Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chánh.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngọai của cơ quan, đơn vị đó. Ngòai ra, văn phòng còn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty…
Văn phòng được hiểu là một lọai họat động trong các cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các lọai công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2. Chức năng văn phòng
Văn phòng hoặc phòng hành chánh có các chức năng sau:
-Chức năng giúp việc điều hành.
-Chức năng tham mưu tổng hợp.
-Chức năng hậu cần, quản trị.
1.3. Nhiệm vụ văn phòng
Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
-Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình.
-Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
-Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng.
-Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
-Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai.
-Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng.
-Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan.
2. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
2.1. Khái niệm quản trị
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình họach định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.2. Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng
Quản trị hành chánh văn phòng là việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sóat các họat động xử lý thông tin.
Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính – tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của Học viện; hoạt động truyền thông của Học viện; triển khai, theo dõi và tổng hợp kết quả hoạt động của các đơn vị thuộc Học viện theo chương trình, kế hoạch công tác. Hôm nay hảy cùng mình tìm hiểu về chức năng của văn phòng nhé.
Chức năng của văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ cơ quan Sở, gồm: tổ chức cán bộ; cải cách hành chính; văn thư, lưu trữ; thi đua – khen thưởng; Iso, công nghệ thông tin; tài chính, tài sản, kế toán và hành chính quản trị; giáo dục pháp luật, pháp chế; an ninh – quốc phòng, phòng chống lụt, bão, PCCC.
\>>>xem thêm: Bộ ấm trà in logo làm quà tặng khách hàng, quà tặng cuối năm
Nhiệm vụ và quyền hạn
– Phối hợp với các phòng chuyên môn tham mưu để Giám đốc Sở trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm, các chương trình, dự án trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở được UBND tỉnh giao.
– Tham mưu tổng hợp, xây dựng trình Giám đốc Sở ban hành chương trình, đề án, kế hoạch công tác, nội quy, quy chế của Sở; đôn đốc, theo dõi thực hiện các chương trình, đề án, kế hoạch, nội quy, quy chế đó.
\>> Xem thêm: 10 lưu ý chọn thuê văn phòng mới [Rẻ & Hợp]
Chức năng của văn phòng tham mưu theo dõi
Chức năng của văn phòng tổng hợp, báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với UBND tỉnh, Bộ Xây dựng và các cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp ngành xây dựng theo quy định của Bộ Xây dựng và sự phân công của UBND tỉnh.
– Tham mưu quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng, Thanh tra, các phòng chuyên môn nghiệp vụ và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở theo hướng dẫn chung của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của UBND tỉnh.
\>>>Xem thêm :Tài chính doanh nghiệp là gì ? Cùng tìm hiểu tài chính doanh nghiệp
Truyền thông
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông của Bộ. Thiết lập và duy trì quan hệ công tác với các cơ quan báo chí và các cơ quan quản lý nhà nước về thông tin truyền thông;
- Quản lý, điều hành Cổng thông tin điện tử của Bộ, hệ thống hội nghị truyền hình giữa Bộ với các điểm cầu;
- Xây dựng và quản lý Phòng Truyền thống giáo dục Việt Nam.
Thống kê ngành giáo dục và đào tạo
- Xây dựng các chỉ tiêu thống kê ngành giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia;
- Thu thập, tổng hợp chỉ tiêu thống kê ngành giáo dục và đào tạo; phân tích và dự báo thống kê;
- Xuất bản niên giám thống kê giáo dục và đào tạo và các ấn phẩm thống kê theo quy định của pháp luật.
Kiểm soát thủ tục hành chính
- Thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính;
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 trong các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý nhà nước của Bộ;
Theo dõi việc thực hiện cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.
Cơ cấu tổ chức
Chức năng của văn phòng Học viện bao gồm các tổ:
1. Tổ Hành chính – Văn thư, lưu trữ.
2. Tổ Lái xe.
3. Tổ Truyền thông.
Nhiệm vụ cụ thể của các Tổ do Chánh Văn phòng Học viện qui định.
Lãnh đạo điều hành
.jpg]
1. Lãnh đạo Văn phòng là Chánh Văn phòng. Giúp việc Chánh Văn phòng có các Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc Học viện bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng có nhiệm kỳ 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Chánh Văn phòng
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng được quy định tại Điều 2 và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phân công nhiệm vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác của các Phó Chánh Văn phòng, Tổ trưởng nghiệp vụ và viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng.
- Phối hợp với các đơn vị khác trong và ngoài Học viện để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Ký thừa lệnh Giám đốc Học viện các văn bản hành chính của Học viện được Giám đốc Học viện ủy quyền.
đ] Đề xuất, kiến nghị về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với viên chức, nhân viên từ Phó Chánh Văn phòng trở xuống; phân công và sử dụng đội ngũ viên chức, nhân viên của Văn phòng vào các vị trí việc làm phù hợp.\
Bài viết trên đã cho các bạn biết về chức năng của văn phòng là gì. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.