Bạn có biết trang tính Excel của mình có thể có tới 1.048.576 hàng không? . Bây giờ hãy tưởng tượng gán số cho từng hàng này theo cách thủ công. Chúng tôi không nói về những con số hiện có ở phía bên trái. Đó chỉ là các điểm đánh dấu, chẳng hạn như liên quan đến các ô [A3, B3, A10, B10, v.v. ] không được tích hợp về mặt kỹ thuật như một phần dữ liệu của hàng hoặc đóng vai trò là số nhận dạng duy nhất. Điều bạn muốn là các số có thể liên kết với từng hàng dữ liệu cho các tình huống như tạo số sê-ri hoặc số bộ phận, áp dụng các hàng được đánh số cho các phần được nhóm, v.v.
Để phát triển một trang tính hoặc sổ làm việc Excel xuất sắc, bắt buộc phải nhập dữ liệu của bạn theo cách được tổ chức tốt. Bạn muốn mỗi hàng có một "số nhận dạng duy nhất" giúp bạn chọn ra các hàng cụ thể để phân tích hoặc trình bày cho khán giả. Việc sử dụng thứ gì đó như “Ô B4 hoặc G2” không bị ràng buộc với dữ liệu kéo dài các hàng. Bạn cần các cột có các số duy nhất thực sự liên kết với dữ liệu trong các hàng, giống như tên liên kết với họ trong cùng một hàng
Điều tốt là Excel có thể làm tất cả công việc khó khăn cho bạn. Bạn có thể ra lệnh cho nó tự động điền số hàng và giúp bạn làm việc trên tài liệu của mình với tốc độ nhanh hơn nhiều
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự hàng trong Excel
Lý do để tự động tạo các hàng được đánh số trong Excel
Không còn nghi ngờ gì nữa, gán số hàng theo cách thủ công là một nhiệm vụ có thể gây khó chịu và tốn thời gian. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể mắc lỗi và lặp lại các con số , một tình huống có thể làm phức tạp quá trình phân tích dữ liệu và có khả năng dẫn đến sai sót . Không có gì đáng xấu hổ hơn là trình bày một tài liệu được sắp xếp kém hoặc có nhiều lỗi . Nó có thể khiến bạn trông thiếu chuẩn bị và không chuyên nghiệp.
Nếu tài liệu của bạn quá lớn, bạn có thể gán số theo cách thủ công và mắc lỗi . Nhưng đó hiếm khi là một lựa chọn nếu trang tính của bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng hoặc bạn có nhiều bảng tính và không thể sử dụng các số giống nhau . Trong trường hợp đó, chẳng hạn như sử dụng các hàng A3 và B3 sẽ không bị cắt, đặc biệt là khi lấy dữ liệu từ nhiều trang tính cho một báo cáo . Ngoài ra, việc đánh số từng mục theo cách thủ công sẽ làm lãng phí thời gian quý báu mà bạn có thể dành để xử lý các phần kỹ thuật hơn trong trang tính của mình .
Một ví dụ bao gồm mã số bộ phận hoặc loại hàng tồn kho, trong đó bạn muốn có ba chữ số cho mỗi mã số và bắt đầu bằng 100. Vấn đề là bạn có hơn 300 phòng ban với dữ liệu trong 50 bảng tính trong công ty của bạn. Việc nhập số nhận dạng số vào ô theo cách thủ công dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến mọi thứ, từ báo cáo và phân tích dữ liệu đến danh mục chính xác và truy xuất dữ liệu tức thời . Thay vì tham khảo thủ công 50 bảng tính để xác định và chèn mã định danh số cho mỗi hàng, bạn chỉ cần nhớ bạn đã bắt đầu và kết thúc bằng những số nào để có thể thiết lập một bảng tính khác để có mã định danh mới . .
Một ví dụ khác là bạn có nhóm hàng cho các chủ đề, danh mục, bộ phận cụ thể hoặc thậm chí tài liệu tham khảo. You want each group to start with number one. Bạn chắc chắn không thể tham chiếu “Ô A3 và B3” vì bạn có các nhóm trên cùng một bảng tính không thể sử dụng cùng một hàng , nhưng bạn có thể . Với rất nhiều nhóm cần xử lý, các mục nhập thủ công nhanh chóng dẫn đến những lỗi làm thay đổi tổ chức, truy xuất dữ liệu và có thể cả các mức độ ưu tiên trong đó 1 là quan trọng nhất và 1000 là thấp nhất.
May mắn thay, Excel đi kèm với một số công cụ được thiết kế để giúp bạn gán số tự động. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn và tạo ra một tài liệu được tổ chức tốt, không chỉ chính xác mà còn dễ nhìn . Việc lấy dữ liệu từ bảng tính/cơ sở dữ liệu dễ quản lý hơn . Việc tìm dữ liệu cụ thể hoặc chủ đề/mục/quy trình ưu tiên chính xác và hiệu quả mà không có lỗi .
Điểm mấu chốt là con người không hoàn hảo khi nhập dữ liệu, nhưng các hệ thống tự động đảm bảo tính chính xác và chính xác [ở một mức độ nào đó . Bất cứ khi nào bạn có hàng nghìn mục nhập dữ liệu, việc đánh số tự động sẽ hoàn thành công việc đó một cách đáng tin cậy .
Hãy xem cách hoạt động của từng công cụ này
Tự động đánh số hàng Excel bằng cách sử dụng Fill Handle
The Excel Fill Handle , còn được gọi là Drag Fill Handle, là một nút mũi tên nhỏ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của một biểu tượng đang hoạt động. . Nó được sử dụng để tự động điền vào một dải ô trong một cột dựa trên thông tin có trong các hàng trước đó.
Bộ xử lý điền hoạt động bằng cách xác định một mẫu và sau đó làm theo nó
Dưới đây là cách tự động đánh số hàng trong Excel bằng núm điều khiển điền
- Mở trang tính Excel của bạn
- Nhập giá trị đầu tiên [1] vào ô đầu tiên trong cột mong muốn
- Nhập giá trị thứ hai [2] vào ô ngay bên dưới giá trị đầu tiên
- Chọn cả hai ô
- Nhấn và giữ vào núm điều khiển điền nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô bên dưới
- Nhẹ nhàng kéo tay cầm xuống cho đến khi bạn chọn tất cả các hàng mà bạn muốn gán số
- Khi bạn đến hàng quan tâm cuối cùng, hãy thả chuột
Sau khi hoàn thành các bước trên, Excel sẽ điền vào tất cả các ô trong cột đã chọn bằng các số, từ “1” cho đến bất kỳ số nào bạn muốn. Những số này trở thành mã định danh duy nhất cho dữ liệu trong hàng khi A6 và B6 không
Tự động đánh số hàng Excel bằng hàm ROW
Điều khiển điền và chức năng chuỗi rất đơn giản để thực thi, nhưng chúng không thành công ở một khu vực quan trọng. tự động cập nhật số khi bạn thêm hàng mới vào trang tính của mình hoặc thậm chí xóa một số. Hàm ROW cho phép bạn chỉ định các số tự động cập nhật bất cứ khi nào một số hàng bị xóa hoặc hàng mới được chèn vào
Đây là cách sử dụng chức năng ROW
- Bấm vào ô đầu tiên nơi bắt đầu đánh số tự động
- Nhập công thức sau vào ô [thay thế hàng tham chiếu cho phù hợp].
=ROW[A2] - 1
Tùy thuộc vào nơi bạn muốn số hàng của mình bắt đầu, công thức có thể là A3, B2 hoặc thậm chí là C5 - Sau khi một số đã được gán cho ô đã chọn, hãy di con trỏ qua núm điều khiển kéo ở góc dưới cùng bên trái và kéo nó xuống ô cuối cùng trong chuỗi của bạn
Cách tự động đánh số hàng trong Excel mà không cần kéo
Kéo thanh điều khiển điền xuống cho đến khi bạn đã chọn tất cả các hàng mà bạn muốn chỉ định hoạt động lý tưởng cho các tệp Excel nhỏ chỉ với một vài hàng. Nếu tệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, việc kéo có thể hơi mệt và tốn thời gian
May mắn thay, Excel cung cấp một cách tự động đánh số các hàng của bạn bằng cách sử dụng chức năng “Fill Series”
Hàm Excel Fill Series được sử dụng để tạo các giá trị tuần tự trong một phạm vi ô được chỉ định. Không giống như chức năng “Fill Handle”, chức năng này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn. Bạn có thể chỉ định giá trị đầu tiên [không nhất thiết phải là “1”], giá trị bước, as well as the final [stop] value.
Ví dụ: giả sử các giá trị bắt đầu, bước và dừng của bạn là 1, 1 và 10. Tính năng chuỗi điền tự động điền 10 hàng trong cột đã chọn, bắt đầu bằng việc chèn “1” vào ô đầu tiên, “2” vào ô thứ hai, v.v. , và kết thúc bằng “10” ở ô cuối cùng
Đây là cách tự động điền số hàng trong Excel bằng hàm Fill Series
- Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn gán số
- Nhập giá trị đầu tiên, nói “10,” trong ô đầu tiên
- Nhấp vào “Trang chủ” ở đầu trang tính của bạn
- Chọn “Điền” và sau đó chọn “Sê-ri” từ menu thả xuống. Thao tác này sẽ mở một hộp thoại nổi ở giữa trang tính của bạn
- Trong hộp thoại, chọn “Cột” từ phần “Sê-ri trong”
- Tại thời điểm này, hãy nhập “giá trị bước” [“1” theo mặc định] và sau đó nhập “giá trị dừng” vào khoảng trống được cung cấp
- Bấm vào “Ok”
Sau khi hoàn thành các bước trên, tất cả các ô trong cột đã chọn sẽ nhận được các số thứ tự và duy nhất để dễ nhận biết
Cách tự động đánh số hàng đã lọc trong Excel
Chức năng “Bộ lọc” cho phép bạn sàng lọc [hoặc cắt] dữ liệu của mình dựa trên các tiêu chí. Nó cho phép bạn chọn một số phần nhất định trong trang tính của mình và yêu cầu Excel chỉ hiển thị những ô đó
Ví dụ: nếu bạn có nhiều dữ liệu lặp lại, bạn có thể dễ dàng lọc ra tất cả các hàng đó và chỉ để lại những gì bạn cần. Chỉ những hàng chưa được lọc xuất hiện trên màn hình tại bất kỳ thời điểm nào
Khi trình bày dữ liệu, tính năng lọc cho phép bạn chỉ chia sẻ những gì khán giả của mình cần mà không có quá nhiều thông tin không liên quan cùng một lúc. Tình huống này có thể gây nhầm lẫn và làm phức tạp quá trình phân tích dữ liệu
Ngay cả khi bạn đã lọc dữ liệu của mình, bạn vẫn có thể thêm đánh số hàng vào trang tính của mình
Đây là cách thực hiện
- Lọc dữ liệu của bạn khi cần
- Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn gán số rồi nhập công thức sau
=SUBTOTAL[3,$B$2:B2]
Đối số đầu tiên, 3, hướng dẫn Excel đếm các số trong phạm vi
Đối số thứ hai, $B$2. B2, chỉ đơn giản là phạm vi ô bạn muốn đếm - Lấy “fill handle” [biểu tượng dấu cộng] ở góc dưới cùng bên phải của ô và kéo nó xuống dưới để điền vào tất cả các ô khác trong phạm vi đã chỉ định
Nhìn chung, Excel là một công cụ có giá trị để quản lý dữ liệu và thực hiện tất cả các loại phép tính, nhưng không phải lúc nào nó cũng giúp cuộc sống trở nên dễ dàng. Một nhiệm vụ có thể tốn thời gian và bực bội là gán số cho các hàng, đặc biệt là với hàng nghìn hàng hoặc khi có nhiều bảng tính
May mắn thay, có một số công cụ giúp bạn gán số tự động. Đây có thể là một cách chắc chắn để tạo cơ sở dữ liệu được tổ chức tốt, dễ đọc, dễ truy xuất dữ liệu cụ thể và dễ tạo báo cáo và báo cáo chính xác