Mặc dù có một số hạn chế [định dạng bảng tổng hợp, có ai không?], các công ty thuộc mọi quy mô và trên hầu hết mọi ngành đều dựa vào báo cáo Excel để có thông tin chi tiết và phân tích về các khía cạnh chính trong hoạt động kinh doanh của họ. Khi đến lúc tạo báo cáo tài chính và phân tích, các công ty cần dữ liệu tuyệt vời và cơ sở dữ liệu tuyệt vời. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét một số khía cạnh khác nhau của báo cáo Excel, bao gồm các loại báo cáo phổ biến trong Excel cũng như một số cách sử dụng và hạn chế của chúng—và cách XLCubed đưa báo cáo Excel lên một tầm cao mới
Làm cách nào để định dạng báo cáo trong Excel?
Câu hỏi hay—có nhiều cách khác nhau để áp dụng các kiểu định dạng và kỹ thuật khác nhau cho các báo cáo Excel của bạn. Trong Microsoft Excel, bạn có thể tạo các báo cáo có tổ chức và hiệu quả thông qua các phương pháp sau
- Áp dụng phong cách và chủ đề. Kiểu tài liệu và chủ đề cung cấp các mẫu được xác định trước [bao gồm màu sắc, phông chữ, v.v. ] để hỗ trợ tạo báo cáo mới. Các kiểu duy nhất có thể được áp dụng ở cấp độ ô, bảng hoặc biểu đồ
- Định dạng dữ liệu. Áp dụng các phần tử của kiểu và chủ đề cho từng ô hoặc phạm vi dữ liệu [ví dụ: định dạng giá trị tiền tệ]
- Điều chỉnh đường viền và màu sắc. Làm cho các điểm chính nổi bật với các lựa chọn thẩm mỹ táo bạo
- Đặt căn chỉnh và hướng. Định vị lại các số hoặc văn bản trong các ô hoặc phạm vi thông qua căn chỉnh [trái, giữa, phải], thụt lề hoặc góc hiển thị [i. e. , xoay văn bản để xuất hiện theo chiều dọc thay vì chiều ngang].
Khi bạn phát triển các tùy chọn phong cách của mình, bạn có thể tạo các kiểu và chủ đề tài liệu mới, cũng như các mẫu báo cáo mà bạn có thể sử dụng lại cho các báo cáo định kỳ hoặc tương tự—e. g. , tạo mẫu báo cáo tiến độ hàng quý. Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng hoặc ý tưởng, bạn luôn có thể tìm kiếm các mẫu báo cáo Excel miễn phí trực tuyến
Định dạng các loại báo cáo khác nhau trong Excel
Trong Excel, có một số cách khác nhau để định dạng trang tính và báo cáo của bạn [như chúng tôi đã thảo luận ở trên]. Khi bạn phát triển các kiểu và mẫu, bạn có thể tinh chỉnh báo cáo cho các đối tượng hoặc mục đích cụ thể. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ tạo và sử dụng bảng tổng hợp. Sau đây là một số loại báo cáo phổ biến nhất trong Excel
Bảng Pivot là gì và làm cách nào để tạo một bảng?
Tạo bảng tổng hợp trong Excel là một giải pháp chức năng nhưng hạn chế cho nhiều nhu cầu kinh doanh. Theo định nghĩa của Microsoft, bảng tổng hợp là “một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu cho phép bạn xem các so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình. ” Một bảng tổng hợp cung cấp khả năng tóm tắt và phân tích bằng cách áp dụng các công thức và hàm cho nội dung của cơ sở dữ liệu. Các quy tắc này có thể được kết hợp và điều chỉnh để phù hợp với nhiều mục đích sử dụng và chúng tôi sẽ đề cập đến một số quy tắc này trong phần tiếp theo
Định dạng báo cáo thu gọn, dạng bảng và phác thảo
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu trong Excel và đang sử dụng bảng tổng hợp [Chèn > Bảng tổng hợp], bạn có thể áp dụng các kiểu định dạng cụ thể để tạo các kết quả khác nhau. Từ menu Bố cục Báo cáo trong công cụ Excel và thanh menu, bạn có thể chuyển đổi giữa ba định dạng khác nhau. thu gọn, phác thảo và dạng bảng
Định dạng báo cáo nhỏ gọn
Định dạng báo cáo thu gọn trong Excel là định dạng mặc định cho bảng mới. Đó là một lựa chọn tốt khi bạn muốn [theo nghĩa đen] giảm chiều rộng của bảng và không nhất thiết phải xem các tiêu đề trường riêng lẻ của mỗi hàng. Nó tối ưu hóa khả năng đọc và sắp xếp dữ liệu liên quan trong một cột
Định dạng báo cáo phác thảo
Khi bạn thay đổi bố cục của bảng tổng hợp thành dạng phác thảo, bạn sẽ có một phiên bản nhỏ hơn. Nếu bạn đồng ý với biểu mẫu có chiều rộng đầy đủ của bảng tổng hợp, định dạng phác thảo cho phép bạn xem tên trường đầy đủ dưới dạng tiêu đề cột.
Định dạng báo cáo dạng bảng
Định dạng báo cáo dạng bảng trong Excel ủy quyền các trường hàng thành các cột riêng biệt. Định dạng này cho phép bạn xem tất cả các tên trường [dưới dạng nhãn tiêu đề] và giúp giảm số lượng hàng của bảng tổng hợp. Đây là một định dạng bảng tổng hợp tương đối truyền thống. Nó cung cấp chế độ xem dữ liệu toàn diện, nhưng có thể trở nên khó sử dụng với quá nhiều cột [quá rộng]
Bất kể các tùy chọn và cấu hình định dạng, khi bạn cần thực sự cắt và chia nhỏ dữ liệu, bạn sẽ cần các công cụ vượt xa định dạng Excel cơ bản. Báo cáo Excel với XLCubed cung cấp các tính năng bổ trợ Excel được kết nối dữ liệu để kích hoạt các chức năng linh hoạt hơn. Nói cách khác, bạn có thể nói lời tạm biệt với các cách giải quyết phức tạp.
Định dạng báo cáo thu thập, tóm tắt và phân tích
Mặc dù các định dạng báo cáo Excel thu gọn, phác thảo và dạng bảng được đưa vào Excel, nhưng một cách khác để suy nghĩ về các định dạng báo cáo là suy nghĩ thêm về mục đích của từng báo cáo. Nói cách khác, bạn sẽ xây dựng và định dạng bảng tổng hợp của mình khác nhau dựa trên việc bạn đang tìm cách thu thập và sắp xếp dữ liệu, thực hiện các chức năng tóm tắt trên đó hay áp dụng phân tích nâng cao cho dữ liệu của bảng
Sử dụng định dạng báo cáo thu thập cơ bản trong Excel cung cấp một khuôn khổ để theo dõi và sắp xếp dữ liệu loại giao dịch để lưu giữ hồ sơ định kỳ. Xây dựng mẫu báo cáo thu thập hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để sử dụng lặp lại là một ý tưởng thông minh có thể đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng.
Khi bạn tạo các bảng tổng hợp và tích hợp các công thức và hàm, bạn có thể tạo các báo cáo nâng cao hơn cho mục đích tóm tắt và phân tích. Tạo định dạng báo cáo tóm tắt đơn giản trong Excel có thể áp dụng các hàm nhất quán để khám phá các xu hướng và so sánh dữ liệu có ý nghĩa. Định dạng báo cáo phân tích trong Excel còn tiến xa hơn một bước—dữ liệu và tính toán phức tạp hơn cho thông tin kinh doanh tinh vi
Điều gì tốt hơn so với Excel Pivot Tables?
Mặc dù được sử dụng rộng rãi, các bảng tổng hợp vẫn không hoàn hảo. Một số hạn chế về dữ liệu và định dạng khiến quá nhiều người thông minh phải đập đầu vào tường trong sự thất vọng.
XLCubed ở đây để tăng cường báo cáo Excel thành một cường quốc phân tích. Khi bạn cần các công cụ báo cáo trực quan tinh vi và linh hoạt, bạn cần có XLCubed. Bạn không cần phải loại bỏ dữ liệu của mình—hoặc Excel. XLCubed chỉ giúp dễ dàng biến dữ liệu thô thành thông tin chi tiết thực sự có thể hành động, tiết kiệm thời gian đồng thời cho phép các khả năng phân tích chuyên sâu và năng động hơn
Đọc về một số lý do chính khiến khách hàng của chúng tôi không thể tưởng tượng được việc quay lại Excel mà không có XLCubed. Hoặc, yêu cầu bản trình diễn để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp đưa dữ liệu của bạn vào cuộc sống