Một nhà quản trị giỏi không chỉ vững vàng về chuyên môn mà cần có nghệ thuật ứng xử với cấp dưới. Mỗi nhà lãnh đạo sẽ có những bí quyết riêng trong quản lý nhân viên để tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng và cùng phát triển.
Quá trình quản trị doanh nghiệp là quản lý con người, quản lý một tập thể các thành viên tham gia vào quá trình kinh doanh. Doanh nghiệp của bạn chỉ thực sự phát triển được nếu doanh nghiệp đó giải quyết tốt các mối quan hệ giữa người với người. Do vậy, yêu cầu đặt ra cho bạn trên cương vị là một nhà quản trị đó là xây dựng nghệ thuật ứng xử với cấp dưới như thế nào để phát triển mối quan hệ đó.
Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới được thể hiện như thế nào?
Biết quan tâm tới người dưới quyền
Khi được hỏi điều gì đã làm cho ông trở thành vĩ đại, vua dầu lửa Rockefeller đã trả lời: “nhờ kẻ khác”. Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn đạt được thành công nào đó sẽ không thể thiếu công sức đóng góp của cả đội ngũ nhân viên làm việc dưới quyền của bạn. Là một nhà quản lý, nếu bạn nhận thức về vai trò của tập thể người lao động đối với thành tích của doanh nghiệp thế nào thì bạn sẽ đối xử với những người dưới quyền một cách tương ứng với nhận thức đó. Cũng cần nhớ răng, bạn muốn được cấp trên cư xử với bạn như thế nào thì cấp dưới cũng muốn bạn làm điều tương tự với họ.
Quan tâm đến nhân viên dưới quyền là cách để tạo dựng niềm tin của nhà quản trị
Nhu cầu tình cảm của con người là rất lớn. Trong nghệ thuật ứng xử với cấp dưới bạn càng đáp ứng được nhu cầu tình cảm của nhân viên dưới quyền bao nhiều sẽ càng tạo được ở họ cảm giác an toàn bấy nhiêu. Là một nhà quản lý, thái độ cư xử của bạn với người khác là cực kỳ quan trọng bởi chắc chắn nếu muốn thành đạt thì bạn không muốn cấp dưới mất niềm tin và xa lánh bạn. Thái độ lịch sự, ân cần và quan tâm đến nhân viên, đặc biệt giữ lời cam kết của mình với nhân viên dưới quyền là điều bạn nên làm để tăng cảm tình, tạo dựng lòng tin với họ. Ngược lại, sự thiếu tôn trọng, độc đoán, coi thường hay không giữ lời hứa sẽ làm mất niềm tin và tình cảm từ nhân viên dành cho bạn.
Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới đòi hỏi bạn phải biết quan tâm đến nhân viên, phải thật thân mật, cởi mở nhưng không được phép suồng sã. Điều tối kị là yêu người này, ghét kẻ khác mà không dựa trên kết quả công việc và phẩm chất của họ. “Một sự bất tín, vạn sự bất tin”, bạn mất nhiều thời gian để vun đắp lòng tin với cấp dưới nhưng sẽ còn lâu hơn rất nhiều để xây dựng lại nếu nó bị phá đi.
Hiểu người
Hiểu người là một trong những điều kiện quan trọng hình thành nghệ thuật ứng xử với cấp dưới bởi chỉ khi bạn thực sự hiểu người khác, bạn mới có thái độ ứng đúng mực với họ. Người gặp hoàn cảnh khó khăn, người thuận lợi; người thông mình, kẻ chậm nhân thức; người thích giao du, kẻ trầm tư; người chín chắn, kẻ hồ đô,… Xã hội tồn tại rất nhiều người có tính cách khác nhau đòi hỏi bạn cần có cách cư xử hợp lý với từng người. Nếu không hiểu họ thì chắc chắn bạn không thể đứng trên lập trường của họ để xem xét và giải quyết sự việc, không hướng được họ làm theo ý mính. Và như thế nếu không hiểu người dưới quyền thì cũng đồng nghĩa răng bạn không thể quản trị được họ hiệu quả.
Lắng nghe ý kiến của nhân viên để hiểu họ hơn
Mặc dù vậy, không phải nhà lãnh đạo nào cũng nhận thức được những điều như trên. Những nhà lãnh đạo không hiểu người thường đánh giá, phán xét về người khác theo hướng chủ quan, mang đậm màu sắc cá nhân. Rõ ràng, nếu là một người quản lý như thế, bạn đã tự đánh mất lòng tin, sự kinh trọng của mọi người, thâm chí là dần phá đi một tập thể nhân viên mà bạn là người đứng đầu.
Xem thêm: Vai trò ý tưởng kinh doanh trong quản trị kinh doanh
Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới trong thưởng phạt
Là một nhà quản trị, bạn luôn khát khao mình thành đạt và nấc thang mong muốn này là không giới hạn. Vậy thì bạn hãy lấy điều đó để suy ra mong muốn của những người dưới quyền. Schwab đã từng chia sẻ rằng: “Tôi tin rằng tốt hơn nên khuyến khích người ta và cho người ta một lý tưởng để noi tới. Cho nên tôi luôn luôn sẵn sàng khen ngợi một cách thật thà. Tôi không tiếc lời khen và rất dè dặt trong lời chê”. Do vậy, bạn muốn trở thành một nhà quản trị giỏi thì bạn phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề khen, chê; thưởng, phạt; thăng tiến, hạ cấp,… trong ứng xử với cấp dưới.
Tính công minh, chính trực và không thiên vị, không ác cảm với bất kì ai chính là điều mà cấp dưới cần nhất ở mỗi nhà quản lý. Khi bạn thể hiện được tính công bằng trong thưởng phạt cũng là lúc bạn đã tạo ra lòng tin, vun đắp và khuyến khích tính hướng thiện, hướng tới những giá trị đích thực của cuộc sống nhân viên cấp dưới. Đó cũng là điều kiện để bạn tạo ra một tập thể vững mạnh, gắn bó và làm việc hết mình vì mục tiêu chung. Khi đó, bạn không chỉ là thủ trưởng mà còn là thủ lĩnh của cả một tập thể bởi ngoài uy quyền bạn còn nhận được sự tin yêu, quý trọng từ những người khác.
Khen chê, thưởng phát cần công bằng, đúng lúc, đúng chỗ
Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới trong khen chê, thưởng phạt cần phải đúng lúc, đúng chỗ và phải tế nhị. Thực tế cũng cho thấy nhiều nhà quản trị đã rất thành công trong việc khuyến khích tính nhiệt tình, sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tập thể chỉ thông qua hình thức khen thưởng rất tế nhị. Chẳng hạn, mọi nhân viên làm việc tốt trong năm đều được tiền thưởng đựng trong phong bì mà chỉ mình biết được số tiền là bao nhiêu. Khen để hướng thiện, kích thích sự vươn lên của con người là một việc khó nhưng phê bình, chê để người khác nhận ra được khuyết điểm của họ và sửa chữa lại còn khó hơn nhiều lần. Có thể thấy, trong mọi trường hợp, bạn chỉ đạt được mục đích nếu tỏ rõ thái độ thực sự ngụ ý xây dựng chứ không chỉ trích cấp dưới khi họ phạm sai lầm. Đó mới thực sự là nghệ thuật ứng xử với cấp dưới của một nhà quản trị giỏi.
Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới là một nghệ thuật quản trị mà bất cứ nhà quản lý nào đều không thể bỏ qua. Bởi vậy, hãy là một nhà quản trị biết quan tâm đến nhân viên cấp dưới, hiểu họ và biết thưởng phạt hợp tình hợp lý để hoàn thiện bản thân và trở thành những nhà quản trị thành công trong tương lai.
Cấp dưới là những cộng sự đắc lực và là người bạn trong công việc, vì vậy việc xây dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới là nhân tố ưu tiên hàng đầu để trở thành người lãnh đạo thành công. Tuy nhiên, nhiều người ở vị trí cao thường cho rằng cấp dưới mới phải chú trọng tới mối quan hệ với cấp trên và phớt lờ trách nhiệm này. Vậy cần có những kỹ năng giao tiếp gì để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới, đạt kết quả công việc như ý?
Đừng tiếc một lời khen
Những nhà lãnh đạo thành công thường biết những việc gì mà nhân viên mình làm tốt và có sự ghi nhận kết quả một cách xứng đáng. Bạn không nên chỉ khuyến khích nhân viên bằng tiền thưởng mà còn động viên họ bằng một lời khen ngợi khi nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc hoặc có một ý tưởng mới, một phương án kinh doanh sáng tạo. Một lời khen chân thành của người lãnh đạo sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích những người dưới quyền làm việc chủ động, sáng tạo, say mê với công việc hơn. Việc lựa chọn thời điểm, từ ngữ thích hợp sẽ giúp việc truyền tải “những lời có cánh” tới cấp dưới một cách nghệ thuật, tế nhị sẽ mang lại kết quả như bạn mong muốn.
Khiến trách đúng cách
Khen chê là cả một nghệ thuật. Nhiều người lãnh đạo thường nghĩ rằng nếu mình nhắm mắt làm ngơ những lỗi lầm của nhân viên thì sẽ nhận được sự kính trọng của cấp dưới. Suy nghĩ sai lầm này sẽ không chỉ kéo công việc của bạn mà còn của cả nhóm đi xuống. Vì vậy, đừng ngần ngại khi phê bình khi cấp dưới không làm tốt công việc được giao. Cùng với đó, bạn cũng nên tìm hiểu nguyên nhân tại sao họ lại làm không tốt nhiệm vụ, tránh đưa ra những nhận xét cá nhân, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên.
Làm chủ cảm xúc
Đây là kỹ năng đòi hỏi bạn cần phải thường xuyên rèn luyện bởi cảm xúc là thứ khó điều khiến và kiểm soát. Một phút nóng giận hay một quyết định cảm tính của bạn có thể khiến một kế hoạch thất bại, công ty gặp khó khăn. Vì vậy, kể cả trong lúc bực tức, bạn cũng nên giữ bình tĩnh, tìm ra cách giải quyết chứ không nên la lối, trút giận vào người khác, điều đó chỉ khiến nhân viên của bạn ức chế thêm và mất hứng thú làm việc mà thôi. Một người lãnh đạo giỏi phải là người biết kiểm soát tốt cảm xúc của mình.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau
Theo Tom Cronin – quản lý tại công ty Twinings and Company “Bạn phải hiểu rằng mọi người đều khác biệt, và khi làm quản lý, bạn phải biết cách linh hoạt điều chỉnh để giúp họ thành công. Hãy đối xử với nhân viên bằng sự tôn trọng, cung cấp những hướng dẫn và sự lãnh đạo mà họ kỳ vọng”. Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả công việc sẽ tốt hơn. Xây dựng niềm tin với cấp dưới giúp bạn rút ngắn được khoảng cách mọi người trong khi làm việc.
Đưa ra nhiều lựa chọn
Chắc chắn khi làm việc, không thể tránh khỏi những lúc bất đồng quan điểm giữa cấp trên và cấp dưới. Vì vậy, để giải quyết được vấn đề này, bạn không nên chỉ đưa khăng khăng giữ nguyên ý kiến của mình và bắt cấp dưới phải làm theo. Hãy đưa nhiều lựa chọn để cả nhóm có thể thảo luận và cùng chọn ra phương án tốt nhất, như vậy không chỉ tháo gỡ được sự khó chịu mà còn tránh đẩy xung đột và mâu thuẫn tăng cao hơn.
Thấu hiểu nhân viên
Để làm được điều này bạn phải thật sự là một lãnh đạo luôn sâu sát với nhân viên của mình, biết được năng lực, sở trường và cách khắc phục những điểm yếu của họ. Đồng thời, bạn cũng cần tìm hiểu về những khó khăn, trở ngại trong công việc và những kiến nghị của nhân viên. Từ đó, bạn có thể đặt ra những điều chỉnh phù hợp cả về cơ cấu tổ chức cũng như vai trò nhiệm vụ cụ thể của từng người. Nếu làm được việc này chắc chắn bạn sẽ được nhân viên tin tưởng và nể trọng, đồng thời góp phần xây dựng sự đoàn kết trong nhóm, tạo động lực để cả nhóm cùng tiến lên.
Tạo không khí vui vẻ
Một người lãnh đạo chuyên nghiệp luôn có cách để tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái trong mọi tình huống. Cuộc những cuộc họp hay tranh luận căng thẳng về một vấn đề nào đó mà có một lời động viên, một câu nói hài hước, dí dỏm từ sếp thì sẽ khiến mọi người thoải mái hơn và biết đâu, công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Bên cạnh công việc, bạn nên hãy học cách sát lại với mọi người thông qua các hoạt động vui chơi, giải trí. Tình cảm giữa các thành viên trong nhóm là một trong những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu các xung đột khi làm việc.
Đưa ra lời khuyên hữu ích
Là người lãnh đạo giỏi, bạn cũng cần phải có kỹ năng lắng nghe những thắc mắc của cấp dưới và chia sẻ với họ những lời khuyên hữu ích. Khi có vấn đề rắc rối, bạn phải đặt mình vào hoàn cảnh cụ thể để từ đó đưa ra lời khuyên và có hướng giải quyết hợp tình hợp lý. Như vậy sự tương tác giữa bạn với nhân viên sẽ tăng lên đáng kể và họ sẽ cảm thấy gần gũi hơn với bạn. Khi đó, bạn không chỉ thu được những thông tin cần thiết, thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới mà còn là hình thức động viên để họ làm việc tốt hơn.
Công bằng
Khi làm việc, bạn hãy bỏ qua hết sự thù hằn, ý kiến cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh để giảm thiểu tối đa va chạm, mâu thuẫn… với nhân viên. Một người sếp tốt sẽ biết cách làm việc và ra những quyết định công bằng để dẫn dắt cả nhóm cùng hăng say làm việc và hướng đến những mục tiêu chung chứ không phải chăm chăm xét nét và phán đoán dựa trên cảm tính cá nhân. Sự công bằng còn khuyến khích mỗi nhân viên nỗ lực làm việc để phát huy hết khả năng của mình, đem lại thành công trong công việc.
Việc giao tiếp hiệu quả với cấp dưới không phải một sớm một chiều đã có mà cần phải được liên tục trau dồi và rèn luyện. Đây cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc và sự nghiệp lâu dài của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành một người lãnh đạo được nhân viên yêu quý và tôn trọng, hãy luyện cho mình những kỹ năng trên nhé, thành công sớm sẽ mỉm cười với bạn.
Phương Thảo