Bạn có nhiều file tài liệu quan trọng, và đôi khi không hiểu vì một lý do nào đó, bạn không thể mở file văn bản của mình. Trước khi phải chấp nhận sự thật rằng bạn sẽ mất hết những tài liệu quan trọng ấy thì bạn cũng nên thử qua một vài phương pháp khắc phục và khôi phục file văn bản khá đơn giản sau.
1. Đừng nghĩ rằng tài liệu của bạn bị lỗi
Bạn sẽ tự hỏi ngay, thế là do cái gì ? Thực ra đầu tiên bạn có thể nghĩ đến chương trình Office hoặc hệ thống Windows của bạn có vấn đề, giải pháp trong tình huống này là bạn nên copy một bản rồi mang sang máy khác thử, hoặc cũng có thể cài lại phần mềm Office trên máy tính của bạn.
2. Tạo một bản sao lưu cho tài liệu
Trường hợp này bạn có thể thực hiện ở 2 khoảng thời gian, một là khi bạn chưa hề gặp sự cố – cách này chắc chắn nhất. Hai là khi bắt đầu có sự cố nào đó, bạn nên sao lưu ngay tài liệu của mình ra một bản mới, tránh trường hợp tài liệu có thể bị hư hại nhiều hơn, gây khó khăn cho quá trình phục hồi sau này.
3. Kiểm tra Email của bạn
Trong nhiều trường hợp, khi bạn gửi mail cho ai đó, một bản copy của file tài liệu cũng sẽ được lưu trữ lại trên thư mục Outlook’s Sent Item [nếu bạn dùng Outlook ] hoặc trên server nhà cung cấp nếu bạn sử dụng các dịch vụ mail như Yahoo, Google...
4. Chạy tiến trình kiểm tra ổ cứng
Chạy tiến trình CHKDSK [check disk] trên phân vùng chứa tài liệu đang bị lỗi. Nguyên nhân có thể do hỏng hóc các file hệ thống, và trình CHKDSK cũng có khả năng sửa được những lỗi này. Qua đó bạn cũng có thể biết được nguyên nhân hỏng hóc có phải đến từ hệ thống hay không.
5. Thử lưu lại file
Đôi khi có thể hỏng hóc là do vấn đề định dạng file, bạn có thể lưu lại bằng các định dạng khác như RTF, TXT…
6. Sử dụng một trình xử lý văn bản khác
Nếu không mở được file Word bằng Microsoft Office, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm của hãng thứ 3 như Kingsoft Office, hay phần mềm mã nguồn mở Open Office.
7. Trích xuất lại văn bản
Microsoft cũng cung cấp tính năng trích xuất lại phần văn bản từ những file văn bản đã có, để thực hiện bạn chọn File, Open, rồi tuỳ chỉnh Recover Text From Any File. Cách này được áp dụng cho các định dạng file từ 97-2003.
8. Open & Repair
Đây là tính năng hỗ trợ của Microsoft Office, khi bạn mở một file tài liệu bị lỗi, chương trình sẽ đưa ra tuỳ chọn nhắc bạn khôi phục lại file văn bản. Tuy khả năng thành công của cách này không cao lắm, nhưng dù sao, còn nước còn tát.
9. Tính năng của Windows Vista
Windows Vista có khả năng tự động tạo ra một bản sao lưu của văn bản trên ổ đĩa cứng. Nếu file của bạn có trục trặc nào đó, bạn có thể tuỳ chọn trở lại tình trạng file trước đó. Cũng cần chú ý là bạn nên định dạng phân vùng đĩa cứng theo chuẩn NTFS.
10. Sử dụng phần mềm
Trên thị trường nhiều hãng cũng đã phát triển phần mềm giúp người sử dụng có thể khôi phục lại tập tin văn bản bị lỗi. Sản phẩm được biết tới nhiều nhất có lẽ là Office Recovery. Bên cạnh đó cũng có một sản phẩm khác khá phổ biến là Ontrack Easy Recovery.
Các cụ nhà ta cũng đã có câu, phòng còn hơn tránh, thiết nghĩ để tránh phải mất thời gian khôi phục lại file tài liệu bị hư hỏng, bạn nên tạo một bản sao lưu ngay từ khi chúng còn chưa hỏng hóc gì và lưu trữ USB, đĩa CD…
Chữa các lỗi xảy ra với dữ liệu Microsoft Word rất dễ dàng. Easy Word Recovery cung cấp từng bước khôi phục đối với các dữ liệu bị xóa hoặc bị hỏng của tất cả các phiên bản Microsoft Word [cao nhất là Word 2010]. Các thuật toán khôi phục Word phức tạp có thể khôi phục đầy đủ các dữ liệu bị lỗi cũng như khôi phục file DOC được lưu trên ổ cứng đã bị format, bị lỗi hoặc ổ cứng không thể khôi phục được. Khôi phục các file Word rất dễ dàng mà không phải vứt bỏ ổ cứng đi.
Phần mềm này được tạo ra nhằm giúp người dùng có thể truy cập vào thông tin được lưu trong các file word. Công cụ này có thể lấy lại các dữ liệu đã bị xóa và khôi phục lại các file đã bị ném bỏ vào thùng rác, khôi phục các file DOC được lưu trên ổ cứng đã bị format, bị lỗi. Nếu một dữ liệu nào đó bị lỗi, Easy Word Recovery sẽ áp dụng công nghệ của riêng mình để khôi phục càng nhiều thông tin gốc càng tốt.
Tính năng chính của Easy Word Recovery
- Hiển thị 1 bản xem cho thấy nội dung các tập tin trước khi quá trình khôi phục bắt đầu, phục hồi các tài liệu bị hỏng.
- Sửa chữa các tập tin định dạng DOC và DOCX.
- Yêu cầu cấu hình máy tính tối thiểu.
- Hỗ trợ các định dạng file DOC được tạo bởi Microsoft Word 6.0, 95, 97, Word 200, Word 2002, Word 2003, Word 2007 và Word 2010.
- Hỗ trợ các file định dạng DOCX được tạo bởi Microsoft Word 2007, Word 2010 và Word 2013.
- Hỗ trợ đầy đủ Unicode.