Excel sao chép văn bản trong một ô khác

Cùng với việc là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp, Excel còn là một công cụ nhập dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn muốn điền các ô trong trang tính của mình bằng các từ trùng lặp, bạn có thể thực hiện bằng một vài thao tác. Bạn có thể điền vào các ô liền kề trong một hàng hoặc cột bằng cùng một từ hoặc bạn có thể tạo một chuỗi điền tùy chỉnh để sao chép nhiều từ cùng một lúc

Sử dụng tay cầm điền

1. 1

   Nhập một từ vào một ô liền kề với các ô mà bạn muốn sao chép từ đó

2. 2

   Trỏ tới góc dưới bên phải của ô đó để con trỏ trở thành dấu thập hoặc dấu cộng liền

3. 3

   Bấm vào góc của ô và kéo núm điều khiển điền theo hướng của các ô bạn muốn điền các từ trùng lặp. Bạn có thể di chuyển lên, xuống, phải hoặc trái. Excel lấp đầy các ô mà bạn rê chuột

Tạo một chuỗi điền tùy chỉnh

1. 1

   Chuyển đến tab "Tệp" và nhấp vào "Tùy chọn. " Nhấp vào "Nâng cao" trong ngăn bên trái và nhấp vào nút "Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh" bên dưới Chung

2. 2

   Chọn "Danh sách mới" trong hộp Danh sách tùy chỉnh. Nhập danh sách các từ bạn muốn sao chép vào hộp Mục nhập danh sách, nhấn "Enter" sau mỗi từ

3. 3

   Nhấp vào nút "Thêm" để thêm danh sách tùy chỉnh của bạn vào các tùy chọn chuỗi điền vào Excel. Nhấp vào "OK" hai lần để đóng hộp thoại Danh sách tùy chỉnh và Tùy chọn Excel

4. 4

   Nhập từ đầu tiên trong danh sách của bạn vào bất kỳ ô nào trên trang tính của bạn. Bấm vào góc dưới bên phải của ô và kéo lên, xuống, trái hoặc phải. Excel sao chép danh sách của bạn nhiều lần để lấp đầy các ô mà bạn chọn

   Khi bạn đang làm việc với một lượng lớn dữ liệu, rất dễ bỏ sót các mục trùng lặp. Tìm hiểu cách tìm kiếm các bản sao trong Excel bằng hướng dẫn này

Không có gì tệ hơn việc nhập dữ liệu vào bảng tính Excel chỉ để nhận ra rằng bạn đã thêm một số dữ liệu đó nhiều lần. Bây giờ bạn sẽ phải rà soát tất cả dữ liệu đó và tìm từng bản sao một, phải không?

Vâng, bạn có thể, nhưng bạn không cần phải. Excel có thể giúp bạn nhanh chóng theo dõi, đếm và thậm chí xóa các giá trị trùng lặp trong dữ liệu của bạn, giúp bạn tránh khỏi tất cả các công việc chân tay

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể có một số dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của mình, đây là cách tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp trong Excel

Cách tìm các bản sao trong Excel bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Một trong những cách hiệu quả nhất để biết ngay dữ liệu nào trong bảng tính của bạn bị trùng lặp là sử dụng định dạng có điều kiện. Điều này cho phép bạn áp dụng một chủ đề định dạng mà bạn chọn cho bất kỳ ô nào xuất hiện nhiều lần. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu tất cả các ô này bằng màu đỏ hoặc thay đổi văn bản của chúng thành màu xanh lục

Cái hay của phương pháp này là nếu bạn áp dụng nó cho tất cả các ô trong bảng tính của mình, bạn có thể biết ngay liệu dữ liệu mới mà bạn thêm có phải là bản sao của một ô khác hay không. Nó cũng sẽ tự động lấy định dạng mà bạn đã chỉ định

Để sử dụng định dạng có điều kiện để tìm các bản sao trong Excel

1. Đánh dấu các ô mà bạn muốn tìm kiếm các giá trị trùng lặp. Để chọn tất cả các ô, hãy nhấn Ctrl+A trên Windows hoặc Cmd+A trên Mac hoặc nhấp vào hình vuông ở trên cùng bên trái của bảng tính của bạn
   
2. Trong menu Trang đầu, nhấp vào Định dạng có điều kiện
   
   
   
3. Chọn Đánh dấu quy tắc ô
   
4. Nhấp vào Giá trị trùng lặp
   
5. Chọn một trong các định dạng được đặt trước hoặc nhấp vào Định dạng tùy chỉnh để tạo định dạng của riêng bạn
   
6. Nhấp vào OK
7. Tất cả các ô trùng lặp hiện được tô sáng
   

Cách tìm các bản sao mà không bao gồm lần xuất hiện đầu tiên

Phương pháp trên làm nổi bật mọi trường hợp ô có bản sao trong phạm vi đã chọn, bao gồm cả trường hợp đầu tiên của các ô đó. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ muốn đánh dấu các trường hợp lặp lại của các ô và không đánh dấu lần xuất hiện đầu tiên của ô đó. Bằng cách đó, bạn có thể xóa các giá trị trùng lặp nhưng giữ nguyên vị trí ban đầu

Để tìm kiếm các bản sao trong Excel bỏ qua lần xuất hiện đầu tiên

1. Đánh dấu các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm các bản sao
2. Trong menu Trang chủ, bấm vào Định dạng có điều kiện
   
3. Nhấp vào Quy tắc mới
   
4. Chọn Sử dụng Công thức để Xác định Ô cần Định dạng
   
5. Nhập công thức sau. =COUNTIF[$B$2,$B2,B2]>1. Sử dụng các giá trị hàng và cột cho ô đầu tiên trong phạm vi của bạn. Ví dụ: nếu ô đầu tiên của bạn là D4, bạn sẽ sử dụng D và 4 thay cho B và 2
   
6. Nhấp vào Định dạng và chọn lựa chọn tô sáng cho các ô trùng lặp
   
7. Nhấp vào OK để áp dụng định dạng có điều kiện của bạn
   
8. Các ô trùng lặp sẽ được đánh dấu, nhưng phiên bản đầu tiên của mỗi giá trị sẽ không
   

Cách đếm số trùng lặp trong Excel

Nếu bạn đang làm việc với lượng lớn dữ liệu, định dạng có điều kiện sẽ ít hữu ích hơn. Nếu bảng tính của bạn chứa các cột có hàng trăm hàng dữ liệu, việc cuộn qua toàn bộ trang tính để tìm bất kỳ ô nào được đánh dấu có thể tốn thời gian và bạn vẫn có thể bỏ lỡ một số

Trong trường hợp này, việc đếm số ô trùng lặp có thể nhanh chóng cho bạn biết liệu có bất kỳ ô nào trong dữ liệu của bạn hay không. Các

Để đếm số ô trùng lặp trong một cột trong Excel

1. Chọn ô bên cạnh giá trị đầu tiên trong cột của bạn và nhập =IF[COUNTIF[$B$2. $B$23,B2]>1,1,“”] Bạn sẽ cần thay thế từng 'B' bằng cột dữ liệu của mình, mỗi '2' bằng hàng của hàng dữ liệu đầu tiên và '23' bằng cột
   
2. nhấn Enter
3. Công thức này sẽ đếm số lần trùng lặp của giá trị bên cạnh nó trong toàn bộ phạm vi dữ liệu của bạn. Nếu trùng sẽ trả về giá trị 1. Nếu không có, nó sẽ trả về một ô trống
4. Nhấp và giữ vào hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô mà bạn đã nhập công thức
   
5. Kéo xuống để sao chép công thức vào tất cả các ô trong phạm vi của bạn
6. Bên dưới các ô này, hãy chọn một ô khác trong cùng một cột và nhập =SUM[C2. C23]. Bạn sẽ cần thay thế C2 và C23 bằng ô đầu tiên và ô cuối cùng của cột mới
   
7. nhấn Enter
8. Bây giờ, ô của bạn sẽ hiển thị tổng số ô trùng lặp trong cột đã chọn. Như bạn có thể thấy, số này khớp với số ô được đánh dấu theo quy tắc định dạng có điều kiện ban đầu của chúng tôi
   

Cách loại bỏ các bản sao trong Excel

Đôi khi bạn không quan tâm các giá trị trùng lặp ở đâu hoặc có bao nhiêu giá trị trùng lặp. Tất cả những gì bạn muốn làm là loại bỏ chúng. Rất may, Excel giúp thực hiện điều đó nhanh chóng và dễ dàng

Để loại bỏ các ô trùng lặp trong Excel

1. Đánh dấu các ô để kiểm tra các bản sao
2. Nhấp vào menu Dữ liệu
   
3. Nhấp vào biểu tượng Xóa trùng lặp
   
4. Nếu bạn đã chọn nhiều cột, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn từng cột mà bạn muốn loại bỏ các cột trùng lặp
   
5. Nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy kiểm tra Dữ liệu của tôi có tiêu đề để đảm bảo rằng chúng bị bỏ qua
   
6. Nhấp vào OK
7. Bạn sẽ thấy một bản tóm tắt về số lượng trùng lặp đã bị xóa
   
8. Phiên bản đầu tiên của mỗi giá trị trùng lặp sẽ vẫn còn;
   

Tận dụng sức mạnh của Excel

Học cách tìm kiếm các giá trị trùng lặp trong Excel cho phép bạn nhanh chóng loại bỏ mọi giá trị trùng lặp không mong muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cũng như nhiều tính năng của Excel, nó có thể giúp bạn tiết kiệm một lượng lớn thời gian mà lẽ ra bạn phải dành để theo dõi từng tính năng một

Các tính năng tiết kiệm thời gian hữu ích khác của Excel bao gồm tìm và xóa các ô đã hợp nhất, tìm các tham chiếu Excel tròn và sử dụng tính năng sắp xếp tùy chỉnh trên dữ liệu của bạn. Càng học nhiều thủ thuật Excel, bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian

Công thức để sao chép văn bản từ một ô khác trong Excel là gì?

Tại sao Excel sao chép văn bản trong một ô?