1. Nếu kế toán chỉ nhập dữ liệu trên tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hệ thống sẽ tự động lấy Tổng số dư bên Nợ – Tổng số dư bên Có để cập nhật ra giao diện Nhập số dư công nợ khách hàng. => Nếu chênh lệch > 0 thì cập nhật vào cột Dư Nợ, ngược lại < 0 thì cập nhật vào cột Dư Có.
2. Nếu kế toán chỉ nhập dữ liệu trên tab Chi tiết theo Hoá đơn, hệ thống sẽ tự động lấy Tổng số còn phải thu lên cột Dư Nợ trên giao diện Nhập số dư công nợ khách hàng.
3. Nếu kế toán nhập dữ liệu trên cả 2 tab, hệ thống sẽ lấy tương tự như trường hợp chỉ nhập phát sinh trên tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hơp đồng, đơn vị. Tại phân hệ Tài sản cố định, chọn chức năng Khai báo tài sản đầu kỳ bên thanh tác nghiệp [hoặc vào menu Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu/Tài sản cố định].
- Nhập các thông tin chi tiết cho tài sản cố định năm trước như: Mã tài sản, Tên tài sản, Ngày ghi tăng, Ngày bắt đầu sử dụng, Nguyên giá, Giá trị tính khấu hao, …
- Sau khi khai báo xong thông tin cho các tài sản cố định năm trước, nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin các tài sản vừa khai báo sang tab Sổ tài sản và Ghi tăng để theo dõi.
Lưu ý:
1. Trường hợp chi phí khấu hao của một tài sản được phân bổ cho nhiều đối tượng khác nhau [có thể phân bổ cho công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng], sẽ khai báo cùng một tài sản trên nhiều dòng khác nhau với các thông tin giống hệt nhau, trừ thông tin tại cột Đối tượng phân bổ, Tỷ lệ phân bổ và Tài khoản chi phí.
2. Có thể khai báo cùng lúc nhiều TSCĐ từ năm trước thông qua việc nhập khẩu danh sách TSCĐ từ tệp excel. Thao tác chi tiết xem Tại đây.
3. Để sửa lại được thông tin của các TSCĐ đầu kỳ đã khai báo, chọn thông tin của TSCĐ trên tab Ghi tăng và chọn chức năng Sửa trên thanh công cụ.
1. Nội dung
Hướng dẫn cập nhật số dư cuối năm trước sang đầu năm sau. \=> Áp dụng trong trường hợp sau khi tạo dữ liệu kế toán mới từ dữ liệu năm trước, Kế toán có chỉnh sửa lại dữ liệu năm trước làm thay đổi số dư cuối kỳ, vì vậy cần cập nhật lại số dư cuối kỳ chuẩn của dữ liệu năm trước thành số dư đầu kỳ của dữ liệu hiện tại.
2. Cách thực hiện
Video hướng dẫn
Lưu ý: Nếu dữ liệu năm trước có phát sinh thêm các Danh mục Tài khoản/Tài khoản ngân hàng/Khách hàng/Nhà cung cấp/Nhân viên so với dữ liệu năm mới, thì cần nhập khẩu các danh mục này vào dữ liệu năm mới trước khi thực hiện cập nhật số dư. Để nhập khẩu danh mục sang dữ liệu năm mới, thực hiện theo các bước sau:
- * Bước 1: Xuất khẩu danh mục [có phát sinh thêm] trên dữ liệu cũ. Xem tại đây.
- Bước 2: Nhập khẩu danh mục đã xuất khẩu ở bước 1 vào dữ liệu mới. Xem tại đây.
1. Vào menu Tệp\Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước.
[Hoặc vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\Cập nhật từ DL năm trước]
2. Tích chọn loại số dư muốn nhập khẩu.
3. Với dữ liệu đa chi nhánh, nếu đang làm việc tại Tổng công ty thì cần chọn chi nhánh muốn nhập khẩu số dư từ dữ liệu năm trước.
4. Chọn Dữ liệu nguồn là dữ liệu năm trước muốn cập nhật số dư vào dữ liệu hiện tại.
5. Nhấn Kết nối. Chương trình hiển thị trạng thái Đã kết nối.
6. Chọn Sổ kế toán muốn nhập khẩu:
- * Trường hợp Dữ liệu hiện tại chỉ có 1 sổ kế toán, Dữ liệu nguồn có 2 sổ kế toán thì cần chọn số kế toán trên dữ liệu nguồn để nhập khẩu vào dữ liệu hiện tại.
- Trường hợp cả Dữ liệu hiện tại và Dữ liệu nguồn đều có 2 sổ kế toán thì chương trình cho phép chọn chỉ nhập khẩu sổ đang làm việc hoặc nhập khẩu cả 2 sổ.
7. Tích chọn Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện để có thể phục hồi lại dữ liệu hiện tại khi cần.
Lưu ý: Để biết thông tin Máy chủ kết nối, mở dữ liệu năm trước lên, nhấn Mở rộng và xem thông tin tại mục Máy chủ kết nối.
8. Nhấn Kiểm tra. Chương trình sẽ hiển thị bảng Chi tiết thay đổi số dư so sánh chi tiết Số dư hiện tại với Số dư thay đổi [trên dữ liệu năm trước]. Kế toán mở từng tab số dư lên để kiểm tra trước khi thực hiện cập nhật.
Lưu ý: Có thể xuất khẩu bảng Chi tiết thay đổi số dư ra file excel để kiểm tra bằng cách nhấn Xuất khẩu.
9. Nhấn Thực hiện. Nhấn Yes trên câu cảnh báo.
\=> Chương trình sẽ thực hiện cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước vào dữ liệu hiện tại.
3. Lưu ý
1. Với đơn vị theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn:
- Nếu xảy ra tình huống làm sai lệch công nợ theo hóa đơn, Nhấn Hướng dẫn xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn.
- Chương trình liệt kê danh sách các chứng từ có sai lệch.
- Thực hiện theo hướng dẫn tại cột Hướng dẫn xử lý để xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn.
Lưu ý: Nhấn vào các chức năng tương ứng tại cột Xử lý để thực hiện nhanh chóng.
2. Nếu xảy ra tình huống làm sai lệch Tồn kho vật tư hàng hóa:
- Nhấn Hướng dẫn xử lý sai lệch tồn kho đầu kỳ
- Chương trình liệt kê danh sách các chứng từ có sai lệch.
- Thực hiện theo hướng dẫn tại cột Hướng dẫn xử lý để xử lý sai lệch tồn kho vật tư hàng hóa.
3. Có thể mở lại giao diện Hướng dẫn xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn/tồn kho vật tư hàng hóa bằng cách: Vào menu Tiện ích\Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa hoặc vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ khách hàng/tab Công nợ Nhà cung cấp/tab Tồn kho vật tư hàng hóa\Kiểm tra công nợ HĐ, tồn kho VTHH