Đã bao giờ Bạn từng có ý định sử dụng dữ liệu trên file word copy sang excel để tính toán chưa ? Thường thì Bạn hay gặp hiện tượng không
thể tính toán được trên các con số mà Bạn copy từ word sang excel. Tại sao vậy ? Câu hỏi này Mình đã mầy mò tìm kiếm trên mạng và đã có câu trả lời. Và đây cũng là 1 người Bạn nhờ Mình giúp làm sao có thể tính toán trên nó được. Nhân đây post lên diễn đàn để ai cũng gặp trường hợp này tham khảo thêm. Ví dụ Bạn có file word như thế này:
copy sang excel trông thế này:
Tại sao khi viết hàm =SUM[E33:E37] trong hình thì cho kết quả bằng 0 ?
Lý do không tính được là do các ô E33:E37 không phải là định dạng số mà nó là định dạng text nên không thể tính toán trên nó được. Thường thì trong excel nó sẽ cho dấu hiệu rằng ô dữ liệu chữ số này được lưu dữ dưới dạng text. Và có góc màu xanh như hình dưới:
Vậy việc chúng ta cần làm ở đây là chuyển nó về định dạng number[số] để tính toán. Cách làm như sau , các Bạn click vào 1 ô trống bất kỳ trong bảng tính [ô không chứa dữ liệu] rồi vào edit>copy
rồi bôi đen các ô muốn chuyển thành số để tính toán này [các ô có góc màu xanh] rồi chọn edit>paste special…
Hộp thoại paste special hiện lên Bạn đánh dấu chọn vào ô Add trong nhóm Operation như hình dưới rồi click ok là được
Và nhìn lại kết quả xem có đúng không nào ? Thật đơn giản phải không ? Thế mà Mình phải mất cả buổi tối mới hiểu ra là tại sao đấy.
Còn đây là bài viết hướng dẫn chuyển từ text sang number Mình search được trên mạng. Híc, nếu hiểu ra trước nguyên nhân thì đâu phải mất gần cả buổi tối cơ chứ. Không ngờ nó lại đơn giản như vậy. Híc híc…
Chuyển đổi số từ dạng văn bản sang số thực Các giá trị số [number] trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản [text] thì canh lế trái. Tuy vậy đôi khi trong quá trình định dạng, các kiểu dữ liệu này có thể vô tình bị thay đổi khi bạn định dạng một dãy ô gần nó, ví dụ ở trường hợp bảng tính dưới đây:
Để tách dữ liệu số ra bạn có thể sử dụng hàm LEFT và FIND, ví dụ trường hợp này bạn nhập lệnh sau vào ô C1:=LEFT[A1,FIND[” “,A1]-1]+0
Word và Excel là hai phần mềm quen thuộc với dân văn phòng. Có thể trong quá trình làm việc bạn sẽ muốn tìm cách chuyển file Word sang Excel để thực hiện tính toán dễ dàng hơn. Hôm nay, Gitiho sẽ giới thiệu tới bạn đọc 3 cách copy từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng trong bài viết dưới đây.
XEM NHANH BÀI VIẾT
3 cách copy từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng
Microsoft Office cho phép bạn chuyển dữ liệu linh hoạt giữa Word và Excel và ngược lại, giúp bạn thao tác dễ dàng hơn phục vụ cho công việc của mình. Chẳng bạn có thể chuyển dữ liệu từ bảng tính Excel sang Word và sử dụng Word để viết một báo cáo viết về kết quả học tập của lớp dựa trên bảng dữ liệu của Excel.
Hoặc ngược lại, bạn có một báo cáo về doanh thu bán hàng đã viết sẵn trong Word, bạn có thể chuyển Word sang Excel để tiện lợi trong việc phân tích, tính toán, và tạo biểu đồ, giúp bạn hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh.
Đổi file Word sang Excel bằng Plain Text và Import
Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn chuyển sang file Excel lên. Sau đó các bạn vào thẻ File => chọn mục Save As. Thao tác này có thể được thực hiện nhanh hơn bằng cách bấm phím F12 các bạn nhé.
Bước 2: Sau đó các bạn bấm vào mục Browse để chọn vị trí lưu cho file.
Bước 3: Trong cửa sổ Save As, sau khi chọn vị trí lưu file thì các bạn chỉnh định dạng lưu ở mục Save as type thành Plain Text.
Bước 4: Lúc này các bạn sẽ thầy hộp thoại File Conversion hiện lên trên giao diện Word. Các bạn bấm vào tùy chọn Other encoding và chọn mục Unicode[UTF-8]. Sau đó bấm vào OK để lưu file dưới dạng Plain Text.
Bước 5: Mở một file Excel mới lên. Sau đó các bạn vào thẻ Data rồi chọn From Text/CSV.
Xem thêm: Cách mở file CSV bằng Excel đơn giản và nhanh chóng
Bước 6: Khi thấy cửa sổ Import Text File thì các bạn tìm đến vị trí đã lưu file Word dưới dạng Plain Text ở bước 4. Sau đó các bạn chọn vào file rồi bấm vào Import.
Bước 7: Trong hộp thoại hiện lên sau đó, các bạn kích chọn vào Delimited rồi bấm Next.
Ở trang tiếp theo của hộp thoại này các bạn chọn Tab rồi bấm Next:
Ở trang tiếp theo nữa thì các bạn chọn vào General. Cuối cùng bấm vào Finish là được:
Chú ý: Nếu dữ liệu trong file Word của bạn là bảng tính thì các bạn đánh dấu tích vào mục My data has headers.
Bước 8: Sau đó các bạn sẽ thấy bảng chọn Import Data hiện lên, các bạn chọn vào mục Existing worksheet để đưa dữ liệu vào trang tính hiện tại hoặc New worksheet để đưa dữ liệu vào trang tính mới.
Sau đó các bạn bấm OK là dữ liệu trong file Word đã được đưa vào file Excel thành công.
Xem thêm: 5 cách chuyển PDF sang Excel nhanh chóng hoàn toàn miễn phí
Cách chuyển file Word sang Excel bằng Paste Special
Bước 1: Mở file Word mà các bạn muốn chuyển sang file Excel lên rồi bôi đen vùng nội dung cần chuyển.
Bước 2: Các bạn nhấp chuột phải rồi chọn Copy hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + C để sao chép nội dung.
Bước 3: Mở một file Excel trống lên rồi bấm chuột phải chọn Paste Special…
Bước 4: Khi thấy hộp thoại Paste Special hiện lên thì các bạn chọn vào HTML rồi bấm OK.
Sau đó bạn có thể thấy dữ liệu từ Word đã được đưa vào Excel mà không thay đổi định dạng.
Cách copy từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng này thích hợp khi bạn chỉ muốn copy một phần của dữ liệu Word sang Excel. Nếu dữ liệu của bạn dài mà bạn muốn chuyển toàn bộ file Word thành Excel thì bạn nên chọn 2 cách còn lại nhé.
Xem thêm: Cách thay đổi CSV sang Excel: Cách điền tệp tin CSV vào bảng tính Excel
Chuyển đổi Word sang Excel bằng công cụ trực tuyến
Hiện nay có rất nhiều công cụ đổi định dạng file trực tuyến có thể giúp bạn chuyển từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng cực nhanh. Ở đây chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển đổi bằng website Small PDF - công cụ chuyển đổi định dạng file linh hoạt và miễn phí.
- Trước hết các bạn truy cập website này tại địa chỉ sau: Smallpdf.com.
- Tiếp theo các bạn bấm vào nút “Chọn các tệp” rồi tìm đến vị trí lưu file Word đang cần chuyển đổi trong thư mục máy tính của mình.
Tải tệp muốn chuyển định dạng lên Smallpdf
Các bạn chờ một lát để file được tải lên và website sẽ tự động chuyển đổi định dạng file. Tài liệu Word của bạn đang được chuyển từ Word sang dạng PDF trước. Bước này sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu bạn chuyển đổi một file có dung lượng nặng.
- Sau khi website chuyển đổi xong thì các bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục “Xuất dưới dạng” rồi chọn định dạng là Excel [.xlsx].
Chọn định dạng muốn chuyển sang là Excel
Tiếp theo, website sẽ chuyển đến giao diện như trong hình ảnh dưới đây:
- Tại đây các bạn chọn vào “Chuyển sang Excel” rồi bấm nút “Chọn tùy chọn”. Sau đó website sẽ tự chuyển đổi tiếp một lần nữa từ file PDF sang Excel.
- Các bạn đợi một lát rồi tải file Excel đã chuyển đổi xong về để sử dụng nhé;
Tải file Excel đã được chuyển xuống máy tính
Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển Excel sang ảnh chỉ trong một nốt nhạc
Kết luận
Hy vọng với 3 cách copy từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng mà chúng mình hướng dẫn thì các bạn có thể xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để học thêm các thủ thuật Excel mới hàng tuần, các bạn hãy thường xuyên theo dõi những bài viết mới của Gitiho nhé.
Nếu các bạn muốn học kiến thức Excel từ A - Z, có sự hướng dẫn và hỗ trợ tận tình của chuyên gia tin học văn phòng hàng đầu thì hãy đăng ký khóa học:
Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ
Chương trình học được sắp xếp đi từ cơ bản đến nâng cao, lý thuyết song song với thực hành giúp người học có thể dễ dàng áp dụng kiến thức vào công việc thực tế. Tất cả các thắc mắc của học viên về bài học và những khó khăn được gặp phải trong lúc thực hành đều được giảng viên giải đáp chi tiết một cách nhanh chóng, kịp thời. Khóa học có giá trị sử dụng trọn đời nên bạn có thể học mọi lúc mọi nơi. Chúc các bạn thành công!
Làm sao để copy bảng từ Word sang Excel?
Sao chép một bảng Word vào Excel.
Trong tài liệu Word, chọn hàng và cột của bảng mà bạn muốn sao chép vào trang tính Excel. ... .
Để sao chép vùng chọn, nhấn CTRL+C..
Trong trang tính Excel, chọn góc trên bên trái của vùng trang tính nơi bạn muốn dán bảng Word. ... .
Nhấn CRL+V..
Để điều chỉnh định dạng, bấm vào Tùy chọn Dán..
Làm sao để copy từ Excel sang Word?
Bước 1: Chọn dữ liệu trên Excel mà bạn muốn copy sang Word > Nhấn chuột phải > Chọn Copy [Hoặc nhấn Ctrl + C]. Bước 2: Mở file Word mà bạn muốn chuyển dữ liệu > Chọn Thẻ Home > Chọn mục Paste > Chọn Paste Special. Bước 3: Cửa sổ Paste Special hiện ra > Chọn Paste > Chọn Microsoft Excel Worksheet Object > Nhấn OK.
Làm sao để tạo bảng trong Excel?
Tạo bảng bằng Insert Table trong Excel. Trước hết bạn cần chọn bảng dữ liệu đã có. - Chọn tab Insert => Chọn thẻ Table hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl + T / Ctrl + L. - Xuất hiện hộp thoại Create Table => Bạn nhập thủ công hoặc dùng chuột để chọn và khoanh vùng dữ liệu bạn muốn tạo bảng => Chọn OK.
Làm thế nào để chuyển file PDF sang Excel?
Bước 1: Mở phần mềm Excel trên màn hình máy tính lên > chọn vào mục Data. Bước 2: Nhấn vào Get Data > chọn From File \> chọn From PDF. Bước 3: Chọn file PDF cần chuyển đổi sang Excel \> nhấn chọn Import. Bước 4: Nhấn vào Select multiple items để chuyển đổi tất cả dữ liệu trong thư mục > nhấn vào Load để hoàn tất.