Đã đăng vào thg 9 14, 2021 8:04 SA 4 phút đọc
Chào anh chị và các bạn, Mình là Tô Thuật chuyên hệ thống sử dụng ứng dụng google sheet cho các ứng dụng CRM Google sheet [Quản lý khách hàng bằng Google Sheet] và ứng dụng quản lý công việc bằng Google Sheet. Ngày hôm nay Thuật xin gửi tới mọi người cách quản lý công việc bằng Google Sheet.
Bài toán lý công việc bằng google sheet
Làm sao để quản lý công việc các nhân viên trong công ty, phòng ban bằng ứng dụng Google sheet ? Đáp ứng được các vấn đề sau:
- Giao việc cho nhân viên
- Giao việc một cách tự động công việc lặp lại theo ngày/ tháng/ tuần/ quý
- Thông báo khi có có công việc được giao từ Admin
- Thông báo khi có công việc cần duyệt cho Admin, để Admin duyệt công việc đó
- Báo cáo truy xuất tỷ lệ công việc hoàn thành, đang làm, chưa làm, quá hạn. Để từ đó đưa ra những quyết định và hướng đi cho cá nhân, team đội, phòng ban.
Phương pháp quản lý công việc bằng Google Sheet
- Ứng dụng nền tảng: Google Sheet để lưu trữ dữ liệu
- Ứng dụng Telegram để thông báo
- Ứng dụng báo cáo: Google Data Studio để chạy báo cáo
Luồng đi của hệ thống sẽ hình thành như sau:
- Admin giao việc -> Nhân viện nhận việc -> xử lý công việc -> Báo hoàn thành -> Admin Duyệt -> hệ thống sẽ lưu trữ
- Nhân viên tự giao việc cho chính mình -> Xử lý công việc -> Báo hoàn thành -> Admin Duyệt -> Hệ thống sẽ lưu trữ
**Hệ thống báo cáo ở các điểm sau: **
- NV Nhận được công việc từ admin giao
- NV hoàn thành công việc
- Admin duyệt công việc của Nhân Viên
Demo quản lý công việc bằng Google Sheet
- Giao việc cho nhân viên
- Xét duyệt tình trạng công việc
- Thông báo khi nhận được công việc mới được giao và khi hoàn thiện công việc.
- Hệ thống báo cáo trực quan
Bước 1: Xây dựng hệ thống file cho nhân viên
- Xác định các dữ liệu cần có trong hệ thống
- Ngày Tạo CV
- Tên CV
- Mô Tả CV
- Ngày Bắt Đầu
- Ngày Kết Thúc
- Loại Công Việc
- Trạng Thái Công Việc
- Mức Độ Ưu Tiên
- Báo cáo theo số lượng trạng thái công việc
- báo cáo theo tần suất công việc xử lý / 1 ngày/ 1 tuần của nhân viên
Bước 3: Xây dựng biểu đồ theo thời gian thực đối với các hạng mục công việc Xây dựng biểu đồ theo thời gian thực để đánh giá công việc nào cần thiết phải xử lý trước và ưu tiên.
Tài liệu tham khảo
File mẫu dự án: //docs.google.com/spreadsheets/d/1ibTf2UYbEWDuHS9-3sLJW2g3AGMV5EXnj8AP85cXvKU/edit?usp=sharing
Anh chị tải về và sử dụng
Demo dự án ở video: //www.youtube.com/watch?v=5xNCPkgIv6s
Cám ơn mọi người, hy vọng với bài chia sẻ của mình đối với việc ứng dụng Google Sheet vào việc phân công công việc cho nhân viên, đội nhóm đạt hiệu quả cáo trong công việc. Tô Thuật xin cám ơn !
All rights reserved
Vấn đề Doanh Nghiệp đang gặp phải hay Những trăn trở của việc quản lý khách hàng hiện tại các cá thể, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Dữ liệu khách hàng của các sale kiếm về, bạn không thể nào kiểm soát được.
- Dữ liệu khách hàng trên file chung mà công ty mang về, ai cũng có thể biết được.
- Không có phương án lưu trữ data, sale nghỉ là data đó cũng mất theo luôn.
- Tình trạng chăm sóc khách hàng bạn không thể nắm rõ được.
- Không biết được thời điểm hiện tại nhân viên sale đang nắm giữ bao nhiêu data, doanh số ngày hôm nay, tuần này, tháng này, quý này, năm là như thế nào.
- Đau đầu không biết doanh số cho dòng sản phẩm này là ntn ? mất rất nhiều thời gian để truy xuất dữ liệu và tổng hợp.
- Không biết được khách hàng đến từ nguồn nào để có thể phân bổ chi phí cho hợp lý.
- ... và rất nhiều thứ bất tiện nếu bạn không biết cách quản lý data và đội sale
- KHÔNG THỂ ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH NHANH ĐƯỢC.
- CUỐI THÁNG MÒ MẪM, + - X / ĐỂ LÀM BÁO CÁO
Bước 1: Phân tích bài toán
Bạn sẽ phải đặt ra các câu hỏi sau:
- Bạn lưu trữ dữ liệu khách hàng với các thông tin là gì ? Liệt kê các trường thông tin ?
- Đâu là trường thông tin được cấu hình từ hệ thống [có thể định nghĩa] ? đâu là trường thông tin mà bạn tự nhập liệu [không thể định nghĩa] ?
- Bạn muốn biết được các thông tin báo cáo là gì ? điều gì, con số nào cho bạn đưa ra quyết định, đọc chỉ số báo cáo mà bạn rất quan tâm ?
Bước 2: Tiến hành cấu trúc các thông tin dữ liệu
- Thiết lập sheet để lưu trữ các trường dữ liệu có thể định nghĩa
Những trường thông tin mà bạn định nghĩa được, bạn sẽ phải liệt kê nó ra. Tất nhiên sau khi vận hành hệ thống, phát sinh ra dữ liệu mới thì mình sẽ thêm vào định nghĩa này.
- Thiết lập toàn bộ các trường thông tin đến khách hàng
Bạn sẽ phải liệt kê toàn bộ các trường thông tin của khách hàng mà bạn muốn có: Ngày nhập/ Họ và Tên/ SĐT/ Email/ Địa chỉ/ Nguồn/ Dịch vụ sử dụng/ Đơn giá/ ....
Lưu ý: Tuỳ theo mô hình kinh doanh đối với mảng dịch vụ/ bán hàng sẽ có những thông tin lưu trữ khách hàng khác nhau. Trên chỉ là ví dụ điển hình của việc lưu trữ dữ liệu thông tin, đương nhiên là bạn có thể thêm các trường thông tin đối với lĩnh vực dịch vụ của riêng doanh nghiệp/cửa hàng của bạn.
Bước 3: Tiến hành xây dựng hệ thống
- Tạo 1 File Google Sheet
- Tạo 1 Sheet Data: lưu trữ dữ liệu được định nghĩa
- Tạo 1 Sheet CRM: Lưu trữ toàn bộ thông tin định nghĩa về khách hàng đó.
Bước 4: Kết nối hệ thống báo cáo thông qua Google Data Studio
Bạn có thể xem các thiết lập ở video cuối bài