Nếu bạn đang tìm kiếm một cách duy nhất để thể hiện dữ liệu của mình trong Microsoft Excel, hãy cân nhắc sử dụng bộ biểu tượng. Tương tự như thang màu, bộ biểu tượng lấy nhiều giá trị và sử dụng hiệu ứng hình ảnh để tượng trưng cho các giá trị đó
Với quy tắc định dạng có điều kiện, bạn có thể hiển thị các biểu tượng như đèn giao thông, ngôi sao hoặc mũi tên dựa trên các giá trị mà bạn nhập. Ví dụ: bạn có thể hiển thị dấu sao trống cho giá trị 10, dấu sao được lấp đầy một phần cho giá trị 30 và dấu sao được lấp đầy hoàn chỉnh cho giá trị 50
Tính năng này rất phù hợp cho những việc như sử dụng hệ thống xếp hạng, hiển thị các nhiệm vụ đã hoàn thành, đại diện cho doanh số bán hàng hoặc hiển thị dòng chảy tài chính
Áp dụng Bộ biểu tượng định dạng có điều kiện nhanh
Giống như các quy tắc định dạng có điều kiện khác trong Excel, chẳng hạn như đánh dấu các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng, bạn có một số tùy chọn nhanh để chọn. Chúng bao gồm các bộ biểu tượng cơ bản sử dụng ba, bốn hoặc năm danh mục với một loạt các giá trị đặt trước
Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng bằng cách nhấp vào ô đầu tiên và kéo con trỏ qua phần còn lại
Sau đó, mở tab Trang đầu và chuyển đến phần Kiểu của dải băng. Nhấp vào “Định dạng có điều kiện” và di chuyển con trỏ của bạn đến “Bộ biểu tượng. ” Bạn sẽ thấy các tùy chọn nhanh đó được liệt kê
Khi bạn di chuột qua các Bộ biểu tượng khác nhau, bạn có thể thấy chúng được xem trước trong bảng tính của mình. Đây là một cách tiện lợi để xem bộ biểu tượng nào phù hợp nhất với bạn
Nếu bạn phát hiện ra một cái mà bạn muốn sử dụng, chỉ cần nhấp vào nó. Điều này áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn của bạn với bộ biểu tượng mà bạn đã chọn. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi đã chọn các ngôi sao từ ví dụ ban đầu của mình
Tạo một bộ biểu tượng định dạng có điều kiện tùy chỉnh
Như đã đề cập trước đây, các tùy chọn Bộ biểu tượng này từ menu bật ra có các giá trị đặt trước được đính kèm. Vì vậy, nếu bạn cần điều chỉnh phạm vi để khớp với dữ liệu trong trang tính của mình, bạn có thể tạo quy tắc định dạng có điều kiện tùy chỉnh. Và nó dễ dàng hơn bạn nghĩ
Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng các biểu tượng, chuyển đến tab Trang chủ và chọn “Quy tắc mới” từ danh sách thả xuống Định dạng có điều kiện
Khi cửa sổ Quy tắc định dạng mới mở ra, hãy chọn “Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng” ở trên cùng
Ở cuối cửa sổ, nhấp vào danh sách thả xuống Định dạng kiểu và chọn “Bộ biểu tượng. ” Sau đó, bạn sẽ tùy chỉnh các chi tiết cho quy tắc
Chọn Kiểu biểu tượng trong danh sách thả xuống tiếp theo. Một lần nữa, bạn có thể chọn từ ba, bốn hoặc năm danh mục. Nếu bạn thích các biểu tượng theo cách sắp xếp ngược lại, hãy nhấp vào “Đảo ngược thứ tự biểu tượng. ”
Một tính năng hữu ích của quy tắc tùy chỉnh Bộ biểu tượng là bạn không bị mắc kẹt với chính xác bộ biểu tượng mà bạn chọn. Bên dưới hộp thả xuống Kiểu biểu tượng đó, bạn sẽ thấy các hộp dành cho các biểu tượng trong nhóm. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh các biểu tượng chính xác cho quy tắc của mình. Vì vậy, nếu bạn, ví dụ, muốn sử dụng một ngôi sao, lá cờ và mũi tên thay vì ba ngôi sao, hãy sử dụng nó
Phần cuối cùng để thiết lập quy tắc của bạn là nhập các giá trị cho phạm vi. Chọn “Lớn hơn” [>] hoặc “Lớn hơn hoặc bằng” [>=] trong hộp thả xuống đầu tiên. Nhập giá trị của bạn vào hộp tiếp theo và chọn xem đó là số, phần trăm, công thức hay phần trăm. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt tuyệt vời để thiết lập quy tắc của mình
Bây giờ, hãy nhấp vào “OK” để áp dụng quy tắc của bạn
Một tính năng hữu ích khác đáng được đề cập là bạn chỉ có thể hiển thị biểu tượng. Theo mặc định, Excel hiển thị cả biểu tượng và giá trị mà bạn nhập. Nhưng có thể có trường hợp bạn dự định chỉ dựa vào biểu tượng. Trong trường hợp đó, hãy chọn hộp “Chỉ hiển thị biểu tượng. ”
Đây là một ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng Bộ biểu tượng mà bạn chỉ muốn hiển thị biểu tượng
Chúng tôi muốn hiển thị các biểu tượng đèn giao thông màu xanh lục, vàng và đỏ để cho biết liệu đơn đặt hàng của chúng tôi là mới, đang được xử lý hay đã hoàn tất. Để làm như vậy, chúng tôi chỉ cần nhập các số một, hai hoặc ba. Như bạn có thể thấy, các giá trị không quan trọng trong trường hợp này. Chúng chỉ được sử dụng để kích hoạt biểu tượng, đó là những gì chúng tôi muốn thấy
Vì vậy, chúng tôi làm như sau
- Chọn biểu tượng đèn giao thông ba loại của chúng tôi
- Đảo ngược thứ tự [vì chúng tôi muốn số lớn nhất được biểu thị bằng màu đỏ]
- Nhập các giá trị của chúng tôi “3” và “2” là “Số. ”
- Chọn hộp để chỉ hiển thị biểu tượng
Bây giờ, tất cả những gì chúng ta phải làm trong trang tính của mình là nhập “1” cho các đơn hàng mới, “2” cho những đơn hàng đang thực hiện và “3” cho các đơn hàng đã hoàn thành. Khi chúng tôi nhấn Enter, tất cả những gì chúng tôi thấy là các chỉ báo đèn giao thông màu xanh lục, vàng và đỏ
Hy vọng rằng hướng dẫn sử dụng Bộ biểu tượng trong Microsoft Excel này sẽ nhắc bạn tận dụng tính năng tuyệt vời này. Và để biết cách khác để sử dụng định dạng có điều kiện, hãy xem cách tạo thanh tiến trình trong Excel