Trong quá trình làm việc và sử dụng phần mềm Word có lẽ khi định dạng, chỉnh sửa tài liệu hay văn bản chúng ngoài vấn đề thụt lề văn bản thì chúng ta cũng cần phải chú ý tới khoảng cách dòng hoặc đoạn văn nữa. Vậy cách sử dụng line spacing trong Word như thế nào? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn cách dùng line spacing trong word để điều chỉnh khoảng cách dòng một cách chi tiết và nhanh chóng nhất nhé.
Line spacing hay còn gọi là khoảng cách giữa các dòng, khoảng cách dòng là khoảng hở ngăn cách 2 dòng trong một đoạn văn bản Word cho phép chúng ta tùy chỉnh khoảng cách dòng thành single spaced [cao một dòng], double spaced [cao hai dòng] hoặc bất kỳ khoảng cách nào mà chúng ta muốn. Còn paragraph spacing là khoảng cách giữa các đoạn và chúng ta có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm khoảng cách giữa chúng để cải thiện khả năng đọc và trình bày rõ ràng, mạch lạc hơn trong một văn bản có nhiều dòng hoặc nhiều đoạn.
Theo như mặc định thì khoảng cách trong Word là 1.08 inch, lớn hơn một chút so với single spaced.
2. Cách sử dụng line spacing trong word
Để định dạng khoảng cách dòng, chúng ta có thể thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần chọn văn bản muốn định dạng.
Bước 2: Tiếp theo trên tab Home, chúng ta bấm vào lệnh Line and Paragraph Spacing, sau đó nhấn chọn khoảng cách dòng mong muốn như hình minh họa dưới đây:
Hình ảnh minh họa về cách sử dụng line spacing trong word
Khi đó , khoảng cách dòng sẽ thay đổi trong văn bản như hình minh họa dưới đây:
Chúng ta có thể điều chỉnh khoảng cách dòng theo tùy chọn giãn cách dòng của bạn không giới hạn ở các tùy chọn trong menu Line and Paragraph Spacing.
Tuy nhiên để điều chỉnh khoảng cách với độ chính xác cao hơn, chúng ta có thể chọn Line Spacing Options từ menu để truy cập hộp thoại Paragraph.
Sau đó chúng ta sẽ có một vài tùy chọn bổ sung mà chúng ta có thể sử dụng để tùy chỉnh khoảng cách chẳng hạn như sau:
-
Exactly có nghĩa là khi chúng ta chọn tùy chọn này thì khoảng cách dòng được chuyển sang dạng điểm ảnh, giống như kích thước phông chữ chẳng hạn như nếu chúng ta đang sử dụng văn bản 12-point thì chúng ta có thể sử dụng khoảng cách 15-point.
-
At least: Giống như tùy chọn Exactly , điều này cho phép chúng ta chọn số lượng khoảng cách theo như ý muốn.Tuy nhiên, nếu chúng ta có các kích thước văn bản khác nhau trên cùng một dòng thì khoảng cách sẽ mở rộng để phù hợp với văn bản lớn hơn.
-
Multiple: đây là tùy chọn cho phép chúng ta nhập số lượng khoảng cách theo ý muốn chẳng hạn như chọn Multiple và thay đổi khoảng cách thành 1,2 sẽ làm cho văn bản trải rộng hơn một chút, còn trong trường hợp nếu chúng ta muốn các đường gần nhau hơn thì chúng ta có thể chọn giá trị nhỏ hơn là được.
Hình ảnh minh họa về cách sử dụng line spacing trong word
Ngoài ra thì chúng ta cũng có thể điều chỉnh khoảng cách đoạn [paragraph spacing]
Để định dạng khoảng cách đoạn, chúng ta có thể thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên chúng ta hãy chọn đoạn văn hoặc đoạn mà chúng ta muốn định dạng.
Bước 2: Tiếp theo trên tab Home, chúng ta bấm vào lệnh Line and Paragraph Spacing, sau đó nhấp vào Add Space Before Paragraph hoặc Remove Space After Paragraph từ menu thả xuống.
Khi đó thì khoảng cách đoạn sẽ thay đổi trong văn bản.
Hơn nữa, từ menu thả xuống chúng ta cũng có thể chọn Line Spacing Options để mở hộp thoại đoạn văn bản và khi đó chúng ta có thể kiểm khoảng không gian trước và sau của đoạn văn.
Để thuận tiện hơn cho lần sử dụng sau thì chúng ta có thể sử dụng nút Set as Default để save tất cả các thay đổi định dạng mà chúng ta đã thực hiện. Khi đó thì những định dạng này sẽ tự động áp dụng cho các văn bản mới.
3. Một số lưu ý khi điều chỉnh khoảng cách dòng trong Word
- Trước khi tiến hành điều chỉnh khoảng cách dòng trong một phần văn bản Word thì chúng ta cần phải bôi đen phần văn bản mà chúng ta muốn thực hiện giãn dòng.
- Ngoài ra hiện nay các phiên bản Word đều được mặc định khoảng cách dòng là 1.1, do vậy các dòng sẽ có hiện tượng dính sát vào nhau, chính vì vậy chúng cần phải thao tác giãn dòng cho văn bản và khoảng cách giãn dòng lý tưởng nhất thường từ 1.3 đến 1.5 tùy theo yêu cầu hay quy định đối với văn bản đó.
- Khi thực hiện điều chỉnh khoảng cách dòng trong Word bằng hộp thoại Paragraph thì chúng ta có thể xem bên khung preview trước khi nhấn OK để xem đã phù hợp hay chưa để có thể điều chỉnh thêm khiến cho bố cục văn bản được trình bày đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.
Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã có thể nắm rõ được về cách sử dụng line spacing trong word và một số lưu ý khi thực hiện điều chỉnh khoảng cách dòng trong Word. Mình hy vọng rằng những chia sẻ của mình sẽ thực sự hữu ích đối với các bạn và chúc các bạn thực hiện thành công nhé.
Khi soạn thảo văn bản trong Word thì việc trình bày các dòng trong đoạn văn bản là hết sức quan trọng. Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng giãn dòng trong word, chỉnh khoảng cách dòng trong word và những trường hợp thường sử dụng đến tính năng này.
Chọn chức năng giãn dòng trong word, chỉnh khoảng cách dòng trong word:
Tại tab HOME, bấm chọn chức năng Line and Paragraph Spacing để mở chức năng giãn dòng.
Các nội dung chính:
Khi bấm vào chức năng Line and Paragraph Spacing sẽ hiện ra bảng như sau:
Các chỉ số từ 1.0 – 1.15 – 1.5 – 2.0 – 2.5 – 3.0 là các chỉ số để giúp chúng ta thực hiện nhanh các khoảng giãn dòng. Mỗi chỉ số sẽ ứng với khoảng giãn dòng tương ứng. Đây là các khoảng cách mẫu theo tiêu chuẩn cho sẵn.
Line Spacing Options… là mở cửa sổ thiết lập chế độ giãn dòng theo tùy chọn do người dùng thiết lập
Add Space Before Paragraph là thêm 1 khoảng trống vào phía trước đoạn văn bản đang chọn [để ngăn cách với đoạn văn bản phía trước đoạn đó]
Remove Space After Paragraph là loại bỏ đi khoảng trống ở phía dưới đoạn văn bản đang chọn [để bỏ ngăn cách với đoạn văn bản phía sau nó, giống việc ghép đoạn đó với đoạn phía sau làm một đoạn]
Xem thêm:
Ví dụ về đoạn văn được giãn dòng 1.0
Chức năng Line Spacing Options…
Các nội dung cần chú ý liên quan tới việc thiết lập giãn dòng trong word theo tùy chọn:
Mục Spacing
- Before: cách đoạn văn phía trước nó một khoảng bao nhiêu pt
- After: cách đoạn văn phía sau nó một khoảng bao nhiêu pt
- Line spacing: các chế độ giãn dòng tiêu chuẩn và có thể đặt mức độ giãn cho những tiêu chuẩn đó
Mục Preview
Dùng để chúng ta có thể nhìn nhanh xem hiệu ứng giãn dòng trong word của từng mục mà chúng ta đang chọn được hiển thị thế nào
Một số trường hợp ứng dụng:
- Ngăn cách các đoạn văn trong 1 bài văn
- Giãn các dòng trong 1 đoạn để dễ nhìn hơn, dễ đọc hơn
- Dựa vào mức độ giãn dòng để phân biệt tính chất các đoạn xem đoạn nào quan trọng, đoạn nào ưu tiên hơn
- Giãn dòng để nội dung dàn đều ra trang giấy in để cho khi in đẹp mắt hơn
Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi về cách giãn dòng trong word, hãy luôn đồng hành cùng chúng tôi để có thể tham khảo các bài viết bổ ích của lớp học Excel nhé.