Khi bạn muốn sử dụng giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, xác nhận tạm trú, xác nhận điều chuyển công tác…[gọi chung là giấy xác nhận] do cơ quan nước ngoài cấp phép ngay tại Việt Nam, thì cần chuẩn bị thêm bản hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận. Để đảm bảo giá trị pháp lý, cũng như các thông tin đã được cung cấp trên văn bản xác nhận. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể như sau:
Điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài, bao gồm:
- Nội dung giấy xác nhận nước ngoài còn nguyên vẹn, không bị sửa chữa hay có dấu hiệu tẩy xóa mà chưa được đính chính theo pháp luật;
- Giấy xác nhận không có chi tiết mâu thuẫn với các giấy tờ, tài liệu có liên quan;
- Xác nhận là tài liệu thật, được cấp và chứng nhận đúng thẩm quyền;
- Chữ ký, con dấu trên bản gốc xác nhận phải rõ ràng không bị mờ nhòe;
- Nội dung giấy xác nhận nước ngoài không xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của nhà nước Việt Nam.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài
Để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ với các giấy tờ sau:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc mẫu đơn trực tuyến;
- Bản sao giấy tờ tùy thân[CMND/CCCD/Hộ chiếu] của người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự khi nộp qua đường bưu điện. Trường hợp nộp trực tiếp, chỉ cần xuất trình bản chính;
- Giấy xác nhận nước ngoài đã được chứng nhận lãnh sự bởi các cơ quan có thẩm quyền;
- Bản sao giấy xác nhận + bản dịch thuật xác nhận sang tiếng Việt/tiếng Anh[đính kèm bản chụp để lưu trữ hồ sơ].
Sau khi có đủ giấy tờ hợp lệ, bạn mang hồ sơ đến nộp tại cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để được xem xét, giải quyết.
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài
Các trường hợp xét miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài được quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:
- Theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc dựa trên nguyên tắc có đi có lại;
- Xác nhận được chuyển giao trực tiếp qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
- Miễn trừ theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc nước ngoài.
Nếu bạn còn thắc mắc khác liên quan đến việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận nước ngoài hoặc cần hỗ trợ xử lý nhanh chóng hơn, hãy gọi ngay vào số Hotline của PNV!.
Cụm từ “Hợp pháp hóa lãnh sự” hay chứng thực các tài liệu, giấy tờ nước ngoài trở nên phổ biến trong những năm gần đây vì nhu cầu đầu tư hay kinh doanh quốc tế hoặc di chuyển đến nước ngoài sinh sống ngày càng tăng cao. Trên thực tế, hồ sơ hay văn bản công được cấp tại một quốc gia về mặt pháp lý sẽ không có giá trị tại những quốc gia khác mà phải thông qua quá trình được gọi là “Hợp pháp hóa lãnh sự”. Nói cách khác giấy tờ, văn bản công được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì cần phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ văn bản công trên tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia cấp hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận.
Để giúp người đọc hiểu rõ khái niệm cũng như quy trình thực hiện thủ tục này, đọc qua bài viết dưới đây của Global Link Asia Consulting để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết.
Theo pháp luật Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Vì vậy, hồ sơ hoặc tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự, vàquá trình hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện tại đại sứ quán Việt Nam quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc tài liệu trên hoặc tại đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận.
Ví dụ: Giấy chứng nhận công ty tại British Virgin Island [BVI] muốn sử dụng tại Việt Nam phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở BVI. Ngoài ra, còn có thể hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Singapore, vì Singapore và Việt Nam chấp thuận điều này.
Lưu ý
- Các giấy tờ công [cấp bởi chính phủ tại nơi hợp pháp hóa lãnh sự] thì hầu như chỉ cần bản mềm để kiểm tra thông tin.
- Các giấy tờ công [cấp bởi chính phủ KHÁC nơi hợp pháp hóa lãnh sự] thì cần chứng từ gốc để đối chiếu thông tin.
- Những văn bản bình thường chỉ cần xác nhận chữ kí và con dấu
\=> Theo đó, "hợp pháp hóa lãnh sự" là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của văn bản công nước ngoài và kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó.
- Doanh nghiệp nước ngoài cần hợp pháp hóa giấy tờ công ty để mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam hoặc thành lập chi nhánh tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp có chi nhánh công ty tại nước ngoài được nhà nước hoặc ngân hàng công ty mẹ yêu cầu xuất trình giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự của các chi nhánh liên quan.
- Người nước ngoài hoặc đã du học có bằng cấp nước ngoài muốn hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp dùng tại Việt Nam.
- Người nước ngoài muốn kết hôn với người Việt Nam muốn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tùy thân.
- Hoặc các trường hợp khác khi cần thiết.
Các loại giấy tờ hồ sơ khách hàng tại Global Link Asia Consulting hợp pháp hóa lãnh sự:
- Chứng nhận thành lập doanh nghiệp
- Chứng nhận hoạt động công ty
- Chứng nhận giám đốc cổ đông
- Hồ sơ doanh nghiệp
- Sao kê ngân hàng cá nhân/ doanh nghiệp
- Bằng cấp
- Passport - Visa
- Và các loại giấy tờ khác
Có thể thấy hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài sẽ khiến công dân Việt Nam gặp vài trở ngại vì quá trình này bắt buộc phải diễn ra tại quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc văn bản công của chủ sở hữu. Thực tế, chủ sở hữu không dễ nắm rõ quy trình & thủ tục vì những rào cản ngôn ngữ dẫn đến nhiều chi phí phát sinh không đáng có trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự.
Hiểu được những khó khăn khi hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài của công dân Việt Nam, Global Link Asia Consulting hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài với quy trình rõ ràng với chi phí tiết kiệm và thời gian nhanh chóng.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ được cấp tại bất kỳ quốc gia thì thông thường cũng trãi qua quy trình bao gồm 6 bước như sau:
1. Hồ sơ & văn bản được cấp tại nước ngoài
2. Chứng thực tại Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia cấp hồ sơ & văn bản trên hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia được chấp thuận
3. Xác nhận ngoại giao tại quốc gia đó
4. Xác nhận ngoại giao tại Sở ngoại vụ/ Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó xác nhận
5. Dịch thuật công chứng tại Việt Nam [Bước này khách hàng có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí]
6. Giấy tờ đã sẵn sàng sử dụng tại Việt Nam
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam
Global Link Asia Consulting có thể hỗ trợ khách hàng hợp pháp hóa giấy giấy tờ, văn bản công được cấp tại Singapore, British Virgin Island [BVI], Hồng Kông, Thái Lan, Mỹ, Malaysia, Trung Quốc, v.v.
Do nhu cầu của khách ngày tăng cao GLAC cung cấp 2 gói dịch vụ như sau để khách hàng có thể lựa chọn:
1. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự nhanh [kéo dài 3 - 5 ngày làm việc]
2. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự thường [kéo dài 7 - 10 ngày làm việc]
Quy trình tư vấn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài:
1. Tư vấn qua điện thoại
Trao đổi khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và đưa ra giải pháp phù hợp
2. Khách hàng gửi hồ sơ tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự
Khách hàng chỉ cần gửi bản scan qua email cho GLAC
3. GLAC check với quốc gia khách hàng cần hợp pháp hóa
Sau khi nhận được bản scan bộ hồ sơ, GLAC tiến hành gửi sang quốc gia cấp hồ sơ của khách hàng để check xem bộ hồ sơ có hợp lệ và đủ điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự hay không
4. Báo phí
Thông báo phí chi tiết và thời gian hoàn tất dự kiến cho khách hàng
5. Tiến hành
Sau khi hoàn tất thỏa thuận và nhận được thanh toán từ khách hàng, GLAC sẽ tiến hành gửi bộ hồ sơ sang nước ngoài để hợp pháp hóa lãnh sự. Lưu ý: hồ sơ có thể không hoặc yêu cầu gửi bản gốc đến quốc gia khách hàng muốn hợp pháp hóa lãnh sự.
Global Link Asia Consulting - đơn vị tư vấn chuyên giải quyết các bài toán đầu tư, kinh doanh, vận hành khó của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp quốc tế trong hành trình hội nhập ra thế giới - hoàn toàn có thể hỗ trợ Quý doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Với kiến thức sâu rộng trong các lĩnh vực:
- Tư vấn thành lập công ty tại Singapore, Mỹ, Úc và các quốc gia Offshore như BVI, Belize, Seychelles, v.v...
- Tư vấn mở tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Singapore
- Dịch vụ thuế - kế toán trọn gói cho các công ty nước ngoài [Singapore, Offshore - BVI - Belize - Seychelles, Mỹ, Úc]
- Khóa đào tạo thuế - kế toán Singapore
- Tư vấn và hỗ trợ đào tạo sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online
- Đăng ký số điện thoại nước ngoài - Redirect về số Việt Nam
- Tư vấn mở tài khoản thanh toán trực tuyến PayPal
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, Global Link Asia Consulting tự hào khi đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp từ Start-up đến tập đoàn thuộc top 500 Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế, đồng thời là đối tác làm việc trực tiếp với nhiều ngân hàng lớn, uy tín như OCBC, DBS, UOB, v.v..., đối tác của các cổng thanh toán quốc tế uy tín như PayPal và nhiều đối tác khác.
Để được tư vấn TRỰC TIẾP - CHI TIẾT - ĐẦY ĐỦ về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng liên hệ:
- Ms. Hanna:
- Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
- Phone [Viber/Skype/WhatsApp/Telegram]: [+84] 0938 199 617
Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website www.globallinkconsulting.sg lần đầu vào ngày 06 tháng 12 năm 2018. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.