Khi các rào cản giao tiếp xuất hiện ở nơi làm việc, bạn sẽ khó duy trì và phát triển mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo hoặc khách hàng. Điều này thường dẫn đến nhầm lẫn và có thể khiến công việc hàng ngày của bạn trở nên khó khăn hơn. Trong bài viết này,SkillHub sẽ cung cấp cho bạn danh sách những rào cản giao tiếp phổ biến và cách khắc phục chúng để bạn có thể nhận ra và giải quyết chúng khi chúng xuất hiện trong giao tiếp nơi công sở.
Hãy xem xét kỹ hơn từng rào cản giao tiếp này và cách bạn có thể vượt qua chúng!
Xem thêm Khóa học Tiếng Anh chuyên ngành Tài chính – ngân hàng tại đây!
Sử dụng thuật ngữ trong ngành khi giao tiếp nơi công sở
Thay vào đó, hãy cố gắng tránh các thuật ngữ và chia nhỏ các từ viết tắt. Ví dụ: trong khi một người nào đó trong lĩnh vực tiếp thị hoặc bán hàng có thể quen thuộc với thuật ngữ “KPI”, một nhân viên trong bộ phận phát triển sản phẩm có thể không biết nó là viết tắt của chỉ số hiệu suất công việc hoặc đó là một giá trị mà tổ chức đo lường để xác định mức độ hoạt động của doanh nghiệp. đạt được mục tiêu kinh doanh. Bằng cách dành thời gian giải thích thuật ngữ, bạn có thể đảm bảo mọi người đều hiểu thông điệp của bạn. Làm như vậy cũng giúp mọi người cảm thấy hòa nhập hơn, tự tin hơn và có thể hiện diện và làm việc hiệu quả.
Xem thêm: 5 cách để cải thiện kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp của bạn
Cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc khi giao tiếp nơi công sở
Cho dù bạn đang thuyết trình trong cuộc họp nhóm, đào tạo nhân viên mới hay giải thích sản phẩm cho khách hàng, thì việc chia sẻ thừa thông tin rất dễ xảy ra. Đôi khi bạn có thể cảm thấy rằng bạn cung cấp càng nhiều chi tiết thì thông điệp của bạn càng rõ ràng. Tuy nhiên, cung cấp quá nhiều thông tin có thể làm phức tạp thông điệp của bạn và khiến người nghe khó hiểu hơn.
Để giúp mọi người hiểu thông điệp của bạn dễ dàng hơn, hãy giải thích ngắn gọn và chỉ chia sẻ những gì phù hợp nhất với họ. Nếu bạn đang chia sẻ bản trình bày hoặc sử dụng giao tiếp bằng văn bản, hãy đảm bảo sử dụng danh sách có dấu đầu dòng thay vì các đoạn văn bản dài. Dành thời gian để đối phương đặt câu hỏi, cho dù đó là khi kết thúc hay trong cuộc thảo luận của bạn. Đây là thời điểm tốt để chia sẻ các chi tiết bổ sung mà họ sẵn sàng tiếp thu.
Phong cách giao tiếp khác nhau khi giao tiếp nơi công sở
Mỗi người đều có phong cách giao tiếp nơi công sở độc đáo của riêng mình. Một số người biểu hiện ra bên ngoài trong khi những người khác giữ một giọng điệu trung lập hơn. Một số người sử dụng cử chỉ tay khi nói trước khán giả trong khi những người khác tránh chúng. Đôi khi, những khác biệt này có thể trở thành rào cản giao tiếp. Ví dụ, một người rất chi tiết và cụ thể trong thông điệp của họ có thể gặp khó khăn khi hiểu một người giao tiếp thích sử dụng những điều chung chung.
Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để giúp truyền đạt quan điểm của mình đến những người có phong cách giao tiếp khác nhau:
Sử dụng giọng điệu tự tin
Dù bạn giao tiếp bằng phương pháp nào, hãy luôn tự tin và tự tin. Nếu bạn đang nói, hãy nói rõ ràng và rành mạch. Nếu bạn đang viết, hãy cố gắng tránh những cụm từ như “Tôi nghĩ” hoặc “Tôi hy vọng” hoặc “Tôi đoán.”
Đính kèm các ví dụ
Khi giải thích điều gì đó, việc minh họa quan điểm của bạn bằng các ví dụ thường rất hữu ích. Ví dụ: nếu bạn đang đào tạo nhân viên về một hệ thống đào tạo trực tuyến hãy đưa những câu chuyện về LMS.
Tạo thói quen đặt câu hỏi ngược lại cho người nghe
Khi bạn chia sẻ xong một vấn đề, hãy hỏi khán giả xem họ có cần giải thích rõ không và chuẩn bị cho bạn những câu hỏi tiếp theo để đảm bảo họ hiểu ý của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách hỏi, “Có ai có câu hỏi tiếp theo không?” hoặc “Vấn đề này đã rõ ràng với mọi người chưa?”
Phản ánh các phong cách giao tiếp khác
Nếu bạn đang tham gia một cuộc họp trực tiếp, hãy cố gắng mô phỏng phong cách giao tiếp của bạn theo người bạn đang nói chuyện.
Rào cản ngôn ngữ và thính giác khi giao tiếp nơi công sở
Nếu ai đó bị khiếm thính hoặc không thông thạo ngôn ngữ của bạn, họ có thể gặp khó khăn trong việc hiểu những gì bạn đang nói. Ngay cả khi họ hiểu một số thông điệp của bạn, vẫn có khả năng họ bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Trong những trường hợp này, điều quan trọng là phải lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp để đảm bảo các bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nhau. Ví dụ, bạn có thể cần yêu cầu dịch vụ của một phiên dịch viên hoặc thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu.
Rào cản vật lý khi giao tiếp nơi công sở
Một trong những rào cản giao tiếp phổ biến nhất là ranh giới vật lý. Mặc dù giao tiếp mặt đối mặt nói chung là hiệu quả nhất nhưng không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoặc nhân viên làm việc từ xa trong đại dịch COVID-19.
Khi đối mặt với các rào cản vật lý, điều quan trọng là phải điều chỉnh các kỹ thuật giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với ai đó qua điện thoại, bạn không thể dựa vào giao tiếp không lời như cử chỉ tay, nét mặt và tín hiệu, vì vậy bạn sẽ cần đảm bảo tất cả các diễn đạt đều bằng lời nói. Nếu bạn đang giao tiếp chủ yếu qua email hoặc ứng dụng trò chuyện, bạn nên lựa chọn cho mình một phong cách giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp rõ ràng và thẳng thắn là điều cần thiết để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp nơi công sở được phát triển tốt là yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ nghề nghiệp nào. Bằng cách dành thời gian để hiểu và xác định các rào cản giao tiếp cũng như làm việc để giải quyết những thách thức này, bạn có thể đảm bảo trải nghiệm tích cực cho đồng nghiệp cũng như bất kỳ khách hàng nào mà bạn phục vụ.
Rào cản giao tiếp xuất hiện tại nơi làm việc thường dẫn đến hiểu lầm và khiến bạn khó duy trì cũng như phát triển các mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo và cả khách hàng. Trong bài viết này, JobsGO sẽ liệt kê danh sách những rào cản giao tiếp phổ biến và cách khắc phục. Qua đó, bạn có thể dễ dàng nhận ra và giải quyết chúng để truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.
Sử dụng từ ngữ chuyên ngành
Mỗi chuyên ngành đều có những từ và cụm từ riêng. Mặc dù việc sử dụng các thuật ngữ này có thể chứng minh được bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Nhưng đồng thời, nó cũng thường gây nhầm lẫn cho những người ngoài ngành hoặc có ít kinh nghiệm chuyên môn.
Nếu có thể, thay vì sử dụng từ chuyên ngành trừu tượng và các từ viết tắt, bạn nên chọn những từ ngữ thay thế dễ hiểu hơn hoặc dành thời gian để giải thích thuật ngữ. Chẳng hạn, thay vì nói với sếp “Angle của bài viết này là…”, bạn có thể nói “nội dung chính của bài viết này là…”. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều hiểu thông điệp bạn muốn truyền tải.
? Có thể bạn quan tâm: Nghệ thuật giao tiếp: 15 mẹo đơn giản giúp mọi người yêu quý bạn
Cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc
Chúng ta có xu hướng cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết vì nghĩ rằng càng nói/ viết nhiều điều, thông điệp càng rõ ràng. Tuy nhiên, thực tế hoàn toàn ngược lại.
Cung cấp quá nhiều thông tin khiến người giao tiếp với bạn không biết đâu là thông tin quan trọng nhất. Và đôi khi càng giải thích, vấn đề càng trở nên phức tạp hơn.
Để giúp mọi người hiểu điều bạn muốn truyền tải, bạn nên giải thích một cách ngắn gọn và tập trung vào thông điệp mà bạn muốn mọi người ghi nhớ. Nếu bạn đang chia sẻ nội dung dưới dạng văn bản, hãy phân nhỏ các đoạn, sử dụng gạch đầu dòng thay vì những đoạn văn dài.
Phong cách giao tiếp khác nhau
Mỗi người đều có phong cách giao tiếp độc đáo của riêng mình. Một số người nói chuyện kiểu hài hước, nhưng có những người nói chuyện rất nghiêm túc. Một số người sử dụng cử chỉ tay trong khi những người khác tránh điều đó. Đôi khi, những khác biệt này có thể trở thành rào cản giao tiếp.
Bạn đang tương tác với những người có phong cách giao tiếp khác với bạn? Và bạn lo lắng họ không hiểu điều bạn chia sẻ? Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:
Sử dụng giọng điệu tự tin
Dù bạn là một người có phong cách giao tiếp hài hước và hay nghiêm túc, hãy luôn nói chuyện với giọng điệu và khuôn mặt tự tin nhất.
Nếu bạn đang nói, hãy nhìn thẳng vào mắt đối phương, phát âm tròn vành, rõ chữ. Nếu bạn đang viết, đừng sử dụng những từ như “Tôi nghĩ”, “Tôi hy vọng” hay “Tôi đoán” – những từ này thể hiện thái độ thiếu tự tin, không chắc chắn.
Cung cấp ví dụ
Cung cấp ví dụ luôn hoạt động hiệu quả trong mọi trường hợp. Vì vậy, nếu bạn đang nói một điều gì đó có vẻ trừu tượng hoặc quá chuyên môn, bạn nên lấy ví dụ để minh họa quan điểm của mình.
Hỏi xem có ai cần làm rõ thông tin không
Khi bạn chia sẻ xong một điều gì đó, hãy hỏi người nghe xem họ có thắc mắc nào không. Đây là thời điểm tốt để chia sẻ các thông tin bổ sung, giúp mọi người hiểu điều bạn muốn truyền tải tốt hơn.
? Có thể bạn quan tâm: 3 ví dụ về kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống và bài học rút ra
Rào cản ngôn ngữ
Nếu khách hàng, đồng nghiệp của bạn là người nước ngoài và không thành thạo tiếng Việt hoặc tiếng Anh, trong khi bạn không biết nói ngôn ngữ của họ; họ có thể gặp khó khăn trong việc hiểu những gì bạn nói. Ngay cả khi đối phương hiểu một số vấn đề bạn đang chia sẻ, vẫn có khả năng họ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
Trong trường hợp này, bạn cần có phiên dịch viên. Sau đó, bạn cũng nên gửi cho đối phương nội dung chi tiết dạng văn bản, điều này giúp họ có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu cụ thể về những gì bạn muốn truyền đạt.
Rào cản vật lý
Một trong những rào cản giao tiếp phổ biến khác là ranh giới vật lý. Mặc dù giao tiếp mặt đối mặt thường đạt hiệu quả tốt nhất, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể gặp mặt trực tiếp một ai đó – đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên ở xa,…
Khi gặp các các rào cản vật lý, điều quan trọng là phải lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Bạn có thể lựa chọn tổ chức các cuộc họp video – chúng cho phép bạn quan sát nét mặt và đôi khi là cử chỉ của đối phương. Nếu bạn đang giới thiệu sản phẩm cho khách hàng qua điện thoại [telesale], bạn cần đảm bảo rằng bạn đang nói chuyện với ngữ điệu phù hợp và mọi thông tin quan trọng đều được cung cấp qua lời nói.
? Có thể bạn quan tâm: Cải thiện kỹ năng nói trước đám đông với 3 mẹo đơn giản sau
Kết luận
Bằng cách dành thời gian để xác định các rào cản giao tiếp cũng như nỗ lực để giải quyết những thách thức này, bạn có thể mang đến các trải nghiệm tích cực cho đồng nghiệp cũng như bất kỳ khách hàng nào mà bạn phục vụ.