1. Tại sao cần phải có quy trình quản lý máy móc thiết bị?
Mục đích cụ thể mà những doanh nghiệp. các nhà máy, phân xưởng… tạo ra quy trình quản lý máy móc và các trang thiết bị là để có thể tận dụng được tối đa về mặt công suất hay các trang thiết bị.
Hiện nay việc quản lý các trang thiết bị, máy móc cũng trở nên đơn giản hơn nhiều với sự hỗ trợ của nhiều phương tiện máy móc đặc biệt là những phần mềm giúp các bạn quản lý máy móc và các trang thiết bị hiệu quả.
Khi có quy trình quản lý các trang thiết bị máy móc thì doanh nghiệp có thể sẽ nắm được tình hình hoạt động của các trang thiết bị, có những căn cứ để có thể đưa ra những kế hoạch quản lý phù hợp đối với từng loại trang thiết bị máy móc.
Quy trình quản lý máy móc thiết bị sẽ đóng vai trò như một chiếc kim chỉ nam để giúp cho doanh nghiệp lập được các kế hoạch quản lý các trang thiết bị máy móc đúng chuẩn, bảo vệ các trang thiết bị máy móc để kéo dài tuổi thọ của chúng.
Để biết được quy trình quản lý máy móc như thế nào thì chúng ta tìm hiểu các thông tin ở phần tiếp theo.
Xem thêm: Việc làm vật tư thiết bị
2. Quy trình quản lý máy móc thiết bị chi tiết
Quy trình quản lý máy móc thiết bị trong từng doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt ở một vài bước, thế nhưng mục đích chung của chúng cũng chính là đảm bảo có thể giữ gìn được chất lượng sử dụng của các thiết bị máy móc, đồng thời để khai thác triệt để các tính năng, ứng dụng của các trang thiết bị máy móc.
Mẫu thư xin việc
Khi mua các thiết bị, máy móc cho doanh nghiệp thì các bạn sẽ cần phải tuân thủ theo đúng với quy trình mua sắm, quản lý các vật tư trang thiết bị,
Khi mua sắm, các thiết bị, máy móc cần được đảm bảo về mặt chất lượng, mua các sản phẩm hàng hóa thiết bị phục vụ cho doanh nghiệp cần phải là những đồ chính hãng có chất lượng tốt cho tuổi thọ lâu bền.
Tiếp theo, danh sách các máy móc thiết bị cũng cần phải được trình lên ban lãnh đạo của doanh nghiệp đó và được phê duyệt của lãnh đạo.
2.2. Tiến hành lắp đặt máy móc thiết bị
Khi đã mua thiết bị, máy móc về để phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp thì bên mua cần phải lên kế hoạch lắp đặt thiết bị máy móc khi đã được mua về. Những yêu cầu trong quá trình lắp đặt đối với các trang thiết bị như sau:
- Yêu cầu cụ thể về các vị trí lắp đặt thiết bị máy móc: Trang thiết bị máy móc cần phải phù hợp đối với tính chất hoạt động của doanh nghiệp, tính chất của công việc. Đồng thời các trang thiết bị sẽ không gây ra những ảnh hưởng nhiều đến những hoạt động của các loại máy móc thiết bị được lắp đặt cạnh đó.
- Yêu cầu về điều kiện cần có của môi trường: Những yếu tố cần phải đảm bảo như là: nhiệt độ môi trường, độ ẩm của không khí. Tất cả những điều kiện này đều cần phải tuân thủ theo những quy định được đề ra bởi nhà sản xuất.
- Yêu cầu về nguồn điện: Nguồn điện của các trang thiết bị được lắp đặt cần phải được kết nối với nguồn phù hợp, đủ đáp ứng điện năng cho thiết bị.
Những người được doanh nghiệp phân công cho việc phụ trách quản lý các trang thiết bị thì cần phải thực hiện việc lưu lại những hồ sơ chi tiết của các trang thiết bị.
Trong quá trình lắp đặt máy móc thiết bị cho tới khi kết thúc thì các doanh nghiệp cần phải thể hiện được những tiêu chí sau:
- Thực hiện việc bàn giao các thiết bị, máy móc gồm: phụ kiện, máy chính, tài liệu hướng dẫn sử dụng thiết bị máy móc kèm theo.
- Xác nhận về những thông số cụ thể của chúng.
- Thực hiện trực tiếp đối với việc lắp đặt những thiết bị.
- Xác nhận việc kết nối những trang thiết bị đến với hệ thống điện đã hoạt động ổn.
Xem thêm: Mô tả công việc kế toán vật tư
2.3. Hướng dẫn nhân viên sử dụng hiệu quả các trang thiết bị
Những người nhân viên làm việc thường xuyên hay không thường xuyên đối với những thiết bị máy móc đó thì cần phải được đào tạo đối với việc sử dụng đúng cách những thiết bị đã được lắp đặt.
Với những loại thiết bị khác nhau thì sẽ có cách dùng khác nhau, chẳng hạn như với các thiết bị dùng cho xét nghiệm thì các nhân viên sử dụng cần phải được đào tạo trực tiếp từ nhà cung cấp, từ chuyên gia của công ty cung cấp sản xuất các thiết bị đó.
Những vấn đề mà các nhân viên của doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và nắm được gồm:
- Cách vận hành.
- Quy trình để bảo dưỡng thiết bị, máy móc.
- Nắm được các yêu cầu đối với việc hiệu chuẩn.
- Học cách sao lưu các dữ liệu.
- Tìm hiểu, nắm rõ về những lỗi thường gặp, đồng thời nắm được cách để khắc phục những lỗi đó.
2.4. Nắm được vòng đời của các thiết bị
Ý nghĩa của việc theo dõi vòng đời của thiết bị, máy móc sẽ giúp cho những bạn sử dụng chúng biết được thời điểm nào thì cần phải bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc đó.
Để có thể tiến hành việc quản lý các trang thiết bị máy móc thì các bạn sẽ bắt đầu tiến hành để nhập vào những thông tin cơ bản của các loại thiết bị đó: ngày tháng mua thiết bị, thời gian khởi động các thiết bị, ngày bảo hành bị hết hạn đối với từng loại máy móc thiết bị.
Ngoài những thông tin cơ bản đó thì những thông tin cần thiết khác mà các bạn có thể nhập vào như là: Cấu tạo, loại máy, tên của trung tâm bảo hành các thiết bị máy móc mà doanh nghiệp đang dùng.
3. Xác định thời điểm máy móc cần được sửa chữa
Khi dùng thiết bị máy móc thì người dùng cần hiểu rõ máy móc thiết bị đó có thể sử dụng được thời gian tối đa là bao lâu, khi tới thời điểm đó thì các máy móc của doanh nghiệp cũng đã cần được bảo trì rồi.
Bảo trì và bảo dưỡng định kỳ đối với các trang thiết bị chính là cách để bảo quản được những trang thiết bị này một cách hoàn chỉnh nhất, tránh cho việc một hoặc một vài lỗi đến từ các hệ thống có thể gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống hoạt động.
Khi tiết bị của bạn được nâng cao về tuổi thọ thi có thể tiết kiệm được các chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời cũng góp phần giúp doanh nghiệp đi vào ổn định trong quá trình sản xuất hàng hóa được thuận lợi, nâng cao cơ hội tạo ra sự phát triển, mang về những lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp.
Như thế, quy trình quản lý máy móc thiết bị được chia sẻ trên đây đã phần nào giúp cho nhiều doanh nghiệp hệ thống hóa được cách thức quản lý các trang thiết bị tài sản của doanh nghiệp. Từ đó tạo tiền đề cho quá trình phát triển kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp một cách tối đa nhất, giảm thiểu được các chi phí phát sinh không đáng có.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [58.07 KB, 8 trang ]
Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty Cao su Việt Trung
Công ty Cao su Việt – Trung là một trong những Công ty có vai tròquan trọng trong kinh tế tỉnh Quảng Bình.Lĩnh vực kinh doanh:– Sản xuất chế biến các sản phẩm từ cây cao su. Sản phẩm chính làmủ cao su quy khô xuất khẩu, hàng mộc dân dụng và kinh doanh dịch vụ dulịch.– Nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất và tiêu dùng, sắt thép, phụ tùngmáy móc, hoá chất vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, vật liệu xây dựng, phươngtiện vận tải và hàng tiêu dùng.Công ty Cao su Việt – Trung vẫn chủ trương duy trì phát triển các mặthàng mở rộng kinh doanh vật tư tổng hợp … xuất nhập khẩu.Mấy năm vừa qua, Công ty đã nhanh chóng bám sát thị trường thếgiới mặc dù có nhiều biến động khó lường và hội nhập được vòng quay khắcnghiệt của thị trường nhờ có những lợi thế nhất định về diện tích cây cao sunhờ có những bước đột phá trong việc đầu tư quy mô hệ thống từ nhàxưởng, công nghệ chế biến, dịch vụ chuyên nghiệp và hiện đại, hệ thống đạilý giao dịch được đầu tư đạt tiêu chuẩn song song với việc đầu tư về cơ sởvật chất, trang thiết bị hiện đại theo hệ thống liên kết chặt chẽ với nhau.Công ty cũng chú trọng xây dựng đồng bộ các quy trình quản lý, quy trìnhtổ chức và hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc thực hiệnquá trình tác nghiệp để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanhcủa Công ty, tận dụng tối đa các nguồn lực hay những yếu tố quan trọngkhác làm tăng năng suất lao động và năng suất trong dịch vụ, giảm trừ chi
phí, loại bỏ lảng phí trong sản xuất kinh doanh. Vì thế Công ty đã xây dựng
và ban hành khá đầy đủ các quy trình tác nghiệp trong quản lý, điều hànhcác hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong số những quy trình Công ty đang sử dụng, tôi xin đề cập đến
một quy trình tác nghiệp nội bộ thông thường đó là: Quy trình quản lý máymóc thiết bị được mô tả theo các bước hiện đang thực hiện như sau:Quy trình quản lý máy móc, thiết bị của Công ty Cao su ViệtTrung:1. Mục đích y êu cầu:Quy trình này được thiết lập để có sự thống nhất toàn bộ quy trình khaithác, sử dụng máy móc thiết bị hiện có bao gồm: Nhà máy chế biến mủ quykhô, nhà xưởng sản xuất đồ mộc dân dụng, lò sấy gỗ nguyên liệu… đảm bảocác máy móc thiết bị này luôn được sử dụng đúng mục đích yêu cầu và thựchiện trong phạm vi của từng đơn vị, có chế độ sửa chữa thích hợp nhằm đảmbảo hỗ trợ tốt nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tuân thủđầy đủ các quy định của Nhà nước.2. Phạm vi áp dụngQuy trình này được áp dụng đối với toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móccủa toàn Công ty do Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện. Cụthể như sau:– Quy trình Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị kỹ thuật– Quy trình quản lý thiết bị, phương tiện theo dõi và đo lường.3. Nôi dung:a. Quy định chung– Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy mócthiết bị đều phải được hướng dẫn trước khi thực hiện.
–
Trong quá trình sử dụng, người sử dụng phải thực hiện theo đúng tài
liệu hướng dẫn hiện hành, nếu phát hiện sự không phù hợp phải báo phòngchức năng xem xét xử lý, không được phép tự ý sửa đổi các quy trình vận
hành đã được phê duyệt..
–
Tất cả máy móc thiết bị khi đưa vào sử dụng đều phải có nhật ký sử
dụng máy móc thiết bị theo mẫu của phòng nghiệp vụ kỹ thuật cung cấp.Khi điều chuyển máy móc thiết bị cũng phải bao gồm cả nhật ký thiết bị đikèm để tiện cho việc theo dõi, quản lý.– Tất cả những người trực tiếp tham gia vận hành, sử dụng máy móc thiếtbị đều phải được hướng dẫn trước khi thực hiện.
b.
Sơ đồ quy trình sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị:
Trách nhiệmLập kế hoạchbảo dưỡng hàngtháng
Các đơn vị, Các
Nội dung thực hiện
Biểu mẫu áp dụng
BM–02/QTQLTB
phòng, tổ, độiCác, đơn vị,TrìnhCác
duyệt
Xem thêm: Lắt léo chữ nghĩa: Cố sự & sự cố
phòng, tổ, độiĐơn vị xảy ra sựPhiếu báo sự cốcốthiết bị
Công nhân cơ
BM–06/QTQLTB
BM–05/QTQLTB
điện
Kiểm tra tìnhNhân viên Phòngtrạng trước khikỹ thuậtsửa chữaPhụ trách kỹTTr phương ánthuậtsửa chữa/ bảoCông nhân bảo
dưỡng
BM–08/QTQLTB
BM–07/QTQLTB
dưỡng
TrìnhduyệtĐơn vị sửa chữa,Đơn vị sử dụngLập phiếu bảodưỡng thiết bịQTQLTB: Quy trình quản lý thiết bịNghiệm thu, bàngiaoLập kế hoạch:Kiểm tra, báo cáo
định kỳ
Chỉ dẫn:
BM–04/QTQLTB
Vào quý IV hàng năm, người phụ trách các đơn vị, các phòng, tổ, đội tạicác nhà xưởng rà soát và lập lại lại danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng vàsửa chữa cho năm tới. Việc lập danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng sửachữa phải tuân thủ theo biểu mẫu BM-01/QTQLTB, cụ thể các thiết bị, máymóc cần lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa như sau:+ Lập kế hoạch nâng cấp, cải tạo các máy móc thiết bị đang sử dụng.+ Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ – Phát hiệncác trường hợp đột xuất:+ Hàng năm các phòng, đơn vị được phân công thực hiện công tác bảo trìmáy móc thiết bị và phải lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị gửi vềPhòng Kỹ thuật để xem xét trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
– Ngoài ra, trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hư hỏng đột xuất, đơn
vị sử dụng phải thông báo cho Phòng Kỹ thuật Công ty và lập ngay Phiếu đềnghị sửa chữa [theo biểu mẫu đề nghị sửa chữa] trình Giám đốc phê duyệt,Phòng Kỹ thuật có trách nhiệm cử người kiểm tra xác định nguyên nhân hưhỏng và đưa ra hướng giải quyết trình Giám đốc Công ty duyệt.– Đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị sửa chữa, lập phiếu kiểm tra tìnhtrạng máy móc thiết bị và đề nghị phương án sửa chữa có xác nhận củaPhòng kỹ thuật để trình Giám đốc Công ty duyệt.b. Trình duyệt kế hoạch– Sau khi được Giám đốc Công ty duyệt, các đơn vị, phòng, tổ, đội nộplại bảng danh mục các thiết bị cần bảo dưỡng, sửa chữa trong tháng choPhòng kỹ thuật.+ Đồng ý: triển khai thực hiện.+ Không đồng ý: chỉ đạo khảo sát và lập lại kế hoạch cho phù hợp.c. Quá trình thực hiện– Công nhân phụ trách các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra các thiết bị
có tên trong danh mục cần bảo dưỡng, sửa chữa của các Phòng gửi đến
trước khi sửa chữa và lập biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bịtrước khi sửa chữa theo biểu mẫu BM-05/QTQLTB– Căn cứ vào Biên bản kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị trước khisửa chữa, nhân viên kế hoạch Phòng kỹ thuật lập tờ trình theo mẫu BM08/QTQLTB trình ban lãnh đạo phê duyệt– Sau khi có kết quả phê duyệt:+ Nếu được chấp thuận: Đơn vị thực hiện tiến hành bảo dưỡng và lậpvào phiếu bảo dưỡng thiết bị theo mẫu BM-07/QTQLTB+ Nếu không chấp thuận: công nhân kiểm tra lại và làm lại các thủ tụctừ bước 4.– Căn cứ theo phân cấp hoặc chỉ định của Giám đốc Công ty, các đơnvị thực hiện tổ chức sửa chữa theo phương án đã được phê duyệt. Trường
hợp thuê ngoài cũng phải cử người theo dõi, giám sát chất lượng trong quá
trình thực hiện.– Trong quá trình thực hiện sửa chữa nếu có phát sinh thêm công việcngoài dự kiến phải lập Biên bản ghi nhận công việc phát sinh để xác địnhnguyên nhân và đề xuất hướng xử lý, trình các cấp lãnh đạo phê duyệt trướckhi thực hiện.– Trong trường hợp đang thực hiện nếu có phát sinh đột xuất thì phảitổ chức thực hiện theo đúng thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản.– Trong quá trình sửa chữa nếu cần vật tư, phụ tùng thay thế thì làmthủ tục xuất trong kho vật tư theo mẫu BM-06/QTMH hoặc mua ngoài theoqui trình mua sắm hàng hóa của Công ty.– Đối với các thiết bị gặp sự cố, cần phải sửa chữa đột xuất, đơn vị cóthiết bị xảy ra sự cố lập phiếu báo sự cố theo mẫu BM-06/QTQLTB vàchuyển cho Phòng Kỹ thuật để thực hiện các bước tiếp theo như trong quytrình sửa chữa này.Sau khi nhận Phiếu báo sự cố Phòng kỹ thuật tiến hành thực hiện từ
bước 3
– Khi công việc sửa chữa, bảo dưỡng hoàn thành, công nhân sửa chữaphải lập biên bản nghiệm thu bàn giao theo mẫu BM-04/QTQLTB.– Việc nghiệm thu phải thực hiện tại hiện trường dưới sự chứng kiếncủa các bên liên quan. Trong trường hợp nếu:+ Kết quả thực hiện công việc bảo dưỡng yêu cầu ghi lại kết quả vàophía dưới của Phiếu đề nghị sửa chữa [theo biểu mẫu] được lập lúc đầu,hoặc lập Biên bản nghiệm thu kỹ thuật [theo biểu mẫu BM04/QTQLTB] vớiđầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan.+ Trường hợp chất lượng không đạt yêu cầu hoặc số lượng thực hiệnkhông đầy đủ thì phải yêu cầu đơn vị thực hiện kiểm tra, tìm nguyên nhânkhắc phục.
– Sau khi nghiệm thu, đơn vị thực hiện phải bàn giao máy móc thiết
Xem thêm: Top 79+ Những câu nói hay về sự cố gắng nỗ lực vươn lên
bị cho đơn vị sử dụng để đưa vào khai thác sử dụng ngay.– Đơn vị thực hiện hoặc đơn vị sử dụng phải tổ chức cập nhật đầy đủkết qủa bảo dưỡng, sửa chữa vào Sổ lý lịch máy móc thiết bị sau mỗi lầnthực hiện.– Trong thời gian bảo hành, nếu phát hiện những sự cố hỏng hóc, đơnvị sử dụng phải báo ngay cho đơn vị thực hiện để khắc phục kịp thời.d.Kiểm tra, báo cáo định kỳ công tác quản lý kỹ thuật.– Đơn vị được phân công quản lý máy móc thiết bị về mặt kỹ thuật.– Định kỳ hàng năm các cưửa hàng, tổ, đội, nhân viên, đơn vị sửdụng lập các bảng Báo cáo kết quả thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị[theo biểu mẫu] báo cáo Giám đốc Công ty một bản để theo dõi.– Tất cả hồ sơ liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật đều phải đượclưu giữ theo qui trình lưu trữ của đơn vị sử dụng và hồ sơ của phòng Kỹthuật của Công ty.Trên đây là một trong những quy trình quản lý thông thường củaCông ty Cao su Việt – Trung. Tuy vậy, qua kiến thức được học tập ở môn
học Quản trị hoạt động tôi nhận thấy quy trình sửa chữa, bảo dưỡng máy
móc thiết bị của Công ty còn có một số nhược điểm hay những vấn đề bấtcập cần được bổ sung chỉnh sửa để cải tiến tốt hơn cho công tác quản lýnhư sau:Nhược điểm:1. Một số công đoạn thực hiện thủ tục còn mang tính chung chungchưa quy trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ.2. Trong quy định về thủ tục sửa chữa định kỳ ở các đơn vị trực thuộcCông ty đang thực hiện qua báo cáo và đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng máymóc thiết bị của thủ trưởng các đơn vị vào tháng 12 hàng năm nhưng khôngnêu thực trạng cụ thể của các loại máy móc thiết bị kèm theo Biên bản kiểm
tra của các phòng ban chức năng Công ty để lập kế hoạch sửa chữa bảo
dưỡng máy móc thiết bị đạt hiệu quả cao nhất.3. Khi có những hư hỏng đột xuất các bộ phận trực thuộc sử dụngmáy móc thiết bị cần phải làm rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm về vậtchất đối với người trực tiếp sử dụng để công tác bảo quản được thực hiệntốt hơn.4. Chưa phân công cán bộ phòng Kỷ thuật kiểm tra định kỳ và độtxuất về việc sử dụng và bảo quản, bảo trì maý móc thiết bị trực thuộc màchỉ thực hiện công việc xác minh sự cố hư hỏng máy móc thiết bị.Giải pháp khắc phục, cải tiến quy trình:1. Tất cả quá trình thực hiện cần phải quy định rõ việc phân côngnhiệm vụ và gắn trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và thời gian thựchiện công việc để quy trình không bị vướng mắc trong các công đoạn thựchiện nhiệm vụ.2. Công ty cần cử đoàn kiểm tra công tác định kỳ và đột xuất việcthực hiện sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị và thực trạng sửdụng máy móc thiết bị tại thời điểm kiểm tra, lập biên bản xác nhận để quảnlý kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng của các đơn vị trực thuộc thực hiện
tốt hơn.
3. Công ty cần phải quy định rõ trách nhiệm đối với đơn vị quản lý vàngười trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị, quy định cụ thể kế hoạch bảo trì,bảo dưỡng định kỳ của từng loại Máy móc thiết bị để dễ dàng tìm ra nguyênnhân hư hỏng và quy trách nhiệm về vật chất nhằm thực hiện công tác sửdụng, bảo quản được tốt hơn.4. Phòng Kỷ thuật của Công ty là bộ phận chủ trì trong việc thực hiệnkế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị cho nên cần phải có sự phâncông công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và thực hiện côngtác bảo trì, bảo dưỡng, công tác báo cáo ở các đơn vị trực thuộc nhằm nâng
cao ý thức trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân thực hiện quy trình này.
Môn học Quản trị hoạt động giúp chúng ta có những cái mới, cái haycủa một phương pháp quản lý điều hành hiện đại. Thế giới đang vận độngkhông ngừng… Và trong sự vận động ấy, chúng ta sẽ phải tìm ra chỗ đứng,vị trí của mình, nếu không sẽ sớm bị đào thải. Đó là quy luật.Việc cải tiến liên tục các hoạt động quản trị tác nghiệp và sản xuất,Công ty Cao su Việt – Trung sẽ nhanh chóng hoàn thiện đầy đủ các quy trìnhquản trị hoạt động để phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinhdoanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất hướng tới mục tiêu hội nhập và phát
triển bền vững.
một quy trình tác nghiệp nội bộ thường thì đó là : Quy trình quản trị máymóc thiết bị được diễn đạt theo những bước hiện đang thực thi như sau : Quy trình quản trị máy móc, thiết bị của Công ty Cao su ViệtTrung : 1. Mục đích y êu cầu : Quy trình này được thiết lập để có sự thống nhất hàng loạt quy trình khaithác, sử dụng máy móc thiết bị hiện có gồm có : Nhà máy chế biến mủ quykhô, nhà xưởng sản xuất đồ mộc gia dụng, lò sấy gỗ nguyên vật liệu … đảm bảocác máy móc thiết bị này luôn được sử dụng đúng mục tiêu nhu yếu và thựchiện trong khoanh vùng phạm vi của từng đơn vị chức năng, có chính sách sửa chữa thay thế thích hợp nhằm mục đích đảmbảo tương hỗ tốt nhất hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của Công ty và tuân thủđầy đủ những lao lý của Nhà nước. 2. Phạm vi áp dụngQuy trình này được vận dụng so với hàng loạt hệ thống thiết bị, máy móccủa toàn Công ty do Phòng Kỹ thuật chịu nghĩa vụ và trách nhiệm chủ trì thực thi. Cụthể như sau : – Quy trình Bảo dưỡng, thay thế sửa chữa hệ thống thiết bị kỹ thuật – Quy trình quản trị thiết bị, phương tiện đi lại theo dõi và giám sát. 3. Nôi dung : a. Quy định chung – Tất cả những người trực tiếp tham gia quản lý và vận hành, sử dụng máy mócthiết bị đều phải được hướng dẫn trước khi thực thi. Trong quy trình sử dụng, người sử dụng phải triển khai theo đúng tàiliệu hướng dẫn hiện hành, nếu phát hiện sự không tương thích phải báo phòngchức năng xem xét xử lý, không được phép tự ý sửa đổi những quy trình vậnhành đã được phê duyệt .. Tất cả máy móc thiết bị khi đưa vào sử dụng đều phải có nhật ký sửdụng máy móc thiết bị theo mẫu của phòng nhiệm vụ kỹ thuật phân phối. Khi điều chuyển máy móc thiết bị cũng phải gồm có cả nhật ký thiết bị đikèm để tiện cho việc theo dõi, quản trị. – Tất cả những người trực tiếp tham gia quản lý và vận hành, sử dụng máy móc thiếtbị đều phải được hướng dẫn trước khi thực thi. b. Sơ đồ quy trình thay thế sửa chữa bảo trì máy móc thiết bị : Trách nhiệmLập kế hoạchbảo dưỡng hàngthángCác đơn vị chức năng, CácNội dung thực hiệnBiểu mẫu áp dụngBM – 02 / QTQLTBphòng, tổ, độiCác, đơn vị chức năng, TrìnhCácduyệtphòng, tổ, độiĐơn vị xảy ra sựPhiếu báo sự cốcốthiết bịCông nhân cơBM – 06 / QTQLTBBM – 05 / QTQLTBđiệnKiểm tra tìnhNhân viên Phòngtrạng trước khikỹ thuậtsửa chữaPhụ trách kỹTTr phương ánthuậtsửa chữa / bảoCông nhân bảodưỡngBM – 08 / QTQLTBBM – 07 / QTQLTBdưỡngTrìnhduyệtĐơn vị sửa chữa thay thế, Đơn vị sử dụngLập phiếu bảodưỡng thiết bịQTQLTB : Quy trình quản trị thiết bịNghiệm thu, bàngiaoLập kế hoạch : Kiểm tra, báo cáođịnh kỳChỉ dẫn : BM – 04 / QTQLTBVào quý IV hàng năm, người đảm nhiệm những đơn vị chức năng, những phòng, tổ, đội tạicác nhà xưởng thanh tra rà soát và lập lại lại hạng mục những thiết bị cần bảo trì vàsửa chữa cho năm tới. Việc lập hạng mục những thiết bị cần bảo trì sửachữa phải tuân thủ theo biểu mẫu BM-01 / QTQLTB, đơn cử những thiết bị, máymóc cần lập kế hoạch bảo trì, thay thế sửa chữa như sau : + Lập kế hoạch tăng cấp, tái tạo những máy móc thiết bị đang sử dụng. + Lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị định kỳ – Phát hiệncác trường hợp đột xuất : + Hàng năm những phòng, đơn vị chức năng được phân công thực thi công tác làm việc bảo trìmáy móc thiết bị và phải lập kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị gửi vềPhòng Kỹ thuật để xem xét trình Giám đốc Công ty phê duyệt. – Ngoài ra, trong quy trình sử dụng nếu phát sinh hư hỏng đột xuất, đơnvị sử dụng phải thông tin cho Phòng Kỹ thuật Công ty và lập ngay Phiếu đềnghị sửa chữa thay thế [ theo biểu mẫu ý kiến đề nghị thay thế sửa chữa ] trình Giám đốc phê duyệt, Phòng Kỹ thuật có nghĩa vụ và trách nhiệm cử người kiểm tra xác lập nguyên do hưhỏng và đưa ra hướng xử lý trình Giám đốc Công ty duyệt. – Đơn vị sử dụng làm giấy đề xuất sửa chữa thay thế, lập phiếu kiểm tra tìnhtrạng máy móc thiết bị và ý kiến đề nghị giải pháp sửa chữa thay thế có xác nhận củaPhòng kỹ thuật để trình Giám đốc Công ty duyệt. b. Trình duyệt kế hoạch – Sau khi được Giám đốc Công ty duyệt, những đơn vị chức năng, phòng, tổ, đội nộplại bảng hạng mục những thiết bị cần bảo trì, sửa chữa thay thế trong tháng choPhòng kỹ thuật. + Đồng ý : tiến hành thực thi. + Không chấp thuận đồng ý : chỉ huy khảo sát và lập lại kế hoạch cho tương thích. c. Quá trình triển khai – Công nhân đảm nhiệm những bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra những thiết bịcó tên trong hạng mục cần bảo trì, thay thế sửa chữa của những Phòng gửi đếntrước khi sửa chữa thay thế và lập biên bản kiểm tra thực trạng máy móc thiết bịtrước khi thay thế sửa chữa theo biểu mẫu BM-05 / QTQLTB – Căn cứ vào Biên bản kiểm tra thực trạng máy móc thiết bị trước khisửa chữa, nhân viên cấp dưới kế hoạch Phòng kỹ thuật lập tờ trình theo mẫu BM08 / QTQLTB trình ban chỉ huy phê duyệt – Sau khi có tác dụng phê duyệt : + Nếu được chấp thuận đồng ý : Đơn vị triển khai thực thi bảo trì và lậpvào phiếu bảo trì thiết bị theo mẫu BM-07 / QTQLTB + Nếu không chấp thuận đồng ý : công nhân kiểm tra lại và làm lại những thủ tụctừ bước 4. – Căn cứ theo phân cấp hoặc chỉ định của Giám đốc Công ty, những đơnvị thực thi tổ chức triển khai thay thế sửa chữa theo giải pháp đã được phê duyệt. Trườnghợp thuê ngoài cũng phải cử người theo dõi, giám sát chất lượng trong quátrình thực thi. – Trong quy trình triển khai thay thế sửa chữa nếu có phát sinh thêm công việcngoài dự kiến phải lập Biên bản ghi nhận việc làm phát sinh để xác địnhnguyên nhân và yêu cầu hướng xử lý, trình những cấp chỉ huy phê duyệt trướckhi thực thi. – Trong trường hợp đang thực thi nếu có phát sinh đột xuất thì phảitổ chức triển khai theo đúng thủ tục góp vốn đầu tư thiết kế xây dựng cơ bản. – Trong quy trình sửa chữa thay thế nếu cần vật tư, phụ tùng sửa chữa thay thế thì làmthủ tục xuất trong kho vật tư theo mẫu BM-06 / QTMH hoặc mua ngoài theoqui trình shopping sản phẩm & hàng hóa của Công ty. – Đối với những thiết bị gặp sự cố, cần phải sửa chữa thay thế đột xuất, đơn vị chức năng cóthiết bị xảy ra sự cố lập phiếu báo sự cố theo mẫu BM-06 / QTQLTB vàchuyển cho Phòng Kỹ thuật để triển khai những bước tiếp theo như trong quytrình sửa chữa thay thế này. Sau khi nhận Phiếu báo sự cố Phòng kỹ thuật thực thi triển khai từbước 3 – Khi việc làm sửa chữa thay thế, bảo trì triển khai xong, công nhân sửa chữaphải lập biên bản nghiệm thu sát hoạch chuyển giao theo mẫu BM-04 / QTQLTB. – Việc nghiệm thu sát hoạch phải thực thi tại hiện trường dưới sự chứng kiếncủa những bên tương quan. Trong trường hợp nếu : + Kết quả triển khai việc làm bảo trì nhu yếu ghi lại hiệu quả vàophía dưới của Phiếu ý kiến đề nghị sửa chữa thay thế [ theo biểu mẫu ] được lập lúc đầu, hoặc lập Biên bản nghiệm thu sát hoạch kỹ thuật [ theo biểu mẫu BM04 / QTQLTB ] vớiđầy đủ chữ ký xác nhận của những bên tương quan. + Trường hợp chất lượng không đạt nhu yếu hoặc số lượng thực hiệnkhông không thiếu thì phải nhu yếu đơn vị chức năng thực thi kiểm tra, tìm nguyên nhânkhắc phục. – Sau khi nghiệm thu sát hoạch, đơn vị chức năng thực thi phải chuyển giao máy móc thiếtbị cho đơn vị chức năng sử dụng để đưa vào khai thác sử dụng ngay. – Đơn vị triển khai hoặc đơn vị chức năng sử dụng phải tổ chức triển khai update đầy đủkết qủa bảo trì, sửa chữa thay thế vào Sổ lý lịch máy móc thiết bị sau mỗi lầnthực hiện. – Trong thời hạn bh, nếu phát hiện những sự cố hỏng hóc, đơnvị sử dụng phải báo ngay cho đơn vị chức năng triển khai để khắc phục kịp thời. d. Kiểm tra, báo cáo giải trình định kỳ công tác làm việc quản trị kỹ thuật. – Đơn vị được phân công quản trị máy móc thiết bị về mặt kỹ thuật. – Định kỳ hàng năm những cưửa hàng, tổ, đội, nhân viên cấp dưới, đơn vị chức năng sửdụng lập những bảng Báo cáo hiệu quả thực thi bảo trì máy móc thiết bị [ theo biểu mẫu ] báo cáo giải trình Giám đốc Công ty một bản để theo dõi. – Tất cả hồ sơ tương quan đến công tác làm việc quản trị kỹ thuật đều phải đượclưu giữ theo qui trình tàng trữ của đơn vị chức năng sử dụng và hồ sơ của phòng Kỹthuật của Công ty. Trên đây là một trong những quy trình quản trị thường thì củaCông ty Cao su Việt – Trung. Tuy vậy, qua kỹ năng và kiến thức được học tập ở mônhọc Quản trị hoạt động giải trí tôi nhận thấy quy trình thay thế sửa chữa, bảo trì máymóc thiết bị của Công ty còn có một số ít điểm yếu kém hay những yếu tố bấtcập cần được bổ trợ chỉnh sửa để nâng cấp cải tiến tốt hơn cho công tác làm việc quản lýnhư sau : Nhược điểm : 1. Một số quy trình thực thi thủ tục còn mang tính chung chungchưa quy nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử cho từng đơn vị chức năng, bộ phận thực thi trách nhiệm. 2. Trong lao lý về thủ tục thay thế sửa chữa định kỳ ở những đơn vị chức năng trực thuộcCông ty đang triển khai qua báo cáo giải trình và ý kiến đề nghị thay thế sửa chữa, bảo trì máymóc thiết bị của thủ trưởng những đơn vị chức năng vào tháng 12 hàng năm nhưng khôngnêu tình hình đơn cử của những loại máy móc thiết bị kèm theo Biên bản kiểmtra của những phòng ban công dụng Công ty để lập kế hoạch thay thế sửa chữa bảodưỡng máy móc thiết bị đạt hiệu suất cao cao nhất. 3. Khi có những hư hỏng đột xuất những bộ phận thường trực sử dụngmáy móc thiết bị cần phải làm rõ nguyên do và quy nghĩa vụ và trách nhiệm về vậtchất so với người trực tiếp sử dụng để công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ được thực hiệntốt hơn. 4. Chưa phân công cán bộ phòng Kỷ thuật kiểm tra định kỳ và độtxuất về việc sử dụng và dữ gìn và bảo vệ, bảo dưỡng maý móc thiết bị thường trực màchỉ triển khai việc làm xác định sự cố hư hỏng máy móc thiết bị. Giải pháp khắc phục, nâng cấp cải tiến quy trình : 1. Tất cả quy trình triển khai cần phải pháp luật rõ việc phân côngnhiệm vụ và gắn nghĩa vụ và trách nhiệm của từng đơn vị chức năng, bộ phận và thời hạn thựchiện việc làm để quy trình không bị vướng mắc trong những quy trình thựchiện trách nhiệm. 2. Công ty cần cử đoàn kiểm tra công tác làm việc định kỳ và đột xuất việcthực hiện sửa chữa thay thế, bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị và tình hình sửdụng máy móc thiết bị tại thời gian kiểm tra, lập biên bản xác nhận để quảnlý kế hoạch thay thế sửa chữa bảo dưỡng, bảo trì của những đơn vị chức năng thường trực thực hiệntốt hơn. 3. Công ty cần phải pháp luật rõ nghĩa vụ và trách nhiệm so với đơn vị chức năng quản trị vàngười trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị, pháp luật đơn cử kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì định kỳ của từng loại Máy móc thiết bị để thuận tiện tìm ra nguyênnhân hư hỏng và quy nghĩa vụ và trách nhiệm về vật chất nhằm mục đích triển khai công tác làm việc sửdụng, dữ gìn và bảo vệ được tốt hơn. 4. Phòng Kỷ thuật của Công ty là bộ phận chủ trì trong việc thực hiệnkế hoạch bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị vì vậy cần phải có sự phâncông công tác làm việc kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và thực thi côngtác bảo dưỡng, bảo trì, công tác làm việc báo cáo giải trình ở những đơn vị chức năng thường trực nhằm mục đích nângcao ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm của những tổ chức triển khai và cá thể triển khai quy trình này. Môn học Quản trị hoạt động giải trí giúp tất cả chúng ta có những cái mới, cái haycủa một giải pháp quản trị quản lý văn minh. Thế giới đang vận độngkhông ngừng … Và trong sự hoạt động ấy, tất cả chúng ta sẽ phải tìm ra chỗ đứng, vị trí của mình, nếu không sẽ sớm bị đào thải. Đó là quy luật. Việc nâng cấp cải tiến liên tục những hoạt động giải trí quản trị tác nghiệp và sản xuất, Công ty Cao su Việt – Trung sẽ nhanh gọn hoàn thành xong không thiếu những quy trìnhquản trị hoạt động giải trí để Giao hàng công tác làm việc quản trị, quản lý và điều hành sản xuất kinhdoanh của công ty đạt hiệu suất cao tốt nhất hướng tới tiềm năng hội nhập và pháttriển bền vững và kiên cố .