Cách hạn chế quyền truy cập vào một thư mục trong Google Drive được chia sẻ

Trong lực lượng lao động từ xa và phân tán ngày nay, nhân viên thường chia sẻ tài liệu trên các nền tảng cộng tác trên đám mây mà không nghĩ đến hậu quả. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những rủi ro bảo mật không chủ ý khiến nhóm CNTT và bảo mật sẽ mất nhiều thời gian không cần thiết để giải quyết.  

Khả năng hạn chế những người có quyền truy cập vào tài liệu nhạy cảm của công ty bạn trong Google Workspace là một phần quan trọng trong bảo mật tài liệu. Bạn muốn kiểm soát ai có thể sao chép, in hoặc tải xuống một số tệp nhất định hoặc ngăn người chỉnh sửa chia sẻ lại nội dung với những người không có quyền truy cập. Điều này giúp tăng cường tình trạng bảo mật của bạn và giảm thiểu rủi ro truy cập đến từ việc vô tình hoặc cố ý chia sẻ quá mức.  

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách bảo vệ tốt nhất các tệp của bạn bằng cách hạn chế quyền truy cập trong Google Workspace. Tất cả người dùng có tài khoản Google Workspace, không chỉ quản trị viên, có thể thực hiện một số hành động này.  

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu

  1. Cách ngăn biên tập viên chia sẻ lại nội dung và thay đổi quyền truy cập
  2. Cách ngăn sao chép, in hoặc tải xuống tệp trong Drive của tôi
  3. Cách quản trị viên có thể hạn chế tệp f rom được sao chép, in hoặc tải xuống trong bộ nhớ dùng chung 

Cách ngăn Biên tập viên chia sẻ lại và thay đổi quyền truy cập

Nó là gì?

Nếu một người dùng có tệp mà họ sở hữu trong Drive chứa nội dung nhạy cảm, thì họ có thể ngăn bất kỳ ai có quyền Trình chỉnh sửa chia sẻ lại tệp đó và thay đổi quyền truy cập của tệp đó. Bạn có thể thiết lập để chỉ chủ sở hữu mới có thể chia sẻ hoặc thiết lập quyền.  

Tại sao nó quan trọng

Trong các trường hợp thông thường, nếu người dùng đang chia sẻ với người có quyền truy cập Trình chỉnh sửa, họ có thể dễ dàng thay đổi quyền chia sẻ đối với tệp đó. Điều này dẫn đến Rủi ro truy cập và chủ sở hữu tệp hiện có quyền kiểm soát hạn chế đối với những người đang chia sẻ tài liệu của họ hoặc đặt quyền của họ. Ngăn người chỉnh sửa có các kiểm soát thay đổi quyền chia sẻ lại và truy cập là cách tốt nhất nếu người dùng đang chia sẻ tài liệu có nội dung cực kỳ nhạy cảm nhưng ít áp dụng hơn cho các loại tệp khác.  

Làm thế nào để làm nó

  1. Mở màn hình chính cho Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày
  2. Chọn một hoặc nhiều tệp để giới hạn
  3. Clickshare” hoặc biểu tượng “Người được chia sẻ”
    Cách hạn chế quyền truy cập vào một thư mục trong Google Drive được chia sẻ

4. Ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng “Cài đặt”

Cách hạn chế quyền truy cập vào một thư mục trong Google Drive được chia sẻ

5. Bỏ chọn “Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ. ”

Cách hạn chế quyền truy cập vào một thư mục trong Google Drive được chia sẻ

6. Nhấp vào “Xong. ”

Cách ngăn tệp bị sao chép, in hoặc tải xuống

Nó là gì?

Người dùng có thể ngăn những người có quyền truy cập Người nhận xét và Người xem tải xuống, in hoặc sao chép tệp. Bất cứ khi nào Người nhận xét hoặc Người xem thử điều này với tệp được chia sẻ, các tùy chọn đó sẽ chuyển sang màu xám và không khả dụng với họ.  

Tại sao nó quan trọng

Chúng tôi hiểu rằng có rất nhiều cách giải quyết cho phương pháp này, tuy nhiên, nó giúp ngăn việc vô tình tải xuống và sao chép các tệp không cần lưu vào máy tính cá nhân hoặc công ty của mọi người. Nó thêm một lớp bảo vệ khác cho các tệp nhạy cảm và ngăn ngừa lỗi của con người nhưng sẽ không làm được gì nhiều để ngăn chặn ai đó có ý đồ xấu nghiêm trọng.  

Cách thực hiện trong Drive của tôi

  1. Mở màn hình chính cho Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày
  2. Chọn một hoặc nhiều tệp để giới hạn
  3. Nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” hoặc “Người được chia sẻ”
  4. Ở trên cùng, hãy nhấp vào “Cài đặt . ”
  5. Bỏ chọn “Người xem và người bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép. ”
  6. Nhấp vào “Lưu” > “Xong. ”
    Cách hạn chế quyền truy cập vào một thư mục trong Google Drive được chia sẻ
    Cách quản trị viên có thể ngăn sao chép, in hoặc tải tệp xuống trong bộ nhớ dùng chung 
  1. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến “Ứng dụng” > “Google Workspace” > “Drive và Tài liệu. ”

  2. Chọn “Quản lý bộ nhớ dùng chung. ”
  3. Di chuột qua bộ nhớ dùng chung và nhấp vào nút “Cài đặt”
  4. Bỏ chọn "Cho phép người quản lý sửa đổi cài đặt của bộ nhớ dùng chung" để ngăn mọi người ghi đè cài đặt mặc định cho bộ nhớ dùng chung
  5. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp để sửa đổi bất kỳ tùy chọn nào sau đây
    • Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn—Cho phép hoặc ngăn những người bên ngoài truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung
    • Chia sẻ với những người không phải là thành viên—Cho phép hoặc ngăn các thành viên của bộ nhớ dùng chung cấp cho những người không phải là thành viên quyền truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung
    • Tải xuống, sao chép và in—Cho phép hoặc ngăn người nhận xét và người xem tải xuống, sao chép và in các tệp trong bộ nhớ dùng chung

Khả năng hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm là một công cụ mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể sử dụng trong Google Drive của họ. Nhân viên có thể ngăn người chỉnh sửa chia sẻ lại hoặc thay đổi quyền truy cập hoặc ngăn sao chép, in hoặc tải xuống tệp. Quản trị viên có thể giới hạn quyền truy cập hơn nữa bằng cách đặt các hạn chế đối với bộ nhớ dùng chung. Mặc dù có những cách giải quyết đối với những phương pháp này, nhưng việc ngăn chặn những hành động này sẽ bổ sung thêm một lớp bảo vệ cho tài liệu công ty của bạn. Để có được khả năng hiển thị và kiểm soát toàn diện hơn đối với các tệp của mình, bạn có thể sử dụng một