Xuất – quản lý được hóa đơn trên Phần mềm kế toán là nhu cầu 100% người dùng giúp giảm thiểu tối đa các thao tác không cần thiết khi xử lý nghiệp vụ, đồng thời hạn chế sai sót trong việc nhập liệu. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, SoftDreams đã phát triển tính năng quản lý, tích hợp và xuất hóa đơn điện tử trên Phần mềm kế toán EasyBooks.
Phần mềm kế toán EasyBooks đã tích hợp với nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường như S-invoice [Viettel], M-inovoice, VNPT-invoice… Đặc biệt, EasyBooks tích hợp miễn phí với hóa đơn điện tử EasyInvoice [SoftDreams] giúp người dùng tiết kiệm chi phí tối đa khi sử dụng.
Việc tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks, sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
- Giảm thiểu tối đa quy trình nhập liệu
- Hạch toán doanh thu, đối chiếu sổ sách dễ dàng hơn bao giờ hết
- Lập, xuất, quản lý, gửi hóa đơn dễ dàng ngay trên phần mềm kế toán
- Hạn chế mọi sai sót trong mùa cao điểm như quyết toán thuế, báo cáo tài chính
- Xây dựng hệ sinh thái làm việc tập trung, thống nhất và xuyên suốt
\>>>>>>Xem thêm: Doanh Nghiệp Bị Thanh Tra Thuế Khi Nào? Quy Trình Thanh Tra Thuế Mới 2024
Dễ dàng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks
Chỉ với những thao tác đơn giản dưới đây, người dùng đã có thể nhanh chóng lập và xuất hóa đơn điện tử trên Phần mềm kế toán EasyBooks:
Bước 1: Thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử
Trên phân hệ “bán hàng”, bạn nhấn chọn “chứng từ bán hàng”, nhấn “thêm”. Sau đó, thực hiện khai báo thông tin của chứng từ bán hàng kèm thông tin hóa đơn bên tab hóa đơn [các thông tin Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày hóa đơn].
* Lưu ý:
Số hóa đơn sẽ được cập nhật sau khi phát hành hóa đơn thành công, kiểm tra dữ liệu vừa nhập và nhấn vào Lưu chứng từ. Hệ thống sẽ tự động ghi sổ chứng từ nếu thiết lập ghi sổ đồng thời ở mục tùy chọn của hệ thống.
\>>>>> Tìm hiểu thêm: Quy định về hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể
Bước 2: Thực hiện phát hành hóa đơn
Hóa đơn vừa tạo lập kèm chứng từ bán hàng sẽ hiển thị trong màn “Danh sách hóa đơn” ở phân hệ ‘Hóa đơn điện tử”
Khi click đúp vào dòng hóa đơn muốn xem để xem nháp hóa đơn trước khi thực hiện ký phát hành.
Để phát hành hóa đơn, bạn thực hiện tích chọn hóa đơn cần phát hành sau đó nhấn chọn “phát hành”. Ở bước này nếu đơn vị ký phát hành hóa đơn bằng chữ ký số Token thì cần nhập thêm mã Pin của chữ ký số trong điều kiện đã cài đặt chữ ký số token thành công. Nếu đơn vị ký bằng chữ ký số HSM thì không cần thực hiện thao tác nhập mã Pin này.
Phần mềm kế toán EasyBooks sẵn sàng tích hợp với hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử, quản lý, bán hàng sẵn có giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống làm việc chặt chẽ, hạn chế mọi sai sót, kiểm soát tốt tình hình kinh doan tổng thể.
EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng. Lập hóa đơn điện tử trên điện thoại thế nào? Lập xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại có dễ không? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các kế toán DN cách lập xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại di động đơn giản và chi tiết.
Hướng dẫn lập xuất HĐĐT đơn giản trên smartphone.
1. Đăng nhập app E-invoice
Để có thể lập xuất hóa đơn điện tử, việc đầu tiên mà các kế toán DN cần làm đó chính là mở app E-invoice đã cài đặt trên điện thoại cá nhân của mình và tiến hành đăng nhập vào hệ thống HĐĐT của DN.
Giao diện đăng nhập app E-invoice.
Thao tác đăng nhập app E-invoice được tiến hành đơn giản như sau:
- Kế toán DN nhấn vào biểu tượng E-invoice trên điện thoại di động của mình để mở app.
- Tại giao diện đăng nhập hóa đơn điện tử E-invoice, kế toán phải nhập đầy đủ các thông tin được hệ thống yêu cầu rồi nhấn ô đăng nhập. Lưu ý rằng, chỉ khi kế toán nhập chính xác các thông tin được yêu cầu thì mới có thể đăng nhập thành công. Cụ thể:
- Mã số thuế: Là mã số thuế của doanh nghiệp bị quên mật khẩu.
- Tên đăng nhập: Tên đăng nhập của tài khoản [admin hoặc user].
- Email: Là địa chỉ email duy nhất của doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng với Thái Sơn.
- Cuối cùng, kế toán nhấn ô “Đăng nhập” để hoàn tất bước đăng nhập.
2. Tiến hành lập hóa đơn điện tử ngay trên app E-invoice
Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử của DN mình trên ứng dụng E-invoice, kế toán DN sẽ tiến hành lập và xuất HĐĐT dễ dàng theo các bước sau:
Bước 1: Chọn chức năng “Lập hóa đơn”
Tại giao diện trang chủ “Hóa đơn điện tử - Einvoice Thái Sơn”, kế toán nhấn vào xem menu chính bằng cách nhấn chọn biểu tượng ba dấu gạch ngang, ở góc trên, bên trái màn hình.
Giao diện trang chủ và menu chính app E-invoice.
Trên giao diện menu chính, kế toán nhấn chọn chức năng “Lập hóa đơn” để lập và xuất HĐĐT ngay trên điện thoại di động.
Chức năng Lập HĐ trên app E-invoice.
Bước 2: Điền thông tin để tạo hóa đơn
Điền thông tin hóa đơn là một bước quan trọng, không thể thiếu để kế toán DN có thể lập và xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại thành công.
Sau khi đã nhấn chọn chức năng Lập HĐ, giao diện hóa đơn sẽ xuất hiện. Tại đây, kế toán có thể tùy ý chọn loại hóa đơn cần lập: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,... Rồi sau đó sẽ điền thông tin chi tiết cho hóa đơn muốn tạo.
Giao diện các mục cần điền để tạo hóa đơn.
- Thông tin hóa đơn
Đây là mục nhập các thông tin chung cho hóa đơn sẽ tạo.
Cụ thể, kế toán cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu, Số hóa đơn, Đồng tiền, Tỷ giá, Hình thức thanh. Riêng tiêu thức Ngày hóa đơn sẽ được hệ thống đồng bộ và mặc định là ngày hiện tại, thời điểm kế toán tiến hành tạo hóa đơn.
Giao diện mục Thông tin hóa đơn.
- Thông tin bên mua hàng
Đây là mục kế toán sẽ nhập các thông tin liên quan đến bên mua. Cụ thể: Mã đơn vị, Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, Email,... của bên mua hàng.
Giao diện mục Thông tin chi tiết về người mua hàng.
Theo đó, đối với bên mua là đối tác mới, kế toán DN sẽ phải nhập trực tiếp thông tin vào từng ô được yêu cầu. Đối với bên mua là đối tác đã từng giao dịch, kế toán DN có thể nhấn vào biểu tượng
- Thông tin hàng hóa dịch vụ
Đây là mục kế toán sẽ nhập thông tin về hàng hóa giao dịch trong hóa đơn này. Kế toán sẽ nhấn chọn ô “Thêm hàng mới” rồi sau đó sẽ điền thông tin danh sách hàng hóa. Cụ thể: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Thuế VAT,...
Giao diện mục Hàng hóa dịch vụ.
Sau khi thông tin đã điền đầy đủ, hệ thống sẽ hỗ trợ kế toán tính tổng giá trị tiền hành và tổng giá trị thanh toán. Lưu ý rằng:
- Đối với các mã hàng mới, kế toán sẽ phải thêm mã hàng và điền vào từng chỉ tiêu.
- Đối với các mã hàng cũ, kế toán DN có thể nhấn chọn tìm tại biểu tượng ở mục “Mã hàng hóa”, sau đó chỉ cần nhập bổ sung thông tin Số lượng và % VAT là xong. Hệ thống cũng sẽ hỗ trợ kế toán tính tổng giá trị tiền hành và tổng tiền thuế.
- Đối với trường hợp kế toán nhập nhầm thông tin hàng hóa và muốn xóa dòng hàng đó, doanh nghiệp có thể nhấn chuột vào biểu tượng xóa ngay trên dòng hàng, khi đó hàng hóa sẽ được xóa khỏi danh sách hàng.
- Thông tin tổng hợp
Đây là mục kế toán sẽ phải nhập % chiết khấu trên tổng hóa đơn đang tạo. Theo đó, kế toán chỉ cần nhập số % chiết khấu và hệ thống sẽ tự động hỗ trợ tính ra số tiền tương ứng chính xác.
Giao diện mục Tổng hợp.
Lưu ý rằng, với những trường hợp hóa đơn có nhiều dòng hàng thì tất cả các dòng hàng phải có cùng một loại thuế VAT thì mới cho phép tính phần trăm chiết khấu trên tổng hóa đơn. Nếu các dòng hàng không có cùng một loại % VAT thì hệ thống sẽ thông báo:
- Thông tin ghi chú trên hóa đơn
Đây là mục kế toán DN có thể dùng để ghi chú nội bộ cho hóa đơn đang tạo sau khi đã điền đầy đủ các thông tin liên quan tới hóa đơn. Nếu không có ghi chú gì cần lưu ý thì kế toán có thể bỏ qua mục này.