Kế toán doanh nghiệp phải hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng như thế nào cho hợp lý? Lựa chọn công thức hạch toán chi phí mua hàng. Ví dụ minh họa cụ thể.
CHI PHÍ MUA HÀNG – PHÂN LOẠI CHI PHÍ MUA HÀNG
Chi phí mua hàng là tất cả các chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa tính từ lúc mua cho đến khi hàng về đến doanh nghiệp.
Trong đó bao gồm: tiền bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, bảo quản từ nơi mua đến khi về đến doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh và các chi phí khác liên quan đến mua hàng tồn kho…
Chi phí mua hàng của doanh nghiệp được phân thành 2 loại: chi phí mua hàng hóa trong nước và mua hàng hóa nhập khẩu [nước ngoài].
Chi phí mua hàng hóa trong nước
Chi phí mua hàng hóa trong nước
Đối với những hàng hóa trong nước sẽ có thể phát sinh các loại chi phí như là: phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, tiền thuê kho bãi, phí thuê nhân viên mua hàng…
Doanh nghiệp cần chứng minh thỏa những điều kiện sau đây thì mới được ghi nhận là chi phí hợp lý, đó là:
- Hàng hóa mua về phải được phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
- Các chi phí khi mua hàng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định;
- Hóa đơn mua hàng hóa có giá trên 20.000.000 đồng phải thanh toán qua ngân hàng.
Chi phí mua hàng hóa nhập khẩu [nước ngoài]
Chi phí mua hàng hóa nhập khẩu
Đối với hàng hóa nhập khẩu thì ngoài các chi phí: vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi… thì có thêm các chi phí phát sinh khác như là: phí trước hải quan, phí, lệ phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường [nếu có].
Điều kiện để được ghi nhận là chi phí hợp lý đối với hàng hóa nhập khẩu giống như hàng hóa trong nước, ngoài ra còn cần có thêm: tờ khai hải quan, giấy nộp tiền.
HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG
HẠCH TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG
Khi có các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hóa của doanh nghiệp, thì kế toán phải thực hiện hạch toán các khoản chi phí đó khi hàng về đến công ty:
- Nợ TK 156, 152, 155, 211
- Nợ TK 133: Thuế GTGT [nếu có];
- Có TK 111, 112, 131
Ví dụ: Công ty Hữu Trí mua 6 cái máy tính của cửa hàng máy tính X với giá là 12 triệu đồng/máy [VAT 10%] chưa thanh toán. Phí vận chuyển và lắp ráp máy tính là 1,5 triệu đồng [VAT 10%], thanh toán bằng tiền mặt. Lúc này khi kế toán hạch toán chi phí mua hàng sẽ bao gồm:
Nợ TK 156: 6 x 12.000.000 + 1.500.000 = 73.500.000 đồng
Nợ TK 133: 73.500.000 x 10% = 7.350.000 đồng
Có TK 331: 73.500.000 + 7.350.000 = 80.850.000 đồng
PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG
Nếu như doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên và có các chi phí phát sinh liên quan [vận chuyển, bốc dỡ…] thì lúc này kế toán cần phải phân bổ chi phí theo hai trường hợp:
Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua của từng loại hàng hóa đó
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập kho
\=
Tổng chi phí thu mua hàng/ Tổng giá trị hàng mua
x
Giá trị từng mặt hàng
Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng của từng loại hàng hóa mua có độ chính xác cao, phù hợp với trường hợp các loại hàng hóa có chênh lệch cao về giá, tuy nhiên lại phức tạp trong tính toán khi số lượng nhập suất lớn.
Phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập kho = Tổng chi phí thu mua hàng/ Tổng số lượng hàng mua x Số lượng từng mặt hàng
Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho giúp việc tính toán dễ dàng nhưng kết quả cho ra chỉ mang tính chất tương đối vì chỉ phụ thuộc vào số lượng hàng nhập.
Ví dụ: Công ty Hữu Trí mua:
- Máy tính hiệu LG : 5 chiếc, giá trước thuế là 15.000.000 đồng [VAT 10%];
- Máy tính hiệu DELL: 5 chiếc, giá trước thuế là 10.000.000 đồng [VAT 10%];
- Chi phí vận chuyển đến tại công ty Hữu Trí: 1.500.000 chưa VAT [10%];
- Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Kế toán có thể tiến hành phân bổ chi phí mua hàng theo 2 phương pháp như sau:
Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua của từng loại hàng hóa đó
Chi phí vận chuyển máy tính hiệu LG:
[1.500.000 / 125.000.000] x 75.000.000 = 900.000 đồng;
Chi phí vận chuyển máy tính hiệu DELL:
1.500.000 – 900.000 = 600.000 đồng.
Hạch toán chi phí mua hàng gồm:
Nợ TK 156 – LG: 75.000.000 + 900.000 = 75.900.000 đồng;
Nợ TK 156 – DELL: 50.000.000 + 600.000 = 50.600.000 đồng;
Nợ TK 133: 12.500.000 + 150.000 = 12.650.000 đồng;
Có TK 112: 137.650.000 đồng.
Phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho
Chi phí vận chuyển máy tính hiệu LG: [1.500.000 / 10] x 5 = 750.000 đồng;
Chi phí vận chuyển máy tính hiệu DELL: 1.500.000 – 750.000 = 750.000 đồng.
Thông qua ví dụ, có thể dễ dàng nhận thấy rằng phương pháp phân bổ thứ 2 [theo số lượng] thường cho giá trị tính mang tính tương đối và không chính xác bằng phương pháp phân bổ thứ 1 [theo giá trị]. Tuy nhiên, có thể tùy thuộc theo đặc thù doanh nghiệp của bạn để tiến hành chọn phương thức phân bổ cho phù hợp nhất.