Nội dung chính
- Doanh nghiệp đang thực hiện sắp xếp lịch trực excel như thế nào?
- Mẫu sắp xếp lịch trực excel cho doanh nghiệp
- Có nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên?
- Tiết kiệm tối đa thời gian
- Theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả
- Đảm bảo quyền và lợi ích của nhân viên
- Kết luận
- 1. Thông tin chung về phần mềm xếp lịch làm việc
- 1.1 Phần mềm xếp lịch làm việc là gì?
- 1.2 Lợi ích của phần mềm sắp xếp lịch làm việc
- 2. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc
- 3. 1Office – giải pháp chia ca làm việc tốt nhất hiện nay
- Video liên quan
Để tránh trường hợp chồng chéo, người quản lý cần sắp xếp ca trực hợp lý theo lịch làm việc của từng nhân viên. Tuy nhiên, quá trình sắp xếp thủ công thường mất nhiều thời gian và khó đảm bảo được độ chính xác. Vì vậy, các doanh nghiệp cần đến Excel – trợ thủ thông minh giải quyết vấn đề này.
Trong bài viết dưới đây, Happy Time sẽ cùng bạn tìm hiểu quy trình sắp xếp lịch trực Excel hiệu quả. Cùng tham khảo ngay nhé!
Doanh nghiệp đang thực hiện sắp xếp lịch trực excel như thế nào?
Tham khảo thêm:
>> 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự
>> 3 cách chia ca cho nhân viên chuẩn xác dành cho nhà quản lý
>> Cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên nhà hàng và khách sạn
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sắp xếp lịch trực Excel nhằm theo dõi và đảm bảo tiến độ làm việc của nhân viên. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nhiều bộ phận với các khung thời gian làm việc khác nhau, việc sắp xếp lịch trực khoa học, logic lại càng quan trọng.
Bước đầu tiên, các doanh nghiệp cần tạo một danh sách các nhân viên cần trực ca cùng các thông tin cá nhân cần thiết như mã nhân viên, chức vụ, phòng ban…
Sau khi lập được danh sách các nhân viên cần nhân công ca trực, người quản lý sẽ căn cứ vào quy định trực, số lượng nhân viên trong ca và số ca trong 1 ngày để lên phương án sắp xếp. Chẳng hạn, mỗi ca làm việc có 2 nhân viên trực, một ngày có 2 ca trực từ 8h sáng đến 12h55 trưa hoặc từ 1h trưa đến 5h chiều.
Tiếp theo, quản lý sử dụng các hàm tính của Excel để xếp lịch cho từng cá nhân. Lúc này, nhân viên sẽ được cân đối lịch trực sao có có đủ số ngày nghỉ trong 1 tháng và không lặp lại ca trực trong cùng một buổi.
Mẫu sắp xếp lịch trực excel cho doanh nghiệp
Khi đã lên lịch làm việc dự kiến, doanh nghiệp sẽ thông báo lại cho nhân viên để họ có thời gian sắp xếp công việc cá nhân. Lúc này quản lý và nhân viên sẽ tiến hành theo dõi và thực hiện theo đúng lịch trực trên.
Sau khi tìm hiểu cách xếp lịch trực Excel hiện nay, dưới đây là một số mẫu sắp xếp lịch trực excel mà bạn có thể tham khảo như:
DOWNLOAD MẪU SẮP XẾP LỊCH TRỰC EXCEL CHO DOANH NGHIỆP
Có nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên?
Việc sắp xếp lịch trực Excel giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng bài toán chia ca cho nhân viên. Tuy nhiên, Excel không phải một phần mềm được tạo ra dành riêng cho việc sắp xếp lịch trực. Vì vậy, đây không phải một sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp khi muốn quản lý lịch trực của nhân viên.
Đồng thời, cùng với xu hướng chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần đến một ứng dụng công nghệ chuyên nghiệp hơn nhằm giải quyết nhanh, chính xác, hiệu quả công việc.
Theo đó, phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên chính là chìa khóa mở ra hướng giải quyết cho vấn đề này. Mỗi doanh nghiệp đều nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên.
Sắp xếp lịch trực Excel khoa học giúp cân đối khối lượng công việc cho nhân viênTiết kiệm tối đa thời gian
Thay vì phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý, sắp xếp lịch trực cho mỗi nhân viên, hiện nay với phần mềm xếp lịch làm việc, người quản lý chỉ cần bỏ ra vài phút để tạo ca làm việc cho nhân viên thật dễ dàng.
Đặc biệt, một số phần mềm xếp lịch làm việc Happy Time còn hỗ trợ cả 2 nền tảng website và ứng dụng điện thoại. Từ đó, người quản lý có thể xử lý, tạo lập lịch trực ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
Theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả
Việc sử dụng phần mềm xếp lịch trực còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả. Cụ thể, người quản lý có thể phân chia khối lượng cho nhân viên công bằng và giám sát quá trình hoàn thành công việc của từng cá nhân.
Chẳng hạn, bạn có thể theo dõi số ca trực của nhân viên theo ngày, tháng, quý… Từ đó đưa ra đánh giá khách quan về quá trình làm việc của nhân viên dựa trên mức độ chuyên cần và hoàn thành ca trực. Bên cạnh đó, điều này còn liên quan trực tiếp đến kết quả chấm công tính lương của người lao động.
Đảm bảo quyền và lợi ích của nhân viên
Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm chia ca làm việc phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên và những điều bạn cần biết
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Phần mềm sắp xếp lịch trực ra đời không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động. Lịch làm việc của từng nhân viên sẽ được xếp khoa học và người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm lịch trực của mình. Từ đó, phần mềm sẽ giúp hạn chế tình trạng quên lịch trực, gian lận số ca trực…
ngoài ra, công cụ này còn tích hợp đơn từ như đơn xin chuyển ca trực, đơn xin nghỉ,.. Người quản lý có thể kiểm duyệt đơn và trừ vào tổng số ca. Từ đó, tiết kiệm được thời gian công sức và nâng cao độ chính xác trong quá trình xử lý lịch làm việc. Người lao động cũng nâng cao được trải nghiệm làm việc của mình hơn với việc được đảm bảo lợi ích của mình.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết trên của Happy Time, bạn đã có được những thông tin hữu ích về sắp xếp lịch trực Excel cho nhân viên. Sắp xếp lịch trực cho người lao động trong doanh nghiệp không khó tuy nhiên công việc này đòi hỏi sự chính xác, khoa học để cân đối quyền lợi của người lao động. Do đó, bạn nên tìm cho mình một trợ thủ hỗ trợ quá trình này để hoàn thành công việc tốt hơn nhé!
Trong thời đại 4.0, bảng tính excel dần trở thành lỗi thời trong việc quản lý thời gian, sắp xếp lịch làm việc. Nếu bạn mệt mỏi, đau đầu với các vấn đề về phân chia ca làm việc, chấm công cho nhân viên mỗi ngày thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm xếp lịch làm việc nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý phân chia công việc đồng đều, giúp nâng cao năng suất và chất lượng lao động hiệu quả.
1. Thông tin chung về phần mềm xếp lịch làm việc
1.1 Phần mềm xếp lịch làm việc là gì?
Phần mềm xếp lịch làm việc là việc ứng dụng công nghệ giúp theo dõi và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, nhanh chóng. Đối với những doanh nghiệp phân nhiều ca làm việc với nhiều bộ phận hay quản lý với các khung thời gian khác nhau thì phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp ca làm việc một cách nhanh chóng, dễ dàng, logic, không trùng lặp hay dẫm chân lên nhau.
Phần mềm xếp lịch làm việc giúp nhà quản lý chủ động theo dõi công việc nhanh chóngChỉ cần những thao tác đơn giản, trưởng phòng hoặc nhân sự đều có thể tạo ca làm việc cho hàng trăm, hàng nghìn nhân viên một cách dễ dàng dù ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào.
1.2 Lợi ích của phần mềm sắp xếp lịch làm việc
Với xu hướng chuyển đổi số toàn diện trong thời đại 4.0, mỗi cá nhân hay mỗi doanh nghiệp đều đang ứng dụng công nghệ số để khiến công việc trở nên nhanh hơn, hiệu quả hơn. Do đó, phần mềm xếp lịch làm việc là một ứng dụng tuyệt vời không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn mà còn mang đến nhiều lợi ích to lớn như:
Tiết kiệm tối đa thời gian
Nếu như trước kia, bộ phận quản lý hay nhân sự thường phải tốn nhiều thời gian, công sức trong việc sắp xếp lịch, ca làm việc cho mỗi nhân sự trong công ty, đặc biệt ở những mô hình nhân sự phức tạp, chia nhiều ca kíp như doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi. Giờ đây, với phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý chỉ mất vài phút là có thể tạo ca làm việc cho toàn bộ nhân viên một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.
Xếp lịch làm việc bằng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian tối đaTừ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong các hoạt động quản lý nhân sự, đơn giản hóa các công việc khác như quản lý phúc lợi nhân viên; theo dõi thông tin nhân sự; quản lý chấm công tính lương..
Đánh giá nhân sự hiệu quả
Ngoài việc xếp lịch cho nhân viên một cách nhanh chóng, phần mềm quản lý tiến độ công việc hiện nay còn tích hợp nhiều module hữu ích khác mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý như: kiểm soát khối lượng làm việc của một nhân viên, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể biết được người quản lý đã thực hiện nhiệm vụ phân việc của mình tốt chưa. Từ đó giúp người quản lý đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên dễ dàng.
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm xếp lịch mang lại chính là nâng cao trải nghiệm cho nhân viên. Một phần mềm nhân sự tốt lấy khách hàng làm trung tâm, sẽ mang đến cho người dùng trải nghiệm vô cùng tổng quát, dễ sử dụng cho phòng nhân sự và mỗi cá nhân trong công ty bằng công cụ cụ kéo thả, điều chỉnh biểu mẫu và các mẫu báo cáo thông minh..
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên với phần mềm xếp lịch làm việcNgoài ra, công cụ còn tích hợp với đơn từ để xin chuyển ca, xin nghỉ nhanh chóng trên phần mềm. Từ đó, nhà quản trị cũng duyệt và điều chuyển ca làm việc nhanh chóng với mọi thiết bị mà không phải phụ thuộc vào các phòng ban khác.
Như đã thấy, việc áp dụng phần mềm chia ca làm việc giúp chủ doanh nghiệp hệ thống hóa được toàn bộ thông tin công việc của nhân viên, dễ dàng trong việc phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Từ đó, giúp bạn kết nối với phân hệ đánh giá KPI để quản lý chất lượng nhân viên hiệu quả hơn.
2. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc
Phần mềm xếp lịch làm việc hiện là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng
để rút ngắn thời gian, chi phí trong việc chia ca làm việc cho từng nhân sự. Do đó, phần mềm đặc biệt phù hợp với một số ngành nghề sau đây:
– Lĩnh vực lĩnh vực sản xuất, ngành F&B [Food and Beverage Service] – ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, quầy ăn uống sử dụng phần mềm chia ca để đảm bảo tiến độ công việc được trôi chảy, không bị đình trệ vì thiếu người nhưng dư việc. Đối với một số trường hợp nhân viên có thể bị đau ốm hoặc bận việc đột xuất, khi đó họ có thể xin nghỉ hoặc linh hoạt đổi ca cho nhau nếu cần mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung.
– Quán cà phê, chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi sử dụng phần mềm để chia ca để tiết kiệm chi phí trả cho nhân sự; tùy thuộc vào thời điểm đông hay ít khách mà nhà hàng sẽ phân bổ số lượng nhân sự nhiều-ít hợp lý. Từ đó giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, tránh được tình trạng dư người nhưng thiếu việc, trong khi tiền lương vẫn phải trả đủ.
3. 1Office – giải pháp chia ca làm việc tốt nhất hiện nay
1Office hiện là giải pháp quản lý, sắp xếp ca làm cho nhân viên nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại 4.0 hiện nay. Được tích hợp nhiều tính năng thông minh, giờ đây việc chia ca làm việc không còn là nỗi lo, 1Office tự tin hệ thống quản lý chấm công ưu việt nhất, phần mềm xếp lịch làm việc mang đến cho bạn nhiều tính năng tiện lợi như:
1Office – phần mềm xếp lịch làm việc, chia ca tốt nhất hiện nay- Định nghĩa ca: Cho phép cấu hình một ca làm việc
- Cài đặt chính sách chấm công: Cán bộ có thể cài đặt chính sách chấm công [theo quy định của công ty] như trên excel, ngoài ra còn cài đặt người duyệt phân ca, chu tính công, cách thức hiển thị bảng chấm công …
- Phân ca làm việc: Khi định nghĩa ca, trưởng bộ phận có thể tiến hành phân ca làm việc cho người lao động. Việc phân ca làm việc có thể thực hiện theo tuần, theo tháng hoặc mãi mãi. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm giao việc giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc của từng nhân viên hiệu quả.
- Danh sách miễn chấm công: Đối với những trường hợp không cần chấm công như: ban giám đốc, những người làm việc từ xa thì phần mềm sẽ giúp bạn cài đặt một cách nhanh chóng.
- Cài đặt ngày nghỉ: Trên hệ thống cũng đã tích hợp những ngày nghỉ theo quy định, tuy nhiên bạn có thể dễ dàng cài đặt, thêm mới ngày nghỉ một cách nhanh chóng.
Nội dung trên đã chia sẻ tới bạn về phần mềm xếp ca làm việc cũng như lợi ích to lớn mà nó mang lại. Từ đó, đưa ra giải pháp sắp xếp ca làm việc với phần mềm xếp lịch làm việc 1Office giúp nhà quản lý, sắp xếp ca làm việc một cách thông minh, chuyên nghiệp nhất.
Để đăng ký sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình xếp ca làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn. Hãy tham khảo ngay video dưới đây để hiểu hơn về phần mềm chia ca làm việc của 1Office.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: //www.facebook.com/1officevn/
Youtube: //www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA