Cách tạo chữ ký điện tử trong Excel

Ký trên word.

Lưu ý: Hỗ trợ ký số trên Microsoft Word từ phiên bản 2013 trở lên. [Khuyến nghị dùng Microsoft office từ phiên bản 2016].

Có 2 dạng ký trên văn bản Word: Ký có xác định vị trí và ký không xác định vị trí.

Để ký điện tử trên file Word bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Ký văn bản Word không xác định vị trí.

Bước1:Mởvăn bản Word mà bạn cần ký số từ máy tính của bạn,giaodiệnmànhìnhwordhiệnra [1], nhấnchọnFile[2].

Bước2:ChọnInfo [1]=>Protect document[2] ->Add a digital signature [3]đểthêmchữkýsốvàoWord.

Bước 3: Giao diện màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn chọn Approved this document [2] Sau đó nhấn change [3 nếu trường hợp máy tính cắm nhiều USB thì cần chọn đúng USB Token của công ty cần ký], nếu chỉ cắm 1 USB Token thì bạn không cần nhấn vào mục này.

Bước 4: Nhấn sign => màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn nhập mã pin vào. Sau đó nhấn đăng nhập thì đã hoàn tất việc ký số trên văn bản Word.

Thôngbáođãkýđiệntửthànhcôngchovănbảnhiệnra =>bạnnhấnok.

SaikhiđãhoàntấtviệckýsốtrênvănbảnWord,bạnvàolạiFile=>info=>recoverable signaturesđểxemlạivănbảnđãký.

Khiđógiaodiệnmànhìnhsẽhiểnthịnhưhìnhbêndưới,khungchữ kýbêngócphảimànhìnhsẽhiểnthịchữkýsốđãkýtrênvănbản.

Vậy là bạn đã ký thành công văn bản Word không chọn vị trí ký, đối với hình thức ký không chọn vị trí bạn chỉ có thể xem thông tin chữ ký tại góc phải màn hình và chữ ký không hiển thị trên văn bản

Bạn có thể click chuột phải chọn signatures details [để xem chi tiết thông tin chữ ký đã ký trên văn bản] hoặc chọn remove signature [để gỡ bỏ chữ ký đã ký trên văn bản

2. Ký văn bản Word xác định vị trí.

Bước 1: Bạn để trỏ chuột vào chỗ cần ký.

Mởvăn bản Word mà bạn cần ký số > chọn Insert > Signature Line > điền thông tin vào bảng Signature Setup > OK.

Bước 2: Bạn nhấn phải vào khung chữ ký > chọn Sign.

Bước 4: Chọn logo cho chữ ký [nếu có] bằng cách nhấn vào Select Image > chọn logo > nhấn Sign.

Bước 5: Nhập mật khẩu của chữ ký > nhấn đăng nhập > nhấn OK để hoàn tất việc ký.

Chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản như hình bên dưới.

Như vậy là bạn đã hoàn thành các bước ký văn bản Word xác định vị trí, đối với hình thức ký này bạn có thể xem chữ số thể hiện trực tiếp trên văn bản.

Để tránh những trường sao chép, chỉnh sửa văn bản word đã ký, bạn tiến hành khóa văn bản không cho phép chỉnh sửa theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục Review, bấm chọn vào mục Restrict Editing.

Bước 2: Tích chọn vào ô Allow only this type of editting in the document, sau đó chọn vào mục Filling in forms.

Bước 3: Nhấn vào Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 4: Bạn đặt mật khẩu cho văn bản word. Bạn nhập mật khẩu vào ô Enter new password và nhập lại mật khẩu ở ô Reenter password to confirm. Sau đó nhấn vào OK để lưu lại.

Quay lại văn bản Word bạn sẽ thấy:

• Tất cả công cụ định dạng đều bị ẩn đi.
• Không thể quét chọn hoặc sao chép được.

Như vậy là bạn đã thực hiện thành công, văn bản word không sửa được sẽ ngăn chặn người khác sao chép và sửa định dạng cho văn bản. Muốn chỉnh sửa được bắt buộc bạn phải nhập đúng mật khẩu.

Ký trên excel.

Thực hiện tương tự như word.

1. Không xác định vùng ký.

Bước1:Mởfile excelcầnký=>chọnmenuFile

Bước2:chọnInfo=>ProtectWorkbook.SauđóchọnAdd a digital signatuređểthêmchữkýsốvàoExcel.

Bước3: Giaodiệnmànhìnhsẽhiểnthịranhưbêndưới,chọnApproved this documentvànhắnchange[nếucầnthayđổichữkýsố].

Bước4:Nhấnsign=>mànhìnhhiểnthịnhưhìnhbêndướibạnchỉcầnnhậpmãpinvàchọnđăngnhập.

Đếnkhihiểnthịthôngbáođãkýhoàntấtnhưhìnhbêndưới=>nhấn Ok

Giaodiệnmànhìnhsẽtrảvềnhưhìnhbêndưới=>chọnviews signaturesđểxemfile excelvừađượckýđiệntửthànhcông.

Tại màn hình này bạn có thể click chuột phải vào chỗ hiển thị chữ ký số bên góc phải màn hình rồi chọn signature details [ để xem chi tiết chữ ký số đã ký trên file excel] hoặc remove signature [nếu muốn gỡ bỏ chữ ký số đã ký trên văn bản].

2. Xác định vùng ký.

Bước 1: nhấn vào Insert > Signature Line > nhập thông tin vào bảng Signature > nhấn OK.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào chữ ký > chọn sign.

Bước 3: Nhấn vào Select image để chọn logo.

Bước 4: Nhấn chọn Sign > Yes > Ok để ký.

Chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản như hình bên dưới.

Ký trên PDF.

Lưuý:đểcóthểthựchiệnkýsốtrênvăn bản pdfbạncầnphảitảifoxitreader versioncaohơnphiênbản9.5.0.[Tham khảo tải Foxit Reader tại đây].

Bước1:Mởvăn bản pdfcầnkývớiphầnmềmfoxitreader[cụthểclickchuộtphảivàovăn bản pdfcầnkýchọnopen with=>chọnfoxitreader].

Bước2:ChọnProtect=>Sign&certify=>place signature.

Bạnkéochuộtvàovùngcầnthểhiệnchữkýđiệntửởtrênvăn bản pdf =>mànhìnhsẽhiểnthịnhưhìnhbêndưới.

Tại đây bạn có thể thao tác thiết kế mẫu chữ ký hiển thị trên văn bản theo các bước sau:

Tại hộp thoại Sign Document bạn chọn Appearance Type -> Create New Style.

Tại đây bạn có thể thiết kế mẫu chữ ký bằng cách chọn Draw -> Draw Signature nếu muốn thiết kế chữ ký tay trực tiếp:

Hoặc chọn Imported graphic -> Browse để chèn hình ảnh mẫu chữ ký có sẵn:

Bạn có thể chọn thông tin hiển thị trên chữ ký số bằng cách nhấn chọn những thông tin trong phần: Configure Text.

Sau khi thiết kế xong mẫu bạn chọn OK để lưu lại mẫu chữ ký.

Bước3:Bạn nhấn Sign -> chọn vị trí lưu file đã ký:

Nhấn save=>nhậpmãpinvànhấnđăngnhập.

Lưu ý: Để đảm bảo thông tin trong văn bản không bị chỉnh sửa, sao chép bạn nên khóa văn bản trước khi nhấn Ký.

Để khóa văn bản, bạn nhấn chọn Lock Document After Signing như hình bên dưới.

Nhưvậythaotáckýsốtrênvăn bản pdfđãhoàntất.Bạncóthểvàoổđĩađãlưuvăn bảnlúcnãyđểxemlạivăn bảnđãthựchiệnký.

Các bước kiểm tra thông tin chứng thư số.

Sau khi thực hiện ký trên pdf thành công, bạn có thể xem và kiểm tra được thông tin của chứng thư số:

Bước 1: Bạn mở văn bản pdf đã được ký số, tick chọn vào biểu tưởng ký số như hình bên dưới.

Bước 2: Khi đó ở bên trái màn hình sẽ hiển thị chứng thư số đã ký được ký bởi Công ty.

Bước 3: Bạn nhấn chuột vào chứng thư số, chọn mục Signature Details.

Ở đây, bạn chọn mục Certificate Details, khi đó hệ thống sẽ hiển thị thông chứng thư số.

Bước 4: Để có thể kiểm tra kỹ hơn về thông tin của Công ty đã thực hiện ký [như email, số điện thoại] bạn chọn Details, nhấn Subject.

Khi đó những thông tin về số điện thoại, email, mã số thuế,.. của Công ty ký số sẽ được hiển thị ra.

Lưu ý: ở mục CN sẽ có 3 trường hợp: chữ ký số cá nhân, chữ ký số tổ chức và chữ ký số cá nhân trong tổ chức.

Bạn có thể xem thao tác cụ thể tại video sau:

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Video liên quan