Từ khóa liên quan số lượng
Câu hỏi ngày hỏi
Ngày hỏi:24/01/2019
Luật Doanh nghiệp 2014 Thành viên công ty Công ty cổ phần
Cho mình hỏi là trong trường hợp Công ty Cổ phần có 3 thành viên đều là pháp nhân, vậy khi tiến hành họp và thông qua Biên bản họp thì người đại diện theo của các pháp nhân chỉ cần ký tên mình với tư cách là đại diện phần vốn góp tại Công ty cổ phần A là được hay là phải cần đóng thêm dấu của các công ty này ạ ?
Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:
Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:
1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a] Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b] Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c] Chương trình và nội dung cuộc họp;
d] Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ] Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e] Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g] Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h] Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i] Chữ ký của chủ tọa và thư ký.
...
Như vậy, theo quy định này thì Biên bản họp chỉ bắt buộc phải có chữ ký của Chủ tọa cuộc họp và thư ký, chữ ký và con dấu của các thành viên dự họp không bắt buộc phải có. Tuy nhiên, nếu trong Điều lệ công ty có quy định khác và yêu cầu phải có thêm chữ ký và con dấu của các thành viên thì nội dung Biên bản họp phải đảm bảo tuân thủ quy định này.
Trân trọng!
CÔNG TY KHẮC DẤU ĐÔNG DƯƠNG
VP1: 60/1 Tôn Thất Tùng, P. Bến Thành, Q1
VP2: Số 11 Đặng Thế Phong, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú
Chi nhánh: 90/4 Phạm Văn Đồng, P.Nghĩa Chánh, Tp. Quảng Ngãi - Điện Thoại: 0973 101 101
Hotline: 0868 093 999 [dđ]
Biên bản họp được coi là “cuốn băng quay chậm” tiến trình họp Đại hội đồng cổ đông để làm chứng cứ xác định trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông có hợp pháp hay không hợp pháp. Về nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, khoản 1 Điều 106 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định như sau: “1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của công ty. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếng nước ngoài và phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a] Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh; b] Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông; c] Chương trình và nội dung cuộc họp; d] Chủ toạ và thư ký; đ] Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
g] Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
h] Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp; i] Các quyết định đã được thông qua; k] Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký. Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau”.
Tuy nhiên, thực tiễn và quy định pháp lý có sự không thống nhất. Thông thường, Phòng đăng ký kinh doanh và các cơ quan nhà nước sẽ không tin Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông nếu Biên bản đó không có dấu của công ty. Tình huống sau đây sẽ cho thấy rõ điều đó.
Tình huống: Công ty cổ phần A là một công ty cổ phần không niêm yết. Do nội bộ Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc có nhiều tranh chấp dẫn đến công ty không hoạt động được, nhóm cổ đông sở hữu 21,3% cổ phần phổ thông đã yêu cầu Hội đồng quản trị sau đó là Ban Kiểm soát triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường nhưng Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát đã không tiến hành triệu tập. Sau đó nhóm cổ đông sở hữu 21,3% đã ra quyết định triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường, thay thế toàn bộ Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Ban Kiểm soát. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã diễn ra hợp pháp và đã bầu ra được Hội đồng quản trị mới, Tổng giám đốc mới và Ban Kiểm soát mới. Tuy nhiên, do Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc cũ chiếm giữ con dấu công ty nên khi công ty nộp hồ sơ để thay đổi người đại diện theo pháp luật, cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối với lý do Biên bản họp và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông không có dấu. Vấn đề được đặt ra là việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối với lý do trên có đúng không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 106 Luật Doanh nghiệp 2005 thì nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không buộc phải có dấu của công ty. Ngoài ra, Luật này cũng không quy định quyết định của Đại hội đồng cổ đông phải có dấu của công ty. Do đó, khi xem xét tính hợp lệ của văn bản thì cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ cần xem xét văn bản đó có đủ nội dung theo quy định của luật hay không chứ không thể dựa vào ý chí chủ quan của mình để kết luận. Trong trường hợp này, việc có dấu hay không có dấu không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của Biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Vì vậy, có thể kết luận cơ quan đăng ký kinh doanh lấy lý do Biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông không có dấu công ty để từ chối là sai quy định.
Theo Luật gia: Cao Bá Khoát và Luật sư: Trần Hữu Huỳnh.
Họp đại hội đồng cổ đông
Khi hội đồng quản trị họp, thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp. AZLAW xin hướng dẫn lập biên bản họp hội đồng quản trị như sau:
Những nội dung cần có trong biên bản họp hội đồng quản trị
Theo quy định tại điều 158 luật doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung biên bản họp hội đồng quản trị như sau:
Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:a] Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;b] Thời gian, địa điểm họp;c] Mục đích, chương trình và nội dung họp;d] Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;đ] Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;e] Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;g] Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;h] Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;i] Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.2. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g và h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực.3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
Lưu ý: Biên bản họp hội đồng quản trị phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm một bản tương tự bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị
Từ những hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị như trên, AZLAW xin đưa ra gợi ý về hình thức của biên bản họp hội đồng quản trị như sau:
| CÔNG TY CỔ PHẦN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: 01/2021/BBH-HĐQT | Hà Nội, ngày …..tháng….năm 2021 |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN…………………………
I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM HỌPVào hồi 10h ngày … tháng … năm 20…, tại trụ sở Mã số doanh nghiệp: …
Địa chỉ trụ sở chính: …
II. MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG HỌP
Hội đồng quản trị họp để biểu quyết về vấn đề …
III. THÀNH PHẦN THAM DỰ
1. Chủ toạ cuộc họp: Bà … – Chủ tịch hội đồng quản trị
2. Thư ký cuộc họp: Bà …3. Tất cả các thành viên của Hội Đồng Quản Trị gồm:
Bà … – Chủ tịch hội đồng quản trị
Bà … – Thành viên hội đồng quản trị
Bà …– Thành viên hội đồng quản trị
Tổng số thành viên dự họp: 3 thành viên.
Tổng số phiếu biểu quyết: 3 phiếu biểu quyết.
Cách thức dự họp: Tất cả các thành viên hội đồng quản trị tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.
IV. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT TẠI CUỘC HỌP
1. Tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệpĐăng ký tạm ngừng kinh doanh từ ngày … tháng … năm 2021 cho đến ngày … tháng … năm 2021
Lý do tạm ngừng: do tình hình hoạt động khó khăn
V. Ý KIẾN CỦA CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌP
Các thành viên hội đồng quản trị thống nhất nội dung nêu trên và không có ý kiến gì khác.
VI. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾTSố thành viên tán thành: 03 ngườiSố thành viên không tán thành: 03 người
Số thành viên không có ý kiến: 03 người
VII. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THÔNG QUA TẠI CUỘC HỌP1. Tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp – Tỷ lệ biểu quyết thông qua 100% số phiếu có quyền biểu quyết
Cuộc họp kết thúc vào lúc 11 giờ 00 phút cùng ngày. Biên bản này được lập thành 2 [hai] bản gốc bằng tiếng Việt có giá trị ngang. Thư ký cuộc họp đã đọc cho tất cả các thành viên dự họp nghe đầy đủ nội dung của biên bản này.