Dự toán ngân sách phòng nhân sự
Sau đây là một quy trình dự toán ngân sách gồm ba giai đoạn mà nhà quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có thể tham khảo trong quá trình lập dự toán cho doanh nghiệp mình. Show
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách. Bước 1: Nhà quản lý các doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua cuộc họp với cán bộ quản lý các phòng ban. Đây là khởi đầu và quan trọng nhất vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách của doanh nghiệp phải dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chưa thực hiện tốt ngay bước đầu tiên này, bởi vì các mục tiêu chỉ chung chung, không cụ thể. Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Hiện nay việc lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường được thực hiện kiêm nhiệm bởi nhân viên từ các phòng ban trong doanh nghiệp mà những người này không gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự toán ngân sách doanh nghiệp nên các báo cáo dự toán ngân sách không có độ chính xác cao và thường không khả thi. Bước 3: Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách. Các biểu mẫu này phải phù hợp với từng doanh nghiệp và phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm soát của các doanh nghiệp. Bước 4: Bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát và đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho doanh nghiệp thông tin hữu ích và chính xác. Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách Bước 1: Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Những thông tin bên ngoài gồm: Cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn chuẩn bị gia nhập tổ chức Thương mại thế giới nên nhiều chính sách kinh tế, mức thuế và hạn ngạch thương mại sẽ được điều chỉnh theo từng giai đoạn. Vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến các vấn đề này khi lập dự toán ngân sách. Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là khâu quan trọng vì dự toán tiêu thụ làm cơ sở cho các báo cáo dự toán khác. Trong trường hợp nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về môi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự toán tiêu thụ chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ các nhân tố có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để lập dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán thu chi tiền mặt chính xác. Những thông tin bên trong gồm: Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các bộ phận để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách. Ngoài ra, bộ phận lập dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác như các đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh: Loại, lượng, phương pháp sản xuất, và phương pháp tính giá: nhân tố con người trong doanh nghiệp như: trình độ, số lượng, tinh thần và trách nhiệm, số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt và khấu hao tài sản cố định… Bước 2: Sau khi đã thu thập các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách của một doanh nghiệp bao gồm các báo cáo dự toán sau đây: Đối với doanh nghiệp sản xuất: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán vốn, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. - Trong quá trình soạn thảo dự toán ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp. Bước 3: Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban liên quan. Việc xét duyệt này giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ảnh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức của công ty được công bố cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó mà tổ chức thực hiện. Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế, và kiểm tra những yếu tố bất thường mà doanh nghiệp không ngờ đến để rút kinh nghiệm, tiến hành xem xét và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, để thực hiện tốt công tác dự toán ngân sách theo qui trình nêu trên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau: Tổ chức bộ máy kế toán: Các nhà quản lý doanh nghiệp nên tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị để cung cấp các thông tin nội bộ phục vụ cho công tác quản lý: Trong bộ phận kế toán quản trị này sẽ có một bộ phận chuyên trách về công tác dự toán ngân sách. Trang bị các thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc dự toán ngân sách: Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến công tác dự toán ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ (LAN). Lập dự toán ngân sách là công việc tính toán phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Vì vậy, để ít bị sai sót và tốn thời gian lẫn công sức cho việc lập dự toán ngân sách, các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm hoặc thuê viết các phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình. Tổ chức tốt hệ thống thông tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu, chính sách của doanh nghiệp sẽ được truyền tải đến mọi bộ phận một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nhà quản lý các cấp phải động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người cũng như mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách. Cần tổ chức giáo dục tư tưởng tất cả cá nhân trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ có ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ công tác dự toán ngân sách tốt.
Hệ thống dự toán ngân sách kinh doanh có vai trò quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Vai trò dự toán ngân sách trong quản trị doanh nghiệp
TS. Nguyễn Hoàng Dũng - Khoa Kinh tế, Trường Đại học Vinh 17:30 20/07/2019
Hệ thống dự toán ngân sách kinh doanh có vai trò quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp; vừa thể hiện mục tiêu kế hoạch và phân bổ các nguồn lực, vừa là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của nhà quản trị các cấp.
Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0
Kỹ năng cần có đối với kế toán quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh mới
Tác động của quản trị doanh nghiệp đến cấu trúc vốn của công ty
Nâng cao kỹ năng nhà quản trị doanh nghiệp trước cuộc cách mạng công nghiệp 4.0
Bài viết phân tích vai trò của dự toán ngân sách, trên cơ sở đó liên kết các quy trình quản lý và tăng cường hiệu quả hoạt động quản trị doanh nghiệp. Đặt vấn đề Dự toán ngân sách là một công cụ quan trọng giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch và kiểm soát. Dự toán là những dự kiến, những phối hợp chi tiết chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp (DN) trong từng thời kỳ để thực hiện mục tiêu chiến lược. Dự toán ngân sách giúp các nhà quản trị DN thấy trước sự biến động tài chính của DN, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục những tồn tại và phát huy những điểm mạnh. Dự toán ngân sách là một hoạt động tài chính thường được thực hiện hàng năm với các mục đích chủ yếu sau: - Cung cấp cho DN cách nhìn sâu sắc và toàn diện. Thông qua dự toán, nhà quản trị phát hiện ra những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó sẽ có những phân tích, tính toán, đo lường trước những khó khăn trong tương lai để có những biện pháp đúng đắn, kịp thời. - Giúp theo dõi, kiểm soát và đánh giá các hoạt động. Dự toán ngân sách là sự cụ thế hóa kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp bằng các số liệu cụ thể. Việc theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch giúp nhà quản trị xác định hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và nguyên nhân của những tồn tại. Bên cạnh đó, dự toán còn là cơ sở để xây dựng và đánh giá thành quả quản lý của các cấp quản trị, từ đó xây dựng chế độ đãi ngộ đối với từng bộ phận trong DN. - Cung cấp cơ hội hợp tác giữa các phòng ban, bộ phận. Dự toán ngân sách là sự phối hợp kế hoạch hoạt động của các phòng ban, bộ phận để nhằm đạt được mục tiêu chung cho toàn DN. Quá trình lập dự toán đã tăng cường sự hợp tác, tham gia, trao đổi công việc giữa các thành viên, phòng ban, bộ phận trong DN. Lập dự toán ngân sách kinh doanh Dự toán ngân sách mô tả một bức tranh tổng thể các mục đích hoạt động và mục tiêu chiến lược. Lập ngân sách không chỉ đơn thuần là lên kế hoạch về chi phí và lợi nhuận. Nó còn tập trung việc phân chia cho các bộ phận, phòng ban các mục tiêu hoạt động và chiến lược của DN. Nhà nghiên cứu Jack Weich cho rằng, việc lập ngân sách có thể là một sự thảo luận hiệu quả, trên diện rộng giữa trụ sở và đơn vị thi hành mà bất kỳ vấn đề gì cũng có thể được bàn như các điều kiện, cũng như trở ngại trong môi trường thực tế (Harper Business, 2005). Trong môi trường ứng dụng công nghệ, dự toán ngân sách được thiết lập trên cơ sở các bộ phận xây dựng định mức tiêu hao, kế hoạch sản xuất kinh doanh và cập nhật lên hệ thống, kế toán quản trị nhập phương thức xử lý, kỹ thuật nghiệp vụ trên phần mềm. - Hệ thống định mức: Định mức là chi phí đơn vị ước tính, được sử dụng làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phí căn cứ trên giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn về nguồn lực. Quá trình xây dựng hệ thống định mức là công việc vừa đòi hỏi năng lực chuyên môn, vừa đòi hỏi tính trách nhiệm cao. Trên thực tế, trách nhiệm xây dựng hệ thống định mức không chỉ thuộc về nhân viên kế toán quản trị mà còn cả những chuyên gia kỹ thuật, nhà quản trị DN. Khi xây dựng hệ thống định mức có thể áp dụng một trong hai phương pháp sau: (1) Phương pháp thống kê kinh nghiệm dựa trên số liệu thống kê về tình hình sản xuất kinh doanh nhiều kỳ hoạt động của DN, sự biến động giá cả thị trường; (2) Phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật dựa trên hoạt động thực tế của DN về nguồn lực, quy trình công nghệ, trình độ quản lý, giá cả thị trường của các yếu tố đầu vào... Trong thực tế, DN có thể áp dụng kết hợp cả hai phương pháp trên để xây dựng định mức tuỳ theo từng tình huống. - Hệ thống dự toán ngân sách: Hệ thống dự toán trong DN rất phong phú và đa dạng, căn cứ vào mối quan hệ với mức độ hoạt động dự toán được chia thành hai loại là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Trên thực tế, mức hoạt động dự kiến hiếm khi trùng với mức hoạt động thực tế, do đó dự toán tĩnh thường phù hợp với những DN có tình hình sản xuất kinh doanh ổn định. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập cho nhiều mức hoạt động có thể xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt rất hữu ích cho việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức độ hoạt động nhằm kiểm soát các hoạt động xảy ra. DN có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm với quá trình lập dự toán được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp lập dự toán từ trên xuống); hoặc phương pháp tỷ lệ (phương pháp lập dự toán từ dưới lên) để xây dựng hệ thống dự toán ngân sách. Cơ sở xây dựng dự toán là: Kết quả hoạt động của kỳ trước; điều kiện thực tế của DN; điều kiện dự kiến trong tương lai; trình độ chuyên môn của các chuyên gia xây dựng dự toán.
Dự toán ngân sách mô tả một bức tranh tổng thể các mục đích hoạt động và mục tiêu chiến lược. Lập ngân sách không chỉ đơn thuần là lên kế hoạch về chi phí và lợi nhuận. Nó còn tập trung việc phân chia cho các bộ phận, phòng ban các mục tiêu hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp. Lập dự toán ngân sách là công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực của các bộ phận, nhưng ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển của DN. Vì vậy, cần có sự tuân thủ cao quy trình lập dự toán ngân sách: + Xây dựng lịch trình lập dự toán, đưa ra các hoạt động và công việc cụ thể cùng chi phí dự toán cho mỗi công việc. + Đánh giá các nguồn lực thực hiện. DN cần xem xét tập trung nguồn nhân lực, vật lực và tài lực vào phát triển một số điểm mạnh để tăng cường cạnh tranh, hạn chế đầu tư dàn trải. + Phân tích hiệu suất kinh doanh. Thông qua sự phân tích này làm rõ những ưu điểm của quy trình hoạt động và những tồn tại cần cải thiện và nguyên nhân. + Nhận diện rủi ro và thách thức có thể xảy ra. DN cần nhận diện rủi ro khách quan và chủ quan, nắm rõ năng lực tài chính khi tiến hành dự án. Cần có cơ chế kiểm soát rủi ro nhằm loại bỏ những yếu tố xấu, tập trung hơn vào các yếu tố tích cực. Kết nối chiến lược với dự toán ngân sách Hệ thống dự toán ngân sách tiên tiến phải kết nối các chiến lược với kế hoạch của DN. Nghiên cứu về quản trị chiến lược, Robert S. Kaplan và David P. Norton (2008) đã đưa ra mô hình quản lý toàn diện nhằm giải quyết một trong những khó khăn lớn nhất của vấn đề quản lý, cụ thể: Kết nối kế hoạch và sự hình thành chiến lược với hiệu quả thực hiện. Kế hoạch tốt phải kết nối chiến lược với các hoạt động. Những hoạt động trong các DN có hiệu quả hoạt động cao được liên kết với hệ thống cấp bậc nguyên nhân và hệ quả vì việc đạt được mục tiêu là kết quả của quá trình thực hiện những việc đúng đắn... Quy trình kết nối chiến lược với dự toán được cấu thành các yếu tố từ thẻ điểm cân bằng và bản đồ chiến lược gồm sáu bước sau: Một là, phát triển chiến lược nhằm đảm bảo cạnh tranh tốt nhất. Phát triển chiến lược sử dụng các công cụ chiến lược như sứ mệnh, giá trị cốt lõi và tầm nhìn, những phân tích về môi trường, kinh tế và đối thủ cạnh tranh, những phương pháp luận như học thuyết về động lực và định vị cạnh tranh, quan điểm chiến lược dựa vào nguồn lực, cũng như việc lên kế hoạch cho tương lai. Hai là, lập chiến lược thể hiện sự sẵn sàng phát triển các đối tượng, biện pháp, mục tiêu, ý tưởng sáng tạo chiến lược và ngân sách tài chính cần thiết. Lập chiến lược là kim chỉ nam cho hành động và phân phối các nguồn lực. DN phải mô tả chiến lược, đo lường đánh giá được kế hoạch, chỉ rõ kế hoạch hoạt động, tính toán được nguồn ngân sách cần thiết cho ý tưởng chiến lược và quyết định người lãnh đạo trong quá trình thực hiện chiến lược. Ba là, sắp xếp tổ chức nhằm tạo khả năng liên kết chiến lược của DN với những chiến lược của các bộ phận, đơn vị riêng lẻ; sắp xếp và khuyến khích được nhân viên để tối ưu hoá việc thực hiện chiến lược. DN phải hài hòa được tổ chức và chiến lược bằng việc phân bổ bản đồ chiến lược tầng và hệ thống thẻ cân bằng điểm tới tất cả các đơn vị của tổ chức, bằng việc sắp xếp nhân viên thông qua quá trình giao tiếp chính thức và bằng cách liên kết các mục tiêu và động lực của nhân viên vào các mục tiêu chiến lược. Bốn là, thực hiện kế hoạch nhằm liên kết chiến lược dài hạn với các hoạt động hàng ngày, hài hoà chiến lược với kế hoạch và ngân sách hoạt động, nâng cấp cải thiện các quá trình quan trọng của chiến lược. Năm là, quản lý và tìm hiểu nhằm đảm bảo hướng tới và gắn chặt vào quản lý kết quả thực hiện khi phát triển, lập kế hoạch và thực hiện một chiến lược. Điều này giúp nhà quản trị đánh giá chiến lược có được thực hiện một cách thích đáng hay không. Nó đòi hỏi việc quản lý và học hỏi về các vấn đề, các rào cản và các thử thách. Quá trình này cấu thành thông tin về việc vận hành và chiến lược vào một cấu trúc được thiết kế một cách cẩn thận về các cuộc họp tổng kết quản lý. Sáu là, kiểm tra và điều chỉnh nhằm tạo ra sự đúng đắn của chiến lược. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra và thay đổi phù hợp với chiến lược, sử dụng các cơ sở dữ liệu vận hành và cơ sở dữ liệu mới về cạnh tranh và môi trường kinh doanh bên ngoài để đưa ra một chu trình mới về lập kế hoạch chiến lược và tổ chức thực hiện. Kết nối chiến lược với dự toán, đánh giá mối quan hệ nhân quả giữa tất cả các yếu tố trong kế hoạch và nguồn lực là vấn đề quan trọng đối với các nhà quản trị. Để lập dự toán hiệu quả, DN cần lưu ý một số vấn đề như thống nhất cơ sở dữ liệu, lập ngân sách theo cơ sở dữ liệu lịch sử và dự toán linh hoạt. Kết luận Dự toán ngân sách là một công cụ quan trọng của nhà quản trị trong thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát hoạt động của DN. Lập dự toán là cần thiết nhằm phác thảo tương lai, giúp DN phát triển đúng hướng và đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu chiến lược. Bài viết tập trung làm rõ vai trò của dự toán trong công tác quản trị trên cơ sở đó kết nối chiến lược với dự toán để thực hiện sứ mạng, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của DN. Tài liệu tham khảo: Bài đăng trên Tạp chí Tài chính Kỳ 1 - Tháng 5/2019
In bài viết Tags ngân sách kinh doanh sản xuất quản trị doanh nghiệp
THÔNG TIN CẦN QUAN TÂM
Tin nổi bật
Hoàn thiện hành lang pháp lý, áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý thuế với thương mại điện tử29/07/2022
Chính sách giảm thuế, phí, lệ phí được triển khai rất nhanh29/07/2022
Quy định mới về mở sổ ghi chép với cá nhân có hoạt động xã hội, từ thiện29/07/2022
Ưu tiên số 1 hiện nay là giữ vững ổn định kinh tế vĩ mô, kiểm soát chặt lạm phát28/07/2022
Tiếp tục tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để hỗ trợ thị trường chứng khoán phát triển28/07/2022
|