Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không là câu hỏi được rất nhiều kế toán doanh nghiệp quan tâm. Hơn hết là đối với những doanh nghiệp đã quen với việc sử dụng hóa đơn giấy. Bài viết này, NewCA sẽ giải đáp đầy đủ những quy định về việc bảng kê kèm hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê trong những trường hợp sau:

• Danh mục hàng hóa, dịch vụ phải ghi nhận nhiều hơn số dòng của hóa đơn;
• Người bán lập thành nhiều hóa đơn hoặc “sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ bán theo hóa đơn.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê là những doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT theo nghị định 123, thông tư 78.

Tại điều 10, nghị định 123 quy định: “Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.” Do đó, bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử chỉ áp dụng với những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.

3. Quy định về hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê theo nghị định 123

Quy định về bảng kê kèm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

• Bảng kê đi kèm HĐĐT cần được lưu trữ song song với hóa đơn cho mục đích kiểm tra, đối soát của cơ quan có thẩm quyền
• Hóa đơn được đính kèm bảng kê cần có ghi chú như sau: “kèm theo bảng kê số…/ngày…/tháng…/năm…”

Ngoài ra, bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử cần:

• Bảng kê phải có ô thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT khi người bán nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, đối chiếu sao cho số tiền thanh toán đúng với số tiền khi trên hóa đơn VAT.
• Đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra, bảng kê cần ghi đúng thứ tự bán hàng theo ngày
• Bảng kê không cần ghi đơn giá nếu hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hóa, dịch vụ bán theo hóa đơn.

\>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại NewCA

Trường hợp hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, một số trường hợp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Cụ thể:

• Được chi cục Thuế quản lý đồng ý: Nếu doanh nghiệp thường xuyên xuất hóa đơn với số lượng hàng hóa quá lớn. Khi đó doanh nghiệp có thể giải trình nên cơ quan thuế để xem xét. Nếu chi cục Thuế đồng ý thì doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê.
• Dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh: Khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch mua hàng, cung cấp dịch vụ và phải xuất hóa đơn điện tử đều đặn định kỳ theo ngày/tuần/tháng và số lượng danh mục dịch vụ/hàng hóa nhiều. Căn cứ theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
  Trường hợp hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê

Nội dung thể hiện trên bảng kê

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê để phù hợp với các hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, bảng kê kèm hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Tên người bán, địa chỉ người bán và mã số thuế của người bán.
• Tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá và thành tiền hàng hóa. Bổ sung mục Tiền thuế GTGT trong trường hợp người bán nộp Thuế theo hình thức khấu trừ.
• Bảng kê đính kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số…Ngày…/tháng…/năm…) và có đủ chữ ký người bán và người mua”.
• Nếu bảng kê nhiều trang thì phải đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai.
• Buộc phải có chữ ký người bán, người mua ở trang cuối cùng của bảng kê và đóng dấu như trên hóa đơn.

Trường hợp “không được” phép lập bảng kê kèm theo HĐĐT

Tại Khoản 1, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, nếu doanh nghiệp xuất bán danh mục dịch vụ, hàng hóa quá dài thì đơn vị có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang.

Như vậy, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử nhiều trang khi danh mục hàng hóa, dịch vụ dài hơn 1 trang. Khi tiến hành lập hoá đơn nhiều trang doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí xác định.

Nếu doanh nghiệp không chắc chắn đơn vị mình có được xuất hoá đơn điện tử kèm bảng kê hay không thì cũng nên xuất hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.

Xử phạt khi hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê không hợp lệ

Khi xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê không hợp lệ, tức không thuộc một trong những trường hợp được phép lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê thì cả hai bên (bên bán và bên mua) đều bị ảnh hưởng. Cụ thể

• Đối với bên bán/bên lập hóa đơn: Phạt tiền từ 200.000 – 1.000.000 VNĐ do không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
• Đối với bên mua/bên nhận hóa đơn: Có thể sẽ bị cơ quan thuế loại đi phần chi phí đó do hóa đơn lập không hợp lệ khi thanh tra, kiểm tra.

Tóm tắt nội dung

Trường hợp nào hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê?

Doanh nghiệp được xuất hoá đơn điện tử kèm bảng kê khi: – Được chi cục Thuế quản lý đồng ý – Có dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh

Trường hợp nào hóa đơn điện tử “không được” xuất kèm bảng kê?

Hoá đơn điện tử xuất kèm bảng kê không hợp lệ đối với doanh nghiệp xuất bán danh mục dịch vụ, hàng hóa quá dài.

Trên đây là đầy đủ những thông tin giải đáp cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không”. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn giải quyết những vướng mắc về hóa đơn điện tử.