Chỉnh khoảng cách chữ trong word là thao tác rất cần thiết để bạn tạo nên được những tài liệu chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Nếu bạn đang có nhu cầu soạn bài kiểm tra có đáp án trắc nghiệm và muốn học cách chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word để bài kiểm tra dễ đọc và dễ xem, vậy thì đừng bỏ qua nội dung bài viết sau nhé. Trong nội dung bài viết hôm nay, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách làm giãn chữ trong word trên mọi phiên bản word, cùng khám phá nhé.
1. Tại sao cần chỉnh khoảng cách chữ trong word?
Trước khi hoàn thiện văn bản bạn tuyệt đối không thể bỏ qua bước căn chỉnh 2 bên lề văn bản. Hoạt động này giúp cho văn bản của bạn trông gọn gàng, bắt mắt. Tuy nhiên, đôi khi bạn lại gặp tình trạng khoảng cách giữa các chữ không đồng đều. Thậm chí có những đoạn, khi khoảng cách chữ quá rộng hoặc quá hẹp còn khiến cho văn bản lộn xộn, mất cân đối. Thực hiện cách chỉnh khoảng cách chữ trong word sẽ giúp tăng thêm vẻ đẹp thẩm mỹ và tăng sự chuyên nghiệp của văn bản. Từ đó, văn bản dễ gây ấn tượng và tạo thiện cảm với người đọc, người xem.
Cách điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word
2. Cách chỉnh khoảng cách chữ trong word cho từng phiên bản
Mỗi một phiên bản word sẽ có một cách chỉnh độ giãn chữ trong word khác nhau. Sau đây là hướng dẫn cách chỉnh khoảng cách chữ cụ thể trên từng phiên bản cho bạn tham khảo.
2.1. Phiên bản Word 365, 2019, 2016, 2013
- Bước 1: Chọn văn bản Word cần chỉnh sửa -> trong mục Home, nhấn vào mũi tên góc bên phải trong nhóm Font.
Mũi tên góc trái
- Bước 2: Trong Advanced -> chọn Spacing.
Trong Advanced chọn Spacing
Lưu ý: Nếu bạn muốn tăng khoảng cách chữ -> chọn Expanded
Nếu bạn muốn giảm khoảng cách chữ -> chọn Condensed.
Nếu bạn muốn căn chỉnh khoảng cách mặc định của Word -> chọn Normal.
- Bước 3: Chọn tăng khoảng cách chữ bằng cách nhân chọn Expanded -> nhập số kích thước tại ô By -> Nhấn Ok.
Thao tác điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ
- Bước 4: Kết quả như sau.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word
\>> Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Word được sử dụng thường xuyên
2.2. Phiên bản Word 2010, 2007
Cách thu gọn chữ trong word thực hiện trên phiên bản word 2010, 2007 theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách chữ trong Word -> trong Home, nhấn vào mũi tên góc bên phải.
Nhấn biểu tượng mũi tên
- Bước 2: Trong tab Advanced -> chọn Spacing
Chọn Spacing trong tab Advanced
- Bước 3: Tăng khoảng cách chữ bằng cách nhấn vào Expanded -> Nhập kích thước vào ô By -> nhấn OK.
Thap tác điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ
- Bước 4: Kết quả như sau.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word
2.3. Phiên bản Word 2003
- Bước 1: Chọn văn bản cần chỉnh sửa -> chọn Format -> Nhấn chọn Font
- Bước 2: Trong tab Advanced -> chọn Spacing.
Chọn kiểu khoảng cách
- Bước 3: Tăng khoảng cách chữ bằng cách nhấn vào Expanded -> Nhập kích thước vào ô By -> nhấn OK.
Thao tác điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word
- Bước 4: Kết quả như sau
Điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong word
3. Cách chỉnh độ giãn chữ trong word giữa các đáp án A, B, C, D
Khi bạn soạn thảo đề thi trắc nghiệm, cách căn chỉnh khoảng cách chữ trong word sau đây sẽ giúp bạn tạo khoảng cách trong word đồng đều giữa các đáp án A-B-C-D. Bạn hãy thực hiện theo trình tự các bước hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Bạn hãy bôi đen toàn bộ file word soạn thảo đề thi trắc nghiệm bằng tổ hợp phím tắt Ctrl+A. Sau đó bạn hãy sử dụng bộ phím tắt Ctrl + H để tiến hành mở hộp thoại Find and Replace.
Thao tác mở hộp thoại Find and Replace
- Bước 2: Trong Find What, bạn nhập “[A.*][B.*][C.*][D.*]”.
Trong mục Replace With -> nhập chuỗi ký tự như sau “\1^t\2^t\3^t\4”.
Nhập chuỗi ký tự
- Bước 3: Ở mục Search Options bạn tích chọn vào Use Wildcards -> nhấn chọn Replace All.
Tích chọn vào Use Wildcards
- Bước 4: Khi hộp thoại xác nhận hiển thị, bạn hãy bấm OK để kết thúc quá trình và nhận hiển thị kết quả mới.
Chọn OK
- Bước 5: Kết quả như sau:
Kết quả như hình
4. Một số định dạng khác trong word
Trong ứng dụng Microsoft Word còn có một số cách căn chỉnh chữ trong word khác như: căn chỉnh khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, căn lề hoặc phóng to thu nhỏ văn bản. Cụ thể như sau:
4.1. Cách chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong văn bản
Việc căn chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong word sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên word. Giúp văn bản dễ đọc và tạo cảm giác tiện lợi hơn cho người xem. Chi tiết cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn hãy bôi đen đoạn văn bản hoặc toàn bộ văn bản cần căn chỉnh.
Bôi đen văn bản muốn chỉnh
- Bước 2: Bạn hãy nhấn chuột phải vào đoạn văn bản vừa chọn. Khi bảng tùy chỉnh hiển thị, bạn hãy chọn Paragraph… [Ở cuối hộp thoại].
Chọn Paragraph…
- Bước 3: Sau khi hộp thoại Paragraph hiển thị, bạn hãy chọn tab Indents and Spacing. Tiếp theo, bạn hãy đến mục Line spacing để thay đổi khoảng cách giữa các dòng theo các gợi ý tùy chọn dưới đây:
+ Single: Khoảng cách giữa các dòng bình thường.
+ 1.5 lines: Khoảng cách giữa các dòng bằng 1.5 dòng bình thường.
+ Double: Khoảng cách giữa các dòng gấp đôi khoảng cách dòng bình thường.
+ At least: Khoảng cách giữa các dòng là ngắn nhất.
+ Exactly: Khoảng cách giữa các dòng là chính xác nhất
+ Multiple: Khoảng cách giữa các dòng bằng gấp nhiều lần so với khoảng cách dòng bình thường trên word.
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng
Mách nhỏ: Thông thường khoảng cách giữa các dòng thường được ưu tiên sử dụng nhất là 1,5 lines.
4.2. Cách chỉnh khoảng cách giữa các đoạn trong văn bản
Đối với những văn bản gồm nhiều đoạn cần căn chỉnh để tạo hiệu ứng thoáng rộng, dễ nhìn. Hoặc tạo giãn cách giữa các đoạn vừa phải để tiết kiệm dữ liệu. Chi tiết các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn hãy bôi đen đoạn văn bản hoặc toàn bộ văn bản cần căn chỉnh.
- Bước 2: Bạn hãy nhấn chuột phải vào đoạn văn bản vừa chọn. Khi bảng tùy chỉnh hiển thị, bạn hãy chọn Paragraph… [Ở cuối hộp thoại]. Hoặc bạn có thể vào tab Home trên thanh công cụ, sau đó nhấn chọn vào mũi tên bên dưới mục Paragraph.
- Bước 3: Khi hộp thoại Paragraph hiển thị, bạn hãy chọn tab Indents and spacing. Sau đó bạn đến mục Spacing và điều chỉnh 2 thông số:
+ Before: Khoảng cách với đoạn văn bản trước đó.
+ After: Khoảng cách với đoạn văn bản sau đó.
Điều chỉnh 2 thông số before và after
Theo đó:
+ Bạn có thể nhấn vào mũi tên tăng giảm ở mục Before, After để tăng hoặc giảm khoảng cách giữa các đoạn.
+ Bạn có thể lựa chọn tính năng Auto để word tự điều chỉnh theo cài đặt sẵn có.
- Bước 4: Nhấn Ok để hoàn thành chỉnh khoảng cách giữa các đoạn
Đây là văn bản trước khi điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn.
Kết quả văn bản điều chỉnh khoảng cách
Và đây là kết quả sau khi chọn chế độ điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn 0 pt.
4.3. Cách căn lề trong word
Bộ nội vụ quy định về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính [khổ giấy A4] được định như sau:
- Lề trên: Cách mép trên từ 2 – 2,5cm
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 2 – 2,5cm
- Lề trái: Cách mép trái từ 3 – 3,5cm
- Lề phải: Cách mép phải từ 1,5 đến 2cm
Tuy nhiên trên thực tế văn bản word có thể căn chỉnh các lề tùy theo nhu cầu sử dụng. Chi tiết các bước căn lề văn bản word được thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn hãy vào trang word cần căn lề. Tiến đến thanh công cụ và chọn Page, chọn tiếp Margins
Chọn tiếp Margins
- Bước 2: Lúc này bảng tùy chỉnh hiển thị. Bạn có thể chọn biểu mẫu định dạng san. Hoặc di chuyển xuống cuối bảng tùy chọn rồi nhấn chọn Custom Margins.
Chọn Custom Margins
Khi hộp thoại Page Setup hiển thị, bạn hãy vào tab Margins. Sau đó điều chỉnh khoảng cách giữa các lề theo mong muốn. Và nhấn OK để hoàn thành căn lề trong word.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các lề
4.4. Cách phóng to, thu nhỏ văn bản word
Tính năng phóng to hoặc thu nhỏ văn bản sẽ giúp chúng ta quan sát rõ hơn các lỗi trên 1 hoặc nhiều trang word. Bạn có thể chọn 1 trong 3 cách dưới đây:
4.4.1 Sử dụng phím Ctrl và con lăn giữa ở chuột máy tính
Đây có thể là cách phóng to hoặc thu nhỏ văn bản được yêu thích nhất vì tính tiện lợi, nhanh, dễ sử dụng. Bạn chỉ cần nhấn giữa phím Ctrl kết hợp với việc di chuyển con lăn lên [phóng to], xuống [thu nhỏ] văn bản word.
4.4.2. Sử dụng thanh công cụ phóng to thu nhỏ trên word
Bạn hãy quan sát góc phải bên dưới màn hình word sẽ có một đường thẳng nối giữa dấu [-] và [+]. Bên cạnh là số hiển thị %. Bạn chỉ cần di chuyển trỏ về phía dấu [-] để thu nhỏ văn bản. Và di chuyển con trỏ về phía dấu [+] để phóng to văn bản.
Sử dụng thanh phóng to thu nhỏ trên word
4.4.3. Sử dụng công cụ zoom
Công cụ zoom sử dụng cầu kỳ hơn các giải pháp chúng tôi vừa chia sẻ trên. Tuy nhiên, điều này sẽ giúp bạn zoom theo tỉ lệ chuẩn một cách chuẩn xác và nhanh hơn. Chi tiết các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn hãy chọn tab View trên thanh công cụ. Sau đó chọn biểu tượng kính lúp [Zoom]
Chọn biểu tượng kính lúp
- Bước 2: Bạn có thể chọn tỉ lệ zoom cài đặt sẵn tại mục Zoom to. Hoặc sử dụng nút tăng giảm ở mục Percent để chọn tỉ lệ thu phóng văn bản. Sau đó nhấn Ok.
5. Một số lưu ý khi giãn cỡ chữ trong word
Khi bạn thực hiện cách co chữ trong word hoặc cách giãn chữ trong word bạn cần lưu ý một số điểm như sau:
- Trước khi lựa chọn độ co giãn giữa các chữ, bạn hãy chú ý đến size chữ và font chữ đang sử dụng. Độ co giãn giữa các chữ phải hài hòa với font chữ và size chữ. Như vậy mới có thể tạo sự hài hòa cho văn bản.
- Tùy theo mục đích sử dụng của văn bản. Ví dụ đối với những văn bản tạo điểm nhấn ấn tượng cho 1 hoặc số lượng ít chữ thì bạn có thể điều chỉnh khoảng cách co giãn đặc biệt theo nhu cầu sử dụng.
6. Một số câu hỏi liên quan khi thay đổi khoảng cách chữ trong word
Để quá trình thực hiện thay đổi khoảng cách chữ trong word mang lại hiệu quả cao đúng như mong muốn bạn hãy tham khảo thêm một số thông tin sau nhé:
6.1. Bị lỗi dính chữ trong Word thì làm thế nào?
Trong trường hợp văn bản bị dính chữ bạn hãy sửa lỗi theo hướng dẫn sau đây:
- Bước 1: Vào tab File, chọn Options.
Chọn Options
Bước 2: Khi hộp thoại Word Options hiển thị, bạn hãy chọn Proofing. Sau đó, bỏ chọn tất cả các ô rồi nhấn OK.
Chọn Proofing
6.2. Làm sao khắc phục lỗi cách chữ trong Word?
Trong trường hợp văn bản bị lỗi khoảng cách chữ bạn hãy thực hiện cách chỉnh khoảng cách chữ trong Word theo csac hướng dẫn sau đây nhé
- Bước 1: Vào tab File, chọn Options.
Chọn Options
- Bước 2: Khi hộp thoại Word Options hiển thị, bạn hãy chọn Advanced. Tiếp theo, bạn hãy di chuyển thanh dọc ở bên phải hộp thoại để tìm kiếm và chọn mục Setting…
Chọn Setting…
- Bước 3: Bỏ chọn Adjust sentence and word spacing automatically. Tiếp theo nhấn OK.
7. Kết luận
Như vậy Unica đã hướng dẫn bạn cách chỉnh khoảng cách chữ trong Word. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, bạn có thể làm cho văn bản của mình chỉnh chu và chuyên nghiệp hơn. Unica còn rất nhiều mẹo hay tin học văn phòng, bạn hãy thường xuyên theo dõi website để cập nhật thêm nhiều kiến thức hay nhé.