1. Các cấu thành của hoạt động quản lý theo Fayol
Ông Fayol khái quát hoạt động quản lý bao gồm kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra.
Ông cho rằng đó là 5 yếu tố hoặc 5 chức năng cấu thành của quản lý.
Theo đó:
- Về kế hoạch, Fayol cho rằng công tác quản lý phải mang tính dự kiến. Nếu nói rằng tính dự kiến không phải là toàn bộ của quản lý thì ít nhất nó phải là bộ phận cơ bản của quản lý. Do đó, đối với mỗi xí nghiệp, việc vạch ra kế hoạch hành động là công tác quan trọng nhất.
Fayol nói: “Vạch kế hoậch tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động”. Cụ thể là, cãn cứ vào các điều kiện về thiết bị, nguyên vật liệu, tiền vốn, nhân viên, năng lực sản xuất, khả năng tiêu thụ hàng hóa, các mối quan hệ, tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ kinh doanh, xu thế phát triển tương lai của các điều kiện kinh doanh để xác định mục tiêu mà xí nghiệp cần đạt được trong một thời kỳ nhất định và con đường, bước đi, biện pháp, phương pháp... cần tuân theo khi hành động nhằm thực hiện mục tiêu của xí nghiệp.
Kế hoạch tổng thể của một xí nghiệp lớn là do nhiều kế hoạch mang tính chất khác nhau hợp thành. Trong đó có kế hoạch tháng, tuần, ngày, năm, kế hoạch dài hạn 10 năm và kế hoạch đặc biệt của chu kỳ trên 10 năm, kế hoạch hoạt động kinh doanh lâm thời. Fayol cho rằng không những xí nghiệp phải có kế hoạch mà công việc quản lý của Nhà nước cũng phải có kế hoạch. Thê'nhưng, lúc đó Chính phủ Pháp rất ít xây dựng kế hoạch hàng nãm một cách kịp thời. Do vậy, ông nói: “Dân tộc Pháp có tài dự kiến nhưng Chính phủ Pháp lại không như thế”. Ông cho rằng điều đó chủ yếu là do Chính phủ không ổn định, khiến cho các vị bộ trưởng luôn luôn thay đổi, khó lòng có được kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, năng lực và những người lãnh đạo ấy thiếu ý thức trách nhiệm, làm việc theo kiểu được ngày nào hay ngày ấy. 0 đây, tư tưởng quản lý của Fayol đã có sự cống hiến đặc biệt đối với chủ trương lập kế hoạch dài hạn và kế hoạch Nhà nước.
- Về tổ chức là gồm có hình thức bên ngoài của tổ chức xí nghiệp và nhân tố bên trong của tổ chức xí nghiệp chúng ta sẽ cùng nhau nghiên cứu phần dưới.
- Về chỉ huy, sau khi thiết lập cơ cấu tổ chức của xí nghiệp, trọng điểm của quản lý là ở chỗ phát huy tác dụng của chức nàng chỉ huy. Nhiệm vụ của chỉ huy là làm cho tất cả thành viên của tổ chức xí nghiệp đều có thể thực hiện chức trách của từng người, cống hiến tốt nhất trên cương vị từng người, do đó mà khiến cho toàn bộ tổ chức vận hành một cách hữu hiệu để đạt được mục tiêu của xí nghiệp.
Chỉ huy là một môn nghệ thuật. Fayol ví tổ chức như một nhạc cụ và người lãnh đạo như một nghệ sĩ biểu diễn. Ông nói: “Một nhạc cụ tốt nhất không thể tách rời nghệ sĩ sử dụng nó”. Nghệ thuật chỉ huy của người lãnh đạo là do một số tố chất của cá nhân và những hiểu biết của họ về những yêu cầu chung của quản lý quyết định.
- Về kiểm tra có nghĩa là nắm vững tình hình tiến triển của công việc, kiểm tra sự phù hợp của nó so với kế hoạch đã hoạch định, nhũng chỉ thị đã phát ra, những nguyên tắc đã quy định. Mục đích của nó là phát hiện những khiếm khuyết trong còng việc, áp dụng biện pháp điều chỉnh cần thiết, sửa chữa khuyết điểm để bảo đảm việc thực hiện thuận lợi mục tiêu đã đề ra. Việc kiểm tra được thực hiện đối với tất cả các mặt công tác, tất cả nhân viên công tác các cấp của xí nghiệp bằng nhỉều phương thức khác nhau.
Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 2 yếu tố [chức năng] là một trong 5 cấu thành của quản lý, đó là phối hợp và kiểm tra.
2. Yếu tố phối hợp theo Fayol
Ông Fayol nói: “Phối hợp tức là kết nối, liên hợp, điều hòa tất cả các hoạt động và lực lượng”.
Hoạt động sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp là một thể thống nhất. Để đảm bảo cho kinh doanh của xí nghiệp có thể tiến hành thuận lợi, thành công thì phải làm cho các hoạt động của xí nghiệp hài hòa với nhau, phối hợp mật thiết, hòa thuận, nhất trí.
Ông Fayol đã vạch rõ, trong một xí nghiệp phối hợp rất tốt với nhau, người ta có thể nhận thấy công việc của các bộ phận được thực hiện một cách nhịp nhàng, nhất trí: bộ phận cung cấp nguyên vật liệu hiểu rõ vào lúc nào thì phải cung cấp cái gì; bộ phận sản xuất hiểu rõ mục tiêu của họ là gì; bộ phận sửa chữa giữ gìn cho thiết bị và toàn bộ công cụ luôn luôn ở tình trạng tốt; bộ phận tài vụ lo việc cung cấp vốn; bộ phận bảo vệ lo việc bảo vệ tài sản và nhân viên; các nhóm, các đơn vị trực thuộc của các bộ phận đều hiểu rõ những việc mà họ đảm nhiệm và sự giúp đỡ lẫn nhau mà họ phải thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ chung. Việc sắp xếp kế hoạch trong các bộ phận và đơn vị trực thuộc phải tùy theo sự thay đổi của tình hình để điều chỉnh một cách thích hợp.
3. Minh chứng cho phương pháp hữu hiệu để bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng trong xí nghiệp
Theo ông Fayol cho rằng, một trong các phương pháp hữu hiệu để bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc xí nghiệp là triệu tập các cuộc họp hàng tuần của những người lãnh đạo các bộ phận.
Trong cuộc họp này, những người lãnh đạo các bộ phận lần lượt giới thiệu tình hình công việc trong bộ phận mình, nêu lên những vấn đề tồn tại, những yêu cầu, nhiệm vụ của tuần sau, xác định quan hệ hiệp tác giữa các bộ phận, giải quyết những vấn đề mà mọi người cùng quan tâm, làm cho các bộ phận có được nhận thức thống nhất, thông cảm lẫn nhau, nhằm bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng, nhất trí trong công việc.
Một phương pháp khác để bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc của xí nghiệp là bố trí nhân viên liên lạc cần thiết để thường xuyên tìm hiểu tình hình, phát hiện vấn đề. Tuy nhiên, nhân viên liên lạc nói chung nên thuộc bộ phận tham mưu và họ chỉ là tham mưu. Họ có thể thúc đẩy quan hệ phối hợp giữa các bộ phận, nhưng không thể thay thế người lãnh đạo gánh vác trách nhiệm trực tiếp.
4. Yếu tố kiểm tra theo Fayol
Kiểm tra được hiểu là hoạt động thường xuyên của từng cơ quan Nhà nước, tổ chức chính tri - xã hội, tổ chức kinh tế… nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của chính mình. Qua kiểm tra nhằm đánh giá đúng mực việc làm của mình, từ đó đề ra chủ trương, biện pháp, phương hướng hoạt động tiếp theo một cách hợp lý hơn.
Kiểm tra có nghĩa là nắm vững tình hình tiến triển của công việc, kiểm tra sự phù hợp của nó so với kế hoạch đã hoạch định, những chỉ thị đã phát ra, những nguyên tắc đã quy định. Mục đích của nó là phát hiện những khiếm khuyết trong công việc, áp dụng biện pháp điều chỉnh cần thiết, sửa chữa khuyết điểm để bảo đảm việc thực hiện thuận lợi mục tiêu đã đề ra.
Việc kiểm tra được thực hiện đối với tất cả các mặt công tác, tất cả nhân viên công tác các cấp của xí nghiệp bằng nhỉều phương thức khác nhau.
Để công việc kiểm tra có thê thực hiện một cách hữu hiệu, Fayol vạch rõ:
Một là, công việc kiểm tra phải được tiến hành kịp thời trong thời hạn nhất định. Nếu không như vậy thì dù phát hiện được vấn đề, có được kết luận rất đúhg, nhưng thời gian đã quá muộn nên không có tác dụng.
Hai là, phải coi trọng những kết luận kiểm tra phù hợp với thực tế, tiến hành việc thưởng, phạt đối với nhân viên hữu quan. Nếu không làm như vậy thì sẽ không đạt được mục tiêu kiểm tra.
Ba là, trong quá trình kiểm tra, phải chú ý duy trì nguyên tắc chỉ huy thống nhất. Điều đó có nghĩa là, nhân viên kiểm tra không được làm những việc vượt quá quyền hạn của mình, không được can thiệp trực tiếp vào công việc của các bộ phận. Nếu không, sẽ dẫn đến hậu quả của sự lãnh đạo song trùng, khiến cho công việc rối loạn.
Bốn là, phải thiết lập hệ thống kiểm tra hữu hiệu. Trước hết là phải thiết lập đội ngũ giám sát, kiểm tra chuyên trách và lựa chọn những người có năng lực công tác, chí công vô tư đảm nhiệm. Nhân viên công tác các cấp đều phải coi trọng công việc kiểm tra. Tốt nhất là đối với công việc gì cũng có thể giải đáp được vấn đề “kiểm tra như thế nào?”.
Đương nhiên, có rất nhiều phương thức kiểm tra. Giống như các yếu tô khác của quản lý - kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp - việc thực hiện công tác kiểm tra cũng đòi hỏi tinh thần chuyên tâm, bền bí và trình độ nghệ thuật cao.
5. Kết thúc vấn đề
Như vậy, năm yếu tố [hoặc 5 chức năng] của quản lý nói chung và hai chức năng trên nói riêng, chúng có quan hệ mật thiết với nhau, hình thành một quá trình quản lý hoàn chính.
Đầu tiên là thông qua việc dự đoán tình hình, xác lập mục tiêu quản lý, hoạch định kế hoạch hành động. Sau đó sẽ bắt đầu quá trình thực hiện kế hoạch, phát huy vai trò tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra của quá trình quản lý.
Thông qua vai trò của chức năng tổ chức, thiết lập hệ thống tổ chức. Thông qua vai trò của chức nãng chỉ huy, khởi động hệ thống đó và bảo đảm cho nó vận hành thuận lợi. Thông qua vai trò của chức năng phôi hợp, bảo đảm cho giữa các hoạt động của tổ chức thiết lập được mối liên hệ hợp lý để phục vụ một yêu cầu thống nhất. Thông qua vai trò của chức năng kiểm tra, bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức trước sau như một, vận hành trên một quỹ đạo định trước để đạt được mục tiêu dự kiến. Trong toàn bộ quá trình quản lý nói trên, kế hoạch là điểm xuất phát của hoạt động quản lý, đồng thời là căn cứ của các hoạt động thuộc các chức năng quản lý khác. Tổ chức là chỗ dựa để các chức nâng quản lý khác phát huy tác dụng. Chỉ huy, phối hợp và kiểm tra là điều kiện cần thiết để bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức tiến hành bình thường nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Bất kỳ một chức năng nào trong 5 chức năng quản lý kể trên đều không thể tách rời các chức năng khác để tồn tại một cách cô lập mà chi có thể tồn tại trong mối liên hệ với các chức năng quản*lý khác và là một mắt xích trong toàn bộ quá trình quản lý thống nhất. Đồng thời, khi mục tiêu của một kế hoạch hành động được thực hiện thì mục tiêu quản lý mới sẽ được bắt đầu xác lập và hình thành một quá trình quản lý mới. Do đó có thể thấy, quản lý là một quá trình tuần hoàn, không ngừng lặp đi lặp lại, trong đó, các chức năng quản lý đan chen lẫn nhau, phát huy tác dụng, lấy kếhoạch làm trung tâm. Vì vậy, người ta còn gọi lý luận quản lý của Fayol là lý luận về quá trình quản lý hay lý luận về sự tuần hoàn của quản lý.
Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật Minh Khuê [Sưu tầm và Biên soạn]