In dữ liệu từExcel ra giấy là một yêu cầu khá phổ biến mà chúng ta hay phải làm. Không chỉ trình bày nội dung sao cho khoa học,đẹp mắt, việc in ra giấy sao cho vừa trang giấy cũng cần hết sức chúý. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểucách thiết lập để in vừa khổ giấy A4 trong Excel nhé.
Đang xem: Cách in hết khổ giấy a4 trong excel 2007
Cách in Excel vừa khổ trang giấy A4 đơn giản
Thiết lập loại giấy in là giấy A4 trongExcel
Để in vừa khổ giấy A4, việcđầu tiên là chúng ta phải thiết lập cỡ giấy trước khi inđúng loại giấy A4. Việc nàyđược thực hiện như sau:
Bước 1: Mở cửa sổ Page Setupbằng cách bấm vào vị tríô vuôngở góc nhóm Page Setup trongthẻ Page Layout.
Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, nhóm Page chọn mục Paper size là A4
Thiết lập chiều của trang giấy A4
Nội dungđược trình bày theo chiều ngang hay chiều dọc? Cần phải chúýđiều này bởi nếu sai chiều trang giấy, dữ liệu khiđược in ra sẽ không nhưý muốn.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Máy In Samsung Ml 2161, Hướng Dẫn Cài Đặt Driver Máy In Samsung Ml
Trong thẻ Page Layout, mụcOrientation chúng ta có thể thiết lập chiều của trang giấy theo:
Portrait: chiều dọcLandscape: chiều ngang
Thiết lập căn lềtrong trang giấy
Sau khi chọn loại giấy là A4, chúng ta cần phải kiểm tra lại việc căn lề. Bởi khổ giấy A4 có kích thước khác so với khổ Letter [là khổ giấy mặcđịnh trong phần giấy in]. Việc căn lề sẽ giúp nội dungđược trình bàycânđối hơn trong trang giấy, tránh việc nội dung bị nhảy sang trang khác.
Tạiđây bạn có thể sử dụngđơn vị Inch. Nếu muốn quyđổi sang Cm thì quyđổi theo tỷ lệ 1 inch = 2,54 cm
Thiết lập luôn in vừa trang giấy A4
Việcđịnh dạng dữ liệu trongExcel có thể khiến nội dung cần in hay bị vượt quá trang in mà chúng ta không biết, bởi tính chất củaExcel là 1 bảng tính liên tục, không giống nhưWord là từng trang giấy riêng. Dođóđể tránh nội dung cần in vượt quá phạm vi trang giấy, chúng ta sẽ thiết lậpđể luôn luôn in vừa trang giấy, bất kểđịnh dạng thế nào. Cách làm như sau:
Trong cửa sổ Page Setup, chọn mục Scaling. Trong mục này có 2 lựa chọn:
Adjust to: Co dãn theo tỷ lệ
Fit to: Tự động ép cho vừađủ vào số trang quyđịnh
Thông thường nếu chỉ có 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, chúng ta chọn Fit to 1 1 hoặc Fit to 1-Số trang cần in. Như vậy nội dung sẽ luôn vừađúng số trang cần in mà không phát sinh thêm.
Ngăt Trang Trong Excel
Tính năng ngắt trang Page Break sẽ giúp cho những file báo cáo Excel quá dài và ngắt nó ra làm 2 phần hoặc nhiều hơn nếu đoạn báo cáo đó quá dài. Và việc sử dụng tính năngPage Breaknày sẽ giúp bạn dễ dàng hơn. Để sử dụng tính năng Page Break bạn chỉ cần vào phầnPage Layoutsau đó chọnBreaks> chọn tiếpInsert page Breakđể hệ thống của Excel phân chia giúp bạn.
Xem thêm: Van Bi Tay Gạt Inox Van Bi Inox Tay Gạt Pn16 Có Khóa
Căn Chỉnh Lại Khổ Trang Giấy
Căn chỉnh lại khổ giấy để in Excel trên 1 trang giấy A4 là một trong những cách giúp bạn có thể in được bởi vì khổ giấy hiện tại mà hệ thống mặc định luôn luôn thừa một khoảng nhất định vì thế nên bạn có thể tận dùng điều này và chỉnh sửa nó lại trong phầnMarginstrongPage Setup. Chúng ta có thể thiết lập lại thông qua việc căn lề phải [right] hay lề trải [left].
Thiết Lập Lại Kích Thước Của Bảng
Có một tính năng giúp bạn thiết lập lại kích thước của bảng có trongPage Setupvà nó nằm tại mụcPagenhấn chọn vào mụcFit to, nhập tiếp số vào mụcpage wide by và tall.
Nếu người dùng muốn in bảng tính nằm đủ trong chiều rộng của trang, tạipage wide bynhập 1 và tại tall nhập số 0 như hình dưới đây. Với cách này sẽ giúp bạn có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 vừa khít.
Trên đây là những cách giúp bạn có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 trong tường hợp file Excel của bạn vượt quá giới hạn với một vài vấn đề liên quan đến in ấn trên trang A4.
* Lưuý:
Việc dùng Fit to có thể khiến nội dung bị co dãnđột ngột. Dođó trước khi sử dụng Fit to nên quyđịnh trước phạm vi cần in trong mục PrintArea
Như vậy chúng tađã có thểđảm bảođược luôn luôn inđúng , in vừa khổ giấy A4 trongExcel rồi.