Cần những gì khi thông báo phát hành hóa đơn năm 2024

Khi phát sinh nhu cầu tạo và quản lý hóa đơn đặt in/tự in, doanh nghiệp thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Lập Đề nghị sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế để được chấp thuận sử dụng hóa đơn
2. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, Doanh nghiệp tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn của Thông tư 39: Tên loại hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn,Tên liên hóa đơn, Số thứ tự hóa đơn, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán,…hoặc liên hệ với nhà in để chọn mẫu hóa đơn.
3. Trước khi sử dụng hóa đơn Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành cho cơ quan thuế bao gồm: Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC (trường hợp đặt in hóa đơn thì không cần gửi mẫu này); hóa đơn mẫu và Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC
4. Kế toán khi bán hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn GTGT theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn.
5. Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu số của Thông tư số 39).

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ “Quản lý và phát hành hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp” được thực hiện trên phần mềm thông qua các bước sau:

Bước 1: Xác định có sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn

• Cách 1: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn ngay khi tạo dữ liệu kế toán. Xem thêm hướng dẫn tạo mới dữ liệu kế toán Tại đây

Khi tạo mới dữ liệu kế toán đến bước thứ 4, kế toán thực hiện các thao tác sau:

• * Tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn.
  • Tích chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thỏa thuận quyền sử dụng trên.
  • Nhấn Đồng ý.

• Cách 2: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn sau khi tạo dữ liệu kế toán
  • Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn
  • Tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn.
  • Tích chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thỏa thuận quyền sử dụng trên.
  • Nhấn Đồng ý.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn tự in/đặt in

• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Mẫu hóa đơn, chọn chức năng Thêm.

• Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn.

  Loại hoá đơn: chọn một trong các loại hoá đơn sau: 01GTKT, 02GTTT, 03XKNB, 04HGDL, 07KPTQ, 01/ hoặc 02/. Riêng 2 loại hoá đơn 01GTKT và 02GTTT sẽ hiển thị theo phương pháp tính thuế GTGT đã được kế toán khai báo khi tạo dữ liệu kế toán. Cụ thể: Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 01GTKT – Hoá đơn giá trị gia tăng. Bạn đang cần phát hành hóa đơn điện tử lần 2 nhưng chưa rõ thủ tục ra sao? Việc nộp thông báo này có khác biệt gì so với việc nộp thông báo phát hành lần đầu không? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu và giải đáp những thắc mắc về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp ích cho mọi người trong quá trình sử dụng hóa đơn. Theo quy định doanh nghiệp trước khi lập, phát hành hóa đơn điện tử cần phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn. Vậy hồ sơ thông báo này bao gồm những gì? Cách thức nộp như thế nào? Cùng E-invoice tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì? Vì sao phải thông báo phát hành?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống (Hóa đơn giấy, hóa đơn tự in) sang hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế. Thông báo này là bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế nắm bắt được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào? Có đúng theo quy định không? Bộ hồ sơ thông báo bao gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn.

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử DN cần phải thông báo phát hành hóa đơn.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành. Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt. Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới. Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”

2. Mẫu hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, bộ hồ sơ mẫu phát hành hóa đơn vẫn sử dụng các mẫu đăng ký đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tải các mẫu này từ các nguồn luật chính thống hoặc sử dụng ngay các mẫu trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn.

Trên phần mềm E-invoice của Công ty Thái Sơn có hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn khởi tạo hồ sơ được tối ưu ngay ở trang chủ phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện. Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: - Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

- Mẫu hồ sơ doanh nghiệp đăng ký sử dụng: Tùy vào từng doanh nghiệp mà mẫu này có những nét đặc trưng riêng về màu sắc, đường vườn, vị trí hiện logo, … Phần mềm E-invoice hỗ trợ người dùng thiết kế mẫu hóa đơn riêng cho mình mà không phát sinh thêm chi phí. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hướng dẫn miễn phí. HOTLINE 1900 4767. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế: