Hướng dẫn sử dụng tổng đài Panasonic KX-NS300. Chuyển máy, Cướp máy, Gọi đi bằng Password, đàm thoại hội nghị, ghi âm lời chào
Hướng dẫn sử dụng tổng đài KX-NS300
1. Thực hiện cuộc gọi :
* Gọi nội bộ: Nhấc máy → Ext Số máy nhánh.
* Gọi ra bên ngoài: Nhấc máy 9 → Số điện thoại cần gọi
2. Gọi bằng mã: [Account Code]
* Nhấc máy → *47* → Mã [Verified code + PIN code] → 9 → Số điện thoại.
3. Chuyển máy
* Từ máy lễ tân: Đang đàm thoại Nhấn TRANSFER hoặc FLASH → Ext Số máy nhánh cần truyền tới → Đặt máy xuống.
* Từ máy lẻ thông thường: Đang đàm thoại nhấn FLASH → Ext Số máy nhánh cần truyền tới → Đặt máy xuống.
4. Cướp cuộc gọi [Nhấc máy thay]
* Cướp trực tiếp máy nhánh: Nhấc máy → *41 → Ext Số máy nhánh
* Cướp theo nhóm: Nhấc máy → *40 01 [trong đó 01 là số nhóm mặc định]
[Thay đổi nhóm: Vào PBX Configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension settings -> Tại cột User Group, mặc định tất cả là 1 tức là group 01]
5. Conference: [Đàm thoại hội nghị]
* Bàn lễ tân: Đang nói → CONF hoặc TRANSFER → Số điện thoại thứ 3 [có thể gọi số bên ngoài, nhớ bấm 9 hoặc 0 trước khi gọi] → Nói chuyện riêng → CONF → nói chuyện 3 bên. [Tiếp tục làm như vậy để mời bên thứ 4, 5 … đến 8, vào nói chuyện cùng]
* Điện thoại thường: Đang nói → FLASH hoặc dập tổ hợp → Số điện thoại → Nói chuyện riêng → FLASH hoặc dập tổ hợp → 3 → Nói chuyện 3 bên. [Chỉ thiết lập được cuộc gọi 3 bên]
6. Khoá bàn phím: [Ext lock]
* To lock [khoá] : Nhấc máy → Nhấn *77 → 1 → TÚT… → Đặt máy xuống.
* To Unlock [mở khoá] : Nhấc máy → Nhấn *77 → 0 → Mã Ext PIN → TÚT… → Đặt máy xuống .
[Extention PIN được tạo ra bằng lệnh 005 hoặc mục 4.1.1 Extention Settings với lập trình
bằng PC]
7. Xoá dịch vụ đã cài đặt tại các số nội bộ: [Reset your Extention]
Nhấc máy → *790 hoặc *7900 → TÚT… → Đặt máy xuống
8. Tránh làm phiền: [DND– Tắt chuông]
Nhấc máy → *71 → 0: Tất cả → 1: Đặt / 2: Bỏ → TÚT… → Đặt máy xuống
1: Cuộc gọi từ bên ngoài
2: Cuộc gọi nội bộ
9. Call Forward: [Chuyển hướng cuộc gọi ]
Nhấc máy → *71 → Loại cuộc gọi [0-2] -> Mã dịch vụ [0-5] → số điện thoại cần chuyển → #
Trong đó:
* Loại cuộc gọi:
0 – Cả gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào;
1: Cuộc gọi từ ngoài trung kế bưu điện vào;
2: Chỉ cuộc gọi nội bộ
* Mã dịch vụ:
0: Hủy dịch vụ chuyển
2 : Tất cả các cuộc gọi
3 : Khi bận
4 : Không trả lời
5 : Bận / Không trả lời
Ví dụ 1: Các cuộc gọi đến máy 100 sẽ tự động chuyển sang máy 101
– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710 2 101#
Ví dụ 2: Các cuộc gọi đến máy 100 sẽ tự động chuyển đến số di động 0915.185.389
– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710 2 9 0915.185.389# [thêm số 9 để chiếm trung kế gọi ra ngoài]
Ví dụ 3: Hủy các dịch vụ chuyển cuộc gọi [forward]
– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710# hoặc *7100# hoặc *710
10. Đặt thời gian không trả lời:
– Nhấc máy → *713 → Thời gian [tính bằng giây [00 → 99]] → TÚT → Đặt máy xuống.
11. Khoá bàn phím từ xa:
* Mở Khoá : Nhấc máy → *78 → 2 → Ext Số máy nhánh → Đặt máy xuống .
* Khoá : Nhấc máy → *78 → 3 → Ext Số máy nhánh → Đặt máy xuống .
12. Ghi âm lời chào tổng đài điện thoại Panasonic
* Ghi âm: Nhấc máy ấn *361 501 sau tiếng tút thì đọc.đoc xong ấn STORE để lưu lại.
* Nghe lại: Muốn nghe lại nhấc máy ấn *362 501 để nghe lại .
* Xóa lời chào: *360 501
Nếu bạn chưa theo dõi phần trước, mời bạn xem lại phần trước
5. Khai báo gọi vào:
5.1. Khai báo múi giờ làm việc: PBX configuration -> System -> Week Table- Chế độ chuyển múi giờ ngày đêm: Automatic
- Giờ làm việc [Day] từ 8h sáng -> 17h chiều và sáng thứ 7
- Giờ nghỉ [Night] là các giờ còn lại
Hoặc có thể điều chỉnh theo ý muốn bằng cách chuyển chế độ múi giờ ngày đêm: Manual
*** Cài đặt thời gian làm việc trong tuần đổ về số tổng đài, ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ đổ vào số bất kỳ
- Bước 1: Vào PBX configuration -> System -> Week Table -> Manual -> Time Setting [tạo lịch làm việc theo ý muốn]
- Bước 2: Gán 1 số ext bất kỳ dùng để Forward đi [ở đây ví dụ dùng số 139]
– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> CLIP -> Gán số ext với số điện thoại tương ứng tại cột CLIP ID
- Bước 3: Thiết lập chế độ làm việc của số muốn FWD đi
– Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DDI/DDI Table -> ở cột DDI/DID Destination Night -> chọn số ext đã gán ở Bước 2, để Forward đi
- Bước 4 : Nhập số điện thoại cần chuyển đến
– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> FWD/DND -> chọn số ext cần Forward và nhập số muốn chuyển máy tới tại For external calls -> chọn Alls
– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> FWD/DND -> số ext muốn FWD đi đã được gán số cần FWD tới
– Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings
Ví dụ như hình dưới:
- CO1 [trunk1/PSTN1] cả ngày và đêm gọi vào đổ vào máy 105
- CO2-6: ban ngày đổ vào 101, giờ nghỉ đổ vào 200
- Bước 1: đưa các máy vào cùng nhóm: Vào PBX configuration -> Group -> Extension Hunting Group
- Bước 2: Thiết lập đổ chuông: Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings -> Đánh số đầu nhóm ở bước 1 là 101 vào các Port cần đổ chuông
- Bước 1: Vào PBX configuration -> Group -> Incoming call distribution Group -> Group settings
- Bước 2: Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings -> điền 601 vào cho nhóm ở bước 1, 200 cho bảo vệ hoặc số bất kỳ
- Bước 1: Mã số lời chào mặc định như hình sau, mỗi số tương ứng với 1 lời chào riêng biệt.
– Vào PBX configuration -> Optional Device -> Voice message -> Disa message -> như hình dưới mặc định
- Bước 2: Cài đặt gọi vào lời chào
– Vào PBX configuration -> CO & Incoming call -> DIL table & Port Settings -> điền mã lời chào như xem ở Bước 1
– Ghi âm lời chào: Nhấc máy -> *361+ mã số lời chào [từ 501-564, xem ở bước 1] -> tút > đọc lời chào -> store hoặc cúp máy [không ghi âm được xem chú ý ở dưới]
– Nghe lại lời chào: Nhấc máy -> *362+ mã số lời chào [từ 501-564, xem ở bước 1]
Ví dụ: Gọi vào phát lời chào -> bấm 0 gặp lễ tân, bấm 1 phòng kinh doanh [có 3 máy], bấm 2 phòng kỹ thuật…
- B1: Làm lần lượt Bước 1 đến Bước 3 ta có lời chào mã số là 501
- B2: Tạo nhóm phòng ban -> làm như mục 5.3_Bước 1 [ta có nhóm 601 “phòng kinh doanh”, 602 “phòng kỹ thuật…]
- B3: Vào PBX Configuration -> Optional device -> Voice message -> Disa message -> như hình dưới
Vậy gọi vào lời chào mã số 501: khách hàng bấm 0 thì đổ vào máy lẻ 100, bấm 1 đổ vào nhóm 601, 2 đổ vào nhóm 602
* Chú ý 1 số tùy chỉnh:
a. Gọi vào đổ chuông ngay
PBX configuration -> System -> Timers & Counter -> Tab DISA/Door… -> Dòng Delayed answer time [s] chọn giá trị = 0 [mặc định 5s mới có lời chào]
b. Để máy lẻ ghi âm được lời chào
– Máy nhánh dùng ghi âm lời chào ở COS64 [PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> tại cột COS bạn gán vào COS64]
– Và COS64 ở chế độ Manager = enable [PBX configuration -> System -> Class of service -> Cos settings -> Cột Manager COS64 = enable]
** Upload lời chào từ PC vào tổng đài:
• Bấm vào biểu tượng “cây búa” phía góc trên bên phải màn hình:
Chọn Utilities -> File -> Message File transfer PC to PBX -> chọn file để upload
6. Backup file:
Bấm vào biểu tượng “cây búa” phía góc trên bên phải màn hình
Chọn Utilities -> File -> File transfer PBX to PC -> tìm file DFSYS -> chọn Transfer
Chúc bạn thành công.