Cách đơn giản nhất để gởi tài liệu qua Gmail chính là đính kèm tài liệu đó vào và gửi nó cùng với email. Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn cách bạn cách làm điều đó từng bước chi tiết cụ thể.
Nội dung chính
- Gửi tài liệu qua Gmail bằng cách đính kèm file trên máy tính
- Gửi tài liệu qua Gmail bằng cách đính kèm file trên Google Drive
- Cách gửi tệp dung lượng lớn qua mail
- Cách gửi email đính kèm tệp với mọi dung lượng
- Thiết lập
- Một số chú ý cần biết khi gửi mail có tệp đính kèm
- Tổng kết
- Video liên quan
Cùng tìm hiểu nhé!
Gửi tài liệu qua Gmail bằng cách đính kèm file trên máy tính
Để đính kèm tài liệu trên máy tính của mình vào gmail, các bạn làm như sau:
Bước 1: Đăng nhập Gmail.
Mở trình duyệt web trên máy tính của bạn và truy cập vào hộp thư gmail bằng địa chỉ bên dưới.
//mail.google.com/Nếu đã đăng nhập Gmail trên trình duyệt web trước đó rồi, thì các bạn sẽ được chuyển hướng tới hộp thư Gmail của mình. Ngược lại, các bạn sẽ được yêu cầu nhập tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập Gmail.
Bước 2: Nhấn vào “Soạn thư” để tạo thư mới.
Các bạn chọn vào nút “Soạn thư” để tạo một email mới.
cách gửi tài liệu qua gmail – nút soạn mail mớiNếu muốn trả lời thư mà bạn nhận được thì chọn vào biểu tượng “Trả lời”.
cách gửi tài liệu qua gmail – biểu tượng trả lời mailBước 3: Nhập nội dung mail.
Các bạn hãy nhập địa chỉ email của người nhận, chủ đề, và nội dung mail vào từng mục tương ứng.
cách gửi tài liệu qua gmail – nhập nội dung mailBước 4: Chọn vào biểu tượng đính kèm file.
Sau khi nhập nội dung mail xong, các bạn chọn vào biểu tượng đính kèm file [hình kẹp giấy] nằm phía dưới của sổ soạn mail.
Khi chọn vào biểu tượng này thì một cửa sổ sẽ hiện lên cho phép chúng ta chọn file muốn đính kèm.
cách gửi tài liệu qua gmail – biểu tượng đính kèmBước 5: Chọn tài liệu muốn gửi.
Trong cửa sổ hiện ra, các bạn hãy chọn tài liệu [files] mà bạn muốn gửi -> sau đó chọn “Mở”. Khi đó, tài liệu bạn chọn sẽ được đính kèm vào email.
cách gửi tài liệu qua gmail – chọn file cần đính kèmBước 6: Gửi mail cùng tài liệu đính kèm.
Sau khi chọn xong, tài liệu của bạn sẽ được đính kèm vào mail như hình bên dưới.
cách gửi tài liệu qua gmail – file được đính kèm thành côngNếu muốn đính kèm thêm tài liệu khác thì bạn cứ lặp lại từ bước thứ 4.
Trong trường hợp không muốn đính kèm tài liệu nữa, thì các bạn chọn vào dấu x nằm phía bên phải tên tài liệu đính kèm.
Sau khi mọi thứ hoàn tất thì các bạn chọn vào nút “Gửi” để tiến hành gửi mail cùng với file tài liệu kèm theo.
Gửi tài liệu qua Gmail bằng cách đính kèm file trên Google Drive
Nếu file hoặc tài liệu bạn muốn gửi kèm theo thư Gmail được lưu trữ trên Google Drive, bạn có tùy chọn gửi chúng dưới dạng file đính kèm hoặc gửi link Google Drive của file đó.
Để thực hiện đính kèm các file được lưu trữ trên Google Drive vào mail, các bạn làm theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Tạo mail mới và nhập nội dung mail.
Cũng giống như cách đầu tiên, các bạn hãy mở hộp thư Gmail, tạo một mail mới và nhập nội dung cần thiết cho email của mình.
Bước 2: Đính kèm file trên Google Drive.
Ở bước này, thay vì chọn biểu tượng đính kèm là hình kẹp giấy [ sẽ đính kèm file trên máy tính], các bạn chọn vào biểu tượng Google Drive nằm kế bên.
cách gửi tài liệu qua gmail – biểu tượng google driveBước 3: Chọn file muốn đính kèm.
Trong cửa sổ hiện ra khi chọn vào biểu tượng Google Drive phía trên, các bạn hãy chọn vào tên tài liệu mà mình muốn đính kèm vào mail.
cách gửi tài liệu qua gmail – chọn file trên google driveBước 4: Chọn cách đính kèm file.
Có 2 cách để đính kèm file trên Google Drive vào email:
- Liên kết Drive: tùy chọn này sẽ đính kèm đường dẫn file trên Google Drive vào mail. Khi người nhận chọn vào link sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive để tải file về.
- Tệp đính kèm: tương tự như đính kèm file trên máy tính. Tùy chọn này sẽ đính kèm file trực tiếp vào email. Lưu ý: chỉ những file không được tạo bằng Google Docs, Sheets, Slides, or Forms mới có thể được gửi dưới dạng này.
Khi chọn xong cách đính kèm file, các bạn chọn vào nút “Chèn” để đính kèm file vào email.
Bước 6: Gửi mail
Khi file đã được đính kèm, các bạn kiểm tra lại nội dung mail, nếu mọi thứ không có vấn đề thì chọn nút “Gửi” để tiến hành gửi mail.
Trên đây là bài viết hướng dẫn các bạn cách gửi tài tài liệu qua Gmail đơn giản. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn, nếu có thắc mắc gì các bạn có thể comment trực tiếp bên dưới bài viết này.
Chúc các bạn thành công!
Xem thêm:
Mở Gmail và nhấn chuột phải vào email mong muốn đính kèm > Chọn Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm > Nhập mail người nhận, chủ đề và nội dung email > Nhấn gửi.
Bước 1: Bạn hãy mở Gmail và nhấn chuột phải vào email bạn muốn gửi dạng đính kèm.
Bước 3: mail sẽ được gởi dưới dạng file đính kèm định dạng .eml, bạn hãy nhập mail của người nhận tại mục đến, điền thông tin chủ đề và nội dung của mail và chọn gửi.
Bước 2: Chọn biểu tượng tải về ngay file để download.
Nếu như file đính kèm là tệp Word, Excel bạn có thể thay đổi tệp bằng việc nhấn vào biểu tượng cây bút.
Bước 1: Truy xuất account email của bạn, chọn “Soạn thư”.
Bước 2: Di chuyển xuống dưới đây khung cửa sổ nhỏ để soạn mail, click chọn biểu tượng “Chèn ảnh”.
Bước 3: xuất hiện cửa sổ nhỏ với 4 lựa chọn:
– Ảnh: Là hình ảnh bạn đã tải lên account Google và được lưu giữ.
– Album: Tải ảnh từ album hình ảnh trên tài khoản Google
– Tải lên: chọn lựa hình ảnh lưu trong máy tính của bạn để tải lên tài khoản Google
– Địa chỉ web [URL]: nếu như mong muốn tải một hình ảnh từ trên internet, hãy dán URL hình ảnh vào ô trắng.
Cách gửi tệp dung lượng lớn qua mail
Giới hạn dung lượng gởi file của Gmail là 25MB, như vậy, sẽ có những tệp tin mà vượt quá giới hạn cho phép.
Để gởi tệp dung lượng lớn qua mail, bạn cần dùng đến nền tảng chia sẻ dữ liệu thứ 3. Đối với Gmail, bạn có thể sử dụng dịch vụ Google Drive không mất phí của chính Google, giới hạn dung lượng là 10GB.
Bước 1: Tại cửa sổ Soạn thư, chọn biểu tượng “Chèn tệp bằng việc sử dụng Drive”.
Bước 2: Hiển thị cửa sổ mới với 4 lựa chọn:
– Drive của tôi: Tại đây chứa tất cả các dữ liệu mà bạn đã tải lên Google Drive.
– Được chia sẻ với tôi: đây là các tệp dung lượng lớn mà người khác chia sẻ với bạn và có mở quyền truy cập cho bất cứ ai,
– Gần đây: Tính năng hữu dụng này giúp cho bạn không cần “ngụp lặn” trong hàng trăm file lưu giữ, nó sẽ hiển thị các file được mở trong thời gian gần nhất.
– Tải lên: bạn sẽ tải lên các file có dung lượng lớn từ máy tính của bạn. Các tệp này có thể được cập nhật trên Google Drive để dùng dài lâu.
Gmail cũng trao cho bạn sự lựa chọn chèn file vào mail dưới dạng liên kết drive hoặc dạng file đính kèm.
Cách gửi email đính kèm tệp với mọi dung lượng
Mọi người đều đã quá quen thuộc với việc gởi tệp tin [file] qua email bởi tính tiện lợi của nó. tuy nhiên, không phải tất cả các nhà sản xuất dịch vụ mail đều cho phép người sử dụng gởi những tập tin lớn, mà hầu hết đều hạn chế dung lượng file ở một số MB nào đấy.
Attachments.me là một ứng dụng mở rộng của trình duyệt web Chrome, cho phép bạn gởi kèm file ở bất cứ dung lượng nào vào email. Bạn không cần phải mất một khoản phí nào. tất cả những gì cần làm là:
– Có một account Dropbox, Box hoặc Google Drive [tất cả đều miễn phí]
– Có một tài khoản Gmail
– cài đặt trình duyệt web Google Chrome
Trước khi tiến hành, bạn hãy tải tệp lên dịch vụ đám mây [Dropbox, Box hoặc Google Drive]. Một lưu ý nữa là ứng dụng này tương thích tốt với Gmail.
Thiết lập
1. thiết lập phần mở rộng trong Chrome.
2. Đăng nhập vào account Gmail. Bạn nên để hộp pop-up để kích hoạt phần mở rộng.
3. Chọn dịch vụ đám mây mà bạn muốn dùng.
4. sau khi account của bạn đã kết nối, bạn sẽ có thể biên soạn mail và gắn kèm bất kỳ file nào đã lưu trong đám mây của bạn. bạn sẽ thấy bên dưới đường link “Attach a file”có đường link Insert: Cloud tệp. đây chính là link của Attachments.me. Nó hoàn toàn khác với đường link Attach a file – đường link mặc định đính kèm tệp của Gmail.
5. một khi click vào “Insert: Cloud file”, bạn có thể thấy một cửa sổ khác để bạn chọn dịch vụ đám mây và vào toàn bộ các tệp, folder của bạn. Click vào tệp mà bạn muốn gửi kèm và nhấn“Insert”.
6. link sẽ chèn vào mail. Người nhận mail chỉ phải click vào link để truy xuất đến tệp.
7. Và cuối cùng, đừng quên nhấn “Send”!
Ngoài đính kèm các tệp trên đám mây, Attachments.me là một phương án rất tuyệt vời để sắp xếp tất cả các file đính kèm đã nhận và gửi qua mail. chỉ phải truy xuất account của bạn, bạn sẽ thấy một thư viện tất cả các mail đính kèm và có thể bố trí chúng theo cách mình thích. Việc này rất tiện lợi so sánh với việc scan hay tìm kiếm file trong hộp thư của bạn. Bạn cũng có thể đơn giản đính kèm file lần nữa cho một mail mới, ngay từ ứng dụng web.
Một số chú ý cần biết khi gửi mail có tệp đính kèm
Nếu tệp có dung lượng quá lớn, bạn có thể tách thành nhiều tệp để gởi. tuy vậy, rất phần đông người sẽ tải tệp lên Google Drive để tránh mất thời gian.
Bí kíp để gởi nhiều tệp gấp rút là hãy nén toàn bộ chúng để giảm dung lượng, rồi mới đính kèm email. Điều này giúp mail không bị load lâu, người nhận cũng dễ dàng tải về.
Bên cạnh Google Drive và Gmail, nếu như bạn đang sử dụng các phần mềm gửi mail marketing của các đơn vị khác, bạn cũng có thể sử dụng thư viện lưu giữ tại các phần mềm này. ví dụ, với Bizfly email, bạn được phân phối một Thư viện Media để tải các tệp tài liệu, hình ảnh, clip video định dạng không giống nhau. trong lúc gởi mail, chỉ cần chọn các file này vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa đơn giản gởi đi.
Tổng kết
Gửi mail với file đính kèm bằng những công cụ, thao tác vô cùng đơn giản mà người nào cũng cần biết để hỗ trợ công việc. Hy vọng bài viết hướng dẫn các cách gửi mail có file đính kèm nhanh 2021 bangxephang.com chia sẻ đã có những thông tin hữu ích cần thiết cho bạn đọc.
Nguồn: Internet [tổng hợp]