Quy định về lưu trữ hồ sơ đào tạo

Trong quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ để hỗ trợ thực hiện công việc. Những tài liệu đó cần được lưu trữ và bảo quản theo các quy định của pháp luật.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn, quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chính xác và đầy đủ nhất.

1. Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm những gì?

Trong các doanh nghiệp thì hồ sơ, tài liệu được chia làm 3 nhóm chính:

- Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, sổ tay, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ, …

- Các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được vào áp dụng trong các hoạt động của công ty như: các tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch, tài liệu kỹ thuật, …

- Các tài liệu tham khảo mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc

2. Những loại hồ sơ, tài liệu nào cần bảo quản theo quy định của pháp luật

Như đã nói ở trên Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp có nhiều loại và có giá trị khác nhau. Để quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả, chúng ta cần dựa trên một số tiêu chí cơ bản để phân loại, giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và khoa học hơn.

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ:

- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung

- Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động 

- Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức

- Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự

- Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính

- Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản

- Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ

- Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác

- Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại

- Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng

- Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế

- Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở

- Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn

- Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp

Ngoài ra, theo điều 11, luật doanh nghiệp 2014 cũng nêu chi tiết hơn về chế độ lưu giữ các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó:

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các tài liệu sau đây;

a. Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ; 

b. Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

c. Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; 

d. Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

e. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

f. Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

g. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

h. Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

i. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …).

3. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV thì thời gian bảo quản tài liệu, lưu trữ hồ sơ được quy định theo từng nhóm cụ thể với khoảng 14 nhóm chính cùng 203 tiểu mục đi kèm.

Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Để dễ dàng tra cứu, bạn có thể chọn cách “ctrl + F” và gõ từ khóa tài liệu cần tìm kiếm về quy định thời gian lưu trữ hoặc tìm theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu theo các nhóm lớn.

Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

05 năm

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

5

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

6

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

5 năm

20 năm

5 năm

7

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

5 năm

10 năm

5 năm

8

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

10

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

11

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

13

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)

Vĩnh viễn

14

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

15

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

- UBND tỉnh và tương đương

- Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

16

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

Tài liệu quy hoạch

2

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

3

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt

5

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

6

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố

7

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

8

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

Tài liệu kế hoạch

9

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

10

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Cơ quan ban hành

- Cơ quan thực hiện

- Cơ quan để biế

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

11

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

12

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

13

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

14

Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

15

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

Tài liệu thống kê

16

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

17

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành

Vĩnh viễn

18

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

19

Báo cáo điều tra cơ bản - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

Vĩnh viễn

10 năm

20

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

21

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

5

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

6

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

7

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ

8

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

9

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

10

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

11

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

12

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

20 năm

5 năm

13

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

14

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …

15

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

16

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

17

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

18

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo

Vĩnh viễn

10 năm

19

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ

10 năm

20

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

21

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

22

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

4

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

5

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

5

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

6

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá

Vĩnh viễn

7

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

8

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

9

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

10

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

11

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

12

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

13

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

5 năm

14

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

Nhóm 6: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Vĩnh viễn

Theo tuổi thọ công trình

5

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

6

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

Nhóm 7: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

6

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

7

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

8

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

9

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

10

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

11

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12

Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

Nhóm 8: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

5

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

6

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

7

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)

8

Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

9

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

10

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

11

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

- Thông thường

12

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

Nhóm 9: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

6

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

7

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

- Tài liệu khác

Vĩnh viễn

5 năm

8

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

Nhóm 10: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

6

Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài

Vĩnh viễn

7

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

Nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

4

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế 

- Dài hạn, hàng năm 

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn 

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn 

6

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

05 năm 

7

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

8

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

Nhóm 12: Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ

1

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

4

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

5

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

6

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

7

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

8

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

10

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

11

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác

Vĩnh viễn

20 năm

50 năm

12

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

13

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

Tài liệu quản trị công sở

14

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

15

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

17

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

18

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

19

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan

10 năm

20

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

21

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

22

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

05 năm

23

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

24

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

Nhóm 13: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

10 năm

4

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

10 năm

6

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

7

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn

Vĩnh viễn

8

Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ

9

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

10

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

11

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

12

Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

20 năm

13

Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ

10 năm

Nhóm 14: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tài liệu của tổ chức Đảng

1

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

3

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

4

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

5

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

6

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

7

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

8

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

9

Hồ sơ đảng viên

70 năm

10

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

11

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

Tài liệu tổ chức Công đoàn

12

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

13

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

14

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

15

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

16

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

17

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

18

Sổ sách

20 năm

19

Công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên

20

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

21

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

22

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

23

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

24

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

25

Sổ sách

20 năm

26

Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm quy trình quản lý kho tài liệu và tư vấn cách thức sắp xếp, khai thác hồ sơ, giấy tờ hiệu quả?

Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất

Logistics Hàng không chỉ liên quan đến các hoạt động “trên trời”. Thực tế có phải vậy? Bạn hiểu “Logistics Hàng không” đến đâu? Tham khảo bài viết sau.

Theo thông tin từ Hiệp hội Điều Việt Nam vào đầu tháng 3 vừa qua, nhóm doanh nghiệp Việt xuất khẩu điều sang Ý nhưng chưa nhận được thanh toán và nghi ngờ có dấu hiệu lừa...

Trong năm 2022, chuỗi cung ứng toàn cầu đang hướng đến đạt nhiều mục tiêu về hồi phục và tăng trưởng sau đại dịch và những thách thức mới, dưới đây bao gồm những xu hướng...

Cán cân thương mại (tên tiếng anh là Balance of Trade) là chỉ số thể hiện sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu (gắn liền với một quốc gia và theo t...

Tới thời điểm hiện tại, vẫn còn rất nhiều luồng ý kiến khác nhau về sự giống và khác nhữa giữa Logistics và Supply Chain. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này qua bài viết ...

GSP là một tiêu chuẩn khá đặc thù, áp dụng cho ngành dược phẩm. Cùng ALS tìm hiểu về tiêu chuẩn GSP là gì cũng như các điều kiện để đạt được kho GSP thông qua bài viết sa...

Kho lạnh có hệ thống panel cách nhiệt riêng, vỏ kho dày, có khả năng chống cháy, thoát nhiệt, … Chính những yếu tố này giúp cho kho lạnh giữ được “độ lạnh” lý tưởng cho h...

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, chắc hẳn chúng ta đã từng nghe tới khái niệm Quota. Vậy hạn ngạch Quota là gì? Cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.

Merchandise là khái niệm khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất – kinh doanh thương mại. Vậy merchandise là gì? Cùng ALS tìm hiểu qua bài viết sau đây...

Kho riêng và kho chung có gì giống và khác nhau. Doanh nghiệp nên sử dụng loại hình kho nào. Cùng so sánh kho riêng và kho chung chi tiết qua bài viết sau.

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS