Công ty bạn nhận được đơn gợi ý đặt hàng của bên họ và thư mời hợp tác. Nhưng bạn chưa biết nên từ chối đặt hàng trong trường hợp nào? Dưới đây là một số trường hợp bạn nên viết thư từ chối đơn đặt hàng:
1.1. Kế hoạch không thuyết phục
Khi kế hoạch của công ty muốn hợp tác với công ty của bạn không thuyết phục với bạn, lúc đó bạn nên viết thư từ chối hợp tác hoặc thư từ chối đặt hàng. Từ chối lời mời hợp tác không thuyết phục giúp bạn hạn chế được rủi ro kinh doanh trong dự án đó. Đây là trường hợp phổ biến nhất trên thị trường vì có rất nhiều doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Do vậy, khi công ty bạn được gửi lời mời hợp tác kinh doanh và đặt hàng từ đối tác, bạn cần xem xét kỹ về dự án đó, nếu tính hiệu quả của dự án không có hoặc không cao thì bạn nên từ chối hợp tác.
Công ty bên đối tác muốn mới bạn đặt hàng nhưng lại phát triển ở mảng khác hoàn toàn công ty bạn, khi đó bạn nên từ chối đơn đặt hàng vì công ty bạn không có nhu cầu kinh doanh và hợp tác kinh doanh ở lĩnh vực khác.
Đây cũng là lời mời đặt hàng và hợp tác dễ bị từ chối nhất. Vì mục tiêu phát triển và định hướng phát triển của doanh nghiệp đó khác hoàn toàn với doanh nghiệp, công ty bạn. Bạn không muốn mạo hiểm kinh doanh các lĩnh vực mà mình không chuyên nên sẽ viết thư từ chối đơn đặt hàng này.
1.3. Yêu cầu vốn quá cao
Có một công ty ngỏ ý muốn công ty bạn đặt hàng công ty của họ, nhưng lại yêu cầu vốn hợp tác và giá sản phẩm quá cao. Việc đưa ra một con số đầu tư quá lớn nhưng kết quả lại không rõ ràng thì bạn nên suy tính đến lợi nhuận và thành công của dự án. Công ty bạn không chắc chắn về kết quả thì nên viết thư từ chối đặt hàng.
Doanh nghiệp hay công ty của bạn là một công ty lớn và có một công ty nhỏ, không có tên tuổi trên thị trường muốn hợp tác kinh doanh và muốn bạn đặt hàng của bên họ. Khi đó bạn từ chối là điều hiển nhiên nếu kế hoạch kinh doanh đó không hiệu quả và không chắc chắn về lợi nhuận đạt được.
1.5. Không sáng tạo ý tưởng
Có công ty có ý muốn hợp tác với bạn về một lĩnh vực đã rất nhiều người kinh doanh và không có sự sáng tạo về ý tưởng, bạn có thể viết thư từ chối đơn đặt hàng và hợp tác của họ.
Để sau này có thể hợp tác với các doanh nghiệp mà bạn đã từng từ chối và không gây mất lòng họ, thì bạn cần viết thư từ chối đơn đặt hàng của công ty, doanh nghiệp một cách lịch sự, khéo léo, viết ngắn gọn, nêu lý do vì sao không hợp tác và thể hiện hai bên vẫn có thể hợp tác về sau.
Trong trường hợp khách hàng của bạn muốn đặt hàng với số lượng lớn ở công ty của bạn. Tuy nhiên, công ty bạn không có đủ lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng hoặc bạn cảm thấy khách hàng không thực sự đáng tin cậy hay giá sản phẩm của khách hàng đưa ra không hợp lý và quá thấp,… khi đó bạn có thể viết thư từ chối đơn đặt hàng của khách hàng.
Để không gây phật lòng khách hàng thì bạn cần từ chối một cách khéo léo và có cách ứng xử phù hợp với họ. Bạn có thể gửi thư từ chối đặt hàng qua email hoặc fax cho khách hàng. Email hiện nay được dùng phổ biến hơn. Bạn nên dùng ngôn từ khéo léo, mang tính tôn trọng họ, không dài dòng và không làm phật ý khách hàng. Bạn thể hiện rõ thành ý tuy lần này không hợp tác nhưng vẫn có thể hợp tác về sau.
3. Mẫu thư từ chối đơn đặt hàng
Thư từ chối đơn đặt hàng của đối tác hoặc khách hàng sẽ được dựa vào mẫu sau:
- Kính gửi, tên người nhận, chức vụ của họ, địa chỉ.
- Lý do từ chối cung ứng hàng hóa và đơn đặt hàng của khách hàng/đối tác.
- Sau khi nêu rõ lý do, bạn nên tỏ rõ thành ý của mình và xin lỗi khi không thể hợp tác lần này và mong rằng vẫn được hợp tác trong tương lai.
- Trân trọng và kính chào.
- Ký tên.
Kính gửi ông Nguyễn Tuân,
Tôi rất vui khi nhận được cuộc điện thoại của ông về việc đề nghị đặt hàng sản phẩm của công ty Nho Đen. Đội ngũ nhân viên của công ty là một đội ngũ sôi nổi và tối ưu mà tôi từng thấy trong lúc tìm kiếm thị trường. Sản phẩm của công ty cũng cực kỳ đẹp mắt, đảm bảo an toàn vệ sinh.
Bản thân tôi rất muốn chấp thuận lời đề nghị của ông, cũng như hợp tác lâu dài và đặt hàng với Nho Đen. Tuy vậy, sản phẩm của công ty ông không phù hợp với nhu cầu hợp tác kinh doanh của công ty tôi và công ty tôi không thể hợp tác với công ty của ông được.
Tôi rất thích thú với công ty Nho Đen và tôi mong rằng chúng ta sẽ bắt đầu sự cộng tác vui vẻ vào tương lai sau này khi sản phẩm của công ty ông thuộc lĩnh vực mà bên tôi kinh doanh, thay vì chấp thuận lời đề nghị của ông lập tức.
Tôi mong phản hồi sớm nhất từ ông.
Trân trọng.
Nguyễn A.
Kính gửi bà Lan Anh,
Công ty chúng tôi rất vui mừng khi nhận được đơn đặt hàng của bà về sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty chúng tôi. Tôi nhận thấy bà là một khách hàng tiềm năng và cao quý của công ty chúng tôi.
Tôi rất lấy làm tiếc khi sản phẩm vật liệu xây dựng này của công ty chúng tôi đã ngừng sản xuất nên không thể cung cấp theo số lượng và yêu cầu mà bà đặt ra. Nếu bà không phiền, chúng tôi sẽ gửi các mẫu vật liệu xây dựng khác tương tự với mẫu mà bà đặt hàng.
Mong rằng tôi sẽ được hợp tác với bà trong tương lai nếu bà ưng ý các sản phẩm khác của công ty chúng tôi.
Hy vọng nhận được sự phản hồi sớm nhất từ bà.
Trân trọng.
Trần My.
Khi bạn không muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng hoặc đối tác, thì thư từ chối đơn đặt hàng là một dạng thông báo kết quả đến đối phương, họ sẽ thấy đơn đặt hàng của mình đã bị từ chối.
Khi bạn viết thư từ chối đơn đặt hàng, sẽ thể hiện được rằng bạn là một người hiện đại và văn minh, chứ không phải nhìn thấy đơn đặt hàng nhưng không thông báo cho họ rằng mình đã bị từ chối.
Lời từ chối lịch sự và trang trọng của bạn sẽ giữ được hảo hữu giữa 2 bên, mặc dù không thể hợp tác với nhau.
Viết thư từ chối đơn đặt hàng cũng là một sự gợi mở cho sự hợp tác giữa đôi bên trong tương lai.
Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ biết cách viết thư từ chối đơn đặt hàng sao cho hợp lý và lịch sự, cũng như viết thư để không làm phật ý khách hàng và gợi ý về sự hợp tác trong tương lai.
Viết thư cảm ơn khi bị từ chối công việc
Ngoài bài viết về viết thư từ chối đơn đặt hàng, bạn có bao giờ thắc mắc rằng có nên viết thư cảm ơn khi bị từ chối công việc hay không? Hãy click vào bài viết dưới đây để biết được có nên hay không nhé!
Viết thư cảm ơn khi bị từ chối công việc
Đặt hàng là gì?
Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng.
Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Dưới đây là Hướng dẫn cách viết email đặt hàng bằng tiếng Anh kèm theo những mẫu câu thường gặp trong đơn đặt hàng & ví dụ mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh giúp bạn đọc làm tốt dạng bài tập thư tín thương mại tiếng Anh và áp dụng vào thực tế hiệu quả.
Viết thư đặt hàng bằng tiếng anh
- A. Quy trình cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh
- B. Các mẫu câu thường dùng trong thư đặt hàng bằng tiếng Anh
- C. Mẫu thư đặt hàng thương mại bằng tiếng Anh
A. Quy trình cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh
State of ordering goods:
I. Placing an order
1. Order by letter. Đặt hàng qua thư
- Must be accurate, clear and easy to understand. Phải chính xác, rõ ràng, dễ hiểu
- Includes full details of the seller and buyer's address, order number and description of the goods: name, reference number, number of units, unit price... Bao gồm đầy đủ thông tin chi tiết về địa chỉ người bán và người mua, số đơn đặt hàng và mô tả hàng hóa: tên, số tham chiếu, số lượng đơn vị, đơn giá ..
- State your requirements as to delivery address, date and mode of transport, insurance, the term of payment agreed, discount... Nêu yêu cầu của bạn về địa chỉ giao hàng, ngày và phương thức vận chuyển, bảo hiểm, thời hạn thanh toán đã thỏa thuận, chiết khấu ...
2. Order form. Hình thức đặt hàng
- Must be provided by the seller. Phải do người bán cung cấp
- The forms are pre-numbered, and there fore, easy to refer to. Các biểu mẫu được đánh số trước, dễ tham khảo
- Important details can not easily be overlooked. Những chi tiết quan trọng không thể dễ dàng bỏ qua
- It is easy to see the general conditions on the front under which orders are placed. Có thể dễ dàng nhìn thấy các điều kiện chung ở mặt trước mà theo đó các đơn đặt hàng được đặt.
- Must be sent with a covering letter to confirm the details in writing to avoid misunderstandings. Phải gửi kèm theo thư xin việc để xác nhận các thông tin chi tiết bằng văn bản để tránh hiểu nhầm
3. Covering letter. Bao thư
a. Explain there is an order accompany the letter. Giải thích rằng có một đơn đặt hàng kèm theo bức thư
+ Please find enclosed our Order No. 345 for 25 "clearsound" transitor receivers.
[chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 345 hỏi mua 25 máy thu bán dẫn hiệu "clearsound".]
+ thank you for your reply of 1 April regarding our email about the labtops. Enclosed you will find our official order for 1000 labtops.
[cảm ơn bạn đã trả lời email ngày 1 tháng 4 của chúng tôi về labtops. Kèm theo đó, bạn sẽ tìm thấy đơn đặt hàng chính thức của chúng tôi cho 1000 labtop.]
b. Confirm important details such as terms of payment, discount, delivery, and methods of delivery. Xác nhận các chi tiết quan trọng như điều khoản thanh toán, chiết khấu, giao hàng và phương thức giao hàng.
+ As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent to our bank, the bank for Foreign trade of Vietnam, Vietcombank.
[theo như thỏa thuận, các ngài sẽ được thanh toán sau 30 ngày chấp nhận đổi chứng từ bằng những chứng từ gửi cho ngân hàng của chúng tôi[ Ngân hàng ngoại thương Việt Nam]
+ We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable L/C for 90 days.
[Chúng tôi xác nhận là thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang đã được chúng tôi xin mở tại ngân hàng trong khoảng thời gian 90 ngày.]
+ We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount you allowed us.
[Chúng tôi xin cảm ơn các ngài đã cho chúng tôi được hưởng mức chiết khấu thương mại 30% và 10% chiết khấu theo số lượng]
+ We would like to say that the 25% trade discount is quite safisfactoy.
[Chúng tôi xin nói rằng mức chiết khấu thương mại 25% là phù hợp.]
+ it is essential that the goods are delivered before the beginning of November in time for the Christmas rush.
[điều quan trọng là hàng phải được giao trước đầu tháng 11 cho kịp mùa giáng sinh.]
c. Methods of delivery. Phương thức nhận hàng.
It is a good idea to advise the company on how you want the goods packed and sent.
+ Hãy nhớ rằng vận chuyển bằng đường hàng không mới đảm bảo giao hàng nhanh chóng
+ Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery
d. Packing. Đóng gói.
Advise your supplier how you want the goods packed and marked so that they can easily be recognized by the supplier and customer.
+Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw and shipped in wood crates with the words"product of the USA marked outside and numbered 1-10"
[Mỗi chiếc đĩa phải được gói riêng bằng giấy bọc rơm ở bên ngoài và vận chuyển bằng các thùng thưa bằng gỗ bên ngoài ghi rõ"sản phẩm của Mỹ" và đánh số từ 1-10]
+ The carpets should be wrapped and hooped at both ends to avoid wear.
[Loại thảm này phải được đóng gói có đai ở hai đầu để tránh bị mòn]
e. Enclosing. Kết thư.
+ We will place further orders if this one is completed to our satisfaction.
[Chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa nếu đơn hàng này được hoàn thiện làm chúng tôi hài long.]
+ If this trial order is met satisfactorily, it is likely to lead to further business in the near future.
[Nếu đơn hàng thử này thỏa mãn mọi yêu cầu chắc chắn nó sẽ làm tăng các hoạt động kinh doanh trong tương lai gần.]
II. Acknowledging an order. Xác nhận đơn đặt hàng.
An order should be acknowledged as soon as it is received.
+ We are pleased to inform you that we have already made up your order and are now making arrangements for shipment to Osaka.
[Chúng tôi vui mừng thông báo với các ngài là chúng tôi đã thực hiện xong đơn hàng của các ngài và giờ đây đang thu xếp để giao ngay.]
+ Your order no. 642 is now being processed and should be ready for dispatch by the end of this week.
[Đơn hàng số 642 hiện nay đang được xử lý và sẵn sàng giao vào cuối tuần này.]
III. Advising dispatch
When the goods are dispatched, the buyer should be notified, either by advice note or by letter stating what has been sent, when the goods were send and reached the destination, the means of transport used,.. so that he an make the necessary arrangements to get the goods.
+ Your order is already on board the SS Orient and sailing from Hai phong on 4 May and arriving Kobe on 8 May. The shipping documents have been forwarded to your bank in Kobe for collection.
[hàng của các ngài đặt mua đã được xếp lên tàu Oriet đi từ Hải phòng vào ngày 4/5 và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5. Các chứng từ vận tải đã được chuyển cho Ngân hàng ở Kobe để nhận hàng.]
IV. Declining the order. Từ chối đơn đặt hàng.
- Reasons for declining an order. Lí do từ chối đơn đặt hàng.
+ The seller is not satisfied with the buyer's terms and conditions.
+ The goods are not available
+ The buyer's credit is suspected
- How to write letters rejecting orders?
+ Regret your inability to met the buyer's needs
+ Propose an alternative product, if one is available
V. Seller's counter offer. Đưa ra đề nghị giảm giá của người bán
When the seller receives an order he can not meet for some reasons, he mays:
+ send a substitute
+ made a counter offer
+ regretfully decline the order
B. Các mẫu câu thường dùng trong thư đặt hàng bằng tiếng Anh
1. Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and conditions.
2. We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpets.
3. We thank you for offer no. 234 of 6 May for small sized agricultural machines and glad to place an order on the terms and conditions as follows.
4. We would like to confirm your order No. .. by telex sent this morning reading in full as follows:
"10 pumps type.... At the price of USD 1200 per unit FOB Haiphong for immediate shipment and payment to be made by irrevocable L/C as usual and state some following points:"
5. Thank you for sending us your catalogue and current price list with your offer No. ... dated 4 August, but we regret to inform that your price is higher than that of other suppliers. However, we hope to have other chance to do business with you in the future.
6. Could you please arrange for immediate dispatch? And by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention.
7. We would appreciate your dispatch exactly at the due stated in the order and we shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our market.
8. We believe that our products with high quality will sell well, and look forward to receiving your further orders.
9. We would like to have three sets of technical instructions for the machine's installment, operation and maintenance. Once of the 3 sets is to be air-mailed in advance so that we can translate into Vietnamese for domestic consumers, the other two sets are to be shipped with the goods.
10. We think these machines will be guaranteed within 24 months from the delivery date and 6 months since the usage dates.
11. The goods under the order No.... dated 25 April are ready for collection. We would like to open a L/C on the terms and conditions as mentioned in the order above.
12. We are glad to inform you that the consignment of components for colored TV assembly under your order No.... has been shipped on board SS Hau River. The ship will be sailing from Osaka tomorrow, and we hope when the goods arrive in HCM city, you will be satisfied with them and our promptness in dealing your order.
13. Today, we have received in full the goods placed under order No... and would like to thank you for your special attention to this order. As stated this is only a trial order. Next month we will place large orders and hope to receive your regarding special order care.
14. We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business relationship on the basic of mutual benefit.
We can now feel at ease as our order No. ... has been finally fulfilled. Through there were insurmountable difficulties and thought of canceling the order sprang up to our mind at times during the execution of the order. We hope our further large orders in the future will be executed promptly and most efficiently.
C. Mẫu thư đặt hàng thương mại bằng tiếng Anh
Dear Mr. Schmidth,
Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue. However, we would like to note the following points:
The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order.
We have the good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets.
Payment is to be made in US Dollar by L/C at sight to be opened through CommerzBank, Muenchen 30 days prior to the shipment.
We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe.
We look forward to your early order.
Yours sincerely
Michael Hoang
Director
Trên đây là Mẫu thư đặt hàng thương mại bằng tiếng Anh chi tiết nhất. Ngoài ra, VnDoc.com đã đăng tải bộ tài liệu Bài tập tiếng Anh về Thư điện tín khác nhau như:
Tiếng Anh thư tín thương mại bài 1: Thư hỏi hàng [Business Enquiry Letter]
Tiếng Anh thư tín thương mại bài 2: Trả lời Thư hỏi hàng
Trình bày thư tín thương mại chuẩn bằng tiếng Anh