Công tác thu thập và xử lý thông tin

Thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động và cuộc sống của con người, để có thể có những thông tin cần thiết chúng ta cần tiến hành thu thập và xử lý thông tin một cách nhanh gọn và hợp lý nhất. Bài viết dưới đây của ACC về Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin hi vọng đem đến nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.

Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin

I. Khái niệm thu thập và xử lý thông tin 

Thông tin là một bộ phận quan trọng trong công tác quản lý hành chính. Cụm từ thông tin được bắt nguồn gốc La-tinh, có nghĩa tiếng anh là Information, ngoài có nghĩa là thông tin thì Information có có thể được dịch ra với cá nghĩa như diễn giải, thông báo, lý giải… Còn trong cuộc sống hàng ngày thì thông tin được hiểu đơn giản là những sự kiện diễn ra trong cuộc sống hàng ngày. Từ “thông tin” mang ý nghĩa rất rộng, với mỗi chuyên ngành thì cụm từ này được hiểu với nhiều ý nghĩa khác nhau.

Đối với các công chức, viên chức hoạt đông trong lĩnh vực hành chính nhà nước hoặc nhân viên văn phòng làm việc trong lĩnh vực hành chính trong doanh nghiệp thì thu thập thông tin được hiểu là hoạt động tìm kiếm và thu thập các sự kiện, công việc, hoạt động liên quan đến công việc đang cần giải quyết nhằm mang lại hiểu biết và để giải quyết công việc một cách nhành chóng và hiệu quả.

Những thông tin thu thập được đều có thể liên quan đến công việc đang cần giải quyết nhưng không phải thông tin nào cũng được sử dụng mà phải thông qua chọn lọc xem những thông tin nào phù hợp nhất bằng cách phân tích, phân loại, lựa chọn thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích của công việc, nhiệm vụ được giao. Đây được gọi là xử lý thông tin. Xử lý thông tin giúp cho công chức, viên chức có thể lựa chọn được những thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, khách quan, chính xác, đồng bộ để giải quyết xông việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

1. Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin: 

Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết. Như vậy việc làm sao để xác định đúng nhu cầu bảo đảm thông tin cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày. Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ các câu hỏi:

Vấn đề đang giải quyết cần có những thông tin nào? Thông tin hiện có còn thiếu những nội dung gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý vấn đề?

Nhu cầu đảm bảo thông tin là nhu cầu chung của tất cả mọi người chứ không của riêng ai, theo đó để xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của tổ chức. Để xác định được các loại thông tin nào là thông tin cần thiết cho công việc có thể đã được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của cơ quan, đơn vị.

Như vậy nên chúng ta hiểu rằng việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức dựa trên các hoạt động này có thể sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã có. Bên cạnh đó thì vấn đề xác định nhu cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức cũng là một nội dung rất quan trọng để đảm bảo nhiều yếu tố.

– Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

+ Đầu tiên đó chính là nguyên tắc liên hệ ngược nguyên tắc này được tiến hành để xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải quyết cần phải được tiếp cận đa chiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến vấn đề, không phải là thông tin giản đơn, một chiều.

+ Thứ hai đó là nguyên tắc đa dạng tương xứng nguyên tắc này được tiến hành để xác định nhu cầu thông tin gắn với bản chất của vấn đề đang xử lý và có một vấn đề phức tạp không thể giải quyết bằng các thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề.

+ Thứ ba, nguyên tắc về sự phân cấp bảo đảm thông tin cụ thể thì đây là một nguyên tắc liên quan tới nhu cầu thông tin ở mỗi cấp đối với mỗi vấn đề hoặc cùng một vấn đề có sự khác nhau và từ đó việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, công việc được phân giao giải quyết. Như vậy theo như trên thì để có thể xác định đúng nhu cầu thông tin đối với cấp độ của chủ thể sử dụng thông tin có ý nghĩa rất lớn đó là giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập những thông tin ngoài lề, không liên quan trực tiếp đến vị trí, công việc cần giải quyết.

2. Xác định các kênh và nguồn thông tin:

Căn cứ dựa trên các kĩ năng thu thập và xử lý thông tin chúng ta có thể hiểu ở đây có các cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh và nguồn thu thập thông tin là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin. Theo nội dung này thì chủ thể tiên hành các hoạt động như thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin sẽ thu thập từ nguồn nào.

– Phương pháp thu thập thông tin được kiểm soát và rõ ràng đối với chủ thể thu thập

– Giải đáp được những vấn đề thông tin thứ cấp không làm được

– Việc thu thập không tốn kém, thường có được từ các xuât bản phẩm

– Có thể thu thập nhanh chóng

– Thông tin thứ cấp đa dạng, có thể so sánh thông tin và quan điểm về cùng một vấn đề

Nhược điểm

– Đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí lớn

– Có thể có những loại thông tin như thống kê không thu thập được

– Cách tiếp cận có tính chất hạn chế. Có những loại không thể thu thập được loại thông tin sơ cấp này.

– Là thông tin phong phú, đa dạng.

– Đáp ứng kịp thời cho quá trình thu thập và xử lý thông tin.

– Chi phí tương đối rẻ.

– Là thông tin có sẵn nên chỉ đúng một phần hoặc không đúng so với thời điểm hiện tại

3. Yêu cầu với thông tin thu thập

+ Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng.

+ Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất của đối tượng, được cung cấp bởi những chủ thể đáng tin cậy, đã được kiểm chứng hoặc có cơ sở để tiến hành kiểm chứng.

+ Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh được các mặt, các phương diện của đối tượng, giúp nhận diện đúng vấn đề.

+ Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh đối tượng ở thời điểm hiện tại, không phải là những thông tin cũ, thông tin đã lạc hậu.

+ Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải phản ánh được đúng về đối tượng, sự vật, sự việc liên quan.

+ Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin có thể dễ dàng sử dụng, phục vụ cho yêu cầu công việc.

+ Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong một số trường hợp thông tin thu thập được phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng trong phạm vi quy định ví dụ như các thông tin về bí quyết công nghệ, các thông tin chưa được phép công bố trên diện rộng, các thông tin theo quy định là bí mật nhà nước.

III. Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin

Ban thanh tra nhân dân có quyền hạn nhiệm vụ tiếp nhận kiến nghị, phản ánh của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến phạm vi giám sát của Ban thanh tra nhân dân. Do đó khi có đơn khiếu nại gửi đến Ban Thanh tra nhân dân cần thu thập thông tin, từ đó xử lý xem thông tin đó có đúng sự thật, đúng người đúng việc hay không và đưa ra các bước xử lý tiếp theo.

Cảnh sát nhận được tin trình báo sẽ có vụ buôn ma túy lớn diễn ra vào ngày tháng cụ thể từ nhiều nguồn tin khác nhau thì cần thu thập thông tin ấy đến từ ai, có chính xác hay không và từ đó xử lý nguồn tin đó để đưa ra hướng xử lý giải quyết vấn đề.

Trên đây là bài viết mà chúng tôi cung cấp đến Quý bạn đọc về Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hay quan tâm đến Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn.