Cho biết sự khác nhau giữa chế độ báo cáo và chế độ thiết kế báo cáo

Quyết định cách lay báo cáo của bạn

Khi bạn thiết kế báo cáo, trước tiên bạn phải xem xét cách bạn muốn các dữ liệu được sắp xếp trên trang và cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Trong quá trình thiết kế, bạn thậm chí có thể khám phá ra rằng việc sắp xếp dữ liệu trong các bảng sẽ không cho phép bạn tạo báo cáo mà bạn muốn. Điều này có thể là một dấu hiệu cho thấy các bảng không được chuẩn hóa — điều này có nghĩa là dữ liệu không được lưu trữ theo cách hiệu quả nhất.

Tạo một phác họa cho báo cáo của bạn

Bước này không bắt buộc — bạn có thể thấy rằng trình hướng dẫn báo cáo Access hoặc công cụ báo cáo (cả hai đều sẵn dùng trên tab tạo , trong nhóm báo cáo ) cung cấp một thiết kế bắt đầu đầy đủ cho báo cáo của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định thiết kế báo cáo của mình mà không sử dụng các công cụ này, bạn có thể thấy nó hữu ích để tạo một phác họa thô của báo cáo của mình trên một mảnh giấy bằng cách vẽ hộp mà mỗi trường sẽ đi và viết tên trường trong mỗi hộp. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chương trình chẳng hạn như Word hoặc Visio để tạo một mockup của báo cáo. Bất kỳ phương pháp nào mà bạn sử dụng, hãy đảm bảo bao gồm đủ hàng để cho biết cách thức lặp lại dữ liệu.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàng để biết thông tin sản phẩm, sau đó một số hàng lặp lại cho doanh số bán hàng của sản phẩm đó, và cuối cùng là hàng tổng doanh thu cho sản phẩm. Sau đó, Chuỗi lặp lại cho sản phẩm tiếp theo và cho đến khi kết thúc báo cáo. Hoặc, có thể là báo cáo của bạn là một danh sách đơn giản của dữ liệu trong bảng, trong trường hợp ký họa của bạn có thể chứa chỉ một chuỗi hàng và cột.

Lưu ý:Kỹ thuật này cũng rất hữu ích nếu bạn đang thiết kế báo cáo cho người khác. Trong trường hợp này, người kia có thể vẽ phác họa trước khi bạn bắt đầu làm việc.

Sau khi bạn tạo Sketch, hãy xác định bảng hoặc bảng nào có chứa dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trên báo cáo. Nếu tất cả dữ liệu được chứa trong một bảng duy nhất, bạn có thể căn cứ báo cáo trực tiếp trên bảng đó. Thông thường hơn, dữ liệu mà bạn muốn được lưu trữ trong một vài bảng mà bạn phải kéo nhau trong một truy vấn, trước khi bạn có thể hiển thị nó trên báo cáo. Truy vấn có thể được nhúng vào thuộc tính RecordSource của báo cáo, hoặc bạn có thể tạo truy vấn riêng biệt, đã lưu và cơ sở báo cáo trên đó.

Quyết định cách sắp xếp dữ liệu chi tiết

Hầu hết các báo cáo đều được sắp xếp theo một dạng bảng hoặc bố trí xếp chồng, nhưng Access cung cấp cho bạn sự linh hoạt để dùng chỉ về bất kỳ sắp xếp các bản ghi và trường nào mà bạn muốn.

Bố trí dạng bảngBố trí dạng bảng tương tự như một bảng tính. Các nhãn nằm phía trên cùng và dữ liệu được căn chỉnh trong các cột bên dưới nhãn. Bảng tham chiếu đến hình dạng giống như của dữ liệu. Đây là loại báo cáo Access tạo ra khi bạn bấm vào báo cáo trong nhóm báo cáo của tab tạo . Bố trí dạng bảng là một cách tốt để sử dụng nếu báo cáo của bạn có một số trường tương đối nhỏ mà bạn muốn hiển thị trong một định dạng danh sách đơn giản. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng bố trí dạng bảng.

Bố trí xếp chồngMột bố trí xếp chồng tương tự như một biểu mẫu mà bạn điền vào khi mở tài khoản ngân hàng hoặc mua từ một nhà bán lẻ trực tuyến. Mỗi đoạn dữ liệu được gắn nhãn và các trường được xếp chồng lên nhau. Bố trí này là tốt cho các báo cáo chứa quá nhiều trường để hiển thị theo định dạng bảng — có nghĩa là, độ rộng của các cột sẽ vượt quá độ rộng của báo cáo. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng một bố trí xếp chồng.

Lưu ý:Trong trình hướng dẫn báo cáo, bố trí này được gọi là một bố trí columnar.

Bố trí hỗn hợpBạn có thể kết hợp các thành phần của các bố trí dạng bảng và xếp chồng. Ví dụ: đối với mỗi bản ghi, bạn có thể sắp xếp một số trường trong một hàng ngang ở phía trên cùng của phần chi tiết và sắp xếp các trường khác từ cùng một bản ghi trong một hoặc nhiều bố trí xếp chồng bên dưới hàng trên cùng. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng một bố trí hỗn hợp. Các trường ID, họ và tên đầu tiên được sắp xếp trong bố trí điều khiển bảng và tiêu đề công việc và các trường điện thoại doanh nghiệp được sắp xếp theo một bố trí xếp chồng. Trong ví dụ này, đường lưới được dùng để cung cấp một phân tách trực quan cho từng nhân viên.

Bố trí hợp lýNếu bạn sử dụng trình hướng dẫn báo cáo để tạo báo cáo của mình, bạn có thể chọn sử dụng bố trí hợp lý. Bố trí này sử dụng độ rộng đầy đủ của trang để hiển thị các bản ghi như compactly càng tốt. Tất nhiên, bạn có thể đạt được kết quả tương tự mà không sử dụng trình hướng dẫn báo cáo nhưng có thể là quy trình siêng năng để căn chỉnh các trường chính xác. Minh họa sau đây Hiển thị báo cáo nhân viên được tạo bằng cách sử dụng bố trí hợp lý của trình hướng dẫn báo cáo.

Bố trí hợp lý là một bố trí tốt để sử dụng nếu bạn đang hiển thị một số lượng lớn các trường trên báo cáo. Trong ví dụ trước đó, nếu bạn sử dụng bố trí dạng bảng để hiển thị cùng dữ liệu, các trường sẽ mở rộng cạnh của trang. Nếu bạn sử dụng một bố trí xếp chồng, mỗi bản ghi sẽ chiếm nhiều dung lượng dọc hơn, trong đó giấy phế liệu và làm cho báo cáo khó đọc hơn.

Đầu Trang

Lý thuyết Tin học 12 Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo hay, ngắn gọn

Trang trước Trang sau

• Giải Tin học 12 Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
• Trắc nghiệm Tin học 12 Bài 9 (có đáp án): Báo cáo và kết xuất báo cáo

1. Khái niệm báo cáo

• Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.

• Báo cáo thường được sử dụng để:

+ Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu;

+ Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.

+ Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi:

+ Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?

+ Dữ liệu được lấy từ đâu?

+ Dữ liệu được nhóm như thế nào?

• Để làm việc với báo cáo, chọn Report trong bảng Create.

• Các cách để tạo báo cáo:

+ Dùng thuật sĩ tạo báo cáo

+ Sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở trên.

2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo

• 1. Trong trang báo cáo nháy vào chọn Create → Report Wizard.

• 2. Trong hộp thoại Report Wizard, chọn thông tin đưa vào Report

• 3. Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo: nháy chuột vào trường To, nháy chuột vào nút lệnh

• 4. Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi

• 5.. Tính trung bình cộng

• 6. Chọn cách bố trí báo cáo

• 7. Chọn kiểu trình bày báo cáo

• 8 . Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo

Xem thêm các bài Lý thuyết và câu hỏi trắc nghiệm Tin học lớp 12 có đáp án hay khác:

Giới thiệu kênh Youtube Tôi

Trang trước Trang sau

Trắc nghiệm Tin học 12 Bài 9 (có đáp án): Báo cáo và kết xuất báo cáo

Trang trước Trang sau

• Lý thuyết Tin học 12 Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo (hay, chi tiết)

Câu 1: Khi cần in dữ liệu theo một mẫu cho trước, cần sử dụng đối tượng:

A. Báo cáo B. Bảng C. Mẫu hỏi D. Biểu mẫu

Câu 2: Báo cáo thường được sử dụng để:

A. Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu

B. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định

C. A và B đều đúng

D. A và B đều sai

Câu 3: Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi gì?

A. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào?

B. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Tạo báo cáo bằng cách nào?

C. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Hình thức báo cáo như thế nào?

D. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?

Câu 4: Để làm việc với báo cáo, chọn đối tượng nào trong bảng chọn đối tượng?

A. Tables B. Forms C. Queries D. Reports

Câu 5: Đối tượng nào sau đây không thể cập nhật dữ liệu?

A. Bảng, biểu mẫu B. Mẫu hỏi, báo cáo C. Báo cáo D. Bảng

Câu 6: Giả sử bảng HOCSINH gồm có các trường MAHS, HOTEN, DIEM. LOP. Muốn hiển thị thông tin điểm cao nhất của mỗi lớp để sử dụng lâu dài, trong Access ta sử dụng đối tượng nào trong các đối tượng sau?

A. Reports B. Queries C. Forms D. Tables

Câu 7: Khi muốn sửa đổi thiết kế báo cáo, ta chọn báo cáo rồi nháy nút:

A.

Câu 8: Khi báo cáo đang ở chế độ thiết kế, có thể nháy nút nào để xem kết quả của báo cáo?

A. B. C. D.

Câu 9: Chọn phát biểu sai trong các phát biểu sau?

A. Có thể định dạng kiểu chữ, cỡ chữ cho các tiêu đề và dữ liệu trong báo cáo

B. Lưu báo cáo để sử dụng nhiều lần

C. Báo cáo tạo bằng thuật sĩ đạt yêu cầu về hình thức

D. Có thể chèn hình ảnh cho báo cáo thêm sinh động

Câu 10: Với báo cáo, ta không thể làm được việc gì trong những việc sau đây?

A. Chọn trường đưa vào báo cáo

B. Lọc những bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó

C. Gộp nhóm dữ liệu

D. Bố trí báo cáo và chọn kiểu trình bày

Xem thêm các bài Lý thuyết và câu hỏi trắc nghiệm Tin học lớp 12 có đáp án hay khác:

Giới thiệu kênh Youtube Tôi

Trang trước Trang sau

1. Tóm tắt lý thuyết

1.1.Khái niệm báo cáo

a. Khái niệm

Báo cáo làhình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.

Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì (mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm).

b. Chức năng của báo cáo

Báo cáo thường được dùng để:

• Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
• Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.

c. Chuẩn bị tạo báo cáo

– Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:

• Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
• Thông tin từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
• Dữ liệu được nhóm như thế nào?

– Để làm việc với báo cáo: chọnReports

– Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:

• Dùng thuật sĩ.
• Dùng chế độ thiết kế sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.

1.2.Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩ

Bước 1: Nháy đúp chuột vàoCreate report by using Wizard

Bước 2: Trong ReportWizard chọn thông tin đưa vào báo cáo

• Chọn bảng (mẫu hỏi) ở: Table/queries
• Chọn trường từ Available Fieids sang ô Selected Fieidls: nháy đúp vào tên trường.
• Nháy next để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Chọn trường cần đưa vào báo cáo: Nháy đúp chuột vào tên trường gộp nhóm. NháyNext.

Bước 4:Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:

• Sắp cếp tên theo bảng chữ cái
• Chọn hàm tính toán trong Summary Options bằng cách đánh dấu vào cần dùng tương ứng với trường, Nhấn OK rồi nhấn Next.

Bước 5: Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, nháy Next để tiếp tục.

Bước 6: Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:

• Đặt tên cho báo cáo
• Chọn: Xem hoặc sửa báo cáo
• Nháy Finish.