Key responsibilities là gì

Nếu bạn đang phụ trách công việc hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp, chắc chắn cách viết 1 bản mô tả công việc rõ ràng và chính xác là kỹ năng cần nắm được. Bài viết này Maison Office sẽ cung cấp các kiến thức cần biết về Job Description:

JD hay Job Description là gì?

Job Description (JD) – Bản mô tả công việc là văn bản dùng để liệt kê nhiệm vụ, kỹ năng, phẩm chất cần có của ứng viên khi ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn thể hiện những lợi ích mà người ứng viên đó có được khi hoàn thành công việc được giao, phúc lợi khi gia nhập vào tổ chức,…

Cách viết JD – bản mô tả công việc đúng chuẩn

1. Download các template để tham khảo bộ khung cho văn bản.

2. Điền tên công việc cụ thể (VD: Nhân viên hành chính – nhân sự, Marketing Manager,…).

3. Vắn tắt vị trí công việc bằng vài dòng sơ lược.

4. Liệt kê chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của người nhân viên cho vị trí công việc đó.

5. Liệt kê kỹ năng và phẩm chất cần thiết để người ứng viên trúng tuyển vào vị trí công việc.

6. Nêu rõ công việc dưới sự phân công và chỉ đạo từ ai.

7. Check tính chính xác của bản mô tả với người quản lý cho vị trí cần tuyển (Ví dụ: Nếu bạn làm JD cho vị trí nhân viên Marketing, bạn cần check lại với Trưởng phòng Marketing xem các thông tin trong JD đã chuẩn xác hay chưa).

Tại sao cần phải xây dựng Job Description chuẩn?

Việc xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn sẽ giúp ứng viên hình dung rõ hơn về vị trí công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà họ phải thực hiện. Đồng thời, người ứng viên cũng nắm được rằng để trúng tuyển thì họ cần phải có những kỹ năng và phẩm chất cần thiết nào.

Khi mọi thứ rõ ràng, số lượng đơn ứng tuyển bạn nhận về cũng chất lượng hơn.

Người tuyển dụng nhân sự – HR không còn phải dành quá nhiều thời gian để sàng lọc và loại những CV kém chất lượng hoặc không phù hợp với vị trí tuyển dụng nữa.

Sự khác biệt giữa Job Description và Job Specification?

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản bao gồm những thông tin cụ thể nhất về vị trí công việc mà doanh nghiệp cần ứng tuyển. Tất cả những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và yêu cầu chuyên môn cho vị trí ứng tuyển sẽ được liệt kê rất cụ thể và chi tiết trong Job Specification.

Tuy vậy, trong nhiều trường hợp, hai khái niệm Job Description và Job Specification có thể đồng nhất và không có sự khác biệt.

Ngoài ra, còn một thuật ngữ mang tính tương đương chính là Role Description, tuy vậy Job Description được sử dụng phổ biến hơn.

Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc chuyên nghiệp?

Nếu có một lời khuyên dành cho bạn thì nó chính là: Hãy chắc chắn rằng vị trí công việc cần tuyển dụng trên thực tế và mô tả trong JD phải trùng khớp nhau. Nếu bạn còn mơ hồ về vị trí công việc đó, hãy tìm người giúp bạn viết JD.

Hãy nhớ bạn phải liệt kê thật chi tiết các nội dung liên quan tới công việc để người ứng viên nắm chắc nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng họ cần phải đáp ứng để phù hợp với vị trí đang ứng tuyển.

Có nên liệt kê các công việc cần phải thực hiện trong vị trí ứng tuyển?

Câu trả lời là có. Bất kỳ bản mô tả công việc nào cũng cần phải liệt kê công việc mà người ứng viên sẽ phải thực hiện.

Điều đó giúp họ dễ dàng nhận diện nhiệm vụ và trách nhiệm họ sẽ phải gánh vác sau này (khi đã trúng tuyển vào vị trí công việc).

Cùng chủ đề

Tụt mood là gì? Cách lấy lại mood khi làm việc mệt mỏi?

Sự chán nản, cạn kiệt năng lượng, tụt mood có thể khiến bạn không còn động lực trong công việc của mình. Tuy nhiên, đây là những tâm trạng khó tránh khỏi của tất cả chúng ta trong quá trình…

Top 10 Phần Mềm Văn Phòng Thông Dụng Nhất

Các phần mềm mà Maison Office kể đến dưới đây chắc chắn là những “trợ thủ đắc lực” của dân văn phòng, không ai là chưa từng sử dụng qua. Hãy cùng Maison Office điểm qua các phần mềm này…

10+ Ứng Dụng, Phần Mềm Họp Online, Trực Tuyến Miễn Phí Tốt Nhất

Webinar - Online meeting hay các ứng dụng, phần mềm họp online và hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến trên nền tảng website là một trong những công cụ văn phòng hữu ích nhất hiện nay trong kỷ nguyên…

Các GDU-ers thường nghe đến việc xem mô tả công việc trước khi ứng tuyển vào một vị trí nào đó. Vậy bản mô tả công việc là gì, mang ý nghĩa gì và sử dụng nó ra sao?

Job Description là gì?

JD là viết tắt của cụm từ Job Description, có nghĩa là bản mô tả công việc. Một bản mô tả công việc chứa đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, tiêu chuẩn, yêu cầu cho tới quyền lợi của ứng viên mà nhà tuyển dụng xây dựng theo vị trí công việc đang tuyển dụng tại tổ chức, doanh nghiệp. 

Thông thường, JD được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, thể hiện rõ ràng qua những gạch đầu dòng, ngắn gọn, giúp ứng viên hiểu được những yêu cầu, tính chất công việc. Từ đó, ứng viên xem có phù hợp với năng lực, định hướng của bản thân hay không. 

Vai trò của JD trong công việc?

Một JD tiêu chuẩn giúp cho ứng viên:

- Hình dung được những công việc sẽ làm, quyền hạn,… khi vào doanh nghiệp.

- Nắm rõ yêu cầu về vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. 

- Xem xét năng lực, khả năng của bản thân có phù hợp với yêu cầu nhà tuyển dụng hay không.

- Xác định được vai trò, trách nhiệm, vị trí của mình trong doanh nghiệp.

- Xác định mục tiêu công việc và định hướng nghề nghiệp trong tương lai.

2. Đối với doanh nghiệp

Một bản mô tả công việc cụ thể giúp doanh nghiệp khẳng định tính chuyên nghiệp của tổ chức, là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá các ứng viên; làm cơ sở để quản lý lương thưởng để từ đó đi đến so sánh mức lương, đãi ngộ ở vị trí đó với thị trường. Dựa vào đó, doanh nghiệp biết sắp xếp nhân sự và khối lượng công việc sao cho hợp lý. 

Dưới góc độ của nhà quản trị doanh nghiệp, việc hệ thống hóa JD còn thể hiện tổng thể chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức giúp người quản lý quản trị doanh nghiệp hiệu quả. 

JD bao gồm những nội dung gì? Sử dụng ra sao?

Không có một khuôn mẫu tiêu chuẩn nào cho JD, song để hấp dẫn các ứng viên, nhà tuyển dụng thường đảm bảo các thông tin dưới đây:

- Công việc, vị trí: thông tin thể hiện cơ cấu tổ chức, lý do tuyển dụng vị trí này và thể hiện được vị trí mà đơn vị đang cần nằm ở đâu. Từ đó, giúp ứng viên dễ hình dung hơn về nơi làm việc, công việc,…

- Mô tả trách nhiệm: đây là phần mô tả rất quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được bổn phận, nghĩa vụ của mình tại vị trí đó.

- Nền tảng năng lực: ứng viên cần có nền tảng kiến thức – trình độ học vấn – kinh nghiệm chuyên môn – kỹ năng mềm – kỹ năng cứng nào để đáp ứng công việc.

- Quyền lợi: toàn bộ chính sách về lương thưởng, phúc lợi, lộ trình thăng tiến,… hấp dẫn giúp ứng viên hứng thú với công việc, từ đó nộp hồ sơ ứng tuyển.

Các bạn sinh viên cũng cần hiểu rõ được vai trò của Job Description (JD) để ứng tuyển vào các vị trí công việc, lựa chọn doanh nghiệp sao cho phù hợp để thành công trong sự nghiệp nhé.