Hiện nay việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo các văn bản, giấy tờ, đơn từ… là việc làm thường xuyên của mọi người. Nhưng để có một văn bản đẹp, đúng chuẩn thì nhiều người còn khó khăn trong việc chỉnh sửa.
Vậy làm sao để trình bày một văn bản, đơn từ.. trong Word đẹp, các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây.
Thông thường thì các văn bản thông thường sử dụng khổ giấy A4, khoảng cách lề trên và lề dưới là 2.5 cm, trái 3cm và phải 2cm, các kiểu chữ thông dụng như: Times New Roman [Unicode], .VnTime [TCVN]… , kích cỡ chữ trung bình khoảng 13pt, khoảng cách giãn dòng 1.5 lines.
Chọn khổ giấy
Chọn Page Layout -> Size -> A4.
Căn lề cho văn bản
Quy định về tiêu chuẩn định lề trong văn bản [đối với khổ A4 210mm x 297mm].
Lề trên: cách mép trên từ 20 -25 mm.
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm.
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm.
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Bước 1: Đầu tiên các bạn cần thay đổi đơn vị trong Word từ inch sang centimet, chọn File -> Options.
Trong Word Options các bạn chọn Advanced, tại phần Display các bạn chọn đơn vị đo là Centimeters trong mục Show measurements in units of và nhấn OK.
Bước 2: Tiếp theo các bạn chọn thẻ Page Layout -> Margins -> Custom Margins để thiết lập thông số căn lề cho văn bản Word.
Trong hộp thoại Page Setup, tại thẻ Margins, các bạn nhập thông số trong phần Margins:
- Top: căn lề trên.
- Bottom: căn lề dưới.
- Left: căn lề trái.
- Right: căn lề phải.
Sau đó các bạn nhấn OK để hoàn tất.
Giãn dòng cho văn bản
Bước 1: Các bạn chọn [bôi đen] đoạn văn bản cần giãn dòng và nhấn chuột phải chọn Paragraph.
Bước 2: Trong hộp thoại Paragraph các bạn chọn thẻ Indents and Spacing, các bạn chọn khoảng cách với đoạn trước [Before], khoảng cách với đoạn sau [After] và khoảng cách dòng trong phần Line spacing thường là 1.5 lines. Sau khi thiết lập xong các bạn nhấn OK.
Hoặc các bạn có thể chỉnh giãn dòng nhanh bằng cách bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng. Trong thẻ Home trên thanh Ribbon, các bạn tìm đến phần Paragraph và chọn biểu tượng Line and Paragraph Spacing. Xuất hiện các khoảng cách giãn dòng các bạn chọn 1.5.
Sử dụng Align để căn chỉnh
Các bạn chọn [bôi đen] đoạn văn bản cần chỉnh align, trong thẻ Home phần Paragraph các bạn chọn chế độ Align cần căn chỉnh. Có 4 lựa chọn:
- Align Text Left: chỉnh sát lề trái [hoặc tổ hợp phím Ctrl + L].
- Center: chỉnh giữa dòng [hoặc tổ hợp phím Ctrl + E].
- Align Text Right: chỉnh sát lề phải [hoặc tổ hợp phím Ctrl + R].
- Justify: chỉnh đều hai bên của dòng [hoặc tổ hợp phím Ctrl + J].
Ví dụ:
- Các bạn chọn Align Text Right [chỉnh sát lề phải] các bạn sẽ được:
- Chọn Center [chỉnh giữa dòng]:
- Chọn Justify [chỉnh đều hai bên của dòng] các bạn được:
Như vậy với một số thao tác được trình bày trong bài viết, các bạn đã có thể trình bày văn bản, tài liệu Word đẹp, đúng chuẩn cơ bản nhất của Word. Chúc các bạn thành công!
Soạn thảo văn bản là một công việc khá đơn giản đối với nhân viên văn phòng. Đặc biệt là những tính năng đơn giản như căn lề, thay đổi Font chữ… để làm cho văn bản dễ nhìn và thu hút người đọc hơn.
Tuy nhiên, để có một văn bản đẹp yêu cầu rất cao về sự sáng tạo cũng như thời gian đầu tư vào. Đừng lo, ThuthuatOffice sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về cách trình bày Word đẹp ở ngay dưới đây.
Cách soạn thảo và căn chỉnh văn bản
Căn lề trình bày Word chuẩn
Căn lề trình bày là một trong những cách trình bày Word đẹp. Tuy nhiên, phải căn lề như thế nào mới chuẩn, cùng đón xem nhé.
Bước 1: Vào File, chọn Options để thay đổi đơn vị inch sang centimet.
Hộp thoại mới xuất hiện. Vào Advanced, chọn đơn vị đo là Centimeters trong Show measurements in units of ở mục Display. Sau đó nhấn OK.
Bước 2: Vào tab Page Layout, chọn Margins > Custom Margins…
Bước 3: Cửa sổ mới xuất hiện. Tại tab Margins, nhập thông số vào các ô tương ứng như trong hình.
Lưu ý: Quy định về tiêu chuẩn căn lề trong văn bản [đối với khổ A4]
- Top [lề trên]: Cách mép trên khoảng 20-25mm
- Bottom [lề dưới]: Cách mép dưới khoảng 20-25mm
- Left [lề trái]: Cách mép trái khoảng 30-35mm
- Right [lề phải]: Cách mép phải khoảng 15-20mm
Sử dụng Align trình bày Word đẹp
Sử dụng Align cũng là một cách trình bày Word đẹp khác. Đầu tiên, bôi đen đoạn văn bản muốn chỉnh Align. Tại tab Home, chọn chế độ Align cần căn chỉnh trong Paragraph.
- Align Text Left [tổ hợp phím Ctrl + L]: Chỉnh sát lề trái
- Center [tổ hợp phím Ctrl + E]: Chỉnh giữa dòng
- Align Text Right [tổ hợp phím Ctrl + R]: Chỉnh sát lề phải
- Justify [tổ hợp phím Ctrl + J]: Chỉnh đều hai bên của dòng
Cách giãn dòng trong Word
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng, nhấn chuột phải và chọn Paragraph.
Bước 2: Hộp thoại Paragraph xuất hiện. Trong thẻ Indents and Spacing, nhập thông số vào Before và After. Ở mục Line Spacing chọn một trong các mục:
- Single: Khoảng cách bằng một dòng bình thường
- 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rưỡi
- Double: Khoảng cách bằng hai dòng bình thường
- At least: Khoảng cách ít nhất
- Exactly: Khoảng cách bằng
- Multiple: Khoảng cách gấp số lần
Hoặc để giãn dòng trong Word, bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng. Tại tab Home, chọn biểu tượng Line and Paragraph Spacing trong Paragraph. Chọn khoảng cách dòng bạn muốn.
Cách giãn chữ trong Word
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần căn chỉnh. Tại tab Home, click chuột vào hình mũi tên bên dưới góc phải trong mục Font.
Bước 2: Hộp thoại Font xuất hiện, chọn Advanced. Điều chỉnh khoảng cách các chữ trong Spacing:
- Để giãn khoảng cách giữa các chữ, chọn Expanded và điền giá trị ở ô By.
- Để rút ngắn khoảng cách giữa các chữ, chọn Condensed và điền giá trị ở ô By.
- Để căn chỉnh về khoảng cách mặc định của Word, chọn Normal.
Bạn có thể xem trước độ co giãn các chữ trong phần Preview bên dưới khung công cụ. Sau đó, nhấn OK để hoàn tất việc căn chỉnh giãn cách chữ.
Cách làm một trang Word đẹp
Sử dụng Format Painter trong Word
Bước 1: Bôi đen vùng văn bản có định dạng muốn copy cho các đoạn văn bản khác. Sau đó, tại tab Home, click chọn Format Painter. Lúc này ở con trỏ chuột xuất hiện thêm một biểu tượng cây chổi.
Bước 2: Để đoạn văn bản khác có định dạng giống hệt định dạng của đoạn văn bản đã copy, hãy chọn đoạn văn bản đó bằng cách bôi đen.
Tạo đường viền trang trí trang Word đẹp
Tạo đường viền trang trí là cách trình bày Word đẹp không thể thiếu trong mỗi file Word.
Tạo đường viền cho toàn trang
Bước 1: Tại tab Design, chọn Page Borders.
Bước 2: Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện. Nhấn chuột vào mục Page Border. Sau đó tùy chỉnh đường viền cho phù hợp với văn bản như trong hình bên dưới. Sau khi hoàn tất, nhấn OK.
Một số thông tin cần lưu ý:
- Settings: Kiểu hiển thị của đường viền dưới dạng Box [hộp], Shadow [dạng bóng], 3-D [dạng 3D], Custom [tự chọn].
- Style: Kiểu hiển thị của viền như nét liền, nét đứt,…
- Color: Màu sắc của đường viền.
- Width: Độ dày, mỏng của đường viền
- Apply to: Cho phép người dùng tạo đường viền bao quanh văn bản đang hiện hay toàn bộ file Word.
Tạo đường viền cho trang đầu tiên
Bước 1: Thiết lập lề trang giấy theo thông số Top 2cm, Bottom 2cm, Inside 3cm, Outside 2cm.
Bước 2: Tại tab Design, chọn Page Borders.
Bước 3: Hộp thoại mới xuất hiện, click chuột chọn Page Border rồi chọn kiểu khung thường dùng cho báo cáo, khóa luận. Tại mục Apply to chọn This Section – First Pages Only.
Bước 4: Chọn Options trong hộp thoại đó. Lúc này, một cửa sổ mới hiện ra. Tại Measurement From, chọn Text rồi bỏ các tùy chọn bên dưới. Mục đích là để giúp trang bìa được bo gần sát mép giấy, khi đóng báo báo không bị hỏng khung viền.
Bước 5: Nếu muốn khung viền có họa tiết trang trí, thì trong hộp thoại Borders and Shading, chọn họa tiết yêu thích ở mục Art.
Một số mẫu bìa Word đẹp
Nếu bạn không có thời gian để thực hiện các cách trình bày Word đẹp. Không sao, dưới đây là một số mẫu bìa Word đẹp và mới nhất bạn có thể tham khảo.
- Mẫu bìa Word dành cho tài liệu giáo dục.
Xem thêm:
- Copy công thức trong Excel
- Làm mờ ảnh trong Word
- Chèn ảnh vào Excel
Như vậy, ThuthuatOffice đã giới thiệu cho bạn các cách trình bày Word đẹp rồi. Còn chần chờ gì mà không thực hành ngay chứ. Đừng quên Like, Share, Comment và đón chờ những thủ thuật hữu ích khác nhé.