Một trong những nguyên nhân chính của việc quản lý tiền mặt kém chính là các doanh nghiệp thường cảm thấy rằng thiếu tiền mặt, ngay khi mới thành lập. Chủ doanh nghiệp cỡ nhỏ cần phải nhận thức rằng họ có thể tìm cách để tồn tại nếu họ có cách tạo ra tiền cho doanh nghiệp. Tiền mặt là nguyên tố duy nhất và quan trọng nhất cho sự tồn tại của doanh nghiệp, nhất là với doanh nghiệp cỡ nhỏ. Chủ doanh nghiệp cỡ nhỏ cho biết không có khả năng quản lý luồng tiền mặt là vấn đề chính yếu nhất của họ. Quản lý tốt luồng tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn. Ngoài ra, việc này còn tạo cho doanh nghiệp một cơ hội để đầu tư chiến lược hoặc giảm thiểu chi phí. Các doanh nghiệp cỡ nhỏ cần chú ý đến nguyên tắc quản lý luồng tiền mặt tự do để thành lập một khoảng an toàn về tiền mặt. Sau đây là một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý để có thể quản lý tốt luồng tiền mặt trong công ty:
- Tiền mặt và lợi nhuận là hai khái niệm không giống nhau. Kế toán tài chính không tập trung vào luồng tiền mặt của doanh nghiệp mà tập trung vào lợi nhuận. Về lâu dài, tiền mặt và lợi nhuận có thể bằng nhau nhưng xét về thời điểm nhất định, 2 giá trị này khác nhau.
- Thời gian ghi nhận doanh thu và thời gian doanh nghiệp thực tế nhận tiền là 2 khái niệm quan trọng. Ví dụ, khi bán chịu cho một khách hàng, doanh nghiệp ngay lập tức ghi nhập giao dịch đó vào trong bảng báo cáo lãi-lỗ trong kỳ. Đó là quy tắc kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế, tại thời điểm này, doanh nghiệp chưa thu được tiền. Chính vì vậy, báo cáo ngân sách tiền mặt và báo cáo lưu chuyển tiền tệ không ghi nhận giao dịch bán chịu đó cho đến khi doanh nghiệp thật sự nhận được tiền. Nhìn vào ví dụ này, chúng ta có thể thấy khoảng cách chênh lệch giữa lợi nhuận và tiền mặt có trong doanh nghiệp đôi khi rất lớn. Nếu doanh nghiệp bán chịu quá nhiều, lợi nhuận có thể vượt xa hơn hẳn số tiền mặt bạn thực thu. Những trường hợp như trên là nguyên nhân khiến các công ty cỡ nhỏ dễ dàng lâm vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Một khái niệm nữa cũng ảnh hưởng đến việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp. Đó là ‘thanh khỏan’ [liquidity]. ‘Thanh khoản’ là thuật ngữ thường dùng kết hợp với quản lý tiền mặt. ‘Thanh khoản’ được định nghĩa là khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của một công ty. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp nhỏ có được khả năng thanh khoản tốt, doanh nghiệp đó có thể chi trả cho những khoản nợ ngắn hạn như ‘khoản phải trả’. Hầu hết các khoản phải trả thường được thanh toán cho nhà cung cấp.
Tóm lại, là chủ hoặc người quản lý doanh nghiệp cỡ nhỏ, bạn cần phải hiểu được mục tiêu kinh doanh là phải chuyển đổi tất cả các khoản trên bản cân đối kế toán thành tiền mặt càng nhanh càng tốt. Bạn nên nhớ rằng không những bạn mong muốn có nhiều tiền mặt nhất có thể, bạn còn muốn phải giữ chúng tránh xa khỏi những trường hợp nguy hiểm hoặc khủng hoảng tài chính. Có hai mục trong ‘tài khoản ngắn hạn’ bòn rút tiền mặt nhiều nhất trong doanh nghiệp. Đó là ‘Hàng tồn kho’ [Inventory account] và ‘Khoản phải thu’ [Receivable account]. Inventory là lượng sản phẩm chờ bán và ‘Receivable account’ là khoản tiền bạn bán chịu cho khách hàng. Hai khoản này cần được chuyển thành tiền mặt càng nhanh càng tốt.
Pokahontas Nguyen [Theo Business Knowledge Resource]
Dự trữ tiền mặt [tiếng Anh: Cash Reserves] là số tiền mặt một công ty hoặc cá nhân luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu tài trợ ngắn hạn hay các khoản khẩn cấp.
Hình minh họa. Nguồn: Mikesummey.wordpress.com
Khái niệm
Dự trữ tiền mặt trong tiếng Anh là Cash Reserves.
Dự trữ tiền mặt là số tiền mặt một công ty hoặc cá nhân luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu tài trợ ngắn hạn hay các khoản khẩn cấp.
Các khoản đầu tư ngắn hạn cho phép các cá nhân nhanh chóng có được tiền, các khoản đầu tư này thường có tỉ lệ hoàn vốn thấp hơn, cũng có thể được xen là một dạng dự trữ tiền mặt.
Ví dụ khác về dự trữ tiền mặt có các quĩ thị trường tiền tệ và tín phiếu kho bạc.
Đặc điểm Dự trữ tiền mặt
Sở hữu một lượng dự trữ tiền mặt lớn cho phép một cá nhân, nhóm cá nhân hoặc một công ty khả năng mua món hàng giá trị lớn ngay lập tức.
Dự trữ tiền mặt cũng đảm bảo cho các cá nhân và doanh nghiệp khả năng có thể tự trang trải khi trải qua thời kì khó khan tài chính hay cần thực hiện các khoản thanh toán đột ngột không dự tính trước.
Đối với các công ty
Các công ty duy trì khoản dự trữ tiền mặt để đáp ứng tất cả các chi phí ngoài dự kiến hay chi phí phát sinh trong ngắn hạn, cũng như tài trợ cho các khoản đầu tư tiềm năng.
Ngoài tiền mặt, các tài sản ngắn hạn khác như tín phiếu kho bạc thời hạn ba tháng cũng được xem là một dạng dự trữ tiền mặt do có tính thanh khoản cao và ngày đáo hạn ngắn.
Dù nhu cầu dự trữ tiền mặt của mỗi công ty là khác nhau, các chuyên gia kinh tế đề xuất các công ty luôn dự trữ từ ba đến sáu tháng chi phí hoạt động bằng tiền mặt hoặc các tài sản có tính thanh khoản cao.
Đối với các ngân hàng
Các ngân hàng phải tuân theo các yêu cầu dự trữ tiền mặt theo qui định của ngân hàng tung ương.
Số tiền dự trữ được xác định bằng tỉ lệ phần trăm của các khoản nợ tiền gửi của ngân hàng, hay các tài khoản giao dịch ròng, về cơ bản là tiền mà các cá nhân và các công ty gửi vào ngân hàng để rút ra tại một thời điểm nào đó trong tương lai.
Tỉ lệ dự trữ trên tài khoản giao dịch ròng phụ thuộc vào số lượng tài khoản giao dịch ròng tại tổ chức lưu kí. Ví dụ, một tổ chức lưu kí phải giữ dự trữ 10% nợ phải trả nếu nắm giữ hơn 124,2 triệu đô la tài khoản giao dịch ròng.
Ngân hàng trung ương thường sẽ hạ thấp dự trữ bắt buộc để khuyến khích các ngân hàng cho vay nhiều hơn.
Đối với cá nhân
Các cá nhân được đề xuất nên dự trữ đủ tiền mặt để có thể sống ít nhất ba đến sáu tháng trong trường hợp khẩn cấp hay không có thu nhập.
Các cá nhân có thể dự trữ tiền mặt trong tài khoản ngân hàng hoặc trong các khoản đầu tư ổn định ngắn hạn không có khả năng mất giá trị.
Bằng cách này, họ có thể rút tiền khẩn cấp hay bán các khoản đầu tư ngắn hạn bất cứ lúc nào họ cần mà không bị mất giá trị cho dù thị trường chứng khoán hoạt động tốt hay kém hiệu quả.
Dự trữ tiền mặt của một cá nhân có thể là tiền trong tài khoản giao dịch, tài khoản tiết kiệm, quĩ thị trường tiền tệ hay tài khoản thị trường tiền tệ, tín phiếu kho bạc và các chứng chỉ tiền gửi [CD].
Nhược điểm của Dự trữ tiền mặt
Dự trữ tiền mặt có ích khi một người hay một tổ chức có vấn đề phát sinh và cần có tiền ngay lập tức.
Tuy nhiên, dự trữ tiền quá nhiều có thể gây bất lợi và điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng phù hợp.
Dự trữ tiền mặt dư thừa có thể làm cho một người hay một tổ chức bỏ lỡ cơ hội đầu tư tiềm năng.
Thông thường, lợi nhuận tạo ra từ các khoản đầu tư cao hơn lãi suất tiết kiệm tiền gửi tại các ngân hàng.
[Theo Investopedia]
Lê Thảo
Duy trì lượng tiền mặt cần thiết
Quản lý tiền mặt suy cho cùng cũng vì mục tiêu tối ưu hóa việc sử dụng tiền và thu chi sao cho hiệu quả. Vì vậy, việc đầu tiên trong quản lý tiền mặt là DN phải xác định được mức tồn quỹ tối đa. Bởi lẽ, nếu giữ quá nhiều tiền mặt, DN sẽ không đủ vốn để thanh toán, buộc phải đi vay, chấp nhận trả lãi. Từ đó, giá thành sản phẩm sẽ bị đội lên và DN sẽ mất khả năng cạnh tranh. Thiếu tiền cũng khiến DN khó có cơ hội mở rộng hoạt động hoặc gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng…
Như vậy, mức tồn quỹ như thế nào là hợp lý? Theo các chuyên gia, DN nên duy trì mức tiền mặt sao cho đáp ứng nhu cầu kinh doanh của DN, dành thêm một khoản vốn để đầu tư và dự phòng rủi ro.
Nâng cao lợi nhuận bằng đầu tư
DN nào cũng ý thức đồng tiền sinh lợi mới là đồng tiền khôn. Vì thế, thay vì cất tiền trong két sắt hay ở ngân hàng, nhiều DN chủ trương đầu tư tài chính để sinh lợi, đặc biệt là đầu tư chứng khoán và bất động sản.
Nhưng kinh doanh chứng khoán và bất động sản ẩn chứa nhiều rủi ro.
Thực tế, thời gian qua khi thị trường xuống giá mạnh, nhiều DN đã thua lỗ nặng như trường hợp của Công ty Cơ điện lạnh REE và Công ty Mía Đường La Ngà.
Vì thế, DN cần một chính sách đầu tư rõ ràng, trong đó chỉ rõ mục tiêu, định hướng đầu tư và những khoản đầu tư có thể chấp nhận được. Khi đó, DN vừa có thể nhanh chóng nắm bắt được cơ hội, vừa giảm thiểu rủi ro do đầu tư thiếu tính toán.
Dự báo dòng tiền trong tương lai
Để giữ cho lượng tiền mặt luôn ổn định, DN nên sử dụng các mô hình dự báo dòng tiền để dễ bề cân đối thu chi. Ngoài ra, việc dự báo dòng tiền cũng sẽ giúp DN có quyết định kinh doanh sáng suốt, nhìn thấy trước tình trạng nợ nần cũng như biết được tình hình hoạt động của từng phòng ban, tình hình lưu chuyển tiền mặt của công ty.
Về cơ bản, có 3 dạng dự báo dòng tiền: dự báo ngắn hạn [theo tuần, tháng], dự báo trung hạn [theo quý, năm] và dự báo dài hạn [từ 3 năm trở lên].
Chọn đối tác phù hợp
Nhiều DN đã chọn sử dụng dịch vụ của ngân hàng như một cách hỗ trợ như trả lương cho nhân viên qua tài khoản ngân hàng, hay sử dụng dịch vụ thanh toán, rút tiền, chuyển tiền.
Với khoảng 80 ngân hàng hiện nay, để chọn ra một đối tác phù hợp, doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng các nhu cầu quản lý tiền của mình, sau đó mới đặt quan hệ với một số ngân hàng. Như thế, DN sẽ có điều kiện so sánh, thẩm định về chất lượng, giá cả cũng như có cơ hội trao đổi nắm bắt thông tin, hướng những ưu tiên của ngân hàng.
Tăng cường kiểm tra hệ thống quản lý tiền.
Tăng cường kiểm tra hệ thống quản lý tiền cũng là hạn chế rủi ro lưu chuyển tiền mặt. Ông Larry Trường, Chuyên viên Tài chính thuộc Công ty Bảo hiểm Manulife, nhấn mạnh: “Ít nhất mỗi quý, DN nên tiến hành kiểm tra một lần để kịp thời phát hiện những sai sót trong dữ liệu tài chính, hay những vấn đề như gian lận thương mại…Đồng thời, qua kiểm tra thường xuyên, doanh nghiệp sẽ có điều kiện giám sát hoạt động đầu tư hơn”.
Tuy vậy, dù cẩn thận đến mấy, sẽ có lúc DN gặp phải những rắc rối trong quản lý tiền. Khi đó, DN nên căn cứ những dấu hiệu như tính thanh khoản giảm sút, hàng tồn kho lớn hơn lượng tiêu thụ, gia tăng nợ ngắn hạn, các khoản phải thu bị dồn ứ…để kịp thời khắc phục những vấn đề trên.
Thủy Diệu
Theo Báo Nhịp Cầu Đầu Tư