Trong quá trình làm việc nhóm, nhiều khi chúng ta cần chia sẻ và cộng tác với các đồng nghiệp trên cùng một file Excel. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa file có thể tốn nhiều thời gian khi mỗi người tải về file và chỉnh sửa riêng lẻ. Vậy làm thế nào để khắc phục vấn đề này? Hôm nay Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn Google Drive và cách sử dụng tính năng đa người dùng trong Google Drive để đơn giản hóa việc chia sẻ và cộng tác trên một file Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn làm quen với Google Drive
Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ
Cách tạo và chia sẻ file Excel dùng chung
Để tạo file Excel dùng chung, việc đầu tiên chúng ta cần làm là tải file lên Google Drive. Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành chia sẻ file Excle qua nền tảng này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách up file lên Google Drive
Google Drive cho phép người dùng chia sẻ tài liệu của mình cho người khác. Không chỉ mở quyền truy cập, người tạo còn có thể mở quyền chỉnh sửa tài liệu cho người khác thông qua các chế độ chia sẻ của Google Drive.
- Chế độ riêng tư: Chỉ cho phép tài khoản người tạo xem tài liệu.
- Chế độ cấp quyền chỉnh sửa cho người khác: Cho phép người khác truy cập và trực tiếp chỉnh sửa tài liệu được người tạo chia sẻ.
- Chế độ chia sẻ công khai, không cấp quyền chỉnh sửa: Cho phép tất cả người dùng truy cập tài liệu nhưng không được chỉnh sửa tài liệu.
- Các tài liệu được chia sẻ với người dùng: Hiển thị tất cả các tệp tài liệu không thuộc về người dùng nhưng người dùng có thể truy cập. Trong đó bao gồm các tài liệu người dùng có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa.
Các chế độ chia sẻ trong Google Drive giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình đến các người dùng khác. Lưu ý rằng không có bất kì chế độ nào áp dụng hợp lí chung cho tất cả các tài liệu, do đó các bạn hãy linh hoạt trong việc cài đặt chế độ chia sẻ tài liệu trong Google Drive nhé.
Tạo file Excel dùng chung và chia sẻ với nhóm người dùng xác định
Nếu các bạn vẫn còn mơ hồ về các chế độ chia sẻ tài liệu đã đề cập bên trên hay chỉ muốn chia sẻ tài liệu với một số người dùng nhất định, hãy tìm hiểu các bước làm sau đây nhé.
Bước 1: Chọn file muốn chia sẻ và nhấn nút Share [Chia sẻ].
Bước 3: Gửi tin nhắn đến người được chia sẻ trong phần Message xuất hiện sau khi nhập tên tài khoản, đồng thời chọn chế độ cấp quyền cho người được chia sẻ. Bạn có thể bỏ qua bước gửi tin nhắn nếu không có ghi chú đặc biệt muốn người được chia sẻ lưu ý.
Bước 4: Ấn Send [Gửi].
Bên cạnh việc nhập tên tài khoản bạn muốn chia sẻ, trong hộp thoại chia sẻ của Google Drive, bạn có thế sử dụng đường link [đường dẫn] để thuận tiện hơn chia sẻ tài liệu đến số lượng lớn người dùng khác. Bằng cách này, mọi người dùng nhận được đường link sẽ có thể truy cập vào tài liệu của bạn.
Bước 1: Chọn tài liệu muốn chia sẻ và nhấn nút Share [Chia sẻ]
Bước 2: Nhấn Change [Thay đổi] để chuyển sang chế độ chia sẻ đường link với tất cả những người nhận được đường link.
Bước 3: Nhấn Copy link [Sao chép đường dẫn] hoặc bôi đen đường link và ấn tổ hợp phím Ctrl+C. Chọn chế độ cấp quyền truy cập cho tất cả mọi người nhận được đường link.
Bước 4: Dán đường link lên trang web hoặc e-mail bạn muốn chia sẻ. Sau đó ấn Done [Hoàn thành] để đóng hộp thoại chia sẻ.
Các file Excel dùng chung được chia sẻ với bạn
Tất cả các file Excel người khác chia sẻ với bạn sẽ hiển thị trong phần Shared with me [Được chia sẻ với tôi]. Nếu bạn muốn truy cập bất kì file nào được chia sẻ trực tiếp từ Google Drive của mình, bạn có thể chọn file muốn di chuyển, ấn vào biểu tượng Add shortcut to Drive [Thêm vào Drive] và chọn My Drive [Drive của tôi].
Xem thêm: Cách sao chép thư mục Google Drive từ tài khoản của người khác sang tài khoản của bạn
Công cụ hỗ trợ tạo file Excel dùng chung
Các công cụ cộng tác tạo file Excel dùng chung
Trong quá trình làm việc nhóm trên cùng một file Excel, chúng ta có thể sử dụng các công cụ cộng tác [Collaboration tools] trong Google Drive. Các công cụ này giúp mọi người dùng thao tác chỉnh sửa tài liệu cùng lúc. Đặc biệt hơn, người dùng còn có thể trao đổi thông tin với nhau qua bình luận hiển thị trực tiếp trên tài liệu.
Chế độ gợi ý trong việc tạo file Excel dùng chung
Đúng như tên gọi của nó, chế độ gợi ý [Suggesting mode] trong Google Drive giúp mọi người cân nhắc thay đổi trước khi áp dụng thay đổi vào file Excel vĩnh viễn. Trước khi người dùng chỉnh sửa tài liệu, những người làm việc cùng có cơ hội trao đổi kĩ hơn về sự chỉnh sửa và quyết định có nên chỉnh sửa như vậy hay không.
Trên đây là cách sử dụng tính năng đa người dùng để các bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên cùng một file Excel trong Google Drive. Gitiho hi vọng các bạn đều thành thạo phương pháp làm việc nhóm trên nền tảng này để thuận tiện giải quyết những trường hợp làm việc từ xa.
Gitiho chúc các bạn áp dụng thủ thuật thành công!
Tham khảo thêm các bài viết:
Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng
Google Drive giúp bạn chia sẻ tài liệu của mình một cách dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép nhiều người đồng thời chỉnh sửa một file trong cùng một thời điểm. Xem video dưới đây để biết thêm chi tiết:
Chia sẻ files
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file từ Google Drive, bạn có thể cho phép người khác xem hoặc thậm chí chỉnh sửa file đó. Trong khi bạn có thể chia sẻ các file được lưu trong Google Drive của mình, thì điều quan trọng cần nhớ là, bạn chỉ có thể thực hiện tính năng cộng tác cho những files được tạo ra trong phạm vi Drive của bạn
Hãy cùng xem ví dụ của Olenna, một giáo viên. Cô ấy sử dụng Google Drive của mình để tổ chức và lên kế hoạch như sau. Các file của Olenna bao gồm:
- File ở chế độ riêng tư: ví dụ như là trang tính quỹ lớp
- File cho người khác quyền chỉnh sửa: ví dụ như là tài liệu về kế hoạch bài học của cô ấy làm cùng với cô giáo khác
- File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: ví dụ như các thông báo được chia sẻ với học sinh và phụ huynh
- Các file được chia sẻ với cô ấy: bao gồm các file mà cô ấy có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa [ví dụ như là lịch trình mà ban giám hiệu gửi tới cô ấy]
Bạn có thể thấy rằng, không có cài đặt chung nào có thể áp dụng cho tất cả các file của Olenna. Phần cài đặt cho mỗi file mà bạn chia sẻ có thể phụ thuộc vào lý do khiến bạn chia sẻ nó.
Khi chia sẻ một file vào trong group với số lượng người giới hạn, các cộng tác viên của bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản Google để có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy nhiên, khi chia sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc chia sẻ công khai, thì người xem không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.
Chia sẻ file với nhóm ít người
1.Lựa chọn file bạn muốn chia sẻ và nhấn chọn nút “Share”
2.Một hộp thoại xuất hiện. Trong hộp “People”, gõ tên địa chỉ mail của người bạn muốn chia sẻ. Nếu muốn, bạn có thể thêm một lời nhắn, cái này cũng sẽ được gửi đến cho người đó.
3.Chọn “Send”. File của bạn đã được chia sẻ
Để kiểm soát file hơn, bạn có thể lựa chọn mũi tên chỉ xuống để quyết định xem ai là người có thể chỉnh sửa, bình luận hay xem chúng.
Chia sẻ đường link
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ file với một nhóm rộng hơn bằng cách cung cấp một đường link chỉ tới file đó trong Google Drive của bạn. Đường link này cơ bản là một URL hay một địa chỉ web cho bất kì file nào bạn muốn chia sẻ. Nó đặc biệt hữu ích khi file quá nặng đến nỗi không thể đính kèm trong mail như các file nhạc hay video. Bạn cũng có thể chia sẻ đường link này bằng cách đăng lên một trang web công khai. Bất kì ai nhấp vào link này sẽ được chỉ tới file đích.
Để chia sẻ một đường link
1.Chọn file bạn muốn chia sẻ và chọn nút “Share”
2.Một hộp thoại xuất hiện. Chọn “Get shareable link”
3.Một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bây giờ, bạn có thể dán đường link này vào mail hoặc trên Web để chia sẻ file của mình. Khi hoàn thành, chọn “Done”.
Các files được chia sẻ với bạn
Mọi người cũng có thể chia sẻ file với bạn. Các file này sẽ xuất hiện trong thư mục “Được chia sẻ với tôi” [Shared with me]. Tuy nhiên, nếu như bạn muốn truy cập vào file này từ Googe Drive của mình thì bạn có thể di chuyển nó. Để làm điều này, đi đến thư mục “Được chia sẻ với tôi” di chuyển chuột đến file cần tìm và chọn Thêm vào Drive của tôi [Add to My Drive].
Công cụ cộng tác [Collaboration tools]
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file ở định dạng Google Drive, bạn cũng có thể cho phép người khác thay đổi và chỉnh sửa chúng. Google Drive có rất nhiều công cụ giúp cải tiến tính năng làm việc cùng lúc, khiến cho bạn dễ dàng giao tiếp với người cùng chỉnh sửa với mình và xem những thay đổi đó như thế nào và được làm bởi ai.
Nhấn vào các phần trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về các tính năng cộng tác trong Google Drive
Chế độ gợi ý [Suggesting mode]
Google Drive gần đây có thêm tính năng Chế độ gợi ý, giống như tính năng Theo dõi thay đổi [Track Changes] trong Microsoft Office. Điều này cho phép trước khi mỗi người thực hiện chỉnh sửa thì người khác sẽ cơ hội xem xét các thay đổi đó trước khi nó được thay đổi vĩnh viễn.
Xem video dưới đây từ Google để hiểu hơn về Chế độ gợi ý, cũng như là các tips khác về cộng tác trên cùng một file.
Thử thách !
- Mở file ví dụ . Chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, sau đó chọn “File-> Make a copy”
- Chuyển sang chế độ gợi ý
- Chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.
- Chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling [Kiểm tra lại chính tả]
- Khi hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như sau:
6. Tùy chọn: Thử chia sẻ tài liệu của bạn với một ai đó.
Học Excel ở đâu tốt nhất?
Xem thêm: Cách upload file lên google drive Cực Đơn Giản