Bởi: Einvoice.vn - 24/08/2020 Lượt xem: 11118 Cỡ chữ
Quy định gạch chéo hóa đơn GTGT là nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết. Nếu bạn vẫn đang phân vân có bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống của hóa đơn GTGT hay không thì bài viết này sẽ cập nhật tới bạn lời giải đáp chi tiết nhất.
Có bắt buộc gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn GTGT không?
Hóa đơn GTGT [còn gọi là hóa đơn đỏ] là loại chứng từ do người bán lập nên nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua theo đúng quy định của pháp luật. Thông thường, hóa đơn GTGT sẽ áp dụng với các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với các hoạt động: - Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. - Hoạt động vận tải quốc tế. - Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn GTGT hiện có 03 hình thức thể hiện: Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hay hóa đơn điện tử.
2. Có bắt buộc gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn GTGT không?
Liên quan tới quy định gạch chéo hóa đơn, nhiều người dùng thắc mắc rằng: Có bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn GTGT hay không? Để giải đáp thắc mắc này, người dùng cần phải căn cứ vào các quy định pháp luật cụ thể. Căn cứ vào Khoản 1.b, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BCT, ban hành năm 2014, Bộ Tài chính đã quy định nội dung trên hóa đơn như sau: Nội dung trên hóa đơn phải được thể hiện đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không tẩy xóa, sửa chữa; hóa đơn phải được viết cùng màu mực, cùng loại mực không phai, không dùng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống [nếu có].
Tại Khoản 7.a, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, ban hành năm 2015, Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung Khoản 1.b, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BCT như sau: “Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống [nếu có].”
Như vậy, căn cứ vào quy định trên của Bộ Tài chính thì các hóa đơn giá trị gia tăng viết tay [hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in] thì bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn đã lập. Còn đối với các hóa đơn GTGT bất kỳ được khởi tạo trên máy tính thì hoàn toàn không bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn.
3. Cách gạch chéo hóa đơn GTGT đúng quy định
Quy định gạch chéo phần còn trống trên các hóa đơn GTGT là bắt buộc, song không phải người viết có thể tùy ý gạch chéo. Dưới đây là 04 cách gạch chéo hóa đơn GTGT đúng quy định:GTGT số 1.Cách gạch chéo hóa đơn
Cách gạch chéo hóa đơn GTGT số 2.
Cách gạch chéo hóa đơn GTGT số 3.
Cách gạch chéo hóa đơn GTGT số 4.
4. Những nguyên tắc cần lưu ý khi lập hóa đơn GTGT
Nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ cho hóa đơn GTGT, bên cạnh quy định gạch chéo hóa đơn, bạn và doanh nghiệp cũng cần nắm được các nguyên tắc cần lưu ý khi lập loại hóa đơn này.
Những nguyên tắc cần lưu ý khi lập hóa đơn GTGT.
Căn cứ vào Điều 16, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ các nguyên tắc lập hóa đơn GTGT như sau:
4.1. Nội dung hóa đơn đảm bảo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các hóa đơn GTGT được lập phải đảm phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tuân thủ các quy định sau: - Không được tẩy xóa hay sửa chữa. - Nếu là hóa đơn viết tay phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai và tuyệt đối không dùng mực đỏ.
- Hóa đơn GTGT phải có chữ số và chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và phải gạch chéo phần còn trống [nếu có].
4.2. Nội dung trên hóa đơn phải đảm bảo tính thống nhất
Với những hóa đơn GTGT giấy viết tay thì hóa đơn phải đảm bảo được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn GTGT phải được thống nhất với nội dung của tất cả các liên hóa đơn có cùng một số.
4.3. Hóa đơn phải lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Đối với các tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc có nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải này phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm của tổ chức kinh doanh phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn đã được phân chia. Đối với các tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì các tổ chức kinh doanh này phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn sẽ được tính từ số nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp tới bạn các quy định gạch chéo hóa đơn. Mọi thắc mắc hay muốn tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //einvoice.vn/
Các tin tức liên quan:
19/08/2020-19647 lượt xem
Khi viết hóa đơn kế toán có thể ghi sai một vài thông tin trên hóa đơn như là: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng... Tất cả những sai sót đó sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Vì vậy kế toán cần phải biết cách xử lý nhưng sai sót đó khi gặp phải viết sai hóa đơn GTGT.
Căn cứ pháp lý:
+ Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
+ Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC [sửa đổi TT 39]
Để cho dễ hiểu Kế Toán Thiên Ưng sẽ phân biệt ra các trường hợp như sau:
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
Theo khoản 1 - Điều 20 của TT 39: "1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."
Cụ thể cách xử lý như sau:
- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai [không xé].
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới [đúng], xé và giao liên 2 cho khách hàng.
- Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới [đúng], xé và giao liên 2 cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
=> Cả 2 trường hợp trên bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới đúng xuất lại để kê khai hạch toán. Còn hóa đơn viết sai đã gạch chéo là các hóa đơn Xóa bỏ chúng ta chỉ lưu giữ không dùng để kê khai hạch toán. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn cho số hóa đơn viết sai đã gạch chéo này vào cột "Xóa bỏ".
Chú ý: Vì chúng ta chưa giao hóa đơn cho khách hàng nên Bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn nhé.
[Cách xử lý trên là dành cho trường hợp hóa đơn viết sai và được phát hiện ra sai sót trước khi giao hóa đơn Liên 2 cho khách hàng - KHÔNG BIỆT LỖI SAI SỐT TRÊN HÓA ĐƠN LÀ GÌ.]
2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
a, Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 - điều 20 của Thông tư 39: "2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."
Cụ thể các bước thực hiện:
+Bước 1:Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn [2 bản - mỗi bên giữ 1 bản].
Tải về:Mẫu biên bản thu hồi hóađơn.
+Bước 2:Thu hồi [lấy lại] hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó.Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
+Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới [theo đúng quy định ].
Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
[Bên bán và bên mua dùng hóa đơn xuất lại [đúng] để kê khai và hạch toán.
Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ [gạch chéo] không dùng để kê khai hạch toán.]
b, Đã kê khai thuế:
Theo khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-]."
Các bước thực hiện:
+Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhậnhoặc điều chỉnh hóa đơnsai sót.
[lập2 bản - mỗi bên giữ 1 bản]
Xem chi tiết:Mâu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót
+Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
Cáchxử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
TH1:Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT [đã kê khai thuế]:
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
[Xem chi tiết tại đây:Mẫu và cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm]
[có hướng dẫn cách kê khai cụ thể]
Chú ý:Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm [tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm]. Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.
Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
TH2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
[Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC]
Kế Toán Thiên Ưng xin chúc tất cả các bạn làm tốt!