Nghe có vẻ hơi buồn, nhưng tôi yêu Excel – khi bạn đã thành thạo một số kỹ thuật đơn giản, bạn có thể kết hợp các kỹ thuật này lại với nhau theo các thứ tự khác nhau để tạo ra một số hiệu ứng rất mạnh mẽ và đối với tôi, đó là một trong những điều mạnh mẽ nhất mà tôi có thể làm . Một kỹ thuật mà tôi [và nhiều người khác] sử dụng là sử dụng hệ thống xếp hạng RAG. RAG là viết tắt của Red, Amber, Green – [dựa trên đèn giao thông], trong đó những thứ đúng tiến độ và cập nhật có màu Xanh lục, những thứ có thể gây lo ngại là Màu hổ phách và những thứ đáng lo ngại có màu Đỏ
Bộ video sau đây được thiết kế như một hướng dẫn để dạy cho bạn các kỹ năng cần thiết để tạo một hệ thống RAG hiệu quả trong các tệp Excel của riêng bạn
Nếu bạn thích hướng dẫn này, vui lòng đăng ký Kênh YouTube của tôi tại
https. //www. youtube. com/channel/UCWuDqvf7nO6-00JMMxm1lIw?view_as=subscriber
Giới thiệu
Video đầu tiên là phần giới thiệu, hiển thị sản phẩm cuối cùng của những gì sẽ được tạo
Sử dụng hàm Now[]
Hàm Now[] là một cách rất đơn giản để đưa ngày và giờ của ngày hôm nay vào một ô trong bảng tính, sau đó có thể sử dụng ô này để so sánh với các ngày khác trong bảng tính, chẳng hạn như. g. để xem đó là trong quá khứ hoặc tương lai
Sử dụng câu lệnh IF cơ bản
Câu lệnh IF trong Excel là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để thực hiện phân tích dữ liệu trong Excel
Sử dụng hàm Vlookup
Hàm Vlookup thoạt đầu có vẻ hơi khó hiểu, nhưng sau khi được sử dụng một vài lần thì tương đối đơn giản – và cho phép bạn tra cứu một giá trị ở cột bên trái trong bảng, sau đó trả về giá trị từ một cột được chỉ định trong cùng một
Sử dụng hàm Max và Min
Hàm Max và Min rất dễ sử dụng và sẽ cho bạn biết giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong danh sách là bao nhiêu
Sử dụng Định dạng có điều kiện để tạo thanh ngang
Định dạng có điều kiện là nơi giao diện của một ô thay đổi dựa trên các giá trị [giá trị của ô đó hoặc các ô khác nhau]. Video này xem xét việc tạo các thanh ngang di chuyển xa hơn về bên phải khi giá trị tăng lên
Sử dụng Định dạng có điều kiện để tạo biểu tượng
Một tùy chọn khác khi áp dụng định dạng có điều kiện là thêm các biểu tượng nhỏ vào ô, ví dụ: mũi tên lên và xuống, đèn giao thông, cờ cảnh báo, v.v.
Đặt điều này hoàn toàn để tạo ra hệ thống RAG
Video cuối cùng cho thấy cách kết hợp các kỹ năng được đề cập ở trên để tạo hiệu ứng RAG mong muốn
Tôi hy vọng rằng hướng dẫn này đã được chứng minh là hữu ích
Nếu các tổ chức muốn đào tạo cung cấp những thứ như sử dụng Excel hiệu quả hơn, vui lòng liên hệ qua http. //www. a6đào tạo. đồng. anh/liên hệ. php
Định dạng có điều kiện nhanh chóng làm nổi bật thông tin quan trọng trong bảng tính. Nhưng đôi khi các quy tắc định dạng tích hợp không đi đủ xa. Việc thêm công thức của riêng bạn vào quy tắc định dạng có điều kiện sẽ tăng sức mạnh cho quy tắc đó để giúp bạn thực hiện những việc mà quy tắc tích hợp sẵn không thể thực hiện được
Ví dụ: giả sử bạn theo dõi ngày sinh nhật của bệnh nhân nha khoa để xem ai sắp đến và sau đó đánh dấu họ là đã nhận được lời chúc mừng Sinh nhật từ bạn
Trong trang tính này, chúng tôi thấy thông tin chúng tôi muốn bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện, được điều khiển bởi hai quy tắc, mỗi quy tắc chứa một công thức. Quy tắc đầu tiên, trong cột A, định dạng các ngày sinh trong tương lai và quy tắc trong cột C định dạng các ô ngay khi nhập “Y”, cho biết rằng lời chúc mừng sinh nhật đã được gửi
Để tạo quy tắc đầu tiên
Chọn các ô từ A2 đến A7. Làm điều này bằng cách kéo từ A2 đến A7
Trên tab Trang chủ, nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới
Trong hộp Kiểu, bấm Cổ điển
Trong hộp Cổ điển, hãy bấm để chọn Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng, rồi thay đổi nó thành Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng
Trong hộp tiếp theo, nhập công thức. =A2>HÔM NAY[]
Công thức sử dụng hàm TODAY để xem ngày trong cột A có lớn hơn ngày hôm nay [trong tương lai] không. Nếu vậy, các ô được định dạng
Trên hộp Định dạng bằng, bấm vào định dạng tùy chỉnh
Trong hộp thoại Định dạng Ô, bấm vào tab Phông chữ
Trong hộp Màu, chọn Đỏ. Trong hộp Kiểu phông chữ, chọn Đậm
Nhấn OK cho đến khi các hộp thoại đóng lại
Định dạng được áp dụng cho cột A
Để tạo quy tắc thứ hai
Chọn các ô từ C2 đến C7
Trên tab Trang chủ, nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới
Trong hộp Kiểu, bấm Cổ điển
Trong hộp Cổ điển, hãy bấm để chọn Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng, rồi thay đổi nó thành Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng
Trong hộp tiếp theo, nhập công thức. =C2="Y"
Công thức kiểm tra xem các ô trong cột C có chứa “Y” hay không [dấu ngoặc kép xung quanh chữ Y cho Excel biết đây là văn bản]. Nếu vậy, các ô được định dạng
Trên hộp Định dạng bằng, bấm vào định dạng tùy chỉnh
Ở trên cùng, hãy nhấp vào tab Phông chữ
Trong hộp Màu, chọn Trắng. Trong hộp Kiểu Phông chữ, chọn Đậm
Ở trên cùng, hãy bấm vào tab Tô, rồi đối với Màu nền, hãy chọn Màu lục
Nhấn OK cho đến khi các hộp thoại đóng lại
Định dạng được áp dụng cho cột C
dùng thử
Trong các ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng các công thức rất đơn giản để định dạng có điều kiện. Tự mình thử nghiệm và sử dụng các công thức khác mà bạn đã quen thuộc
Đây là một ví dụ nữa nếu bạn muốn đưa nó lên cấp độ tiếp theo. Nhập bảng dữ liệu sau vào sổ làm việc của bạn. Bắt đầu từ ô A1. Sau đó, chọn các ô D2. D11 và tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới sử dụng công thức này
=COUNTIF[$D$2. $D$11,D2]>1
Khi bạn tạo quy tắc, hãy đảm bảo quy tắc đó áp dụng cho các ô D2. D11. Đặt định dạng màu sẽ được áp dụng cho các ô khớp với tiêu chí [nghĩa là có nhiều hơn một phiên bản thành phố trong cột D – Seattle và Spokane]