ liệu tiếp theo.

Vì vậy, về cơ bản, đó là cấu hình đồng bộ hóa một chiều nghiêm ngặt sẽ giữ bản sao dữ liệu nhân bản của tệp từ xa trong tệp Excel cục bộ. Để đồng bộ hóa hai chiều, hãy sử dụng các công cụ như Zapier hoặc Sheetgo.