Cách xử lý outlook bị đầy

Sau một thời gian sử dụng, hộp thư Outlook của bạn sẽ bị đầy. Nghĩa là nó đã sử dụng hết dung lượng lưu trữ. Nếu bạn không nhận ra, vô tình dẫn đến việc bạn không thể nhận được các email quan trọng gửi đến.

Vậy khi hộp mail bị đầy chúng ta phải làm thế nào? cách xử lý ra sao? Mời bạn cùng microsoft365.com.vn tìm hiểu nhé.

Nội dung chính

• 1. Cách 1: xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook
  • 1.1 Xóa email trong Outlook
  • 1.2 Để email vào thư mục lưu trữ
• 2. Tự động xóa email khỏi máy chủ

1. Cách 1: xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook

Cả 2 việc điều đưa mail cũ ra khỏi hộp thư đến. Bạn cần phân biệt rõ 2 khái niệm này để xử lý mail Outlook bị đầy có khoa học.

• Lưu trữ (Archive): Bạn sẽ di chuyển thư đến một thư mục nào đó mà bạn muốn lưu lại trong tương lại. Bạn có thể truy xuất chúng bất cứ khi nào bạn muốn.
• Xóa (Delete): Bạn sẽ di chuyển thư của bạn đến thư mục Delete items. Các email này các bạn không còn sử dụng nữa. Khi bạn chuyển email đến với thư mục này sẽ rất khó khôi phục lại.

>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.

1.1 Xóa email trong Outlook

Mail Outlook bị đầy là do email quá nhiều và dung lượng lưu trữ đã hết. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần xóa email không quan trọng là xong.

Nhấp chuột phải vào ô cần xoá. Sau đó chọn delete có biểu tượng dấu X ở thanh công cụ phía trên.

Ngay sau khi bạn xóa email sẽ được chuyển đến thư mục Delete Items. Email sẽ được tạm thời lưu trữ ở đó.

Để xóa vĩnh viễn ra khỏi Outlook các bạn cần mở thư mục đó ra và xóa một lần nữa.

>> Xem thêm: Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook đơn giản.

1.2 Để email vào thư mục lưu trữ

Lưu trữ email là tính năng gom những email quan trọng lại một chổ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và sử dụng chúng cho tương lai.

Để lưu trữ email các bạn cần nhấp chuột phải vào email cần lưu trữ. Sau đó, chọn archive trong thanh công cụ phía trên.

Trước khi sử dụng tính năng này các bạn cần tạo một thư mục để lưu những email của mình vào đó.

Để tạo thư mục các bạn chọn vào ô Create archive folder. Sau khi tạo thư mục các bạn chỉ cần chuyển những thư quan trọng vào thư mục này là xong.

>> Xem ngay: Cách tạo email tên miền miễn phí đơn giản chỉ trong 15 phút.

2. Tự động xóa email khỏi máy chủ

Bước 1: Khởi động Outlook > Nhấp vào tab Tệp rồi bấm phím thông tin > Thiết đặt tài khoản và bấm lại vào Cài đặt tài khoản – Account Setting.

Bước 2: Sau khi cài đặt tài khoản hiển thi > Chọn tài khoản email của bạn trên tab Email > Trong thư mục Tên bấm thay đổi.

Bước 3: Tại cửa sổ tiếp theo Nhấp Thêm Cài đặt.

Bước 4: Trong Tab Nâng cao > Chọn thời gian mà bạn muốn xóa thư.

Ví dụ bạn chọn số ngày trong Outlook 2010 được đặt là 14 ngày. Có nghĩa là bản sao thư được lưu trữ trong 14 ngày, nhưng sau 14 ngày, chúng sẽ bị xoá khỏi hộp thư.

>> Xem ngay: Cách tạo và thay đổi chữ ký trong Mail Outlook đơn giản.

Kết

Trên đây là 3 cách đơn giản để bạn chủ động xử lý khi mail Outlook bị đầy. Tuy nhiên, việc này chỉ là tam thời. Nhu cầu sử dụng ngày càng tăng thì việc “cạn” dung lượng lưu trữ chỉ là chuyện sớm muộn,

Bạn có thể nâng cấp Outlook của mình bằng cách đăng ký Microsoft 365 để nhận 30GB dung lượng mail và 1TB dung lượng Drive.