Khi các công việc sắp xếp lớn xộn thì em cần làm gì
Đã bao giờ bạn cảm thấy một ngày của mình từ sáng sớm đến khuya bận “tối mặt’’ nhưng chưa xong việc? Làm sao để vừa hoàn thành tốt công việc mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi? Cách sắp xếp công việc hiệu quả đơn giản để có thời gian cho bản thân? Qua bài viết này JobsGO sẽ chia sẻ bí kíp để sắp xếp công việc thông minh. Show
1. Phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiênPhương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiênMột trong những khó khăn lớn nhất khi quản lý công việc là tìm ra phương pháp sắp xếp những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên. Khối lượng công việc ngày càng lớn và dường như việc gì cũng rất cần thiết, phải hoàn thành ngay. Tuy nhiên, thực tế không như bạn nghĩ, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh thứ tự công việc trong ngày mà vẫn đảm bảo chúng được làm xong đúng hạn. Biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, việc nào nên làm trước, việc nào để sau sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. 1.1. Hãy tạo một danh sách công việc cần làm rồi chia theo thứ tự từng tháng, tuần, ngàyĐầu tiên là lên danh sách mục tiêu lớn của tháng, sau đó chia nhỏ mục tiêu theo từng tuần, từng ngày. Công việc của bạn cần được phân loại từ lớn đến nhỏ. Như vậy, bạn có thể đảm bảo rằng công việc của mình đang đi theo đúng hướng, đúng mục tiêu bạn đề ra đầu tháng. Chia công việc theo thứ tự từng tháng, tuần, ngày1.2. Phân biệt những việc “gấp” và những việc “quan trọng”Sau khi đã lập mục tiêu công việc theo tháng, theo tuần và theo ngày hoàn hảo, bạn lại phải quan tâm đến vấn đề khác là những công việc “khẩn cấp”. Một ngày sẽ có không ít vấn đề khác chen ngang kế hoạch của bạn, một vài công việc đột nhiên xảy ra. Trong trường hợp này, chúng ta hãy sử dụng Ma trận Eisenhower để phân chia đầu việc. Ma trận này được cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower nghiên cứu và giới thiệu. Hiểu một cách đơn giản, ma trận phân chia thành 4 ô vuông nhỏ, mỗi ô vuông tượng trưng mức độ công việc từ không quan trọng đến khẩn cấp.
? Xem thêm: 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả Phân biệt những việc “gấp” và những việc “quan trọng”2. Kỹ năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quảĐôi lúc, bạn đã áp dụng thành công phương pháp trên để sắp xếp công việc nhưng bạn vẫn có quá nhiều việc quan trọng, khẩn cấp cần làm. Khi đó bạn cần tìm hiểu thêm kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả. Phương pháp Ivy Lee sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc một cách đơn giản mà vẫn đạt hiệu suất cao nhất.
Việc chỉ giới hạn 6 việc cần thiết nhất trong 1 ngày sẽ giúp bạn không bị xao lãng, và tập trung toàn bộ vào từng công việc ưu tiên trong danh sách. Kỹ năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả3. Cách làm việc hiệu quả và khoa học nhấtSau bước liệt kê 6 công việc quan trọng nhất, bước tiếp theo bạn cần tìm ra phương pháp làm việc khoa học phù hợp nhất với bản thân mình. Cách bạn bắt đầu một ngày làm việc sẽ quyết định hiệu suất của cả ngày hôm đó. Vậy bắt đầu ngày mới như thế nào để tăng hứng khởi? JobsGO xin đề xuất phương án: Hãy bắt đầu công việc khó nhằn nhưng quan trọng nhất vào đầu ngày. Hoàn thành được công việc đó sẽ tạo động lực, thúc đẩy nhiệt huyết để bạn làm việc tiếp. Bởi vậy, khi lên danh sách công việc quan trọng trong ngày, hãy cố đặt những công việc khó khăn nhất lên đầu. ? Xem thêm: 6 cách hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc của bạn Cách làm việc hiệu quả và khoa học nhất4. Phương pháp sắp xếp thời gian làm việc hiệu quảMột trong những vấn đề khi muốn tối ưu công việc là làm sao để sắp xếp thời gian hiệu quả trong ngày. Một ngày chỉ có 24 tiếng, nhưng chúng ta có rất nhiều việc lặt vặt cần làm ngoài công việc chính. Sau đây là một vài gợi ý sắp xếp thời gian biểu các công việc hằng ngày:
5. Cách hoàn thành công việc hiệu quảChắc hẳn mỗi người trong chúng ta đều có mục tiêu lớn nhất định phải đạt được. Dù mỗi ngày bạn làm việc hiệu quả nhưng cũng đều vô nghĩa nếu việc bạn làm không hướng tới mục tiêu. Bởi thế, bạn hãy tự đánh giá mục tiêu và ưu tiên dài hạn để đảm bảo rằng bản thân vẫn hướng đúng đích. Tỷ phú Warren Buffett có một phương pháp rất hay để làm điều này:
Khi bạn sắp xếp sự ưu tiên trong công việc, hãy linh hoạt. Không ai có thể biết trước tương lai và mọi kế hoạch đều phụ thuộc vào nó. Một vài việc cần nhiều thời gian hơn kế hoạch. Thi thoảng lại bị gián đoạn, rồi họp hành và chuyện gia đình chiếm nguyên một ngày. Mặc dù, việc biết cách ưu tiên công việc là vô cùng tốt, bạn phải thực tế về lượng công việc có thể hoàn thành được. Chỉ khi đó bạn mới vui vẻ nghỉ ngơi sau một ngày dài làm việc mà không áy náy hay day dứt vì không hoàn thành kế hoạch. Bài viết trên là chia sẻ của JobsGO về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Hy vọng bạn sẽ tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân và áp dụng nó. ? Xem thêm: Hãy sắp xếp văn phòng của bạn để nâng cao năng suất làm việc |