Biên bản trả hàng và thu hồi hóa đơn

Tại khoản 2.8 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài Chính quy định hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một số trường hợp:

• “ Tổ chức cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT [nếu có]”.
• “ Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng [số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn], lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập”. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán”.

Căn cứ theo quy định nêu trên, xuất hàng trả lại có hai trường hợp:

• Khi người mua xuất hàng trả người bán, người mua sẽ lập hóa đơn như sau:

Ví dụ:

- Ngày 03/06/2018 Công ty Anpha mua 01 chiếc máy tính Acer trị giá 22.000.000 đồng [Đã bao gồm thuế VAT 10%] của Công ty TNHH Nội Thất Nhậtt Minh

- Nhưng đến ngày 05/08/2018, công ty Anpha phát hiện máy bị lỗi phải trả lại.

Khi thực hiện trả lại hàng, công ty Anpha xuất hóa đơn trả lại hàng như sau:

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001

GIA TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AP/16P

Liên 2: Giao cho người mua Số: 0000155

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN ANPHA

Mã số thuế: 0313238628\

Địa chỉ: 55 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH NỘI THẤT NHẬT MINH

Mã số thuế: 0315798642

Địa chỉ: 23 Kinh Dương Vương, Phường 11, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh

Hình thức thanh toán: CK/TM Số tài khoản:

STT

Tên hàng hóa, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

5

6 = 4x5

1

Máy tính Acer

[Xuất hàng trả lại do kém chất lượng]

Chiếc

1

20.000.000

20.000.000

Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

20.000.000

2.000.000

22.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng

[Ký & ghi rõ họ tên] [Ký, đóng dấu & ghi rõ họ tên]

[Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao và nhận hóa đơn]

• Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa: + Người mua là cá nhân, không có hóa đơn xuất trả lại hàng cho bên bán thì hai bên thống nhất lập biên bản ghi rõ sự việc đồng thời bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
• Đối với trường hợp trả lại một phần hàng hóa: +Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn ban đầu và nhận số hàng bị trả lại, bên bán xuất hóa đơn mới cho số hàng mà thực tế người mua chấp nhận mua.

Ví dụ: Ngày 05/09/2018, Công ty Touri Shop có bán cho Ông Nguyễn Bá Thắng 100 cái áo với giá trị 2.200.000 đồng, đã bao gồm thuế VAT và xuất hóa đơn GTGT số 0000102 ký hiệu JP/18P. Nhưng đến ngày 10/09/2018 Ông Thắng phát hiện số hàng trên bị lỗi, kém chất lượng, Ông Thắng trả lại toàn bộ hàng, 2 bên thực hiện: Lập biên bản trả lại hàng và thu hồi hóa đơn như sau:

2. Hướng dẫn kê khai thuế đối với hàng hóa bị trả lại:

• Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn điều chỉnh, bên bán thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn phát sinh điều chỉnh
• Bên bán [bên bị trả]: trừ vào các chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ bán ra theo mức thuế suất ở các chỉ tiêu [29] đến [33] tương ứng với giá trị của hóa đơn trả lại
• Bên mua [bên trả lại hàng]: trừ vào các chỉ tiêu mua vào ở các chỉ tiêu [23] đến [25] tương ứng với giá trị của hóa đơn trả lại

Ví dụ: Ngày 02/05/2018, Công ty Choiguitar bán 01 cái tủ lạnh cho Công ty Thành Đạt và xuất hóa đơn số 0000515, ký hiêu CG/18P, đơn giá 8.000.000 vnđ/cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ. Và hai bên đã kê khai thuế vào quý 02/2018

Nhưng đến ngày 10/10/2018 Công ty Thành Đạt xuất hóa đơn trả lại hàng cho Công ty Choiguitar vì hàng lỗi không đạt chất lượng. Hóa đơn hàng bán trả lại là hóa đơn số 0000101, ký hiệu TD/17P với đơn giá 8.000.000 vnđ/ cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ.

Cách xử lý: Kê khai hóa đơn trả lại hàng vào kỳ hiện tại là quý 03/2018:

• Nếu trong kỳ phát sinh 1 hóa đơn: + Bên bán [Công ty Choiguitar]: kê khai âm vào chỉ tiêu [32] là -8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [33] là -800.000 vnđ + Bên mua [Công ty Thành Đạt]: kê khai âm vào chỉ tiêu [23] – 8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [24], [25] là -800.000 vnđ Lưu ý: Nếu trong kỳ phát sinh nhiều hóa đơn, thì lấy tổng số liệu kê khai trừ đi giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT tương ứng với hóa đơn trả lại hàng

Dựa theo ví dụ trên thì: Nếu trong kỳ phát sinh nhiều hóa đơn:

+ Bên bán [Công ty Choiguitar]: phát sinh thêm 02 tờ hóa đơn đầu ra với tổng giá trị là 20.000.000vnđ, thuế VAT là 2.000.000 vnđ thì:

[32]: 20.000.000 – 8.000.000 = 12.000.000

[33]: 2.000.000 – 800.000 = 1.200.000

• Bên mua [Công ty Thành Đạt]: phát sinh thêm 03 tờ hóa đơn đầu vào với tổng giá trị là 30.000.000vnd, thuế VAT là 3.000.000 vnđ thì:

Hàng mua trả lại ai xuất hóa đơn?

Đối chiếu quy định pháp luật nêu trên, có thể thấy, khi bên mua hoàn trả hàng hóa cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại. Như vậy, công ty bạn cần phải xuất hóa đơn hoàn trả lại hàng hóa.

Biên bản thu hồi hóa đơn là gì?

Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một văn bản ghi lại quá trình thu hồi hoặc sửa đổi các thông tin trên hoá đơn điện tử đã được phát hành trước đó.

Khi nào thì lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Theo đó, người bán và người mua nếu phát hiện hóa đơn sai phải hủy bỏ thì lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập trong các trường hợp sau: [1] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ; [2] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Khi nào thì xuất hóa đơn trả hàng?

Như vậy: - Khi bên mua hoàn trả hàng hóa [hàng bán trả lại] cho bên bán -> Thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại. - Và nội dung trên hóa đơn điện tử trả lại hàng cũng phải theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.