Excel là phương tiện văn phòng hỗ trợ cập nhật các dữ liệu, tính toán một cách hữu hiệu. Tuy nhiên khi muốn in chúng ra thành văn bản thì không ít dân văn phòng gặp khó khăn. Bạn có thể áp dụng cách in hết khổ giấy A4 trong excel dưới đây để có trang tài liệu đầy đủ thông tin và đẹp mắt.
Để in hết khổ giấy A4 trong excel bạn chỉ cần thực hiện 4 bước cơ bản dưới đây:
- Thiết lập loại giấy in
- Thiết lập chiều của trang giấy A4
- Thiết lập căn lề trong trang giấy
- Thiết lập in vừa trang giấy A4
Đây là bước cơ bản để bạn có thể in được tài liệu theo khổ giấy A4. Trước hết bạn cần thiết lập loại giấy in. Việc lựa chọn khổ giấy chính xác là cách giúp máy tính có thể tính toán kích thước để in hết khổ giấy A4 trong excel. Vì trang tính trong excel không quy định rõ về kích thước khi in. Bạn có thể thiết lập loại giấy in bằng thao tác dưới đây:
- Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup trong thẻ Page Layout. Bạn có thể kích vào dấu mũi tên nhỏ trong thẻ để mở cửa sổ.
- Bước 2: Bạn chọn mục Paper size trong nhóm Page. Chỉnh về kích thước trang in là A4.
Thiết lập chiều của trang giấy A4
Đây là bước mà hầu hết mọi người dễ bỏ qua. Vì thông thường giấy luôn đặt mặc định ở khổ dọc. Tuy nhiên số liệu bạn cần in nhiều khi số cột lại khá lớn. Nếu bạn in ở khổ giấy dọc sẽ làm hẹp hoặc ép số liệu, rất khó nhìn. Như vậy khổ giấy ngang sẽ giúp bạn trình bày bảng phù hợp với khổ giấy A4. Bạn thiết lập chiều của trang in hết khổ giấy A4 trong excel bằng cách: Chọn mục Orientation trong thẻ Page Layout và chọn chiều cho khổ giấy. Lưu ý Portrait là khổ dọc, Landscape là khổ ngang.
Thiết lập căn lề trong trang giấy
Cách này sẽ giúp dữ liệu trong excel của bạn được in ra trọn vẹn trên khổ giấy A4. Không chỉ giúp trang tính vừa vặn trong khổ mà bạn có thể điều chỉnh lề để tài liệu đạt tiêu chuẩn trình bày hoặc trình ký. Việc căn chỉnh lề cũng là một cách để bạn căn chỉnh phần hiển thị dữ liệu trong bảng in.
Vẫn trong mục Page Setup bạn lựa chọn tab Margins. Bạn có thể căn chỉnh số liệu cho từng vị trí lề.
- Top: lề trên
- Left: lề trái
- Right: lề phải
- Bottom: lề dưới
- Header: đầu trang
- Footer: chân trang
- Center on page: căn chỉnh trung tâm của trang
- Horizontally: căn trục ngang
- Vertically: căn trục dọc
Sau khi đã set xong số liệu bạn chọn OK để kết thúc thao tác.
Thiết lập in vừa trang giấy A4
Như bạn đã biết tính chất của Excel là 1 bảng tính liên tục, khác với Word. Bạn có thể in từng trang giấy riêng trong word nhưng Excel thì khác. Do đó để tránh nội dung nằm trọn trong phạm vi trang giấy, bạn có thể thiết lập để trang in luôn vừa vặn bất kể định dạng nào. Bạn có thể thực hiện thiết lập in hết khổ giấy A4 trong Excel theo cách dưới đây.
Vẫn trong mục Page Setup, bạn chọn tab Page. Sau đó trong phần Scaling bạn có thể lựa chọn Adjust to [Co dãn theo tỷ lệ] hoặc Fit to [Tự động ép đủ vào số trang quy định]. Nếu dữ liệu bạn cần chỉ in trong 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, bạn nên chọn Fit to và nhập số lượng trang cần in vào ô Page[s] wide by. Như vậy nội dung sẽ luôn vừa đúng số trang cần in.
Trên đây là cách đơn giản bao gồm 4 bước mà bạn có thể in hết khổ giấy A4 trong Excel. Tuy nhiên bạn nên chú ý một vài điều sau khi in dữ liệu từ bảng Excel:
- Định dạng giấy in mặc định trên máy tính là khổ Letter, nếu bạn không chỉnh về khổ A4 thì dữ liệu của bạn có thể sẽ bị mất một phần.
- Luôn chọn vùng in phù hợp. Bạn nên khoanh vùng phần in để dễ dàng trong việc in ấn. Bạn có thể chọn cách in khoanh vùng bằng lệnh Print Area trong thẻ Page Layout. Những dữ liệu sẽ được căn chỉnh cho phù hợp với trang. Lưu ý trước khi in nên chọn hiển thị phần khung để trang in đẹp mắt, dễ xem.
- Lưu ý chọn lề cho phù hợp với mục đích in. Khoảng cách lề được mặc định là tính theo Inch. Nếu bạn muốn chuyển sang đơn vị Cm thì có thể quy đổi theo tỷ lệ 1 inch = 2,54 cm. Hoặc bạn có thể chỉnh đơn vị theo cách dưới đây: Chọn File -> Options -> Advanced ->Display. Trong phần Display tìm mục Ruler units sau đó bạn chọn về đơn vị Centimeters. Kết thúc thao tác chọn OK để lưu thay đổi.
Như vậy là bạn đã biết cách in hết khổ giấy A4 trong Excel rồi. Sử dụng Excel thành thạo sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong công việc văn phòng. Chúng tôi hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn trong việc in ấn tài liệu. Chúc bạn luôn suôn sẻ khi làm việc.
Minh Tân – Chia Sẻ
Trong quá trình làm việc, phần lớn thời gian chúng ta sẽ làm việc trên file mềm Excel [.xlsx]. Tuy nhiên, khi cần phải đưa các số liệu vào các hạng mục giấy tờ, cần mộc đỏ, hay hợp thức hoác các dữ liệu, có thể chúng ta sẽ cần in file Excel đó ra làm file cứng. Nếu bạn thắc mắc mời bạn đọc qua bài viết bên dưới từ Máy Tính Vui hướng dẫn cách in file Excel vừa khổ A4, in Excel không bị cắt, in ngang giấy A4 trong Excel 2010, 2007, 2016.
Các hình minh hoạ bên dưới, Máy Tính Vui sẽ thao tác giao diện Excel 2016. Tuy nhiên, các bạn vẫn có thể áp lúc với các phiên bản Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013.
In file Excel vừa khổ A4 – Các thông số cần lưu ý để
Khi in dữ liệu trên file Excel ra, bạn sẽ cần lưu ý đến các thông số sau khi set-up. Đa số các thông số đều nằm ở mục Page Layout và Page Set-up.
- Print Titles: thiết lập tiêu đề trang in
- Margins: căn chỉnh lề
- Size: chỉnh kích cỡ trang giấy [A3,A4,..]
- Orientation: chiều của trang in [xoay ngang hoặc xoay dọc]
- Print Area: chọn vùng dữ liệu được in
Cách in file Excel vừa khổ size A4
Thiết lập kích cỡ giấy in là A4 trên ứng dụng Excel
Bước đầu tiên bạn cần làm là thiết lập kích thước của dữ liệu trên file Excel hiện tại là A4.
- Bước 1: tìm mục Page Layout ở góc trên Excel
- Bước 2: nhấp vào Size và chọn A4
Thiết lập chiều của file Excel in ra trên A4 là dọc hay ngang
- Bước 1: Ở mục Page Layout, bạn tìm đến mục Orientation
- Bước 2: Thiết lập kích thước là chiều dọc hay chiều ngang.
Nội dung được trình bày theo chiều ngang hay chiều dọc? Cần phải chú ý điều này bởi nếu sai chiều trang giấy, dữ liệu khi được in ra sẽ không như ý muốn và có thể bị vỡ font, sai dữ liệu.
- Portrait: chiều dọc [chiều thông dụng]
- Landscape: chiều ngang
Lưu ý: ở một vài trường hợp đặc biệt bạn muốn in ngang giấy A4 trong Excel thì chọn Landscape nhé.
Thiết lập căn lề – margins
Việc căn lề sẽ giúp nội dung được trình bày cân đối hơn trong trang giấy, tránh việc nội dung bị nhảy sang trang khác.
Gợi ý kích thước canh lề chuẩn trên file
- Căn lề, margins trên, dưới để từ 1,5 cm đến 2,0 cm.
- Căn lề, margins trái để từ 2,5 cm đến 3,0 cm.
- Căn lề, margins chỉnh lề phải từ 1cm đến 1,5 cm.
Lưu ý: 1cm = 0.393701 inch
Thiết lập co giãn dữ liệu trang Excel khi in
Tuy Excel ngày càng cải tiến, thông mình và tối ưu hơn cho người dùng thì thật sự thì bạn vẫn nên thiết lập co giãn vùng dữ liệu khi in file Excel của mình ra giấy A4. Cách làm như sau:
Bước 1: Nhấp vào file => Page Set-up
Bước 2: Chọn Scalling trong phần Page Set-up. Mục này có 2 lựa chọn:
- Adjust to: Co giãn theo tỷ lệ
- Fit to: Tự động fit dữ liệu
Một số lưu ý:
Bạn cần chọn vùng in trên file Excel khi sử dụng dạng co giãn “Fit to” vì Fit to có thể khiến nội dung bị co dãn đột ngột.
Chọn vùng in Excel khi chỉ muốn in 1 phần dữ liệu trang
Trong một vài trường hợp, bạn chỉ cần in một vài dữ liệu trên Excel mà không phải toàn bộ trang thì việc này rất tiện. Sẽ có hai cách để bạn thao tác.
Cách 1: Nhấp vào Chọn vùng dữ liệu, nhấp vào Page Lay Out => Print Arena => Set Print Arena
Cách 2: Nhấp vào Page Layout => Page Set-up => nhấp vào mục Sheet. Ở Print Area, bạn nhấp vào đó, xong sau đó chọn vùng cần in và nhấp “OK”
Preview, xem trước phiên bản in của file Excel
Bên cạnh đó, để tránh tình trạng file Excel in ra bị cắt, bạn có thể xem trước dữ liệu trước khi in.
Xem trước bản in trên file Excel của mình bằng cách bấm ctrl + P hoặc command + P [trên MacOS]. Tại đây bạn có thể xem trước định dạng file in của mình và có thể điều chỉnh nó chi tiết lại.
Với các bước cơ bản trên, các bạn đã có thể thiết lập các thông số và in file Excel vừa khổ A4 rồi đấy. Máy Tính Vui rất hi vọng với bài viết này, các bạn có thể tự thao tác thành công nhé. Cách thiết lập trang in trong Excel để luôn in vừa trên khổ giấy A4, áp dụng trên tất cả các phiên bản excel từ 2007, 2010, 2013, 2016
Mời bạn đến với mục thủ thuật hay Excel: tổng hợp các hàm Excel cơ bản đến nâng cao cho dân văn phòng, sinh viên và cả dân kế toán.