Đánh giá nội bộ là sự xem xét độc lập và có hệ thống nhằm xác định xem các hoạt động và kết quả liên quan có đáp ứng được các qui định đã đề ra và các qui định này có được thực hiện một cách có hiệu quả và thích hợp để đạt được các mục tiêu hay không. Sự xem xét này được tổ chức và thực hiện tại các phòng ban trong nội bộ cơ quan.
Đánh giá nội bộ là hoạt động được tiến hành theo định kỳ trong một tổ chức dựa trên hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thời gian đánh giá tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp. Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể tiến hành theo một giai đoạn nhất định trong năm.
2. Mục đích đánh giá nội bộ là gì?
- Đánh giá nội bộ nhằm khẳng định thương hiệu, sự uy tín của doanh nghiệp cũng như sự tin tưởng với khách hàng, đối tác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
- Đánh giá nội bộ giúp duy trì sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO trong doanh nghiệp.
- Đánh giá nội bộ còn giúp nâng cao chất lượng, đáp ứng được yêu cầu chung về tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất, quy mô hoạt động, chất lượng sản phẩm...
3. Các bước đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Các doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo các bước đánh giá nội bộ dưới đây. Cụ thể:
Bước 1: Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001
Trước khi đánh giá 1 tuần, đại diện lãnh đạo cần lập kế hoạch đánh giá và trình giám đôc phê duyệt. Gửi đến tất cả các bộ phận.
Chương trình đánh giá bao gồm:
- Phạm vi đánh giá
- Thời gian đánh giá
- Đoàn đánh giá [Trưởng đoàn đánh giá, đánh giá viên và quan sát viên]
- Yêu cầu về chuẩn mực đánh giá
Bước 2: Chuẩn bị đánh giá
Các thành viên đoàn đánh giá chuẩn bị đánh giá theo chương trình đánh giá:
- Xem xét tài liệu, các chuẩn mực.
- Đề nghị đơn vị được đánh giá chuẩn bị hồ sơ/ cung cấp tài liệu nếu cần.
- Chuẩn bị một số câu hỏi đánh giá theo Danh mục.
Các đơn vị được đánh giá:
- Phân công cán bộ làm việc với đoàn đánh giá.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để đánh giá.
Bước 3: Thực hiện đánh giá
Đoàn đánh giá và các đơn vị liên quan thực hiện đánh giá:
- Họp khai mạc để thống nhất phạm vi, thời gian đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá chủ trì, đoàn đánh giá và đại diện đơn vị được đánh giá.
- Tiến hành đánh giá tại hiện trường. Đánh giá viên tiến hành đánh giá trong phạm vi đánh giá. Đại diện bên được đánh giá cung cấp tài liệu/hồ sơ và trả lời câu hỏi của đánh giá viên.
- Đánh giá viên ghi chép các phát hiện đánh giá vào Phiếu ghi chép đánh giá theo bảng câu hỏi đánh giá.
- Xem xét kết quả đánh giá: Đoàn đánh giá họp và thống nhất về kết quả đánh giá.
- Lập báo cáo đánh giá, chỉ ra các sự không phù hợp, điểm lưu ý, kết luận về hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại từng đơn vị và trong toàn công ty, đề xuất cải tiến.
- Các sự không phù hợp lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục.
- Ký xác nhận [Báo cáo đánh giá] và [Phiếu yêu cầu hành động khắc phục].
Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục
Đơn vị có sự không phù hợp, Trưởng đơn vị và người liên quan:
- Xác định nguyên nhân sự không phù hợp.
- Đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
- Trình Giám đốc phê duyệt [nếu cần].
- Thực hiện hành động khắc phục.
- Lưu hồ sơ.
Bước 5: Kiểm tra hành động khắc phục
Đại diện lãnh dạo và người được chỉ định trong đoàn đánh giá kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa của đơn vị có sự không phù hợp.
Nếu không xử lý hết sự không phù hợp, lập phiếu yêu cầu khắc phục lần 2 hoặc lưu ý để đơn vị đó hoàn thiện [theo phiếu yêu cầu khắc phục]
Trong ngành chứng nhận về hệ thống quản lý thường có nhiều thuật ngữ, khái niệm mà người đọc thường gặp phải. Để thuận tiện hơn cho việc hiểu nghĩa của những thuật ngữ đó KNA xin chia sẻ bạn một số thuật ngữ, định nghĩa hay dùng để bạn nắm được.
Hành động khắc phục là gì?
- Hành động khắc phục là “Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn”.
Sổ tay chất lượng là gì?
- Sổ tay chất lượng là “Quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức”.
Đánh giá là gì?
- Đánh giá là “Quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá”.
Thủ tục/quy trình là gì?
- Thủ tục/quy trình là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”.
Sự phù hợp là gì?
- Sự phù hợp là “Việc đáp ứng một yêu cầu”.
Sự không phù hợp là gì?
- Sự không phù hợp là “Sự không đáp ứng một yêu cầu”.
Chuẩn mực đánh giá là gì?
- Chuẩn mực đánh giá là "Tập hợp các chính sách, thủ tục hoặc yêu cầu được sử dụng làm chuẩn theo đó so sánh các bằng chứng khách quan".
Chính sách chất lượng là gì?
- Chính sách chất lượng là “Chính sách liên quan đến chất lượng”.
Sản phẩm là gì?
- Sản phẩm là Đầu ra của một tổ chức có thể được tạo ra mà không thực hiện bất kỳ giao dịch nào giữa tổ chức và khách hàng.
Việc sản xuất một sản phẩm đạt được mà không cần thực hiện bất kỳ giao dịch nào giữa nhà cung cấp và khách hàng, nhưng thường có thể đòi hỏi yếu tố dịch vụ này khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.
- Thành phần chủ đạo của sản phẩm thường hữu hình.
Phần cứng là hữu hình và lượng của nó là đặc tính có thể đếm được [ví dụ lốp xe]. Vật liệu đã được chế biến là hữu hình và lượng của chúng là đặc tính liên tục [ví dụ nhiên liệu và đồ uống không cồn]. Phần cứng và vật liệu đã được chế biến thường được coi là hàng hóa. Phần mềm bao gồm thông tin bất kể phương tiện chuyển giao là gì [ví dụ chương trình máy tính, ứng dụng điện thoại di động, hướng dẫn sử dụng, nội dung từ điển, bản quyền soạn nhạc, giấy phép lái xe].
[TCVN ISO 9000:2015]
Hành động phòng ngừa là gì?
- Hành động phòng ngừa là “Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp [3.6.9] tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác”.
[TCVN ISO 9000:2015]
Chứng nhận là gì?
- Chứng nhận là Xác nhận sự phù hợp của bên thứ ba đối với các sản phẩm, quá trình, hệ thống hoặc chuyên gia.
[TCVN ISO/IEC 17000: 2005]
Thừa nhận là gì?
- Thừa nhận các kết quả đánh giá sự phù hợp là việc công nhận hiệu lực của một kết quả đánh giá sự phù hợp do người khác hoặc tổ chức khác đưa ra.
[TCVN ISO/IEC 17000: 2005]
Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
- Hệ thống quản lý chất lượng là “Phần của hệ thống quản lý liên quan đến chất lượng”.
[TCVN ISO 9000: 2015]
Quá trình là gì?
- Quá trình là “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến”.
[TCVN ISO 9000:2015]
Thủ tục/quy trình là gì?
- Thủ tục/quy trình là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”.
[TCVN ISO 9000:2015]
Yêu cầu là gì?
- Yêu cầu là Nhu cầu hoặc mong đợi được tuyên bố, ngầm hiểu chung hoặc bắt buộc. “Ngầm hiểu chung” nghĩa là đối với tổ chức và các bên quan tâm nhu cầu hoặc mong đợi được coi là ngầm hiểu mang tính thông lệ hoặc thực hành chung.
Yêu cầu được quy định là yêu cầu đã được công bố, ví dụ trong thông tin dạng văn bản. Một định ngữ có thể được sử dụng để biểu thị một loại yêu cầu cụ thể, ví dụ yêu cầu đối với sản phẩm, yêu cầu đối với quản lý chất lượng, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu chất lượng.
- Yêu cầu có thể do các bên quan tâm khác nhau hoặc do chính tổ chức đề ra.
[TCVN ISO 9000:2015]
Công bố là gì?
- Công bố là xác nhận sự phù hợp của bên thứ nhất.
[TCVN ISO/IEC 17000:2005]
Hệ thống quản lý là gì?
- Hệ thống quản lý là “Tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của tổ chức để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được các mục tiêu đó.
Một hệ thống quản lý có thể giải quyết một hay nhiều lĩnh vực, ví dụ quản lý chất lượng; quản lý tài chính hoặc quản lý môi trường.
Các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng thiết lập cơ cấu, vai trò và trách nhiệm, việc hoạch định, vận hành, chính sách, thực hành, quy tắc, niềm tin, mục tiêu của tổ chức và các quá trình để đạt được những mục tiêu đó.
Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng cụ thể được nhận biết trong tổ chức, các bộ phận cụ thể được nhận biết của tổ chức, hoặc một hay nhiều chức năng xuyên suốt một nhóm tổ chức.
[TCVN-ISO-9000-2015]
Giám định là gì?
- Giám định là xem xét thiết kế sản phẩm, sản phẩm, quá trình hoặc thiết trí và xác định sự phù hợp với các yêu cầu cụ thể hoặc xác định sự phù hợp với các yêu cầu chung trên cơ sở đánh giá của các chuyên gia. [TCVN ISO/IEC 17000:2005]
Thử nghiệm là gì?
- Thử nghiệm là xác định một hay nhiều đặc tính của một đối tượng đánh giá sự phù hợp theo một thủ tục/quy trình. [TCVN ISO/IEC 17000:2005]
Đánh giá sự phù hợp là gì?
“Đánh giá sự phù hợp là việc xác định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Đánh giá sự phù hợp bao gồm hoạt động thử nghiệm, hiệu chuẩn, giám định, chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy, công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy, công nhận năng lực của phòng thử nghiệm, phòng hiệu chuẩn, tổ chức chứng nhận sự phù hợp, tổ chức giám định”.
[Khoản 5 Điều 3, Luật TC&QC Kỹ thuật]
Quy chuẩn kỹ thuật là gì ?
- Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.
Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng. [Luật TC&QC Kỹ thuật].
Công bố hợp chuẩn là gì ?
- Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. [Luật TC&QC Kỹ thuật].
Chứng nhận hợp quy là gì ?
- Chứng nhận hợp quy là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. [Luật TC&QC Kỹ thuật]
Chứng nhận hợp chuẩn là gì ?
- Chứng nhận hợp chuẩn là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. [Luật TC&QC Kỹ thuật]
Công bố hợp quy là gì?
Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. [Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật]