Quy định về lưu trữ hồ sơ đào tạo
|
Show
Trong quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ để hỗ trợ thực hiện công việc. Những tài liệu đó cần được lưu trữ và bảo quản theo các quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn, quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chính xác và đầy đủ nhất. 1. Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm những gì?Trong các doanh nghiệp thì hồ sơ, tài liệu được chia làm 3 nhóm chính:  - Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, sổ tay, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ, … - Các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được vào áp dụng trong các hoạt động của công ty như: các tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch, tài liệu kỹ thuật, … - Các tài liệu tham khảo mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc 2. Những loại hồ sơ, tài liệu nào cần bảo quản theo quy định của pháp luậtNhư đã nói ở trên Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp có nhiều loại và có giá trị khác nhau. Để quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả, chúng ta cần dựa trên một số tiêu chí cơ bản để phân loại, giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và khoa học hơn. Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ: - Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung - Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động - Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức - Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự - Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính - Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản - Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ - Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác - Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại - Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng - Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế - Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở - Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn - Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp Ngoài ra, theo điều 11, luật doanh nghiệp 2014 cũng nêu chi tiết hơn về chế độ lưu giữ các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó: Tùy theo loại hình, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các tài liệu sau đây; a. Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ; b. Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; c. Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; d. Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác; e. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; f. Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp; g. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán; h. Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán; i. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm. Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …). 3. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệuTheo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV thì thời gian bảo quản tài liệu, lưu trữ hồ sơ được quy định theo từng nhóm cụ thể với khoảng 14 nhóm chính cùng 203 tiểu mục đi kèm. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Để dễ dàng tra cứu, bạn có thể chọn cách “ctrl + F” và gõ từ khóa tài liệu cần tìm kiếm về quy định thời gian lưu trữ hoặc tìm theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu theo các nhóm lớn. Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán
Nhóm 6: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 7: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ
Nhóm 8: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế
Nhóm 9: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
Nhóm 10: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng
Nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế
Nhóm 12: Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở
Nhóm 13: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
Nhóm 14: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm quy trình quản lý kho tài liệu và tư vấn cách thức sắp xếp, khai thác hồ sơ, giấy tờ hiệu quả? Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất
Logistics Hàng không chỉ liên quan đến các hoạt động “trên trời”. Thực tế có phải vậy? Bạn hiểu “Logistics Hàng không” đến đâu? Tham khảo bài viết sau.
Theo thông tin từ Hiệp hội Điều Việt Nam vào đầu tháng 3 vừa qua, nhóm doanh nghiệp Việt xuất khẩu điều sang Ý nhưng chưa nhận được thanh toán và nghi ngờ có dấu hiệu lừa...
Trong năm 2022, chuỗi cung ứng toàn cầu đang hướng đến đạt nhiều mục tiêu về hồi phục và tăng trưởng sau đại dịch và những thách thức mới, dưới đây bao gồm những xu hướng...
Cán cân thương mại (tên tiếng anh là Balance of Trade) là chỉ số thể hiện sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu (gắn liền với một quốc gia và theo t...
Tới thời điểm hiện tại, vẫn còn rất nhiều luồng ý kiến khác nhau về sự giống và khác nhữa giữa Logistics và Supply Chain. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này qua bài viết ...
GSP là một tiêu chuẩn khá đặc thù, áp dụng cho ngành dược phẩm. Cùng ALS tìm hiểu về tiêu chuẩn GSP là gì cũng như các điều kiện để đạt được kho GSP thông qua bài viết sa...
Kho lạnh có hệ thống panel cách nhiệt riêng, vỏ kho dày, có khả năng chống cháy, thoát nhiệt, … Chính những yếu tố này giúp cho kho lạnh giữ được “độ lạnh” lý tưởng cho h...
Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, chắc hẳn chúng ta đã từng nghe tới khái niệm Quota. Vậy hạn ngạch Quota là gì? Cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
Merchandise là khái niệm khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất – kinh doanh thương mại. Vậy merchandise là gì? Cùng ALS tìm hiểu qua bài viết sau đây...
Kho riêng và kho chung có gì giống và khác nhau. Doanh nghiệp nên sử dụng loại hình kho nào. Cùng so sánh kho riêng và kho chung chi tiết qua bài viết sau.
Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS |
